公文寫(xiě)作基本知識(shí)-辦公類(lèi)

1、公文寫(xiě)作 基本知識(shí),提 綱,一、公文的概論二、怎樣寫(xiě)公文三、公文的常見(jiàn)文種國(guó)家行政公文有13類(lèi)14種, 即命令（令）；議案；決定；意見(jiàn)；公告；通告；通報(bào)；批復(fù)；通知；請(qǐng)示；報(bào)告；函；會(huì)議紀(jì)要計(jì)劃；總結(jié)；述職報(bào)告。（國(guó)務(wù)院國(guó)發(fā)[2000]23號(hào)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》） 四、公文文本結(jié)構(gòu)五、怎樣寫(xiě)好公文,一、公文,一、定義：公文是指行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單

2、位乃至個(gè)人使用的公務(wù)文書(shū)，它包括行政公文和事務(wù)公文。二、分類(lèi)：行政公文：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要事務(wù)公文：制度、守則、計(jì)劃、聲明、調(diào)查報(bào)告、協(xié)議書(shū)、合同、公司介紹、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、工作總結(jié)、述職報(bào)告、審計(jì)報(bào)告從公文的來(lái)源：對(duì)外文件、收來(lái)文件和內(nèi)部文件；從公文的行文方向：上行文、下行文、平行文；從公文時(shí)限：特急、急辦、常規(guī)從公文的閱讀范圍和秘密程度：秘密（秘密、機(jī)密

3、、絕密）文件、普通文件、公布文件；從公文制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文作用：法規(guī)（法律、法令、行政法規(guī)和規(guī)章）文件、行政文件、黨的文件；從公文的內(nèi)容特征來(lái)劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、知照性公文、記錄性公文等。,二、怎樣寫(xiě)公文？,明確發(fā)文主旨—文件的中心內(nèi)容 —確定所采用的文種—明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象 —明確發(fā)文的具體要求收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究—收集和

4、閱讀相關(guān)的文字資料 —收集實(shí)際當(dāng)中的活素材擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)落筆起草，擬寫(xiě)正文—觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng) —語(yǔ)句簡(jiǎn)練，交代清楚反復(fù)檢查，認(rèn)真修改—關(guān)于主題的修改 —關(guān)于觀點(diǎn)的修改—關(guān)于材料的修改 —關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改—關(guān)于語(yǔ)言的修改,四、公文常用文種之一通知,一、定義：知照性公文，

5、是上級(jí)機(jī)關(guān)用來(lái)批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布規(guī)章，向下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)單位傳達(dá)需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)，以及用來(lái)任免和聘用干部的。 二、特點(diǎn)：1、知照性。通知的主要功能在于知照。2、廣泛性。通知的廣泛性表現(xiàn)在多方面。3、時(shí)效性。通知有一定的時(shí)效要求。 三、分類(lèi)（按內(nèi)容劃分）： 1、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)性通知。 2、指示性通知。 3、事務(wù)性通知。 4、會(huì)議通知。 5

6、、任免通知,四、公文常用文種之一通知,四、結(jié)構(gòu)【標(biāo)題】靈活，甚至只有“通知”這一部分（內(nèi)容不大重要又是周知的），或發(fā)文 單位+事由+文種。 但批轉(zhuǎn)性通知的標(biāo)題按照《辦法》“準(zhǔn)確簡(jiǎn)要”的規(guī)定，省略文種，即： “批轉(zhuǎn)（或轉(zhuǎn)發(fā)）＋（始發(fā)機(jī)關(guān)）原文標(biāo)題”。 【主送機(jī)關(guān)】直接下級(jí)。 【正文】 發(fā)布性通知和批轉(zhuǎn)性通知的正文：“主體（發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)的文件）＋批語(yǔ)”。 如：“現(xiàn)

7、將《＊＊＊辦法》發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行?！?事項(xiàng)性通知：原由＋事項(xiàng)＋結(jié)語(yǔ)（特此通知） 會(huì)議通知：名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人員、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、需帶材料。 任免通知：格式固定 【附件】可有可無(wú) 【發(fā)文機(jī)關(guān)】標(biāo)題中有發(fā)文機(jī)關(guān)并且標(biāo)題下有發(fā)文時(shí)間的不署。 【發(fā)文時(shí)間】用漢字小寫(xiě)數(shù)字。,四、公文常用文種之二請(qǐng)示,一、定義    是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求決斷、指示、批示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。請(qǐng)

8、示屬于上行公文，應(yīng)用范圍比較廣泛。二、特點(diǎn)   1、針對(duì)性。 2、呈批性。    3、單一性。  三、分類(lèi) （ 根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同劃分） 1、請(qǐng)求指示性請(qǐng)示 2、請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示 3、請(qǐng)示批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示,四、公文常用文種之二請(qǐng)示,四、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法 請(qǐng)示由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、結(jié)尾、落款、附件組成?！緲?biāo)題】一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、

9、事由和文種構(gòu)成。如《*縣人民政府關(guān)于***的請(qǐng)示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于開(kāi)展春節(jié)擁軍優(yōu)屬工作的請(qǐng)示》?！局魉蜋C(jī)關(guān)】 請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)是指負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該文件的機(jī)關(guān)接受請(qǐng)求的直接上級(jí)機(jī)關(guān)，在標(biāo)題下面一行頂格寫(xiě)起。只寫(xiě)一個(gè)，如需同時(shí)送其它機(jī)關(guān)， 應(yīng)用抄報(bào)（在文末左下角寫(xiě)明）形式。每件請(qǐng)示只能寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不能多頭請(qǐng)示。 【正文】1.請(qǐng)求緣由。是請(qǐng)示事項(xiàng)能否成立的前提條件，也是上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)的根據(jù)。原因講的客觀、具體，理由講的

10、合理、充分、上級(jí)機(jī)關(guān)才好及時(shí)決斷，予以有針對(duì)性的批復(fù)。一寫(xiě)情況依據(jù)（往往用“目前”開(kāi)頭），二寫(xiě)目的說(shuō)明（用“為...”開(kāi)頭）。2.請(qǐng)求事項(xiàng)。分層分項(xiàng)寫(xiě)清具體要求，并說(shuō)透理由， 提出充足的事實(shí)和理論根據(jù)。同時(shí)，依據(jù)實(shí)際情況， 提出切實(shí)可行的處理意見(jiàn)，作為上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行判斷和指示的參考。[結(jié)尾] 應(yīng)另起段，習(xí)慣用語(yǔ)一般有“當(dāng)否，請(qǐng)批示”，“妥否，請(qǐng)批復(fù)”，“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”或“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門(mén)研究執(zhí)行”等。 [

11、落款]發(fā)文單位（可?。?日期請(qǐng)示模式 [附件】可有可無(wú)。是隨同請(qǐng)示的有關(guān)材料、圖表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名稱(chēng)和順序。,四、公文常用文種之二請(qǐng)示,五、撰寫(xiě)請(qǐng)示應(yīng)注意的問(wèn)題 ——標(biāo)題：錯(cuò)誤：《關(guān)于開(kāi)展五一促銷(xiāo)活動(dòng)的的請(qǐng)示報(bào)告》、《關(guān)于開(kāi)展五一促銷(xiāo)活動(dòng)的申請(qǐng)》、 《關(guān)于申請(qǐng)開(kāi)展五一促銷(xiāo)活動(dòng)的報(bào)告》、《關(guān)于申請(qǐng)開(kāi)展五一促銷(xiāo)活動(dòng)的請(qǐng)示》正確： 《關(guān)于開(kāi)展五一促銷(xiāo)活動(dòng)的請(qǐng)示》——內(nèi)容：1、遵守“一文一事”

12、的原則，主旨鮮明集中2、做到材料真實(shí)，不要為了讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況，也不要因?yàn)闆](méi)能認(rèn)真調(diào)查而片面地?cái)[情況，提問(wèn)題；3、理由要充分，請(qǐng)示事項(xiàng)要明確、具體；4、語(yǔ)氣要平實(shí)，懇切，以期引起上級(jí)的重視，既不能出言生硬，也不要低聲下氣，客客套套。,四、公文常用文種之三報(bào)告,一、定義報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議等使用的上行文文體。二、分類(lèi)一是從內(nèi)容所涉及的廣度劃分，有綜合報(bào)告和專(zhuān)題報(bào)告；二是從行文的直接目的劃分，有

13、呈報(bào)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。綜合報(bào)告是指全面反映本單位情況的報(bào)告；專(zhuān)題報(bào)告則是專(zhuān)門(mén)反映某項(xiàng)或某一方面工作情況的報(bào)告，兩者在寫(xiě)法上區(qū)別不大。呈轉(zhuǎn)性報(bào)告是一種針對(duì)某些涉及其他平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的情況或問(wèn)題，提出處理意見(jiàn)或建議，請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審閱并批轉(zhuǎn)有關(guān)機(jī)關(guān)的報(bào)告。這類(lèi)報(bào)告一般都是專(zhuān)題報(bào)告，既要反映情況，又要寫(xiě)出具體意見(jiàn)，有時(shí)還要拿出切實(shí)可行的措施或辦法來(lái)。呈轉(zhuǎn)性報(bào)告一經(jīng)批轉(zhuǎn)，便具有同批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)的公文相同的效力，可以作為有關(guān)單位處理某項(xiàng)工作的

14、依據(jù)，甚至有的能起到行政法規(guī)的作用，要求有關(guān)單位必須遵照?qǐng)?zhí)行。呈報(bào)性報(bào)告是單純反映情況，匯報(bào)工作而不要求轉(zhuǎn)發(fā)的報(bào)告。撰寫(xiě)此類(lèi)報(bào)告的目的是使上級(jí)機(jī)關(guān)了解實(shí)際情況，從而據(jù)此制定工作方針，作出工作部署，給下級(jí)機(jī)關(guān)的工作以正確、切實(shí)的指導(dǎo)。,四、公文常用文種之三報(bào)告,三、報(bào)告的基本格式與寫(xiě)法　　[標(biāo)題]一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、文件內(nèi)容(事由)、文種三部分組成。如《中共XX市委關(guān)于2000年全市黨建 工作的總結(jié)報(bào)告》。[主送

15、機(jī)關(guān)]在標(biāo)題左下方，頂格書(shū)寫(xiě)主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)，以明確由誰(shuí)來(lái)處理這份報(bào)告。[正文] 開(kāi)頭+主體+結(jié)尾(1)開(kāi)頭，要提綱摯領(lǐng)。先寫(xiě)一段提示報(bào)告內(nèi)容的導(dǎo)語(yǔ)，或說(shuō)明報(bào)告的原因和目的，或針對(duì)什么問(wèn)題進(jìn)行答復(fù)。(2)主體，要層次分明。即寫(xiě)清工作的主要情況、效果，存在的問(wèn)題及其解決辦法；或詳細(xì)回答有關(guān)問(wèn)題。(3)結(jié)尾，要完整規(guī)范。通?？蓪?xiě)“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告請(qǐng)審閱”等。[附件]如果報(bào)告帶有附件，要在正文左下方空兩格，書(shū)寫(xiě)“附件”二字，后

16、面寫(xiě)明附件的名稱(chēng)。[發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)]在正文右下方(附件后)空行寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或通用的簡(jiǎn)稱(chēng)。[成文日期]緊接發(fā)文機(jī)關(guān)下方寫(xiě)明發(fā)文的年、月、日，有些需要蓋公章。,請(qǐng)示、報(bào)告的區(qū)別,報(bào)告、請(qǐng)示均為人們?cè)诠ぷ髦谐Ｓ玫纳闲泄?，但在?nèi)容、應(yīng)用、結(jié)果上卻屬性質(zhì)不同的兩種文體。首先，報(bào)告具有陳述性，請(qǐng)示具有請(qǐng)求性；寫(xiě)報(bào)告是為了使上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況，寫(xiě)請(qǐng)示則是為了請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某一問(wèn)題作出指示和答復(fù)。其次，報(bào)告既可以寫(xiě)在工作開(kāi)展之前，也可以寫(xiě)

17、在工作進(jìn)行當(dāng)中或完成之后；請(qǐng)示則必須寫(xiě)在事前，而不能先斬后奏。最后，報(bào)告一般不需要直接答復(fù)，而請(qǐng)示則要求必須批復(fù)。兩種文體界限分明，不能混用。將其合為“關(guān)于……的請(qǐng)示報(bào)告”，顯然是錯(cuò)誤的。,四、公文常用文種之四函,一、定義：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，以及向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用。特點(diǎn)：溝通性、靈活性、單一性。二、結(jié)構(gòu)[標(biāo)題]發(fā)文單位（可?。?事由+文種[主送單位]

18、[正文]   [結(jié)尾]專(zhuān)此函達(dá)，請(qǐng)即復(fù)。[落款]發(fā)文單位（可省）+日期+公章 三、分類(lèi)   ——按性質(zhì)分公函和便函。 ——按發(fā)文目的分發(fā)函和復(fù)函   ——按內(nèi)容和用途上分為洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請(qǐng)函、請(qǐng)示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報(bào)送材料函等。,四、公文常用文種之五工作計(jì)劃,一、定義：是對(duì)一定時(shí)期（年度、季度、月度）內(nèi)的工作做出部署和安排的預(yù)

19、見(jiàn)性文種。二、分類(lèi)：三、結(jié)構(gòu)：[標(biāo)題]單位名稱(chēng)+時(shí)間+事由+文種[正文]情況概述、措施與步驟、執(zhí)行要求[落款]單位全稱(chēng)+公章+制訂日期,四、公文常用文種之六工作總結(jié),一、定義是對(duì)某一時(shí)期或某項(xiàng)工作任務(wù)完成情況的匯總和結(jié)論。二、分類(lèi)按綜合總結(jié)和專(zhuān)題總結(jié)三、結(jié)構(gòu)[標(biāo)題]單位+適用時(shí)間+內(nèi)容+文種[正文]情況概述、成績(jī)、問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)、今后的打算[落款]寫(xiě)作日期+公章,四、公文常用文種之七述職報(bào)告,一、定義：

20、述職報(bào)告是管理者個(gè)人對(duì)一個(gè)時(shí)期內(nèi)執(zhí)行崗位職責(zé)的實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)自我評(píng)述的總結(jié)報(bào)告。其主要作用是使上級(jí)或人事部門(mén)和群眾細(xì)致地了解和評(píng)定個(gè)人和集體的政績(jī)、預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿Γ偈蛊渲矣诼毷?、更好地完成工作任?wù)。 二、分類(lèi)三、結(jié)構(gòu)[標(biāo)題]任職起止時(shí)間+職務(wù)+文種[主送單位][正文]引言、主體、結(jié)尾—基本情況：何時(shí)何月負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，受過(guò)何種獎(jiǎng)，取得什么成績(jī)?！男新殑?wù)情況：管理范圍，做了什么具體工作?！疂嵶月汕闆r—存在的主要問(wèn)題—

21、今后的設(shè)想　　　　　　　　[落款]述職者單位+姓名（標(biāo)題下）+日期,四、公文常用文種之八會(huì)議紀(jì)要,一、定義：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)時(shí)使用。二、結(jié)構(gòu)[標(biāo)題]會(huì)議召集單位+會(huì)議內(nèi)容+文種[正文]總述：以“現(xiàn)紀(jì)要如下：“開(kāi)啟下文”分述：歸納、發(fā)言摘要、綜合（”會(huì)議認(rèn)為“，”會(huì)議強(qiáng)調(diào)指出“）結(jié)尾：提出希望或號(hào)召（可省略）[落款]作者（單位/個(gè)人）+日期,公文寫(xiě)作常用語(yǔ),一、公文結(jié)構(gòu)用語(yǔ)一是開(kāi)頭用語(yǔ)。 用來(lái)表示行文

22、目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為(了)、關(guān)于、由于、對(duì)于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語(yǔ)。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報(bào)告、函告）等。三是過(guò)渡用語(yǔ)。如為（對(duì)、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦用語(yǔ)。如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實(shí)執(zhí)行等。五是稱(chēng)謂用語(yǔ)。有第一人稱(chēng)：我、本；第二人稱(chēng)：你、貴；第三人稱(chēng)：該等。,公文主文結(jié)構(gòu)——標(biāo)題和結(jié)尾,二

23、、公文主文結(jié)構(gòu)：是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項(xiàng)設(shè)置）之外的公文核心部分。 （一） 標(biāo)題 1． 規(guī)范式：發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種 ――用于重要、莊重的公務(wù) 2． 靈活式 ： A 二部分：一是發(fā)文機(jī)關(guān)＋文種 （以上標(biāo)題下可加時(shí)間） 二是事由＋文種 三是“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機(jī)關(guān)及原通知標(biāo)題” Ｂ 一部分：只有文種 ――常是不大重要的公務(wù)，帶周知性 ★帶發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)題下面如寫(xiě)發(fā)文時(shí)間，則須用括號(hào)，公務(wù)

24、須是重大的、莊重的。文后不寫(xiě)落款及時(shí)間。 （三）結(jié)尾（可以不要）常見(jiàn)有：       一是各文種專(zhuān)用語(yǔ)如：“請(qǐng)予批準(zhǔn)”、“特此通知”、“特此函達(dá)”等。       二是希望、號(hào)召類(lèi)。,公文主文結(jié)構(gòu)—正文,（二） 正文     1．主送機(jī)關(guān)2． 正文   A． 原由：一

25、是依據(jù)： # 情況：敘述時(shí)間、單位、地點(diǎn)、人物和事件等； 常用“目前…”類(lèi)時(shí)間狀語(yǔ) ；簡(jiǎn)介人物及事跡 #文件： 常用“根據(jù)…”；往往是一句話(huà) # 意義：議論：常用“是…”       # 作用 ：常用“將使…”   二是目的：常用“為…” 原由部分可省略，或只省略依據(jù)、目的之一。 B 事項(xiàng)：（內(nèi)容多而重要的分條列項(xiàng)即列出

26、層義，或用小標(biāo)題 或用句子表達(dá)） 1.并列式。常見(jiàn)。一般寫(xiě)的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無(wú)緊密聯(lián)系，獨(dú)立性強(qiáng)，但共同為說(shuō)明主旨服務(wù)。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強(qiáng)。 并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號(hào)（；），也可用句子并列式。 要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類(lèi)推。 2.遞進(jìn)式。一般寫(xiě)的是公務(wù)的縱向的動(dòng)態(tài)的過(guò)程或者事理。各部分層層遞進(jìn)，每一部分也不可缺

27、少，前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴(yán)密，能說(shuō)明問(wèn)題。 在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。 注意：自此以下常運(yùn)用序碼。順序是一、（一） 1. （1）共四層。 不重要內(nèi)容分項(xiàng)可用分段甚至加分號(hào)（；）的形式,五、怎樣寫(xiě)好公文 —提高公文寫(xiě)作能力,提高文字表達(dá)能力掌握、積累專(zhuān)業(yè)知識(shí)熟悉各類(lèi)公文的格式和要求