郵件往來規(guī)范標準

1、1郵件往來規(guī)范標準郵件往來規(guī)范標準1目的目的為了更好地提升工作效率，塑造和諧文化，樹立良好的辦公及溝通形象。根據(jù)公司標準化的戰(zhàn)略要求和領導要求，特制訂往來規(guī)范標準，規(guī)范公司的語言及格式。2適用范圍適用范圍本標準適用XXXXXXXXXXX公司XXXX。3內容與要求內容與要求3.13.1稱呼稱呼3.1.13.1.1開頭需稱呼收件人。3.1.23.1.2如果收件人有職務，應按職務尊稱對方，如“X主任”、“X主管”等。3.1.33.1.3不熟悉

2、的人不宜直呼其名，如果不清楚職務或無職務，則應按通常的“X工”、“X先生”、“X女士”。3.1.43.1.4多個收件人的情況下，可稱呼“各位領導、同事”。3.23.2問候語問候語3.2.13.2.1開頭可使用“您好”、“來函收悉”等問候語。3.2.23.2.2結尾可使用“祝工作順利”等問候語。3.33.3主題主題3.3.13.3.1主題應簡短、明確，不宜冗長。3.3.23.3.2主題要能反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題。3

3、.3.33.3.3一封，只針對一個主題，不在一封內談及多件事情。3.3.43.3.4回復對方時，可以根據(jù)回復內容需要更改標題，不要RE:RE一大串。3.3.53.3.5可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“!”等）來突出主題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。3.43.4正文正文3.4.13.4.1正文要簡單扼要、重點突出，如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。3.4

4、.23.4.2如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。3.4.33.4.3選擇恰當規(guī)范的語言進行表述，應符合書面語言表達，不要使用口語化，避免情緒化用語。3.4.43.4.4正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)晦澀難懂的語句。盡可3溝通等其他方式進行交流后再做判斷。3.8.63.8.6如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人。如果是對發(fā)件人提出的要求作出結論性響應，應該群發(fā)給相關人

5、員，讓大家都知道。3.8.73.8.7如果對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。3.8.83.8.8為避免無謂的回復，可在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。3.93.9轉發(fā)轉發(fā)3.9.13.9.1轉發(fā)，應對轉發(fā)的內容進行修改和整理，以突出信息。3.9.23.9.2轉發(fā)之前，確保所有收件人需要此消息。只給需要信息的人發(fā)送，

6、不要占用他人的資源。3.9.33.9.3轉發(fā)敏感或者機密信息，要小心謹慎，不要把內部消息轉發(fā)給外部人員或者未經授權的接收人。3.103.10其他注意事項其他注意事項3.10.13.10.1群發(fā)只適合于公司公告、通知等事項，除此類外，不應群發(fā)。3.10.23.10.2工作時間勿發(fā)與工作內容無關的。3.10.33.10.3只是溝通方式的一種，日常溝通不要完全依賴。應保持必要的面對面交流和電話溝通。3.10.43.10.4對重要溝通事項，在發(fā)