淺談會計(jì)檔案管理

1、1淺談會計(jì)檔案管理【摘要】本文分析了會計(jì)檔案的收集、整理、銷毀、調(diào)閱與利用中存在的問題，就如何使會計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化提出幾點(diǎn)建議：1、提高檔案意識，加強(qiáng)規(guī)范管理；2、落實(shí)責(zé)任，明確分工；3、與國際接軌，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理；4、引進(jìn)人才，加強(qiáng)培訓(xùn)；5、即使實(shí)現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。一、論題的理論與實(shí)踐意義1.理論意義會計(jì)檔案管理體制與模式是會計(jì)檔案

2、管理的組織、制度和機(jī)構(gòu)、機(jī)制或組織結(jié)構(gòu)的形成，是會計(jì)檔案管理的樣式，會計(jì)檔案管理體制與模式是隨時代發(fā)展而不斷優(yōu)化的。將先進(jìn)的管理思想，管理手段不斷吸收，用來改善會計(jì)檔案管理環(huán)境，提高檔案管理效率是時代的要求。會計(jì)檔案管理的環(huán)境是不斷變化的，隨著我國社會的轉(zhuǎn)型和電子技術(shù)不斷發(fā)展，對會計(jì)檔案管理體制與模式的研究，可以給會計(jì)檔案管理實(shí)際工作提供科學(xué)的理論指導(dǎo)。會計(jì)檔案管理體制與模式的研究有利于形成先進(jìn)的會計(jì)檔案管理體系，能將先進(jìn)理論同工作實(shí)踐

3、結(jié)合起來，為會計(jì)檔案管理效率的提高奠定理論基礎(chǔ)。會計(jì)檔案管理體制與模式的研究也是會計(jì)檔案管理實(shí)踐不斷適應(yīng)社會需要的表現(xiàn)。優(yōu)化的會計(jì)檔案管理體制也可以讓檔案更好的走向社會，使全社會檔案信息意識不斷提高優(yōu)化的會計(jì)檔案管理的研究成果有利于不同科學(xué)的結(jié)合，既有利于檔案學(xué)的發(fā)展，也符合當(dāng)代科學(xué)的發(fā)展趨勢。2.實(shí)踐意義會計(jì)檔案管理模式的觀察與研究有利于全面認(rèn)識與了解會計(jì)檔案管理的內(nèi)容。新時期會計(jì)檔案管理體制、模式的構(gòu)建、程序，有重要的實(shí)踐意義。特別

4、是對變化中的會計(jì)檔案管理研究有助于了解新變化對會計(jì)檔案管理的沖級，了解這些新變化沖擊下的會計(jì)檔案管理體制與模式所發(fā)生的改變將更有助于提高會計(jì)檔案管理的效率。會計(jì)檔案管理體制與模式的觀察與研究也對企業(yè)管理效益的全面提高起了促進(jìn)作用。會計(jì)檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于建立一套新的會計(jì)檔案管理體系，在新的會計(jì)檔案管理體系中，各個要素可以相互彌補(bǔ)不足，發(fā)揮更大的作用與功效，這3階段檔案界主要是學(xué)習(xí)、模仿的階段，對這一問題的研究主要還是學(xué)習(xí)

5、和總結(jié)。隨著經(jīng)濟(jì)體制和企業(yè)改個的深入及企業(yè)所處環(huán)境的諸多變化如信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息資源管理和知識管理觀念的影響、加入世界貿(mào)易組織等這種舊有的管理體制開始發(fā)生細(xì)微變化。大多數(shù)學(xué)者主張檔案行政管理部門應(yīng)該賦予企業(yè)自助舍利的權(quán)利，避免那種不顧新時期會計(jì)檔案管理體制、模式的建構(gòu)企業(yè)行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)自身情況而實(shí)行的“一刀切”式管理模式。隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，非公有制經(jīng)濟(jì)異軍突起，非公經(jīng)濟(jì)會計(jì)檔案管理模式也呈現(xiàn)出多樣性。但其管理模式主

6、要還是有：1、會計(jì)檔案集中統(tǒng)一管理。指由檔案部門對本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。但在具體實(shí)施中往往受到企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理體制、企業(yè)技術(shù)水平的制約。其優(yōu)點(diǎn)是便于維護(hù)檔案的完整與安全，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息利用中心。2、檔案分級管理。指在企業(yè)內(nèi)對檔案實(shí)行分級管理。該管理模式的優(yōu)點(diǎn)是管理靈活、職責(zé)明確、利用方便。3、檔案分散管理。指在企業(yè)內(nèi)由不同部門對各自形成的檔案進(jìn)行管理。該管理模式的有點(diǎn)是分工明確不足之處是對會計(jì)檔案管理缺乏整體規(guī)劃，對跨

7、類別或新型檔案的管理往往會出現(xiàn)管理上的空白或交叉。4、會計(jì)檔案信息集成化管理、一體化管理和知識管理。這些都是隨著科技的發(fā)展，特別是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用而產(chǎn)生的新觀點(diǎn)。5、會計(jì)檔案委托代管，這指企業(yè)委托專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，代管其檔案。但企業(yè)并不放棄其檔案的所有權(quán)。3、會計(jì)檔案的內(nèi)涵會計(jì)檔案是企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)團(tuán)體在經(jīng)濟(jì)管理和各項(xiàng)會計(jì)核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和會計(jì)報表，以及其他會計(jì)資料等專業(yè)資料。它以豐

8、富的原始數(shù)據(jù)和恒定不變的價值量為使用者提供可靠的信息，為單位制定規(guī)劃、計(jì)劃，調(diào)查取證以及進(jìn)行決策提供一局和咨詢材料。它是記錄和反應(yīng)各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，是國家檔案的重要組成部分，在社會經(jīng)濟(jì)活動中具有重要的作用。4、會計(jì)檔案管理存在的問題會計(jì)檔案是歷史的真憑實(shí)證，它在社會經(jīng)濟(jì)活動中的作用，決定了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的必要性。但事實(shí)上，由于各單位會計(jì)檔案管理意識還比較薄弱。會計(jì)檔案作為新興檔案學(xué)科還缺乏深入研究，