會計檔案管理辦法

1、會計檔案管理辦法武漢紡織大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)院 李云強(qiáng),一、修訂背景二、修訂的主要內(nèi)容三、新舊《會計檔案管理辦法》有關(guān)銜接的規(guī)定,,財政部、國家檔案局于1984年聯(lián)合發(fā)布了《會計檔案管理辦法》，并于1998年對該辦法進(jìn)行了第一次修訂。現(xiàn)行《管理辦法》實(shí)施10多年以來，對于規(guī)范和加強(qiáng)單位會計檔案管理、促進(jìn)會計工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)等發(fā)揮了積極作用。近年來，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷健全、經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會

2、計檔案的范圍內(nèi)容、承載形式、管理方式、應(yīng)用程度等均發(fā)生了較大的變化，現(xiàn)行《管理辦法》的有關(guān)條款已經(jīng)無法適應(yīng)新情況和新變化，突出表現(xiàn)在：,一、修訂背景,（一）隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電子會計檔案，需要予以規(guī)范。（二）隨著經(jīng)營管理對會計核算多維信息需求的增加，會計檔案數(shù)量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問題，會計檔案的保管形式需要進(jìn)行變革

3、。（三）隨著我國會計法律法規(guī)的不斷完善，以及國家有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的出臺或修訂，會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面的規(guī)定，相應(yīng)需要進(jìn)行調(diào)整。,,現(xiàn)行《管理辦法》采用列舉的方式，提出了四類應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料，但未對會計檔案的內(nèi)涵進(jìn)行界定。列舉之外的其他會計資料是否應(yīng)當(dāng)歸檔，缺少相應(yīng)的判斷標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各單位在實(shí)際工作中的做法存在較大差異或者出現(xiàn)一些爭議。,二、修訂的主要內(nèi)容,新《管理辦法》共31條，與原《管理辦法》相比，主要作了以下

4、調(diào)整：一是完善了會計檔案的定義和范圍。二是增加并明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案的銷毀程序。四是明確了會計檔案出境的管理要求。五是調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。,,（一）明確會計檔案的定義和范圍 1、明確會計檔案的定義 修訂后的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《新管理辦法》）對會計檔案進(jìn)行了定義： 會計檔案是指各單位在進(jìn)行會計核算過程中接收或形成的，記錄

5、和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。,,2、明確會計檔案的范圍根據(jù)《會計法》，《新管理辦法》對會計檔案的范圍進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，規(guī)定會計檔案應(yīng)該包括：（1）會計憑證：原始憑證，記賬憑證。（2）會計賬簿：總賬，明細(xì)賬，日記賬，其他輔助性賬簿（3）財務(wù)會計報告：月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。（4）其他會計資料：其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會

6、計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。,,（二）明確電子會計檔案的管理要求隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，云計算時代的來臨，會計信息化步伐不斷加快，電子會計資料正逐步取代紙質(zhì)會計資料，在會計核算和財務(wù)管理中發(fā)揮著日益重要的作用?，F(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定“采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)

7、定，并報財政部、國家檔案局備案”,,1、規(guī)定單位內(nèi)部形成的電子會計資料，可僅以電子形式歸檔保存同時滿足的6個條件 在信息化時代，電子檔案管理的法律規(guī)范和技術(shù)手段已經(jīng)較為成熟，要求同時保存紙質(zhì)和電子的會計檔案意義不大，也大大增加了檔案的管理成本。此外，所提的備案要求既有悖于國務(wù)院關(guān)于轉(zhuǎn)變政府職能、簡政放權(quán)的精神，也并不符合目前實(shí)際的做法。 為此，《新管理辦法》刪除了備案的規(guī)定，并進(jìn)一步肯定了電子會計檔案的有效

8、性和可替代性（對紙質(zhì)會計檔案的替代），規(guī)定：單位內(nèi)部形成的電子會計資料，同時滿足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存：,,（1）形成的電子會計資料來源真實(shí)有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸； （2）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序； （3）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理

9、、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；,,（4）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改； （5）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響； （6）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。,,2、對電子會計檔案的移交、銷毀等提出了有關(guān)要求，《新管理辦法》對電子會計檔案的移交（第十一條、第

10、十二條、第二十四條 ）、銷毀（第十八條 ）等也提出了有關(guān)要求。,,（三）完善會計檔案的銷毀程序和要求會計檔案的銷毀是會計檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，其中，銷毀鑒定是銷毀的前提和基礎(chǔ)?，F(xiàn)行《管理辦法》第十條規(guī)定了會計檔案銷毀的具體程序，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關(guān)責(zé)任，同時要求“單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，這在一定程度上將銷毀的最主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人。,,在實(shí)際工作中，為避免可能發(fā)生的風(fēng)險和承擔(dān)的責(zé)任，

11、對于已超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計檔案，單位負(fù)責(zé)人一般也不愿輕易銷毀，會計檔案銷毀工作很難有效實(shí)施。,,1、《新管理辦法》增加了會計檔案的銷毀鑒定要求 第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀?！?第十七條 會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)

12、牽頭,組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。,,2、《新管理辦法》增加了會計檔案的銷毀程序 第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:　　(1)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容?！　?2)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦

13、人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。,,(3)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會計檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。　　電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。,,監(jiān)銷是保證銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行的一項(xiàng)制度安排?，F(xiàn)行《管理辦法》規(guī)

14、定，“銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷”。,,會計檔案銷毀屬于單位的內(nèi)部管理事務(wù)，由內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)銷已經(jīng)能夠起到應(yīng)有的監(jiān)督作用，國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案再由財政部門、審計部門派員監(jiān)銷，實(shí)際意義不大，也增加了行政管理成本。,,為此，《新管理辦法》刪除了財政部門、審計部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，同時進(jìn)一步明確

15、單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的有關(guān)要求，規(guī)定“單位檔案機(jī)構(gòu)、會計機(jī)構(gòu)、審計機(jī)構(gòu)共同負(fù)責(zé)組織銷毀工作，并共同派員監(jiān)銷。電子會計檔案銷毀時，還應(yīng)當(dāng)由信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)派員監(jiān)銷。”、“監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。”,,（四）結(jié)合實(shí)際需要完善或修改相關(guān)內(nèi)容 1、延長會計檔案移交檔案機(jī)構(gòu)（檔案工作人員）的期限 現(xiàn)行《管理辦法》要求會

16、計年度終了后，會計檔案可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，一年后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。實(shí)際工作中，很多單位會計機(jī)構(gòu)的需要應(yīng)對會計師事務(wù)所的審計以及業(yè)務(wù)主管部門、審計部門、稅務(wù)部門等的檢查，通常近三年的會計憑證、賬簿、報表需要隨時查閱。為減少審批手續(xù)，提高工作效率，會計機(jī)構(gòu)往往申請推遲檔案移交的時間。,,新《管理辦法》第十一條 規(guī)定： 當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年,再移交單

17、位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意?！　挝粫嫻芾頇C(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會計檔案。,,2、對會計檔案的移交提出了有關(guān)要求 第十二條 單位會計管理機(jī)構(gòu)在辦理會計檔案移交時,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)?！　〖堎|(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。

18、電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交?！　挝粰n案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時,應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。,,第二十四條 單位之間交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)?！　∫平粫嫏n案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊

19、數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容?！　〗唤訒嫏n案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章?！　‰娮訒嫏n案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。,,3

20、、完善會計檔案利用的有關(guān)要求。 現(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定：“各單位保存的會計檔案不得借出”。實(shí)際工作中，在業(yè)務(wù)主管部門的檢查、國家審計部門的審計中或者出于司法需要，會計檔案會被借出。 《新管理辦法》第十三條 規(guī)定： 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案,在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。 單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有

21、關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。,,4、明確代理記賬中涉及的會計檔案管理問題 近年來，我國會計服務(wù)外包發(fā)展迅速，很多小企業(yè)委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬。因此，《新管理辦法》第二十六條規(guī)定“單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的保管要求及相應(yīng)責(zé)任”。,,5、將會計檔案的定期保管期限由五類改為兩類 根據(jù)會計檔案的實(shí)際利用情況，將會計檔案的定期保管期限由3年、5年、10

22、年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類，刪除了三年的定期保管期限類別，并相應(yīng)調(diào)整了附表中的保管期限。 第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。　　會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。,,,企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表,財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表,,,,財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表&#

23、160;注：稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會計檔案保管期限，按行政單位會計檔案保管期限規(guī)定辦理,（一）關(guān)于保管期限的銜接規(guī)定　　1、新《管理辦法》與原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。　 2、已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進(jìn)行銷毀的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒

24、定予以繼續(xù)保管的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限減去已保管期限，下同）。,三、新舊《會計檔案管理辦法》有關(guān)銜接的規(guī)定,3、已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進(jìn)行鑒定的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限。　

25、 4、未到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定重新劃定保管期限。,,（二）關(guān)于電子會計資料歸檔的銜接規(guī)定　　1、單位如在新《管理辦法》施行前已利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會計核算和會計檔案管理，其有關(guān)工作符合《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（財會〔2013〕20號）的要求，所形成的、尚未移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管的會計資料符合新《管理辦法》第八條、第九條規(guī)定的電子會計檔案歸檔條件的，可僅以電子形式歸檔保管。2