行政專員工作流程

1、行政專員工作流程前臺接待（一）日常接待工作規(guī)范迎接客人（1）認識的客人來訪：熱情、親切的招呼客人；（2）陌生客人的接待：熱情招待客人并問清其姓名及公司或單位名稱。接待客人接待客人要注意以下幾點。（1）若客人要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。（2）客人到來時，我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客

2、人愿意等待，應該向客人提供飲料、雜志。（不能讓客人在公司內部隨意走動，特別是辦公區(qū)域，告知客人在接待區(qū)等待。（3）及時給客人奉茶水。（二）不速之客的接待有客人未預約來訪時，不要直接回答要找的人在或不在。而要告訴對方：“讓我看看他是否在。”同時婉轉地詢問對方來意：“請問您找他有什么事？”如果對方?jīng)]有通報姓名則必須問明，盡量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與同事見面。如果客人要找的人是公司的領導，就更應該謹慎處理。（三）電話接聽流程（1）電

3、話接聽①目的：當我們接聽電話時應該熱情，因為我們代表著公司的形象。②左手持聽筒、右手拿筆。③電話鈴聲響過三聲之內接起電話。④說話必須清晰，正對著話筒，發(fā)音準確。通電話時，不能大吼也不能喃喃細語，而應該用你正常的聲音——并盡量用熱情和友好的語氣。你還應該調整好你的表情。你的微笑可以通過電話傳遞。使用禮貌用語如“謝謝您”，“請問有什么可以幫忙的嗎？”“不用謝。”⑤接聽電話過程中應該始終保持正確的姿勢。⑥電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電

4、的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。⑦向他們道謝和祝福。庫存管理（一）庫存盤點每月末，清理庫存（新鐵皮柜庫存、庫房庫存、工作服類庫存管理）好庫存的最新數(shù)據(jù)。庫房庫存管理流程，并記錄1)將庫房所有物品分類裝箱，并將箱子編號；2)將對應編號箱內物品登記、存檔，并貼在箱子上；3)將不宜裝入箱內的物品，放在一起，記錄存檔，歸為其他類；4)所有箱子及箱內物品的擺放應有序、整潔；5)如箱內物品有變化，則應及時更新庫存，除

5、更改存檔，應及時更改編號箱上的物品內容記錄6)庫房的所有物品只能由綜合管理部相關負責人取出或放入，其余人員未經(jīng)許可不得隨意進入庫房，否則后果自負。辦公用品庫存管理流程1)辦公用品庫存應每月整理，并及時疏理出需要購買的辦公用品；2)辦公用品應分類存放管理，做好電腦存檔工作；3)辦公用品購買，應向上級申請，并及時購買，放入庫存，更新存檔；4)辦公用品發(fā)放及領用后，應及時更新電腦存檔；5)所有辦公用品應有購買單價記錄，每月底疏理各部門領用情況

6、；6)辦公用品庫管、發(fā)放、領取由綜合管理部相關負責人管理，其余人員不得私自動用辦公用品，否則后果自負。工作服類庫存管理1)所有工作服分類存放，錄入電腦存檔；2)每次使用工作服后則需清洗干凈才可放入庫存；3)領用工作服需到綜合管理部申請并簽領用表，由綜合管理部相關負責人發(fā)放；4)每月整理工作服類的庫存，及時更新電腦存檔。(2)將最新的數(shù)據(jù)及時錄入電腦庫存中，保證庫存數(shù)據(jù)準確清晰。（3）信息錄入完畢后，將其發(fā)給行政部門主管。（4）若庫存中的