采購(gòu)付款內(nèi)部控制制度

1、采購(gòu)付款內(nèi)部控制制度采購(gòu)付款內(nèi)部控制制度采購(gòu)付款內(nèi)部控制制度為加強(qiáng)公司的采購(gòu)與付款工作，提高采購(gòu)成效，特制訂本制度。集團(tuán)各級(jí)單位的采購(gòu)和付款按照各自的業(yè)務(wù)情況另行制訂具體制度，報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部審批后執(zhí)行。各級(jí)單位的采購(gòu)和付款如需集團(tuán)公司配合的，必須執(zhí)行集團(tuán)公司的規(guī)定（如承兌匯票的使用辦法等）。集團(tuán)公司的采購(gòu)和付款具體辦法如下：采購(gòu)采購(gòu)部門應(yīng)視材料使用狀況、用量、采購(gòu)頻率、市場(chǎng)供需狀況、交易習(xí)慣及價(jià)格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購(gòu)作業(yè)方式辦理

2、采購(gòu)業(yè)務(wù)。（1）采購(gòu)作業(yè)方式包括；1定期合同采購(gòu)：主要用于采購(gòu)生產(chǎn)過(guò)程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場(chǎng)價(jià)穩(wěn)定的材料。2.特約廠商采購(gòu)：主要用于采購(gòu)用量、費(fèi)用不太高的單項(xiàng)材料，在付款前應(yīng)送采購(gòu)部門審核，不高于市價(jià)時(shí)予以付款。3.一般采購(gòu)：不適用以上兩種方式的采購(gòu)由采購(gòu)部門按請(qǐng)購(gòu)部門提出的請(qǐng)購(gòu)單，逐筆詢價(jià)、議價(jià)、并了解交易條件后訂購(gòu)。（2）期限采購(gòu)部門應(yīng)按照請(qǐng)購(gòu)部門提出的“需要日”辦理采購(gòu)。采購(gòu)部門應(yīng)召集有關(guān)部門按照材料特性、采購(gòu)地區(qū)及市場(chǎng)供需

3、狀況擬訂各項(xiàng)材料采購(gòu)作業(yè)處理期限，呈集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。應(yīng)以供貨合同擬明的交貨期限為準(zhǔn)，加記請(qǐng)購(gòu)呈交批準(zhǔn)及驗(yàn)收所需時(shí)間。原訂采購(gòu)作業(yè)處理期限變更時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)專函報(bào)告具體原因，呈集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)單位，以利于存量管制及適時(shí)提出請(qǐng)購(gòu)。（3）詢價(jià)1.采購(gòu)部門收到“請(qǐng)購(gòu)單”時(shí)，即加蓋受件章，轉(zhuǎn)采購(gòu)經(jīng)辦人員辦理詢價(jià)。2.采購(gòu)經(jīng)辦人員收到“請(qǐng)購(gòu)單”，先判斷請(qǐng)購(gòu)材料的名稱、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等是否填寫明確，有無(wú)供應(yīng)廠商報(bào)價(jià)。對(duì)于資料填寫

4、不全或規(guī)格不詳者，注明“填單異常，說(shuō)明欠祥”等字樣后退請(qǐng)購(gòu)部門修訂。3.對(duì)于加工合同采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)要求廠商填具“成本分析表”連同報(bào)價(jià)單一并送來(lái)，作為議價(jià)參考。4.詢價(jià)完成后，采購(gòu)經(jīng)辦人根據(jù)全部報(bào)價(jià)資料進(jìn)行議價(jià)。（4）議價(jià)1.議價(jià)時(shí)除注意質(zhì)量、價(jià)格外，還應(yīng)注意交貨期有無(wú)保證，能否向廠商爭(zhēng)取分期付款。2.議價(jià)完成后，由經(jīng)辦人員擬訂合作對(duì)象，呈請(qǐng)集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)核批。（5）訂購(gòu)由采購(gòu)經(jīng)辦人員于“請(qǐng)購(gòu)單”上填記訂購(gòu)日及約定日，再交由采購(gòu)助理人

5、員填制采購(gòu)聯(lián)絡(luò)函，寄送廠商。將“請(qǐng)購(gòu)單”第二聯(lián)送材料庫(kù)以待收料。預(yù)付定金或采購(gòu)金額較大，或附有條件的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)先與廠商簽定供銷合同書。合同書正本兩份，一份存采購(gòu)部門，一份存供應(yīng)廠商，副本若干，分存請(qǐng)購(gòu)部門、收料部門、會(huì)計(jì)部門。（6）采購(gòu)作業(yè)要求：1.集團(tuán)必須指定專人或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)采購(gòu)，對(duì)采購(gòu)商品的質(zhì)量和價(jià)格負(fù)責(zé)。采購(gòu)的執(zhí)行人必須與倉(cāng)儲(chǔ)、會(huì)計(jì)、驗(yàn)收人分離。2.大額的采購(gòu)應(yīng)通過(guò)招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商。3.所有采購(gòu)要經(jīng)采購(gòu)發(fā)起部門負(fù)責(zé)人

6、簽批后，報(bào)財(cái)務(wù)部和集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.所有采購(gòu)應(yīng)有合同，如無(wú)合同則采購(gòu)發(fā)起單位和采購(gòu)執(zhí)行人應(yīng)進(jìn)行書面說(shuō)明。5.采購(gòu)訂單應(yīng)連續(xù)編號(hào)。6.所有采購(gòu)應(yīng)取得合法發(fā)票，如無(wú)發(fā)票則采購(gòu)發(fā)起單位和采購(gòu)執(zhí)行人應(yīng)進(jìn)行書面說(shuō)明。7.集團(tuán)應(yīng)指定專人對(duì)所購(gòu)商品進(jìn)行驗(yàn)貨和入庫(kù)（7）供應(yīng)廠商管理1.各項(xiàng)材料的供應(yīng)廠商至少應(yīng)有3家（獨(dú)家供應(yīng)和總代理等特殊情況除外），各家背景及交易資料應(yīng)記載于“供應(yīng)廠商資料卡”存檔備用。2.對(duì)于未達(dá)到公司標(biāo)準(zhǔn)的材料，采購(gòu)部門應(yīng)開發(fā)新

7、供應(yīng)廠商。3.新供應(yīng)商的開發(fā)，由生產(chǎn)管理部門會(huì)同采購(gòu)人員實(shí)地考察新供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備，工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量后，填制供應(yīng)廠商資料卡呈主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后通知對(duì)方。4.對(duì)于交貨質(zhì)量不良或無(wú)法按期繳獲或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤消。屆時(shí)由采購(gòu)部門說(shuō)明原因，送生產(chǎn)管理部門復(fù)查，并呈集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，通知對(duì)方。驗(yàn)收1.驗(yàn)收部門收到有效的采購(gòu)合同后，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商發(fā)運(yùn)的商品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收部門需比較所收商品與訂單上的要求是否相符，包括：商品的名稱、說(shuō)明、數(shù)

8、量、到貨時(shí)間等。然后再盤點(diǎn)商品，檢查商品有無(wú)損害。2.驗(yàn)收后，驗(yàn)收部門對(duì)已經(jīng)收貨的每張訂購(gòu)單編制一式多聯(lián)、預(yù)先連續(xù)編號(hào)的驗(yàn)收單。3.驗(yàn)收人員將貨品送交倉(cāng)庫(kù)或其請(qǐng)購(gòu)部門時(shí)，應(yīng)取得倉(cāng)庫(kù)或請(qǐng)購(gòu)部門簽收的驗(yàn)收單副聯(lián)第一聯(lián)和第二聯(lián)，第一聯(lián)留做備查，第二聯(lián)送交財(cái)務(wù)部。付款付款應(yīng)嚴(yán)格按照合同的約定執(zhí)行。采購(gòu)執(zhí)行人或采購(gòu)發(fā)起單位應(yīng)在合同約定的付款時(shí)間內(nèi)填寫支出憑單，由本單位的負(fù)責(zé)人簽批后報(bào)財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部審核并由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽批后報(bào)集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。以暫