2采購與付款

1、1第二節(jié)第二節(jié)物資采購供應與付款業(yè)務會計處理程序和內控制度的設計物資采購供應與付款業(yè)務會計處理程序和內控制度的設計在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，經(jīng)常發(fā)生大量的材料物資的采購供應工作。采購供應與付款業(yè)務處理程序及其內控制的設計，對于規(guī)范采購供應業(yè)務的會計處理，加強采購供應過程的成本核算和管理，有著十分重要的意義。一、物資采購供應與付款業(yè)務的內部控制要點和關鍵控制環(huán)節(jié)一、物資采購供應與付款業(yè)務的內部控制要點和關鍵控制環(huán)節(jié)1.1.采購與付款業(yè)務的內

2、部控制要點采購與付款業(yè)務的內部控制要點企業(yè)采購與付款業(yè)務的內部控制要點包括：（1）除小額零星采購外，采購業(yè)務通常要經(jīng)過“請購→訂貨→驗收→付款”程序；重大采購業(yè)務，還必須在訂貨前，報經(jīng)有關部門或人員審批。物資的請購、訂購、驗收、付款、記賬必須由不同的人員擔任。（2）采購人員只能在批準的采購計劃內進行采購，不得擅自改變采購的內容。（3）企業(yè)采購部門應盡可能與供貨單位簽訂采購合同并按合同組織采購，會計部門應參加合同的簽訂工作，收貨部門應嚴格

3、按合同規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質量進行驗收。（4）財會部門只有在發(fā)票（或驗收單）與采購合同核對相符、填制無誤，且憑證齊全后，才能付款。如有部分退貨，應將其從發(fā)票中扣除后付款。（5）除屬于國家規(guī)定的現(xiàn)金結算范圍內的支出，可用現(xiàn)金支付外，其他支出必須通過銀行轉賬結算。（6）財會部門必須嚴格審核發(fā)票以外的各項采購費用和損失（如雇私人看管費、裝卸搬運費、在途損耗等），確保其合理性和合規(guī)性。（7）物資存儲量應以保證生產(chǎn)經(jīng)營需要、節(jié)約使用資金為原則

4、。嚴防超儲積壓。（8）定期進行應付賬款的總賬與其明細賬的核對。2.2.物資采購供應與付款業(yè)務的關鍵控制環(huán)節(jié)物資采購供應與付款業(yè)務的關鍵控制環(huán)節(jié)物資采購供應業(yè)務主要包括簽訂供銷合約、外購物資驗收入庫和貨款結算三個關鍵控制環(huán)節(jié)，它們分別主要由供應部門、保管部門和財會部門負責。三個關鍵控制環(huán)節(jié)彼此相互獨立而又相互聯(lián)系、相互制約。每一個環(huán)節(jié)都需要履行一系列必要的手續(xù)，并嚴格貫徹內控制度的要求。（1）簽訂供銷合約環(huán)節(jié)）簽訂供銷合約環(huán)節(jié)在該環(huán)節(jié)，供

5、應部門應根據(jù)企業(yè)的材料采購計劃（或臨時需要）與供貨單位簽訂采購合同。其關鍵控制點主要有下列兩個：①對于材料物資的正常需要，應嚴格按企業(yè)的“材料物資采購預算”（或“采購供應計劃”）進行，臨時（或超計劃）的則必須經(jīng)過特殊授權后，方可與供貨方簽訂購貨合約并組織采購。a.凡屬于企業(yè)的材料物資的正常需要，供應部門應會同其他業(yè)務部門、財會部門事先制定“材料物資采購預算”（或“采購供應計劃”）。財會部門著重根據(jù)有關材料物資的增減變動情況、貨幣資金的調

6、度計劃進行必要的審核?！安?員）。本企業(yè)采購人員持“銷貨發(fā)票”（包括發(fā)票正聯(lián)、銷貨單位記賬聯(lián)、提貨聯(lián)、銷貨單位門衛(wèi)放行聯(lián)）到銷貨單位的財會部門交款，并由其在“銷貨發(fā)票”蓋章后將“銷貨發(fā)票”退回三聯(lián)給采購人員（即發(fā)票正聯(lián)、提貨聯(lián)、銷貨單位門衛(wèi)放行聯(lián)）→在約定的期限內，本企業(yè)的采購人員持“提貨聯(lián)”，并會同運輸部門到銷貨單位倉庫（或合同指定地點）提貨。銷貨單位的門衛(wèi)根據(jù)采購人員所持的“門衛(wèi)放行聯(lián)”放行→貨物運達企業(yè)后，企業(yè)倉庫保管部門驗收入庫

7、。倉庫保管部門在驗收時，如果發(fā)現(xiàn)差錯，應按“送貨制”相類似的處理方法處理。（3）貨款結算環(huán)節(jié)。）貨款結算環(huán)節(jié)。不同的結算方式，結算的基本程序和手續(xù)也有所不同。①采用銀行支票、銀行本票、銀行匯票、信用卡、信用證和現(xiàn)金結算方式時，除預付貨款外，一般待收妥貨物（驗收入庫）之后，立即由財會部門辦理付款手續(xù)。②采用“委托收款”和“托收承付結算方式”時，結算的基本程序和手續(xù)較復雜些，通常包括下列具體程序和手續(xù)：a.銷貨單位按合同發(fā)運貨物后，持發(fā)票、

8、代墊運雜費單據(jù)和其他應收款項依據(jù)到其開戶銀行辦理托收貨款手續(xù)，同時填制委托收款憑證或異地托收承付結算憑證（均為一式五聯(lián)，其中第一聯(lián)為“回單聯(lián)”、第二聯(lián)為“銀行收款憑證聯(lián)”、第三聯(lián)為“銀行付款憑證聯(lián)”、第四聯(lián)為“收款通知聯(lián)”、第五聯(lián)為“付款通知聯(lián)”）。開戶行審核同意并在委托收款憑證或異地托收承付結算憑證上加蓋公章后，將“回單聯(lián)”退給委托單位，并將第35聯(lián)及有關賬單寄往購貨單位的開戶行。b.購貨單位開戶行收到托收單據(jù)之后，將其中的“付款通知

9、”聯(lián)交購貨企業(yè)承付。c.采用驗單承付方式時，購貨單位應在3天內承付（或辦理拒付手續(xù)）；采用驗貨承付方式時，購貨單位應在收到通知后10天內承付。如發(fā)現(xiàn)貨物差錯、短少、損毀變質，應及時辦理全部（或部分）拒付手續(xù)。d.購貨單位開戶行根據(jù)購貨單位的要求，劃轉款項（并將“收款通知聯(lián)”寄回銷貨單位開戶行）或辦理有關全部（或部分）拒付手續(xù)。e.購貨單位開戶行將“收款通知聯(lián)”轉交給銷貨單位，通知其委托款項已收到。如果采購企業(yè)在貨物抵達之前已經(jīng)承付貨款。

10、但貨物抵達并經(jīng)驗收后，發(fā)現(xiàn)短少、差錯等事項，可按照一定的程序追回貨款（或與銷貨單位商定退換貨物等）。除以上三個環(huán)節(jié)外，財會部門還應詳細核算材料物資的采購成本，以便加強內部管理和控制。二、采購供應與付款業(yè)務的主要憑證及其傳遞程序二、采購供應與付款業(yè)務的主要憑證及其傳遞程序除銷貨方的發(fā)貨單、提貨單、運費單據(jù)、銀行結算憑證外，購貨企業(yè)還應設計請購單、收料單、收料溢缺報告單、退貨單等一系列的內部核算憑證。同時，購貨企業(yè)還應按采購業(yè)務的過程、特點