采購供應(yīng)與付款業(yè)務(wù)的主要憑證及其傳遞程序

1、采購供應(yīng)與付款業(yè)務(wù)的主要憑證及其傳遞采購供應(yīng)與付款業(yè)務(wù)的主要憑證及其傳遞程序程序除銷貨方的發(fā)貨單、提貨單、運(yùn)費(fèi)單據(jù)、銀行結(jié)算憑證外，購貨企業(yè)還應(yīng)設(shè)計(jì)請購單、收料單、收料溢缺報告單、退貨單等一系列的內(nèi)部核算憑證。同時，購貨企業(yè)還應(yīng)按采購業(yè)務(wù)的過程、特點(diǎn)和管理要求，明確規(guī)定各種憑證的傳遞程序和手續(xù)。（一）請購單（一）請購單請購單應(yīng)由請購部門填制，送交供應(yīng)部門，主要由供應(yīng)部門會同財會部門在授權(quán)范圍內(nèi)批準(zhǔn)，以增加（或修訂）采購供應(yīng)計(jì)劃。其格式如

2、表39所示。（二）收料單（二）收料單收料單一般由保管部門于材料運(yùn)達(dá)并驗(yàn)收入庫時填制。收料單可設(shè)置一式三聯(lián)或一式四聯(lián)（保管部門、供應(yīng)部門、財會部門、統(tǒng)計(jì)部門各一聯(lián)）。其格式如表312所示。為了簡化登記總賬的工作，采購頻繁的企業(yè)可以按月根據(jù)“收料單”匯總編制“收料憑證匯總表”。其格式如表316所示。（三）收料溢缺報告單（三）收料溢缺報告單它是用來反映企業(yè)驗(yàn)收結(jié)果與購貨發(fā)票是否相符的一種原始憑證。驗(yàn)收部門和人員應(yīng)認(rèn)真填制“收料溢缺報告單”，并

3、及時交付財會部門等按規(guī)定和要求處理。其基本格式如表91所示。表9191收料溢缺報告收料溢缺報告單品名規(guī)格：收料單位：年月日字第號供貨單位合同字號字第號發(fā)貨單號數(shù)車次、航班提貨單號數(shù)到貨日期材料名稱編號品名規(guī)格計(jì)量單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量溢（＋）缺（一）數(shù)量單價金額合計(jì)附單據(jù)張備注溢缺原因處理意見供應(yīng)部門主管：保管部門主管：制單：（四）退貨單（四）退貨單在驗(yàn)收過程中，如果發(fā)現(xiàn)所收材料與合同（或發(fā)貨單）明顯不符，又不符合本單位的需要，應(yīng)及時辦理

4、退回手續(xù)，并填制“退貨單”。退貨單應(yīng)一式多聯(lián)套寫，其各聯(lián)的送交單位（部門）有：銷貨單位、倉庫（留存）供應(yīng)部門、財會部門等。其格式如表317所示（或直接采用“收料單”，用紅字表示退貨）。設(shè)計(jì)各種憑證的傳遞程序時，應(yīng)注意下列事項(xiàng)：（1）指定專人填制有關(guān)憑證通過傳遞程序的設(shè)計(jì)和實(shí)施，既要分清責(zé)任，加強(qiáng)管理與控制，又要有利于提高工作效率和有關(guān)業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。如“請購單”必須由使用（或保管）材料物資部門的指定專人填制，不直接使用（或保管）材料物資

5、的部門和人員無權(quán)填制“請購單”。（2）不能由一個部門（或人員）完成憑證的所有必要手續(xù)制證人員和審核人員應(yīng)該分離，互相牽制；同一項(xiàng)業(yè)務(wù)如果涉及兩個（或兩個以上的）部門，應(yīng)在憑證的適當(dāng)位置表明意見并簽章負(fù)責(zé)。其目的就是加強(qiáng)內(nèi)部牽制，防止人為的錯弊行為，同時減少無意差錯的出現(xiàn)概率。（3）憑證的填制應(yīng)與業(yè)務(wù)操作和相應(yīng)責(zé)任結(jié)合起來，并與業(yè)務(wù)授權(quán)分離如收料單一般由倉庫保管員填制，但不應(yīng)由保管部門主管一人包辦全部程序。（4）按憑證傳遞的及時性和有關(guān)部

6、門歸檔保管要求，將憑證設(shè)計(jì)成多聯(lián)套寫的形式，分送有關(guān)部門如將收料單設(shè)計(jì)成一式五聯(lián)，供貨單位可以將其作為發(fā)貨運(yùn)達(dá)的有效證明，采購供應(yīng)部門可以據(jù)以考核采購供應(yīng)計(jì)劃的實(shí)施情況，財會部門可以據(jù)以辦理結(jié)算和會計(jì)處理，倉儲保管部門可以據(jù)以作為庫存材料增加的憑證，統(tǒng)計(jì)部門可以據(jù)以統(tǒng)計(jì)有關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。收料單的填寫應(yīng)一次復(fù)寫完成，有關(guān)部門各執(zhí)一聯(lián)，既簡化手續(xù)、提高工作效率，又便于有關(guān)部門（單位）分析檢查。（5）憑證的傳遞程序應(yīng)符合業(yè)務(wù)特點(diǎn)和內(nèi)控的需要。既不