淺析采辦信息化改造的具體實(shí)施方法

1、淺析采辦信息化改造的具體實(shí)施方法淺析采辦信息化改造的具體實(shí)施方法在傳統(tǒng)的采辦過程中，采辦人員的首要目的是在符合相關(guān)采辦程序文件的前提下盡量保證公司的順利運(yùn)轉(zhuǎn)，因此傳統(tǒng)的采辦過程如下：（1）相關(guān)使用部門根據(jù)生產(chǎn)需要，提出物料需求；（2）物料計(jì)劃員在考慮原物料庫存后制定出物料采辦計(jì)劃或書面請(qǐng)購單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)發(fā)至采辦部門作為采辦業(yè)務(wù)依據(jù)；（3）采辦人員收到領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后的物料采辦計(jì)劃或請(qǐng)購單后，根據(jù)相關(guān)采辦流程選擇公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)或者其它采

2、辦方式；（4）經(jīng)過漫長(zhǎng)的標(biāo)書制作、招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)等流程后，如果有合適的供應(yīng)商，便制定合同，開始執(zhí)行；如果沒有合適的供應(yīng)商，再重新進(jìn)行一遍上述流程，直到選定合適的供應(yīng)商為止；（5）供應(yīng)商生產(chǎn)完畢后發(fā)貨。如果是國(guó)內(nèi)供應(yīng)商便進(jìn)行驗(yàn)收入庫、付款等流程；如果是國(guó)際供應(yīng)商還得進(jìn)行國(guó)際運(yùn)輸、清關(guān)等手續(xù)后再進(jìn)行驗(yàn)收入庫等流程。二、傳統(tǒng)采辦的弊端傳統(tǒng)采辦過程在控制上是嚴(yán)密的，但由于分工過細(xì)，導(dǎo)致管理信息溝通上的困難。一個(gè)傳統(tǒng)物料采辦過程要跨越使用

3、部門、采辦部、財(cái)務(wù)部、庫房等部門以及外部貨運(yùn)公司、清關(guān)公司、供應(yīng)商等。在此過程中，信息為單線式溝通鏈，采辦人員只起到了在中間傳遞信息的作用。信息傳遞準(zhǔn)確性取決于每個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人對(duì)信息的理解程度，一旦溝通不能一致化，最終結(jié)果就是信息嚴(yán)重失真。且由于采辦周期過長(zhǎng)，采辦計(jì)劃又不穩(wěn)定，為了維持現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)正常運(yùn)理人員。如果為預(yù)算內(nèi)需求，通過審批報(bào)總經(jīng)理部，總經(jīng)理審核通過后完成物資需求審批；如果為預(yù)算外需求，財(cái)務(wù)預(yù)算管理員注明為預(yù)算外需求后返回使用部門

4、經(jīng)理，使用部門經(jīng)理加入添加相關(guān)說明后報(bào)總經(jīng)理部決定。報(bào)批流程見圖1。圖1采辦需求審批流程物資需求信息化旨在完成內(nèi)部請(qǐng)購單的提交、審閱與批準(zhǔn)，以電子化的請(qǐng)購單代替?zhèn)鹘y(tǒng)采購過程中使用的各類單據(jù)，可以減少信息傳遞的中間環(huán)節(jié)，加快了信息流通的速度。（二）招投標(biāo)過程信息化建立一套從網(wǎng)上公告、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)到文件歸檔以及會(huì)議室多媒體展示的電子招標(biāo)平臺(tái)，使信息流管理達(dá)到安全、規(guī)范、高效和先進(jìn)的目的，是招投標(biāo)過程信息化建設(shè)的關(guān)鍵之所在。目前國(guó)內(nèi)已經(jīng)有專門的

5、電子招標(biāo)網(wǎng)上平臺(tái)供企業(yè)使用。如果企業(yè)不想使用公用的電子招標(biāo)網(wǎng)上平臺(tái)，也可以自己搭建電子招標(biāo)平臺(tái)。物資需求在內(nèi)部辦公系統(tǒng)中總經(jīng)理部審批后轉(zhuǎn)到采辦部，采辦部根據(jù)預(yù)算金額、按照相關(guān)采辦程序文件的規(guī)定決定采購方式（也可以將相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嵌入內(nèi)部辦公系統(tǒng)，由系統(tǒng)直接確認(rèn)采購方式）。如果選用招標(biāo)的方式，使用部門會(huì)同法律部門制作招標(biāo)書，如果需要采辦部或者QHSE等其它部門配合，相關(guān)部門應(yīng)予以支持，對(duì)于大型的招標(biāo)，也可以成立專門的委員會(huì)制作招標(biāo)書或者委托第三