從完善采購控制看內(nèi)部審計的作用

1、口張冬季內(nèi)部控制制度是社會經(jīng)濟發(fā)展到一定價段的產(chǎn)物。是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段。隨著市場經(jīng)濟的進一步改革和發(fā)展，對內(nèi)部控制管理提出了更高的要求。象采購業(yè)務中異虛作假，吃“回扣”現(xiàn)象較為嚴重表現(xiàn)為因采購價格產(chǎn)生的“回扣”及因采購數(shù)量產(chǎn)生的“回扣”。本文通過增設一個控制部門——審計及幾個關(guān)鍵控制點來重新設計一套采購與付款(托收)控制系統(tǒng)。一、控制目標根據(jù)《內(nèi)部會計控制規(guī)范——采購與付款(試行)》及企業(yè)財務規(guī)定控制采購與付款業(yè)務應主要實現(xiàn)以下目

2、標：(一)、保證有明確的崗位分工和授權(quán)批準嚴格執(zhí)行采購計劃。單位應當建立采購與付款業(yè)務的崗位責任制明確相關(guān)部門和崗位的職責、權(quán)限。確保辦理采購與付款業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購與付款業(yè)務不相容崗位至少包括：請購與審批：詢價與確定供應商；采購合同的訂立與審計；采購與驗收：采購、驗收與相關(guān)會計記錄；付款審批與付款執(zhí)行。不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務的全過程。單位應當配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務。辦理采購與付款業(yè)務的

3、人員應當具備良好的業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德。(二)、保證采購與付款正確合法。單位應當建立采購申請制度。依據(jù)購置物品或勞務類型，確定歸口管理部門。授予相應的請購權(quán)并明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限及相應的請購程序：單位應當加強采購業(yè)務的預算管理。對于預算內(nèi)采購項目具有請購權(quán)的部門應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)；對于超預算和預算外采購項目，具有請購權(quán)的部門應對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續(xù)；單位應當建立嚴格的請購審批制度。對于超預

4、算和預算外采購項目，應當明確審批權(quán)限，由審批人根據(jù)其職責、權(quán)限以及單位實際需要等對請購申請進行審批，嚴防采購中的價格及數(shù)量“回扣”。(三)、保證采購與付款真實正確。單位應當建立采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方式確定、供應商選擇、驗收程序等做出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。應當充分了解和掌握供應商的信譽、供貨能力等有關(guān)情況，采取由采購、審計、倉儲、使用等部門共同參與比質(zhì)比價的程序并按規(guī)定的授權(quán)批準程序確定供應商。應當根據(jù)規(guī)定的驗收制度

5、和經(jīng)批準的訂單、合同等采購文件，由獨立的驗收部門或指定專人對所購物品或勞務等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收出具驗收證明。對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責驗收的部門或人員應當立即向有關(guān)部門報告；有關(guān)部門應查明原因，及時處理。(四)、保證采購付款的及時正確。單位應當按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金(試行)》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務。財務部門在辦理付款業(yè)務時。應當對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收

6、證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核：應當建立預付賬款和定金的授權(quán)批準制度，加強預付款和定金的管理；應當加強應付款和應付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。已到期的應付款項須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付；應當建立退貨管理制度。對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨款；應當定期與供應商核對應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款等往來款項。如有不符，應查明原因

7、，及時處理。二、控制點及控制措施根據(jù)控制采購與付款業(yè)務所需實現(xiàn)的目標主要應確定如下控制環(huán)節(jié)和控制措施：(一)、審批。供應部門提出采購計劃，并提供詢價單，主管計劃的負責人批準采購計劃，并簽章。保證經(jīng)濟業(yè)務在授權(quán)下進行。(二)、審價。審計部門根據(jù)市場情況及采購部門的“詢價單”結(jié)合材料品質(zhì)，進行“比價”審計，形成選優(yōu)價單。保證質(zhì)量與價格相符，杜絕價格“回扣”。(三)、核實。倉儲部門根據(jù)庫存及采購計劃，確定合理的采購量，形成采購量需要單。保證材

8、料合理的需要。杜絕數(shù)量“回扣”。(四)、簽約。采購人員根據(jù)授權(quán)按審計部門的審計價格和倉儲部門的需要量簽訂合同。保證供貨按約定的條件執(zhí)行。(五)、登記。財務部門收到供貨方從銀行轉(zhuǎn)來的托收憑證后，立即進行登記，并及時轉(zhuǎn)送采購部門，以備承付時核查。保證及時正確地處理托收承付事項。(六)、驗收。采購部門檢驗收到材料的品種、數(shù)量、填制驗收單，質(zhì)檢部門檢查材料質(zhì)量，簽轉(zhuǎn)驗收單。保證材料的品種、數(shù)量、質(zhì)量等苻合合同要求。(七)、入庫。倉儲部門根據(jù)驗收

9、單點收材料后入庫，保護材料的安全。(八)、承付。財會部門核對托收憑證及有關(guān)合同，承付意見書等，辦理承付(或拒付)手續(xù)。保證貨款支付正確、適當。(九)、記賬。會計員登記明細賬、并簽章，出納員登記現(xiàn)金。銀行日記賬，并簽章，總賬會計登記總賬，并簽章。保證經(jīng)濟業(yè)務有據(jù)可查，會計記錄及時正確、安全可靠。(十)、核對。由非記賬人員定期進行賬賬核對，并根據(jù)審批意見處理差錯后，各方簽章。保證賬賬相符，會計記錄及時正確。(十一)清理。財會和采購部門根據(jù)托

10、收承付登記簿，定期清查處理在途材料。保證貨款完整，保護材料安全。本文通過對采購業(yè)務控制制度的重新構(gòu)建重點解決了采購中價格“回扣”及采購數(shù)量“回扣”的控制缺陷。通過整合控制流程采購控制中增設審計部門。增加“審價”及“核實”兩個關(guān)鍵控制點：審計部門通過對采購部門提供的詢價單采購計劃及本部門的采購資料進行“比價審計”。確定一個相對最理想的采購價格形成選優(yōu)價論證單：倉儲部門通過對采購及審計部門的采購計劃，選優(yōu)價論證單及庫存實際的核實，確定一個最

11、佳采購量，形成采購需要單：最后采購部門根據(jù)選優(yōu)價論證單、采購需要量單、采購計劃進行簽約采購。解決了采購部門常出現(xiàn)的兩個“回扣”控制缺陷?！?作者單位：省煤田地質(zhì)局審計處)30陜西審計2005年第3期從▲完善采購控制看內(nèi)部審計的作用萬方數(shù)據(jù)@rJ$噩噩報告有關(guān)部門應查明原閡，及時處玻。(四)、保證采購付款的及時正確o單位應當按照〈現(xiàn)金管攻暫行條例》、《支付給算辦法》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范一一貨幣資會(試行))等規(guī)定辦攻采購付款業(yè)務。財務部門

12、在辦搜付敬業(yè)務時，應當對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核應當建立預付賬款和定會的授權(quán)批準制度，加強預付款和定會的管理應當加強應付款和應付14晤的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管1l.付款項。已到朔的應付款項須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付應當建立退貨管理制度，對~貨命仲、退貨手續(xù)、貨物出碎、退貨貨放回收等做出明確規(guī)定，及時收回返貸款應當定期與供應商核對應付賬款、應付羔

13、據(jù)、預付賬款等往來款項。如有不符，應變明原因，及時處攻。二、控制點:倉儲部門通過對采購，最后采購部門根據(jù)選優(yōu)價論證單、采購需4喜愛單、采購計劃進行祭約采購。解決丁采購部門常出現(xiàn)的兩個“回扣“拔制缺陷。.作者單位:省煤田地質(zhì)局審計處)內(nèi)部控制制度是社會級濟發(fā)展到一定價段的產(chǎn)物，是現(xiàn)代企.:II:.管理的愛妥手段。隨著市場經(jīng)濟的進一步改革和發(fā)展，對內(nèi)部控制管理提出了更高的要求。象采購業(yè)務中弄虛作假，吃“回扣“現(xiàn)象較為嚴重，表現(xiàn)為網(wǎng)采購價格產(chǎn)

14、生的“回扣“，詢價與確定供應商采購合同的訂立與審計采購與驗收采購、驗收與相關(guān)會計記錄:付款審批與付款執(zhí)行。不得曲同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務的全過程。單位應當配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務。辦理采購與付款業(yè)務的人員應當具備良好的業(yè)務素質(zhì)和職lk.道德。(二)、保證采購與付款正確令法。單位應當建立采購中請制度，依據(jù)購置物品或勞務類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限，單位應當加強采購業(yè)務的預算管攻。

15、對于預算內(nèi)采購項目，具有請購權(quán)的部門應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)對于越預算和預算外采購項闊，具有請購權(quán)的部門應對需求部門提出的申請進行審核后再行辦級請購手續(xù)單位應當建立嚴格的請購審批制度。對于起預算和預算外采購項目，應當明確審批權(quán)限，由審批人根據(jù)其職責、權(quán)限以及單位實際需要等對請購申請進行審批，嚴防采購中的價格，有關(guān)部門應查明原閡，及時處玻。(四)、保證采購付款的及時正確o單位應當按照〈現(xiàn)金管攻暫行條例》、《支付給算辦法》和《內(nèi)

16、部會計控制規(guī)范一一貨幣資會(試行))等規(guī)定辦攻采購付款業(yè)務。財務部門在辦搜付敬業(yè)務時，應當對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核應當建立預付賬款和定會的授權(quán)批準制度，加強預付款和定會的管理應當加強應付款和應付14晤的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管1l.付款項。已到朔的應付款項須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付應當建立退貨管理制度，對~貨命仲、退貨手續(xù)、貨物出碎、退貨貨放回

17、收等做出明確規(guī)定，及時收回返貸款應當定期與供應商核對應付賬款、應付羔據(jù)、預付賬款等往來款項。如有不符，應變明原因，及時處攻。二、控制點:倉儲部門通過對采購，最后采購部門根據(jù)選優(yōu)價論證單、采購需4喜愛單、采購計劃進行祭約采購。解決丁采購部門常出現(xiàn)的兩個“回扣“拔制缺陷。.作者單位:省煤田地質(zhì)局審計處)內(nèi)部控制制度是社會級濟發(fā)展到一定價段的產(chǎn)物，是現(xiàn)代企.:II:.管理的愛妥手段。隨著市場經(jīng)濟的進一步改革和發(fā)展，對內(nèi)部控制管理提出了更高的要

18、求。象采購業(yè)務中弄虛作假，吃“回扣“現(xiàn)象較為嚴重，表現(xiàn)為網(wǎng)采購價格產(chǎn)生的“回扣“，詢價與確定供應商采購合同的訂立與審計采購與驗收采購、驗收與相關(guān)會計記錄:付款審批與付款執(zhí)行。不得曲同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務的全過程。單位應當配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務。辦理采購與付款業(yè)務的人員應當具備良好的業(yè)務素質(zhì)和職lk.道德。(二)、保證采購與付款正確令法。單位應當建立采購中請制度，依據(jù)購置物品或勞務類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購

19、權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限，單位應當加強采購業(yè)務的預算管攻。對于預算內(nèi)采購項目，具有請購權(quán)的部門應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)對于越預算和預算外采購項闊，具有請購權(quán)的部門應對需求部門提出的申請進行審核后再行辦級請購手續(xù)單位應當建立嚴格的請購審批制度。對于起預算和預算外采購項目，應當明確審批權(quán)限，由審批人根據(jù)其職責、權(quán)限以及單位實際需要等對請購申請進行審批，嚴防采購中的價格，&.數(shù)受“回扣“。(二)、保證采購與付款真實i正確

20、。單位應當建立采購與驗收環(huán)節(jié)的管攻制度，對采購方式確定、供應商選擇、驗收程序等做出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。應當充分了解和掌握供應商的信橋、供貨能力等有關(guān)情況，采取由采購、審計、倉儲、使用等部門共同參與比質(zhì)比價的程序，并按規(guī)定的授權(quán)批準程序確定供應商。應當根據(jù)規(guī)定的驗收制度和經(jīng)批準的訂單、合同等采購文件，由獨立的驗收部門或指定令人對所購物品或勞務等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)愛和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，出具驗收證明。對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情