從企業(yè)內(nèi)部控制角度談人力資源崗位設(shè)置

1、全國(guó)中文核心期刊財(cái)會(huì)月刊陰援下旬窯93窯陰【摘要】《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第3號(hào)———人力資源》提出因事設(shè)崗和崗位回避等崗位設(shè)置和人員安排問(wèn)題。對(duì)此，本文在綜合考慮人力資源崗位分析和內(nèi)部控制制度建設(shè)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建了企業(yè)內(nèi)部控制崗位設(shè)置分析圖，提出在崗位分析中應(yīng)更多地考慮內(nèi)部控制理念和相關(guān)問(wèn)題。【關(guān)鍵詞】崗位設(shè)置因事設(shè)崗內(nèi)部控制王方照曾繁榮淵桂林電子科技大學(xué)商學(xué)院廣西桂林541004冤從企業(yè)內(nèi)部控制角度談人力資源崗位設(shè)置《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指

2、引第3號(hào)———人力資源》（簡(jiǎn)稱(chēng)《3號(hào)指引》）根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，對(duì)在企業(yè)內(nèi)部控制中的人力資源政策問(wèn)題進(jìn)行了指導(dǎo)和說(shuō)明?！?號(hào)指引》第二章第六條指出：企業(yè)應(yīng)因事設(shè)崗、妥善安排人員、實(shí)行崗位回避制度，做到事崗匹配、人盡其才。可以看出，《3號(hào)指引》強(qiáng)調(diào)更多地用制度來(lái)強(qiáng)化內(nèi)部控制，消除或減少人為因素的干擾，從而提高內(nèi)部控制的有效性，促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)就離不開(kāi)人力資源的崗位設(shè)置分析，即：如何因事來(lái)設(shè)計(jì)一個(gè)崗位呢？崗位之間

3、的關(guān)系又是什么樣的呢？如何使這些崗位設(shè)計(jì)科學(xué)同時(shí)有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)部控制呢？這既涉及某個(gè)單個(gè)的崗位設(shè)置、人員配備，又涉及崗位設(shè)置與內(nèi)部控制制度建設(shè)的關(guān)系。本文僅就人力資源崗位設(shè)置與企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)問(wèn)題進(jìn)行探討。一、崗位設(shè)置簡(jiǎn)析崗位設(shè)置是人力資源管理的一項(xiàng)復(fù)雜的基礎(chǔ)性工作，是一個(gè)分析、設(shè)計(jì)和制定的過(guò)程。1.人力資源崗位設(shè)置。人力資源崗位設(shè)置是指對(duì)企業(yè)各個(gè)種類(lèi)崗位的性質(zhì)、特點(diǎn)、任務(wù)、權(quán)責(zé)、工作條件和環(huán)境以及工作人員能夠勝任此工作任務(wù)應(yīng)具

4、備的資格條件所進(jìn)行的系統(tǒng)研究和分析，并制定出崗位說(shuō)明書(shū)等人事安排的過(guò)程。人力資源崗位設(shè)置的前提是研究和分析企業(yè)的“事”，即應(yīng)該因事設(shè)崗、因崗配人、事崗匹配、人崗協(xié)調(diào)。崗位分析形成的直接結(jié)果就是崗位說(shuō)明書(shū)，這一點(diǎn)很重要。因?yàn)閸徫徽f(shuō)明書(shū)的形成，為企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立提供了依據(jù)和基礎(chǔ)。從上面的分析中可以看出，人力資源崗位設(shè)置需要重點(diǎn)解決5W1H，即why、what、who、when、where和how。其具體要求就是：淤為什么要設(shè)置這個(gè)崗位

5、，這個(gè)是根本，也是崗位存在的原因；于這個(gè)崗位做什么，其工作的內(nèi)容是什么，這是崗位設(shè)置的目標(biāo)；盂這個(gè)崗位安排什么樣的人才合適，這是崗位設(shè)置的工作標(biāo)準(zhǔn)，反映崗位對(duì)執(zhí)業(yè)者的素質(zhì)要求；榆這個(gè)崗位設(shè)定的任務(wù)什么時(shí)候完成，這是崗位的時(shí)間限度；虞這個(gè)崗位設(shè)定的任務(wù)在什么地方，這是崗位的地域限度；愚怎么樣去完成崗位設(shè)定的任務(wù)，這是實(shí)現(xiàn)崗位目標(biāo)的途徑。2.人力資源崗位設(shè)置的分析方法。對(duì)于不同的企業(yè)以及同一個(gè)企業(yè)中不同的崗位，其分析方法不盡相同，需要針對(duì)不

6、同情況進(jìn)行方法選擇。一般常用的方法是觀(guān)察法、訪(fǎng)談法、工作實(shí)踐法、工作日志法和問(wèn)卷調(diào)查法。（1）觀(guān)察法。觀(guān)察法是指人力資源管理人員到工作現(xiàn)場(chǎng)，通過(guò)觀(guān)察工作人員的工作內(nèi)容、方法、過(guò)程、工作環(huán)境和與工作有關(guān)的其他因素，將觀(guān)察的信息進(jìn)行記錄并整理分析的過(guò)程。這種方法主要依據(jù)5W1H來(lái)進(jìn)行，即著眼于執(zhí)行者為什么要做這樣的工作，做的工作內(nèi)容是什么，需要什么技能，在何時(shí)何地做工作以及怎么樣來(lái)完成工作。通過(guò)多次觀(guān)察和分析整理，最后形成崗位規(guī)范和說(shuō)明書(shū)。

7、由于觀(guān)察法對(duì)崗位工作有比較直觀(guān)的了解，因而它有利于對(duì)工作的描述。（2）訪(fǎng)談法。訪(fǎng)談法是指人力資源管理人員面對(duì)面地與從事該項(xiàng)工作的人員或主管人員或過(guò)去從事這項(xiàng)工作的人員，就工作內(nèi)容和要求進(jìn)行交流與討論的方法。訪(fǎng)談法可以使人力資源管理人員更好地與工作的專(zhuān)業(yè)人員接觸，從而能加深理解和認(rèn)識(shí)不同工作（任務(wù)）的性質(zhì)和要求，以及在實(shí)施過(guò)程和實(shí)際操作中存在的問(wèn)題，且可以更多地了解到完成此項(xiàng)工作人員的工作動(dòng)機(jī)和態(tài)度。而這些通常在觀(guān)察法或文字調(diào)查中是很難發(fā)

8、現(xiàn)或獲取的。但是，這種方法同樣需要訪(fǎng)談人員具備一定相關(guān)的專(zhuān)門(mén)技術(shù)，否則在訪(fǎng)談過(guò)程中很難溝通，從而會(huì)影響訪(fǎng)談效果。另外，還要注意在訪(fǎng)談過(guò)程中可能因被訪(fǎng)者存在顧慮或懷疑而導(dǎo)致所獲信息不足或不實(shí)。（3）工作實(shí)踐法。工作實(shí)踐法也稱(chēng)為工作體驗(yàn)法，是指人力資源管理人員到實(shí)際工作崗位中去親自體驗(yàn)工作，從而掌握工作所要求的第一手資料的方法。人力資源管理人員去實(shí)際體驗(yàn)崗位工作，可以更真實(shí)地掌握到工作的實(shí)際任務(wù)、技能要求、工作環(huán)境狀況和工作效率等方面的情況

9、。但是對(duì)于專(zhuān)業(yè)技能要求較高的崗位工作，這種方法顯得過(guò)于簡(jiǎn)單，一般發(fā)揮不了大的作用，所以它只適合對(duì)簡(jiǎn)單崗位工作的分析。（4）工作日志法。工作日志法又稱(chēng)工作寫(xiě)實(shí)法，是指由在崗的工作人員按事先規(guī)定的要求詳細(xì)記錄自己的工作內(nèi)容，對(duì)自己的工作流程進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明，根據(jù)這些記錄進(jìn)行歸納陰財(cái)會(huì)月刊全國(guó)優(yōu)秀經(jīng)濟(jì)期刊陰窯94窯援下旬和分析，從而解決崗位工作5W1H的方法。這種方法可以很好地反映工作內(nèi)容和工作流程等方面的信息，而且信息的相關(guān)度比較高，相對(duì)于工

10、作實(shí)踐法的成本要低，且可操作性較強(qiáng)。但是，如果記錄過(guò)程中工作人員有疏忽或歪曲，這會(huì)直接影響后續(xù)的分析，所以需要多次對(duì)不同情況進(jìn)行記錄。（5）問(wèn)卷調(diào)查法。問(wèn)卷調(diào)查法是指通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查來(lái)獲取需要分析崗位工作信息的方法。這是常用的且運(yùn)用較為廣泛的一種方法。該方法避免了一些交流過(guò)程中潛在的主觀(guān)性，可以收集到比較客觀(guān)的信息，并且可以收集量化的信息。因?yàn)閱?wèn)卷是提前設(shè)計(jì)的，在設(shè)計(jì)時(shí)就可以統(tǒng)一化，從而方便利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。但是，該方法對(duì)問(wèn)卷設(shè)計(jì)要求很高

11、，問(wèn)卷設(shè)計(jì)既要考慮可行性，又要考慮被調(diào)查者的理解水平。3.人力資源崗位設(shè)置的分析結(jié)果。根據(jù)人力資源崗位設(shè)置的內(nèi)涵，發(fā)現(xiàn)崗位分析最重要的成果就是崗位說(shuō)明書(shū)，亦稱(chēng)工作說(shuō)明書(shū)、職務(wù)說(shuō)明書(shū)。崗位說(shuō)明書(shū)從“事”的角度來(lái)進(jìn)行規(guī)定和說(shuō)明，是因事設(shè)崗、因崗配人的制度保證。崗位說(shuō)明書(shū)是通過(guò)崗位分析方法而最后得出的人力資源管理人員的成果。它始終圍繞人力資源崗位設(shè)置的內(nèi)涵來(lái)闡述，其內(nèi)容必須解決前述的5W1H，也就是要明確回答以下具體問(wèn)題，即崗位的工作性質(zhì)、任

12、務(wù)、內(nèi)容、權(quán)責(zé)、方法、工作環(huán)境、工作條件以及工作人員任職的資格條件等。崗位說(shuō)明書(shū)是崗位制度化的表現(xiàn)，也是企業(yè)的重要人事文件之一。二、人力資源崗位設(shè)置與內(nèi)部控制1.崗位設(shè)置須考慮內(nèi)部控制相關(guān)問(wèn)題。（1）不相容職務(wù)問(wèn)題。企業(yè)內(nèi)部控制要求設(shè)計(jì)科學(xué)的制度來(lái)進(jìn)行監(jiān)督和控制，具體要對(duì)各個(gè)崗位以及相應(yīng)的職務(wù)做出明確的規(guī)定。從監(jiān)督和控制的角度考慮，崗位及其職務(wù)的設(shè)置應(yīng)當(dāng)是協(xié)調(diào)的、和諧的，但是在實(shí)際中有許多崗位和職務(wù)是不相容的，不利于監(jiān)督和控制，必須對(duì)它

13、們分開(kāi)設(shè)置，以利于監(jiān)督和控制。例如，會(huì)計(jì)記錄和財(cái)產(chǎn)保管不相容，記錄資產(chǎn)的工作人員不應(yīng)當(dāng)去保管資產(chǎn)，否則就會(huì)出現(xiàn)監(jiān)守自盜的可能。因此必須有不相容職務(wù)相分離的規(guī)定，不僅要求在實(shí)質(zhì)上將兩者分開(kāi)，而且要在形式上進(jìn)行分離。此外，不僅要在崗位職務(wù)上進(jìn)行分離，而且這些崗位及其職務(wù)的工作人員也應(yīng)分開(kāi)，否則就失去了分離的目標(biāo)效果。（2）財(cái)務(wù)信息問(wèn)題。企業(yè)內(nèi)部控制的基本規(guī)范中明確提出應(yīng)當(dāng)確保財(cái)務(wù)報(bào)告及管理信息的真實(shí)、可靠和完整。這就要求在制度上有所保證。因

14、此在崗位及其職務(wù)設(shè)計(jì)上必須考慮如何保證其間的財(cái)務(wù)信息真實(shí)、可靠和完整。財(cái)務(wù)信息具有相互對(duì)應(yīng)的特點(diǎn)，這就要求在崗位及其職務(wù)設(shè)計(jì)上加以考慮。在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制體系中，財(cái)務(wù)信息可以發(fā)揮指南針的作用，并能構(gòu)建成一張反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的圖。但是如果某個(gè)環(huán)節(jié)的崗位及其職務(wù)設(shè)計(jì)上存在漏洞，這就會(huì)使得財(cái)務(wù)報(bào)告及管理信息的真實(shí)、可靠和完整的目標(biāo)很難實(shí)現(xiàn)。（3）資產(chǎn)保全問(wèn)題。資產(chǎn)保全既是動(dòng)態(tài)的，又是靜態(tài)的，資產(chǎn)“?！钡氖侄螌賱?dòng)態(tài)，而資產(chǎn)“全”的結(jié)果屬靜態(tài)?！?/p>

15、企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的基本目標(biāo)之一就是確保資產(chǎn)的安全完整。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，企業(yè)必須開(kāi)展優(yōu)化資源配置、維護(hù)資產(chǎn)安全的一系列控制活動(dòng)，包括科學(xué)設(shè)置工作崗位、安排合適的工作人員、建立健全內(nèi)部控制制度、加強(qiáng)管理和考核等等。否則，就會(huì)因制度性缺陷給企業(yè)資產(chǎn)造成損失。2.兩者結(jié)合分析。結(jié)合崗位設(shè)置簡(jiǎn)要分析，再考慮到內(nèi)部控制的相關(guān)問(wèn)題，有必要在原有的崗位分析上加上更多的考慮，特別是需要考慮內(nèi)部控制的相關(guān)問(wèn)題，使崗位設(shè)置能夠更好地和內(nèi)部控制相結(jié)合，

16、從而發(fā)揮更大的作用。依據(jù)對(duì)不相容職務(wù)、財(cái)務(wù)信息和資產(chǎn)保全的相關(guān)問(wèn)題的分析，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部控制崗位設(shè)置分析體系是非常有必要的。這個(gè)體系將人力資源管理的崗位分析方法和內(nèi)部控制相關(guān)問(wèn)題結(jié)合起來(lái)。這種結(jié)合不是簡(jiǎn)單的加減結(jié)合，而是一種綜觀(guān)全局的結(jié)合，同時(shí)達(dá)到因事設(shè)崗和崗位回避等要求。從以下企業(yè)內(nèi)部控制崗位設(shè)置分析圖可以看出，需要將崗位設(shè)置分析與內(nèi)部控制制度建設(shè)結(jié)合起來(lái)，既要考慮到崗位之間的整體性和制約性；又要考慮到滿(mǎn)足崗位工作的5W1H要求，即在方

17、法設(shè)計(jì)中融入內(nèi)部控制相關(guān)問(wèn)題；而崗位說(shuō)明書(shū)將反映崗位系統(tǒng)狀況，體現(xiàn)內(nèi)部控制要求。三、結(jié)論通過(guò)上述分析可以看出，人力資源崗位設(shè)置需要考慮如何才能有效發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部控制的作用，需要考慮與企業(yè)內(nèi)部控制的協(xié)調(diào)和和諧問(wèn)題。崗位設(shè)置主要應(yīng)從因事設(shè)崗、因崗配人、事崗匹配、人崗協(xié)調(diào)的角度來(lái)考慮問(wèn)題，其目的是要解決崗位工作的5W1H，所運(yùn)用的方法就是觀(guān)察法、訪(fǎng)談法、工作實(shí)踐法、工作日志法和問(wèn)卷調(diào)查法。而要達(dá)到不相容職務(wù)相互分離、崗位回避等涉及《3號(hào)指引》或

18、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》方面的內(nèi)部控制目標(biāo)和要求時(shí)，就需要在原有人力資源崗位設(shè)置的基礎(chǔ)上考慮新的因素。這一層次的關(guān)系在企業(yè)內(nèi)部控制崗位設(shè)置分析圖中可以體現(xiàn)出來(lái)?！?號(hào)指引》是依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》來(lái)制定的，其內(nèi)容同時(shí)具有人力資源學(xué)科特點(diǎn)。而如何解決好兩者之間的關(guān)系和應(yīng)用問(wèn)題是未來(lái)必須著力解決的。主要參考文獻(xiàn)1.杜建平.崗位分析簡(jiǎn)介.中國(guó)地質(zhì)礦產(chǎn)經(jīng)濟(jì)袁2003曰62.李維明袁辛文昉.崗位分析方法研究.經(jīng)營(yíng)管理者袁2009曰63.財(cái)政