淺析合同管理在內(nèi)控管理中的作用

1、淺析合同管理在內(nèi)控管理中的作用趙霞常州市國(guó)際交流中心OperationManagement經(jīng)營(yíng)躐黼躐躺檄黼麓麓管理【摘要】隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，內(nèi)部控制管A_T作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中扮演的角色越來(lái)越重要。本文主要從企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中合同管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和探討，并根據(jù)內(nèi)控管理相關(guān)原則和要點(diǎn)提出了幾條合同管理的相關(guān)措施，從而保證企業(yè)合同管理在內(nèi)控管理工作中發(fā)揮著更加重要的作用，并在激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中獲得更大的發(fā)展優(yōu)勢(shì)?！娟P(guān)鍵詞

2、】合同管理；內(nèi)控管理；作用分析一、合同管理中存在的問(wèn)題1歸口管理工作不夠到位現(xiàn)代企業(yè)在實(shí)施合同管理工作中很容易出現(xiàn)職責(zé)分工和權(quán)責(zé)分配不夠明確的問(wèn)題，經(jīng)常出現(xiàn)一個(gè)部門或個(gè)人包辦所有事宜，缺乏內(nèi)部監(jiān)督流程和職能。在進(jìn)行合同管理工作時(shí)，業(yè)務(wù)部門、法律事務(wù)管理部門以及其他相關(guān)職能部門之間缺乏必要的溝通和協(xié)調(diào)，很少有個(gè)人或者單位部門能夠?qū)贤傮w執(zhí)行情況有著清晰明確的了解。2合同樣式不符合相關(guān)要求目前企業(yè)內(nèi)控管理工作在制定合同時(shí)，受到各種因素的影

3、響，從而導(dǎo)致整個(gè)表述較為模糊，在合同樣式方面表現(xiàn)為正式書面合同和簡(jiǎn)單傳真。在進(jìn)行合同描述時(shí)，有的條款缺少必要的關(guān)鍵性表述、對(duì)會(huì)簽意見(jiàn)不夠重視。3合同動(dòng)態(tài)管理工作難以順利實(shí)施部分企業(yè)在進(jìn)行授權(quán)、會(huì)簽過(guò)程中缺乏必要的監(jiān)控程序，還有的企業(yè)在進(jìn)行合同談判和靜態(tài)管理前期階段還能夠給與其必要的重視和監(jiān)督，但是，在簽訂合同之后，則難以對(duì)其進(jìn)行到位的管理和足夠的重視。4合同執(zhí)行后期缺乏評(píng)價(jià)企業(yè)合同在執(zhí)行之后，缺乏有效的評(píng)價(jià)和驗(yàn)收工作，對(duì)于重大合同和年度

4、合同的實(shí)際履行狀況缺乏具體的評(píng)估和分析。二、內(nèi)部控制理論影響下的合同管理以及風(fēng)險(xiǎn)防控措施1企業(yè)內(nèi)部控制理論分析目前企業(yè)內(nèi)部控制理論的發(fā)展過(guò)程主要可以分為內(nèi)部牽制、內(nèi)部控制、內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)以及內(nèi)部控制整體框架等不同的幾個(gè)階段。上世紀(jì)初，企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)主要集中在企業(yè)審計(jì)以及制度設(shè)計(jì)層次，例如美國(guó)政府有關(guān)部門專門為此成立的內(nèi)部控制問(wèn)題委員會(huì)等。2內(nèi)部控制幾個(gè)要素探討(1)環(huán)境控制。所有的企業(yè)管理工作核心都是企業(yè)中的活動(dòng)以及人，人作為整個(gè)發(fā)展環(huán)

5、境的較為主要的構(gòu)成因素，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的所有參與者都需要對(duì)內(nèi)部控制工作負(fù)有相應(yīng)的責(zé)任，這種思想從根本上分析有利于企業(yè)每一個(gè)員工之間形成團(tuán)結(jié)一致的氛圍，并讓其更好地改善和維護(hù)企業(yè)的內(nèi)部控制。(2)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中需要能夠建立有效的、可分析和辨認(rèn)、管理的風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制，對(duì)于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中各個(gè)階層面臨的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)加以管理和控制。(3)溝通與信息。企業(yè)需要圍繞合同管理過(guò)程中內(nèi)外部環(huán)境存在的變化，使用合同管理控制工作密切相關(guān)的溝通和信息系統(tǒng)，通過(guò)

6、分析和交換信息來(lái)對(duì)整個(gè)控制和監(jiān)督工作實(shí)施必要的調(diào)整，從而保證企業(yè)內(nèi)部控制措施逐漸朝著完善化的方向發(fā)展。(4)內(nèi)部監(jiān)督。重視企業(yè)效益與成本的原則，在進(jìn)行合同管理控制工作時(shí)，需要實(shí)施相應(yīng)的監(jiān)督，并利用監(jiān)督考核機(jī)制來(lái)對(duì)各種違規(guī)現(xiàn)象進(jìn)行糾正。3合同管理環(huán)節(jié)的控制風(fēng)險(xiǎn)措施(1)合同準(zhǔn)備。首先要做好簽約主體風(fēng)險(xiǎn)防控工作，保證簽約主體的和個(gè)性是合同有效成立的主要條件之一，簽約主體風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)結(jié)果就是合同被撤銷或者無(wú)效。(2)合同談判。做好合同談判的風(fēng)險(xiǎn)

7、防控工作，談判工作需要在雙方自愿、平等以及公平原則下實(shí)施，還要對(duì)合同的條款和內(nèi)容進(jìn)行磋商，對(duì)雙方的義務(wù)和權(quán)利進(jìn)行明確。談判過(guò)程經(jīng)常使用多家競(jìng)價(jià)或公開招投標(biāo)方式科學(xué)選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、客戶。(3)起草文本。做好合同形式的風(fēng)險(xiǎn)防控工作，合同形式包括口頭形式、書面形式以及其他有效形式，作為合同當(dāng)事人表示接受的載體，所有的文本合同都需要滿足有關(guān)部委審查以及相關(guān)法律的要求。(4)訂立合同。合同在訂立之前，企業(yè)有關(guān)部門需要對(duì)其文本進(jìn)行審查，文本審核作為

8、合同簽署的主要環(huán)節(jié)，其風(fēng)險(xiǎn)包括是否違背國(guó)家相關(guān)法規(guī)和政策，主要合同條款是否存在較大的誤解或者錯(cuò)誤，對(duì)工作人員的職業(yè)操守以及技能進(jìn)行審查，并對(duì)意見(jiàn)或者建議是否被采納進(jìn)行審查。(5)合同爭(zhēng)議。所謂的合同爭(zhēng)議主要是指雙方或者一方對(duì)擬定合同的條款履行提出質(zhì)疑，要求有關(guān)部門采取相關(guān)措施加以解決，一旦發(fā)生較大的糾紛，合同雙方都需要采取積極有效的措施來(lái)避免或者防止擴(kuò)大發(fā)展。首先，可以通過(guò)調(diào)解或者和解來(lái)對(duì)爭(zhēng)議進(jìn)行解決，避免不必要的訴訟，若當(dāng)事人不愿意調(diào)

9、解、和解或者調(diào)解不成之后，根據(jù)合同約定來(lái)向人民法院提起訴訟。(6)合同后評(píng)價(jià)。合同后評(píng)價(jià)主要是指對(duì)合同管理過(guò)程進(jìn)行綜合性、整體性的評(píng)定，通過(guò)有效的評(píng)價(jià)能夠幫助企業(yè)在合同管理工作中出現(xiàn)的不足、形成的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，從根本上推動(dòng)合同管理水平的不斷提升。企業(yè)需要建立有效的合同后責(zé)任追究以及評(píng)價(jià)制度，對(duì)于分析評(píng)估合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的不足和問(wèn)題，需要采取相關(guān)措施進(jìn)行改進(jìn)，并對(duì)合同履行以及訂立工作中出現(xiàn)的違規(guī)違法現(xiàn)象進(jìn)行有關(guān)機(jī)構(gòu)或者工作人員責(zé)任追究。

10、(7)合同歸檔。合同歸檔保管作為合同管理逐漸完善的主要工作環(huán)節(jié)，通過(guò)對(duì)合同資料的統(tǒng)計(jì)、編號(hào)、分類、借閱以及歸檔進(jìn)行管理，保證合同資料達(dá)到完整性的要求，避免合同資料出現(xiàn)泄密、缺失以及濫用等現(xiàn)象。三、結(jié)語(yǔ)合同作為現(xiàn)代企業(yè)履行相關(guān)權(quán)利義務(wù)、承擔(dān)獨(dú)立民事責(zé)任的主要資料依據(jù)，也是企業(yè)整個(gè)管理活動(dòng)前端風(fēng)險(xiǎn)控制、管理的一種主要載體。企業(yè)要想保證合同管理工作在內(nèi)控管理中發(fā)揮出更大的作用和價(jià)值，就需要運(yùn)用相關(guān)理論來(lái)對(duì)合同進(jìn)行控制和分析，并建立起相關(guān)的機(jī)制

11、保障和制度體系，從而保證合同管理作用能夠?qū)崿F(xiàn)更大的發(fā)揮。也只有這樣，才能夠保證對(duì)內(nèi)控規(guī)范下的合同管理以及風(fēng)險(xiǎn)防控工作進(jìn)行分析和認(rèn)識(shí)，從根本上提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和管理工作水平，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。參考文獻(xiàn)：f1]呂虹人力資源管理在內(nèi)控中的作用Ⅱ】現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2011，14：62[2】李幼琴建設(shè)工程合同管理探析Ⅱ]_企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2007，06：117119Chinabusinessupdate1O1淺析合同管理在內(nèi)控管理中的作用趙霞

12、常州市國(guó)際交流中心OperationManagement經(jīng)營(yíng)躐黼躐躺檄黼麓麓管理【摘要】隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，內(nèi)部控制管A_T作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中扮演的角色越來(lái)越重要。本文主要從企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中合同管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和探討，并根據(jù)內(nèi)控管理相關(guān)原則和要點(diǎn)提出了幾條合同管理的相關(guān)措施，從而保證企業(yè)合同管理在內(nèi)控管理工作中發(fā)揮著更加重要的作用，并在激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中獲得更大的發(fā)展優(yōu)勢(shì)?！娟P(guān)鍵詞】合同管理；內(nèi)控管理；作用分析一、

13、合同管理中存在的問(wèn)題1歸口管理工作不夠到位現(xiàn)代企業(yè)在實(shí)施合同管理工作中很容易出現(xiàn)職責(zé)分工和權(quán)責(zé)分配不夠明確的問(wèn)題，經(jīng)常出現(xiàn)一個(gè)部門或個(gè)人包辦所有事宜，缺乏內(nèi)部監(jiān)督流程和職能。在進(jìn)行合同管理工作時(shí)，業(yè)務(wù)部門、法律事務(wù)管理部門以及其他相關(guān)職能部門之間缺乏必要的溝通和協(xié)調(diào)，很少有個(gè)人或者單位部門能夠?qū)贤傮w執(zhí)行情況有著清晰明確的了解。2合同樣式不符合相關(guān)要求目前企業(yè)內(nèi)控管理工作在制定合同時(shí)，受到各種因素的影響，從而導(dǎo)致整個(gè)表述較為模糊，在合

14、同樣式方面表現(xiàn)為正式書面合同和簡(jiǎn)單傳真。在進(jìn)行合同描述時(shí)，有的條款缺少必要的關(guān)鍵性表述、對(duì)會(huì)簽意見(jiàn)不夠重視。3合同動(dòng)態(tài)管理工作難以順利實(shí)施部分企業(yè)在進(jìn)行授權(quán)、會(huì)簽過(guò)程中缺乏必要的監(jiān)控程序，還有的企業(yè)在進(jìn)行合同談判和靜態(tài)管理前期階段還能夠給與其必要的重視和監(jiān)督，但是，在簽訂合同之后，則難以對(duì)其進(jìn)行到位的管理和足夠的重視。4合同執(zhí)行后期缺乏評(píng)價(jià)企業(yè)合同在執(zhí)行之后，缺乏有效的評(píng)價(jià)和驗(yàn)收工作，對(duì)于重大合同和年度合同的實(shí)際履行狀況缺乏具體的評(píng)估和

15、分析。二、內(nèi)部控制理論影響下的合同管理以及風(fēng)險(xiǎn)防控措施1企業(yè)內(nèi)部控制理論分析目前企業(yè)內(nèi)部控制理論的發(fā)展過(guò)程主要可以分為內(nèi)部牽制、內(nèi)部控制、內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)以及內(nèi)部控制整體框架等不同的幾個(gè)階段。上世紀(jì)初，企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)主要集中在企業(yè)審計(jì)以及制度設(shè)計(jì)層次，例如美國(guó)政府有關(guān)部門專門為此成立的內(nèi)部控制問(wèn)題委員會(huì)等。2內(nèi)部控制幾個(gè)要素探討(1)環(huán)境控制。所有的企業(yè)管理工作核心都是企業(yè)中的活動(dòng)以及人，人作為整個(gè)發(fā)展環(huán)境的較為主要的構(gòu)成因素，企業(yè)在發(fā)展

16、過(guò)程中的所有參與者都需要對(duì)內(nèi)部控制工作負(fù)有相應(yīng)的責(zé)任，這種思想從根本上分析有利于企業(yè)每一個(gè)員工之間形成團(tuán)結(jié)一致的氛圍，并讓其更好地改善和維護(hù)企業(yè)的內(nèi)部控制。(2)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中需要能夠建立有效的、可分析和辨認(rèn)、管理的風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制，對(duì)于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中各個(gè)階層面臨的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)加以管理和控制。(3)溝通與信息。企業(yè)需要圍繞合同管理過(guò)程中內(nèi)外部環(huán)境存在的變化，使用合同管理控制工作密切相關(guān)的溝通和信息系統(tǒng)，通過(guò)分析和交換信息來(lái)對(duì)整個(gè)控制和監(jiān)督工

17、作實(shí)施必要的調(diào)整，從而保證企業(yè)內(nèi)部控制措施逐漸朝著完善化的方向發(fā)展。(4)內(nèi)部監(jiān)督。重視企業(yè)效益與成本的原則，在進(jìn)行合同管理控制工作時(shí)，需要實(shí)施相應(yīng)的監(jiān)督，并利用監(jiān)督考核機(jī)制來(lái)對(duì)各種違規(guī)現(xiàn)象進(jìn)行糾正。3合同管理環(huán)節(jié)的控制風(fēng)險(xiǎn)措施(1)合同準(zhǔn)備。首先要做好簽約主體風(fēng)險(xiǎn)防控工作，保證簽約主體的和個(gè)性是合同有效成立的主要條件之一，簽約主體風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)結(jié)果就是合同被撤銷或者無(wú)效。(2)合同談判。做好合同談判的風(fēng)險(xiǎn)防控工作，談判工作需要在雙方自愿、

18、平等以及公平原則下實(shí)施，還要對(duì)合同的條款和內(nèi)容進(jìn)行磋商，對(duì)雙方的義務(wù)和權(quán)利進(jìn)行明確。談判過(guò)程經(jīng)常使用多家競(jìng)價(jià)或公開招投標(biāo)方式科學(xué)選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、客戶。(3)起草文本。做好合同形式的風(fēng)險(xiǎn)防控工作，合同形式包括口頭形式、書面形式以及其他有效形式，作為合同當(dāng)事人表示接受的載體，所有的文本合同都需要滿足有關(guān)部委審查以及相關(guān)法律的要求。(4)訂立合同。合同在訂立之前，企業(yè)有關(guān)部門需要對(duì)其文本進(jìn)行審查，文本審核作為合同簽署的主要環(huán)節(jié)，其風(fēng)險(xiǎn)包括是否

19、違背國(guó)家相關(guān)法規(guī)和政策，主要合同條款是否存在較大的誤解或者錯(cuò)誤，對(duì)工作人員的職業(yè)操守以及技能進(jìn)行審查，并對(duì)意見(jiàn)或者建議是否被采納進(jìn)行審查。(5)合同爭(zhēng)議。所謂的合同爭(zhēng)議主要是指雙方或者一方對(duì)擬定合同的條款履行提出質(zhì)疑，要求有關(guān)部門采取相關(guān)措施加以解決，一旦發(fā)生較大的糾紛，合同雙方都需要采取積極有效的措施來(lái)避免或者防止擴(kuò)大發(fā)展。首先，可以通過(guò)調(diào)解或者和解來(lái)對(duì)爭(zhēng)議進(jìn)行解決，避免不必要的訴訟，若當(dāng)事人不愿意調(diào)解、和解或者調(diào)解不成之后，根據(jù)合同

20、約定來(lái)向人民法院提起訴訟。(6)合同后評(píng)價(jià)。合同后評(píng)價(jià)主要是指對(duì)合同管理過(guò)程進(jìn)行綜合性、整體性的評(píng)定，通過(guò)有效的評(píng)價(jià)能夠幫助企業(yè)在合同管理工作中出現(xiàn)的不足、形成的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，從根本上推動(dòng)合同管理水平的不斷提升。企業(yè)需要建立有效的合同后責(zé)任追究以及評(píng)價(jià)制度，對(duì)于分析評(píng)估合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的不足和問(wèn)題，需要采取相關(guān)措施進(jìn)行改進(jìn)，并對(duì)合同履行以及訂立工作中出現(xiàn)的違規(guī)違法現(xiàn)象進(jìn)行有關(guān)機(jī)構(gòu)或者工作人員責(zé)任追究。(7)合同歸檔。合同歸檔保管作為合

21、同管理逐漸完善的主要工作環(huán)節(jié)，通過(guò)對(duì)合同資料的統(tǒng)計(jì)、編號(hào)、分類、借閱以及歸檔進(jìn)行管理，保證合同資料達(dá)到完整性的要求，避免合同資料出現(xiàn)泄密、缺失以及濫用等現(xiàn)象。三、結(jié)語(yǔ)合同作為現(xiàn)代企業(yè)履行相關(guān)權(quán)利義務(wù)、承擔(dān)獨(dú)立民事責(zé)任的主要資料依據(jù)，也是企業(yè)整個(gè)管理活動(dòng)前端風(fēng)險(xiǎn)控制、管理的一種主要載體。企業(yè)要想保證合同管理工作在內(nèi)控管理中發(fā)揮出更大的作用和價(jià)值，就需要運(yùn)用相關(guān)理論來(lái)對(duì)合同進(jìn)行控制和分析，并建立起相關(guān)的機(jī)制保障和制度體系，從而保證合同管理作