談對工程項目采購管理的一些認識

1、談對工程項目采購管理的一些認識孫偉于水(中材科技股份有限公司210012)【摘要】采購管理是工程項目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是項目執(zhí)行過程中關(guān)鍵的一步。因此，在工程項目的系統(tǒng)和整體管理中搞好采購管理意義非凡工程項目采購管理至少應(yīng)當注意四點：一是要認識采購管理的重要性；二是要搞清采購工作的基本程序及接口關(guān)系；三是要強化全流程成本控制意識；四是要選擇和管理合適的供應(yīng)商?！娟P(guān)鍵詞Ix_程項目；采購管理一、引言采購管理是工程項目管理的重要組成部分，與工

2、程項目建設(shè)全過程有著密切的聯(lián)系，是工程項目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是項目執(zhí)行過程中關(guān)鍵的一步，它直接影響工程的建設(shè)周期、質(zhì)量及費用。因此，在工程項目的系統(tǒng)和整體管理中搞好采購管理意義非凡。二、認識采購管理的重要性根據(jù)國內(nèi)外眾多工程項目總承包合同價款內(nèi)容的分析，設(shè)備、材料在總承包合同價款中所占的比重在一半以上。而且類別品種極多、技術(shù)性強、涉及面廣、工作量大，同時對其質(zhì)量、價格和進度都有著嚴格的要求，并具有較大的風險性。因此提高對采購管理工作重要性

3、的認識，自覺加強對采購工作的領(lǐng)導(dǎo)，對工程項目的順利實施有著重要的意義。l、在工程項目合同簽訂之前的投標報價階段，緊密配合報價部門進行投標報價。弄清有關(guān)設(shè)備、材料的數(shù)量和技術(shù)要求，進行市場價格調(diào)查，向投標報價部門提供較為可靠而合理的價格。這對于能否取得項目，能否取得正常效益，有很大影響。2、工程項目合同簽訂之后，采購部門應(yīng)緊密配合項目施工部門有計劃地進行設(shè)備、材料的采購并及時供貨到現(xiàn)場，保證工程項目的順利實施。及時對設(shè)備、材料的交貨進度和

4、數(shù)量進行跟蹤控制，設(shè)備、材料的采購進度，直接影響整個工程項目的進度，絕不可掉以輕心。3、由于設(shè)備、材料的費用在整個項目造價中所占的比重很大，搞好采購工作對降低整個工程項目的成本有重要作用。不僅要對貨物本身的價格進行選擇，還要綜合分析一系列與價格有關(guān)的其它方面問題。例如，根據(jù)市場價格浮動的趨勢和工程項目施工計劃選擇合適的進貨時間和批量；根據(jù)對供貨廠商的資金和信譽的調(diào)查，選擇可靠的供貨廠商等?？傊?，要千方百計化解風險，減少損失，增加效益，以

5、降低整個工程項目的造價。4、設(shè)備、材料的質(zhì)量，不僅會影響工程項目的進度和費用，而且對整個項目的工程質(zhì)量有著直接的影響，并將決定工程項目建成后能否順利開車并達到連續(xù)、穩(wěn)定和安全運行的要求。三、搞清采購工作的基本程序及接口關(guān)系1、采購工作基本程序。(1)編制采購計劃及采購進度計劃；(2)接收采購申請文件；(3)比選確定合格供貨廠商；(4)編制詢價文件；(5)報價的評審；(6)與供貨廠商洽談及簽訂合同；(7)調(diào)整采購進度計劃；(8)執(zhí)行合同督

6、催交貨；(9)設(shè)備、材料的檢驗；(1O)包裝、發(fā)運；(11)現(xiàn)場交接；(12)補采等收尾服務(wù)；(13)資料歸檔；(14)采購總結(jié)。2、采購工作與項目各部門的接口關(guān)系。工程項目合同簽訂之后，采購立即在項目運營控制部門的參與下與設(shè)計、施工規(guī)劃采購范圍、協(xié)調(diào)確定請購文件提交時間及確認貨物的交貨時間，明確與設(shè)計、施工的接口條件和規(guī)劃可測量的接口評價系統(tǒng)。在項目前期階段，采購部門緊密配合項目設(shè)計部門有計劃地進行設(shè)備、材料的采購并及時供貨到現(xiàn)場，保

7、證工程項目的順利實施，督促設(shè)計部門根據(jù)采購進度要求完成請購單的申請、審批和發(fā)布。在項目施工階段，采購部門緊密配合項目施工部門完成貨物發(fā)放和管理，并積極與設(shè)計部門溝通及時完成補采，加強對庫存、采購進行動態(tài)跟蹤管理和控制。(1)設(shè)計部門負責編制采購設(shè)備表、散材料表以及技術(shù)規(guī)格書，并據(jù)此編制出設(shè)備請購文件，經(jīng)運營控制部門將設(shè)備采購計劃提交采購部門。由采購部門將這些資料，相應(yīng)的商務(wù)文件，匯集成完整的詢價文件，向供貨廠商發(fā)出詢價。(2)設(shè)計部門負

8、責對供貨廠商報價的技術(shù)部分提出評審意見，排出推薦順序，提供給采購部門以備確定供貨廠商。此外，設(shè)計部門派員參加由采購部門組織的廠商洽談會，負責技術(shù)及圖紙資料方面的交流和談判工作。(3)采購部門匯總技術(shù)評審和商務(wù)評審意見，進行綜合評審，并確定出擬簽訂訂貨合同的供貨廠商。當技術(shù)評審結(jié)果與商務(wù)評審結(jié)果出現(xiàn)較大距離時，采購經(jīng)理應(yīng)與設(shè)計經(jīng)理進行充分協(xié)商，爭取達成一致結(jié)果，否則可提交給項目經(jīng)理裁定或提出風險備忘錄。(4)由采購部門負責催交供貨廠商提交

9、的先期圖紙(ACF)及最終確認圖紙(CF)，提交設(shè)計部門審查確認后，及時返回供貨廠商；若有異議，采購部門應(yīng)要求供貨廠商提交修正后的圖紙資料，以便重新確認。(5)在編制裝置主進度計劃時，對所有設(shè)備、散裝材料的采購控制點，按項目合同的要求進度，由采購部門分類提出采購進度計劃方案。(6)在設(shè)備制造過程中，設(shè)計部門有責任派員處理有關(guān)設(shè)計問題或技術(shù)問題。(7)根據(jù)訂貨合同規(guī)定，需由供需雙方共同參加檢驗、監(jiān)造的環(huán)節(jié)，采購部門要派員參加，必要時可請設(shè)

10、計人員參加產(chǎn)品試驗、試運轉(zhuǎn)等出廠前的檢驗工作。(8)由采購部門完成組織運輸、并組織設(shè)計、施工及相關(guān)方完成到場檢驗、入庫等相關(guān)工作。(9)由于設(shè)計變更而引起的采購變更，均應(yīng)按變更程序辦理。四、強化全流程成本控制意識在工程總承包項目的成本概念中，物資的價格、進度、質(zhì)量都應(yīng)該被囊括。全流程成本控制意識，即是說，成本的降低關(guān)注的不只是某一產(chǎn)品直接成本的下降，而應(yīng)該著眼于項目建設(shè)的大局，以項目總體成本的降低為標準。獲得了低價的采購物品固然是成本的

11、降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、快速及時的供應(yīng)、可靠的貨源保證、節(jié)約的組織成本等也屬于成本上的利益。降低采購成本還要考慮其它“利益相關(guān)者”的收益，不能只看采購直接成本的降低，要從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。(1)制定采購預(yù)算與估計成本。采購預(yù)算是在采購之前對采購成本的一種估計和預(yù)測，是對資金使用的一個整體規(guī)劃，是項目采購的基準。有了準確的預(yù)算，就能隨時對資金的使用情況進行】32。。lj__0—i“|曩疊曩舞囊l謄勢疆瓣薯麓謄譬嶷

12、麓謄≯謄檢測和控制，確保資金的使用在合理的范嗣內(nèi)浮動，有效地控制資金的流向和流量，達到控制采購成本的目的。(2)充分利用采購環(huán)境。充分利用采購環(huán)境主要包括兩個方面：一是對外部環(huán)境的利用。建立健全市場信息機制，全面熟悉市場，深入分析行情，大膽合理預(yù)測，為科學決策提供有力參考；二是加強成本控制(內(nèi)部環(huán)境)，即通過對構(gòu)成成本的一切費用進行科學的計算、控制和監(jiān)督，將各項費用控制在預(yù)定的基準以內(nèi)，并分析產(chǎn)生偏差的原因，采取相應(yīng)的對策，最大程度的降

13、低采購成本。(3)增強對全過程和每一個細節(jié)的控制。在對設(shè)備、材料進行需求分析和項目設(shè)計時，就嚴格控制設(shè)備、材料的選型與核算；項目實施階段，應(yīng)當以主要精力把好工程的質(zhì)量關(guān)(杜絕返工)，同時也要注意防止材料的浪費和流失；在項目結(jié)束階段，要對設(shè)備及多余的原材料進行合理的處置。五、選擇和管理合適的供應(yīng)商供應(yīng)商的選擇與管理是采購過程中至關(guān)重要的一環(huán)。供貨商選擇與管理水平的高低，直接影響到采購產(chǎn)品的質(zhì)量、進度，對于減少采購成本，保障T程的順利進行起

14、著關(guān)鍵的作用。選擇了合適的供應(yīng)商，并與之建立良好的合作關(guān)系就等于擁有了良好的產(chǎn)品和服務(wù)。l、選擇合適的供應(yīng)商。(1)選擇供應(yīng)商的數(shù)量。實際上就是供應(yīng)商份額的分擔問題，既要避免單一貨源帶來的風險，又要保證所選的供應(yīng)商能夠享有充足的供應(yīng)份額，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低采購的成本，一般不超過3—4家?！?2)選擇供應(yīng)商的方式。主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，按其特點來說分為招標采購和非招標采購。在

15、項目采購中，多種招標方式可以組合使用，這樣更有利于提高采購效率和質(zhì)量，更好地控制采購的成本。2、加強對供應(yīng)商的管理(1)與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)m規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。(2)供應(yīng)商行為的績效管理。在與供應(yīng)商的合作過程中

16、應(yīng)該對供應(yīng)商供貨行為的優(yōu)劣進行評價、評級等，并利用績效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨，從而降低項目采購總成本?！緟⒖嘉墨I】[1]劉統(tǒng)龍項目采購管理中降低成本的幾點認識[J]山東煤炭科技，2006增刊E2]梁曉冀怎樣搞好項目的采購管理[J]中國玻璃，2001(5)E3]崔松，張宏采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計的一些體會[J]上海國家會計學院遠程教育網(wǎng)，2005—01—26[4j閻長俊S程總承包

17、的項目采購模式及相關(guān)問題[J]建筑經(jīng)濟，：21)04(10)[5]聶福全，楊文莉“企業(yè)降低采購成本的有效途徑”《建設(shè)機械技術(shù)與管理》，2003(7)(上接第56頁)步是將現(xiàn)有臨時工在自愿的基礎(chǔ)上解除勞動合同，轉(zhuǎn)為勞務(wù)派遣員工。這樣，在勞務(wù)派遣員工加入工會的問題上就出現(xiàn)了一些矛盾。第一步按計劃新招聘的勞務(wù)派遣員丁由于學院沒有出臺具體的加人工會辦法，因而沒有辦理入會手續(xù)。而勞務(wù)派遣公司也沒有成立相應(yīng)的工會組織。但是第二步轉(zhuǎn)成勞務(wù)派遣員工的人

18、員，由于之前在分院作為臨時工時加入了丁會組織，因而已經(jīng)成為分院的工會成員。二批勞務(wù)派遣員工在加入工會組織上有差別，也就造成在維權(quán)及部分福利待遇上有所區(qū)別。四、勞務(wù)派遣人員勞動報酬問題勞務(wù)派遣一般是在臨時性、輔助性或者替代性的T作崗位上實施的一種用T形式。目前分院的勞務(wù)派遣也主要是以低端勞動力為主，高端的人才派遣僅占很小的比例。由于事業(yè)單位的性質(zhì)，分院使用的勞務(wù)派遣員丁和事業(yè)單位正式編制職工在勞動報酬上存在一定的差異。這主要涉及基本工資、

19、加班工資、獎金以及其他福利待遇上。據(jù)調(diào)查了解，8％的勞務(wù)派遣員工認為所在單位實現(xiàn)了與同崗位的非勞務(wù)派遣員工同二r同酬，15％的勞務(wù)派遣員]_認為單位基本做到了與同崗位的非勞務(wù)派遣員T同工同酬，自己與他們的T資待遇差別不大，77％的勞務(wù)派遣員工認為單位從來沒有實現(xiàn)與同崗位的非勞務(wù)派遣員工同工同酬，自己與他們的工資待遇懸殊巨大。五、解決辦法(一)以人為本，增強凝聚力，調(diào)動積極性。分院要增強實力，加大知名度和信譽度，提高勞務(wù)派遣員工對分院的依

20、賴性。要進一步尊重勞務(wù)派遣員工的人格、權(quán)利、尊嚴與愛好，平等對待正式職工和勞務(wù)派遣員工，營造寬松和諧的人際關(guān)系。要以開展各種文化、體育、娛樂活動為載體，讓勞務(wù)派遣員工和正式職丁一道在活動中交流溝通、增進感情。同時幫助他們解決日常生活中遇到的實際困難和問題，從細微之處關(guān)心他們，使他們能夠感受到組織的關(guān)懷和集體的溫暖要為勞務(wù)派遣員T提供更多的培訓機會，讓他們承擔一些具有挑戰(zhàn)性的T作，鼓勵他們?yōu)閷W院和分院的發(fā)展建設(shè)獻計獻策。要建立有效的競爭激

21、勵機制，采用物質(zhì)或精神的雙重手段調(diào)動勞務(wù)派遣員工的積極性，挖掘他們創(chuàng)新才能，營造一個公平競爭、尊重人才的環(huán)境，使他們愿意T作，有成就感、自尊感和自我實現(xiàn)等高層次需求的動力。(二)解決入會問題，維護合法權(quán)益勞務(wù)派遣員工加入工會組織是個新課題，無論哪種形式，都可能遇到一些新的情況。單位應(yīng)當消除認識誤區(qū)和畏難情緒，轉(zhuǎn)變觀念，直面問題，理性協(xié)商，勇于承擔社會責任，爭取早日解決勞務(wù)派遣員_T加人工會組織的問題，最大限度地實現(xiàn)和維護勞務(wù)派遣員T的合

22、法權(quán)益。(三)創(chuàng)新激勵機制，提高待遇，調(diào)動工作積極性。勞務(wù)派遣員工以其成本低、用工靈活、好管理的優(yōu)勢，正被越來越廣泛地使用。但是較低的1=資標準，與正式職工有區(qū)別的福利待遇，不能改變的職位升遷，身份變更等，也成為制約勞務(wù)派遣員工發(fā)展的重要原因。單位應(yīng)立足實際，積極創(chuàng)新勞務(wù)派遣員T激勵機制，對不同崗位需求上，爭取提高其待遇，縮小勞務(wù)派遣員工與正式職工的差距，以調(diào)動其工作積極性，讓他們更好地為單位的發(fā)展建設(shè)服務(wù)【參考文獻】[1]李作戰(zhàn)《我國