項(xiàng)目采購(gòu)管理中常用控制方法的運(yùn)用

1、2006年第5期鋼鐵技術(shù)51項(xiàng)目采購(gòu)管理中常用控制方法的運(yùn)用胡春暉(中冶賽迪公司建工分院設(shè)備采購(gòu)部重慶400013)項(xiàng)目采購(gòu)管理是指為實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目采購(gòu)目標(biāo)所進(jìn)行的一系列計(jì)劃、組織、控制和協(xié)調(diào)的工作，從而獲得合格的貨物、資料和服務(wù)。項(xiàng)目采購(gòu)管理通常包括采購(gòu)初始工作、采買(mǎi)、催交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸及交接、收尾服務(wù)等六個(gè)方面的任務(wù)。從不同的考核重點(diǎn)來(lái)看，采購(gòu)管理同時(shí)又是質(zhì)量管理、物流管理、人力資源管理、進(jìn)度管理、資金管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、信息管理、溝通管理

2、，影響采購(gòu)管理效果的主要因素是人、機(jī)、料、法、環(huán)。本文將從五個(gè)方面探討如何綜合地運(yùn)用控制方法來(lái)實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。1樹(shù)立采購(gòu)總成本的意識(shí)項(xiàng)目采購(gòu)的目的是通過(guò)最合理的價(jià)格獲得最具優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商，按期實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的需求。意味著不僅僅追求降低直接成本，還需要從項(xiàng)目采購(gòu)的全過(guò)程衡量成本收益?？煽康漠a(chǎn)品、及時(shí)快速的供貨、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、較少的現(xiàn)場(chǎng)修配改工作、順暢的管理環(huán)境、良好的口碑等無(wú)疑贏得了成本上的利益，更能獲得項(xiàng)目業(yè)主的認(rèn)可，增強(qiáng)了項(xiàng)目開(kāi)拓的競(jìng)爭(zhēng)力。采購(gòu)總

3、成本主要包括產(chǎn)品直接成本(即供應(yīng)商成本)和采購(gòu)管理成本，兩者相互促進(jìn)、相互制約。通過(guò)精細(xì)化的管理流程、建立良好的檢查監(jiān)督和糾偏控制措施，促使供應(yīng)商盡快適應(yīng)并習(xí)慣項(xiàng)目采購(gòu)管理模式，積極主動(dòng)地改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量，項(xiàng)目溝通渠道將更為順暢，從而降低后續(xù)過(guò)程的管理成本；供應(yīng)商提供的產(chǎn)品不僅僅反映出供應(yīng)商的水平，同時(shí)融合了采購(gòu)方的管理特征，產(chǎn)品價(jià)值、形象效應(yīng)得到提升。1.1選用優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品可能會(huì)增加直接成本，但供應(yīng)商的質(zhì)量保證體系和措施完善，可減少

4、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、減少備件用量和修配改工作量、促進(jìn)項(xiàng)目順利實(shí)施，項(xiàng)目采購(gòu)管理水平相應(yīng)提升，品牌效應(yīng)更為突出；若各類產(chǎn)品均按最低價(jià)原則選擇，勢(shì)必造成管理成本增加、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)頻繁、修配改工作量無(wú)法預(yù)測(cè)，直接影響項(xiàng)目的整體形象。1.2值得花費(fèi)的采購(gòu)管理成本：為彌補(bǔ)采購(gòu)人力的不足，借助專業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備管理公司、設(shè)備監(jiān)理公司的人力優(yōu)勢(shì)，項(xiàng)目采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督和定期目標(biāo)考核，獲得完整的信息并適時(shí)任務(wù)更新，能把握住工程真實(shí)動(dòng)態(tài)、及時(shí)預(yù)警，取得良好的實(shí)施效果。1

5、.3著眼于公司采購(gòu)總成本：各項(xiàng)目采購(gòu)成本構(gòu)成了公司采購(gòu)總成本。采購(gòu)部門(mén)形成團(tuán)隊(duì)意識(shí)、避免單兵作戰(zhàn)，在多個(gè)項(xiàng)目間進(jìn)行團(tuán)隊(duì)合作、融合溝通，共享人力資源和各類經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，選擇合適的采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)對(duì)象、采購(gòu)標(biāo)的、采購(gòu)方法，采用大批量集中采購(gòu)、分期交貨、統(tǒng)一調(diào)度各區(qū)域監(jiān)制檢驗(yàn)等方式，可加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的控制力度，并降低產(chǎn)品直接成本和采購(gòu)管理成本。2奠定可操作性強(qiáng)的采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)計(jì)劃屬于采購(gòu)的初始工作，所耗時(shí)間雖短，卻是項(xiàng)目執(zhí)行的綱領(lǐng)性文件。編制可操作

6、性強(qiáng)的采購(gòu)計(jì)劃，即搭建了項(xiàng)目執(zhí)行的整體構(gòu)架，各分解的任務(wù)和目標(biāo)更清晰明了。采購(gòu)計(jì)劃一定要符合項(xiàng)目的特點(diǎn)，反映出后續(xù)工作的操作要領(lǐng)和管理方法，以細(xì)化的管理手段和信息溝通為執(zhí)行基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用三大控制目標(biāo)。主要表現(xiàn)在：熟悉合同和技術(shù)附件，按采購(gòu)流程、采購(gòu)批次、人力分配等口徑分解項(xiàng)目任務(wù)；業(yè)主習(xí)慣、現(xiàn)場(chǎng)條件調(diào)查及以往類似工程實(shí)2006年第5期鋼鐵技術(shù)53工作。5)穿插于各階段的合同管理、支付管理、文檔管理、信息溝通及回饋、計(jì)劃?rùn)z查及

7、調(diào)整、綜合服務(wù)等。由此看來(lái)，采購(gòu)物流自始至終包含著實(shí)物轉(zhuǎn)化、人員流通、信息流通、資金流出，實(shí)物逐步從設(shè)計(jì)模型－原材料－粗加工產(chǎn)品－可用半成品－裝配成品－出廠產(chǎn)品－產(chǎn)品輔助服務(wù)方向轉(zhuǎn)化，產(chǎn)品特征和功能日漸突出。精細(xì)化要求產(chǎn)品精、管理細(xì)，管理有預(yù)見(jiàn)性，實(shí)時(shí)監(jiān)控，有快捷的應(yīng)對(duì)措施，避免重復(fù)工作，節(jié)省資金、人力和時(shí)間。采購(gòu)物流管理中常用的控制措施包括：吃透設(shè)備特性，分析出影響質(zhì)量、工期、費(fèi)用的各類動(dòng)態(tài)因素，找出應(yīng)對(duì)措施；分析市場(chǎng)行情，預(yù)測(cè)重要物

8、資、運(yùn)輸成本、匯率、退稅率、通關(guān)、海運(yùn)等價(jià)格趨勢(shì)；收集、建立重要供應(yīng)商、重要物資的信息數(shù)據(jù)庫(kù)和價(jià)格庫(kù)，為談判奠定基礎(chǔ)；理性規(guī)劃資金用度，資源調(diào)配合理，提高資金使用效率；開(kāi)發(fā)潛在供應(yīng)商，形成多家競(jìng)爭(zhēng)氣候，避免單一貨源；善于策劃并構(gòu)成集中采購(gòu)包，在合適的階段，可多項(xiàng)目聯(lián)合發(fā)包；談判不是單純的殺家，談判技巧需要多樣化。數(shù)據(jù)充分、論證合理、施壓得當(dāng)、控盤(pán)主動(dòng)，才能以理服人，獲得最佳成本。流程要簡(jiǎn)單、程序化，管理要全面、精細(xì)化，接口要清晰，信息要

9、真實(shí)及時(shí)；要計(jì)劃周全，考慮到供應(yīng)商可能遺漏的事項(xiàng)；要善于幫助，配合協(xié)調(diào)供應(yīng)商不易受控的上下游資源；要勤于監(jiān)督，主動(dòng)防范并糾偏；要誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格按合同付款。充分發(fā)揮技術(shù)交底、廠商協(xié)調(diào)會(huì)、檢驗(yàn)大綱、定期報(bào)告的重要功能；如實(shí)反映原材料到貨、制造工藝流程和工序方案、機(jī)床狀態(tài)、設(shè)備狀態(tài)、組裝場(chǎng)地、組裝及測(cè)試結(jié)果、包裝方案、解體方案、裝箱資料等真實(shí)信息，供管理決策。第三方機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)的設(shè)備，如吊車(chē)、壓容、耐材等，在安裝前必須取得合格證明；加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通，

10、順暢協(xié)調(diào)程序。項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃中均詳細(xì)規(guī)定了項(xiàng)目部?jī)?nèi)部、與業(yè)主、與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)程序，這里就不再一一贅述。值得考慮的問(wèn)題還包括：業(yè)主的需求是否發(fā)生變化？有無(wú)影響到已簽合同和后續(xù)設(shè)備？特種設(shè)備進(jìn)場(chǎng)前，業(yè)主是否辦理完用戶使用許可證手續(xù)？項(xiàng)目資金是否及時(shí)回收？是否需要調(diào)整以后的采購(gòu)管理進(jìn)程？在貨物不能滿足現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)程時(shí)，如何彌補(bǔ)？能否開(kāi)展其它子項(xiàng)工程避免停工？施工單位能否完全接受供應(yīng)商必要的解體到貨狀態(tài)？雙方如何共同完成任務(wù)？施工單位是否已充分消化安裝

11、維護(hù)說(shuō)明書(shū)，有無(wú)難點(diǎn)？是否需廠商到場(chǎng)？在緊急采購(gòu)、修配改情況時(shí)，當(dāng)?shù)刭Y源能否快速發(fā)揮作用？還有什么資源？設(shè)備、材料劃分原則中未作規(guī)定的由何方組織供應(yīng)？廠商入場(chǎng)安裝的條件是否具備？能否滿足原安裝節(jié)點(diǎn)？動(dòng)用機(jī)具、人力情況？業(yè)主方要求的資料歸檔周期、格式、內(nèi)容、深度、份數(shù)等，是否滿足？目前完成的工作是否得到各方認(rèn)同？有何欠缺？如何改進(jìn)？除中標(biāo)廠商外，潛在供應(yīng)商能提供哪些幫助？如何激勵(lì)供應(yīng)商？5合理調(diào)度人力資源參與項(xiàng)目采購(gòu)管理的人員包括采購(gòu)方本