加強過程管理降成本提高采購效果增效益

1、企業(yè)的采購管理包括采購活動中的計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制活動，其管理效果關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營的延續(xù)和企業(yè)的核心競爭力，也是職工參與企業(yè)民主管理的一個重要內(nèi)容，如何保質(zhì)、保量、適時和成本最省地進行物資采購工作，成為企業(yè)各項工作的重中之重。一、加強物資采購計劃管理。提高計劃的準確性和及時性物資計劃的準確性直接影響到采購任務(wù)的能否正確執(zhí)行和供應(yīng)時間的長短。在實際工作中，因型號不清或沒有圖紙資料的計劃給采購工作帶來很多被動，在商務(wù)談判方面沒有

2、主動性，在供貨時間上也沒有辦法保證。要做好采購管理，須做好計劃的編制、審核工作，準確、及時和全面、系統(tǒng)的計劃是依靠相關(guān)部門和人員共同努力的結(jié)果。1、做好基礎(chǔ)資料的收集、整理工作，齊備完整，及時歸檔。項目竣工后技術(shù)資料和變更某些部件的圖紙的完整歸檔，以及引進新技術(shù)、新設(shè)備和新材料后，在改善勞動條件、提高產(chǎn)量質(zhì)量、節(jié)約生產(chǎn)成本的同時，還得注重第一手資料的收集、整理工作，落實具體負責(zé)人，相關(guān)人員現(xiàn)場驗收，實行目標考核，資料不全不予結(jié)算，促進資

3、料的完整、及時歸檔工作，為今后制定采購計劃奠定堅實的基礎(chǔ)。2、使用單位和相關(guān)管理部門確定專人負責(zé)采購計劃的擬定、審核工作，并在相關(guān)工作會議上通報計劃內(nèi)容，征求相關(guān)人員對所需物資名稱、規(guī)格型號和實際消耗量等的意見。另外，保持基層單位計劃員的相對穩(wěn)定性、專業(yè)性，以及選擇責(zé)任心強的同志做計劃。計劃經(jīng)驗缺乏或者責(zé)任心不強的同志在擬定計劃時很難提高計劃的準確性，還會出現(xiàn)延誤計劃的2D《當代經(jīng)濟》2006年第8期(上)現(xiàn)象，有時甚至抄計劃都會出現(xiàn)筆

4、誤。在計劃申報中就發(fā)生過一個單位，在幾天內(nèi)竟然申報同一種物資計劃，主要是由于擬定計劃和審核計劃的同志多人負責(zé)的結(jié)果。同時，要求計劃員經(jīng)常深入生產(chǎn)現(xiàn)場，掌握物資的具體規(guī)格型號和消耗、庫存情況，掌握采購物資使用的質(zhì)量和壽命，做好主要物資的跟蹤記錄。3、注重計劃申報的及時性和數(shù)量性，控制非計劃物資的采購。之所以要求有計劃，主要是有計劃的采購可以降低采購成本，減少中間不必要的浪費，在正常周期內(nèi)采購的物資，有充足的時間進行比價，了解市場多方信息，

5、在商務(wù)談判方面占優(yōu)勢。如果計劃申報只允許有一、二天的采購時間，不僅無法進行市場信息的了解，而且一旦供貨商知道是急需物資后，價格沒有辦法降低，特別是本地沒有庫存的還得臨時從外地調(diào)運，如果計劃采購數(shù)量小，一次采購一、二塊鋼板或者幾百公斤鋼材，車輛運輸費在采購金額中占的比例都很大，造成單價很高。還有的在準備申報采購時，時間較寬裕，但因某個人擔擱，或者審批過程過長，最終造成供應(yīng)的緊迫性，作為急件處理。4、建立健全計劃申報(使用部門)、計劃管理和

6、物資采購等部門的管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)，齊抓共管，根據(jù)物資的需求量、庫存量和實際消耗情況全面、系統(tǒng)地安排計劃采購量。充分發(fā)揮計劃部門和采購部門的職能管理作用，防止出現(xiàn)“越俎代皰”的現(xiàn)象，禁止使用單位借緊急需要為由直接安排供應(yīng)商送貨，或者直接要求采購某廠家的產(chǎn)品。二、加強物資采購過程控制。增強采購工作透明度，接受萬方數(shù)據(jù)職工群眾監(jiān)督1、統(tǒng)一采購渠道，規(guī)范操作程序1)建立健全采購網(wǎng)絡(luò)體系，加強合格供應(yīng)商管理以建立健全物資集團化采購、專業(yè)化采購和

7、職能化采購體系為目標，堅持集中采購和分散采購并存，主供應(yīng)商和次供應(yīng)商并存，引入競爭機制，降低管理成本，提高管理效果，還可以保持供應(yīng)的穩(wěn)定性。同時，建立規(guī)范、科學(xué)和可操作性強的合格供應(yīng)商評價標準。加強合格供應(yīng)商管理，采取El常業(yè)績跟蹤和階段性評比相結(jié)合的方法，從供應(yīng)物資的質(zhì)量和供應(yīng)商的可靠性、能力、服務(wù)水平等方面進行考核，實行供方的動態(tài)管理，建立供方檔案。根據(jù)物資類別和供方物資對生產(chǎn)的影響等，實行分類控制。2)規(guī)范招議標、比價制度，公開操

8、作過程職工群眾關(guān)注的焦點主要是采購質(zhì)量的可靠性、采購價格的合理性、采購過程的透明度等，將有關(guān)采購信息公開體現(xiàn)了企業(yè)民主管理的程度，也體現(xiàn)出企業(yè)的工作作風(fēng)，一方面既能不斷促進職能部I、]的工作效率，防止相關(guān)人員的職務(wù)犯罪；另一方面還可以接受群眾監(jiān)督，讓廣大職工參與企業(yè)管理。公開采購操作過程，將招議標、比價工作納入日?；芾矸懂?，實行“陽光”采購。在進行招議標、比價采購時評價標準要規(guī)范、可操作性強，要考慮到投標單位的規(guī)模層次，以及是否屬于生

9、產(chǎn)型企業(yè)等因素。規(guī)模層次不同，質(zhì)量標準不同，生產(chǎn)成本就不一樣，在進行招議標、比價時就不能以統(tǒng)一標準衡量，所以說在進行招議標時價格最低的并不一定是首選的產(chǎn)品。同時，確定專家?guī)旌捅O(jiān)督人員，抽簽選擇相關(guān)專業(yè)人員和職工代表參與招議標全過程。將招標公告、評標結(jié)果及比價采購等信息通過一定形式一定渠道及時進行公布，真正做到堅持公開、公平、公正的原則。2、完善審核、審批程序，健全采購審計和監(jiān)督考核機制在一些企業(yè)，采購部門往往被當作“賊”來防，采購監(jiān)控遠

10、大于利用，談不上發(fā)揮采購的作用，采購部門成了單純的“出訂單的、作合同的、去提貨的”，不重視采購人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，認為有錢都能買到東西。也有的采購部門，只有幾個人，工作照樣能維持，但工作效率和采購效果如何就不敢肯定，計劃直接轉(zhuǎn)給供應(yīng)商，供應(yīng)商就成了間接的采購單位?；蛘吒纱嘁詢r格選擇廠家，一昧追求低價。隨著經(jīng)濟建設(shè)的持續(xù)發(fā)展，采購管理的不斷深化，采購作用愈顯重要，就得以總成本觀和戰(zhàn)略的思維來對待采購工作。對相關(guān)采購人員加強引導(dǎo)，注重素質(zhì)

11、、業(yè)務(wù)知識和警示教育，建立一套完善的審核、審批制度和監(jiān)督、考核方法，既要能充分發(fā)揮采購人員的作用，又要有約束措施。審核、審批手續(xù)要靈活、適用，同時又能有效地控制整個采購過程。匯報程序多，審核、審批時間長，層層要求把關(guān)，到最后層層都難把關(guān)，容易流于形式，既影響采購時間又影響采購質(zhì)量。(1)建立采購責(zé)任制、使用責(zé)任制和相互監(jiān)督機制。建立采購責(zé)任制。采購管理主管為總責(zé)任人，根據(jù)相關(guān)評價資料和具體采購的執(zhí)行情況，對不合理的采購和不盡職的人員進行

12、業(yè)務(wù)調(diào)整，監(jiān)督、控制整個采購過程。計劃員、采購員、審核人員、進貨管理員和評價人員等相關(guān)人員為具體責(zé)任人，對自己承擔的工作內(nèi)容負責(zé)，同時責(zé)任人間須相互把關(guān)，及時反饋不合理的信息。如采購計劃員，其職責(zé)包括需求分析、市場分析、庫存分析和計劃的制訂、下達等，而采購員通過實際市場了解和掌握的庫存情況，將相關(guān)信息反饋給計劃員，驗證計劃員分析的準確性，促使計劃員及時制定更準確、更全面的采購計劃。建立使用責(zé)任制。是指使用單位確定專人負責(zé)跟蹤物資的使用情

13、況，按照管理程序及時反饋采購的物資質(zhì)量，追究故意隱瞞問題的同志的責(zé)任。另外也是為了更好地防止使用單位與供應(yīng)商間串通，以次充好，或者假借專利產(chǎn)品、新產(chǎn)品和資料不全為由導(dǎo)致采購價格較高，從而損害企業(yè)利益。同時采購部門和使用部門、責(zé)任人之間又要有約束機制，相互監(jiān)督，對不合理的采購有防范措施。(2)建立財務(wù)審計部門的監(jiān)督機制和采購人員的考核機制。在許多企業(yè)，一般都是以生產(chǎn)為中心，采購部門大多處在“被告”地位，“做得好是應(yīng)該的，做得不好就是能力問

14、題”，看不出有什么明顯的成績，而且領(lǐng)導(dǎo)也很少會考慮怎樣激勵他們，導(dǎo)致相關(guān)采購人員的積極性和進取性差。要做好采購管理工作，必須發(fā)揮相關(guān)人員的積極主動性，根據(jù)采購績效管理，從成本、質(zhì)量和交貨期等方面對相關(guān)責(zé)任人員有獎有罰，財務(wù)審計部門通過審核計劃執(zhí)行情況，以及采購資金和采購渠道的合理性，結(jié)合部門和個人工作效率、采購效果等對相關(guān)人員進行考核。3、建立健全職工群眾參與的采購管理反饋網(wǎng)絡(luò)將采購信息公開，接受群眾的監(jiān)督，吸取好的管理方法，對反映在執(zhí)

15、行采購的過程中和采購的質(zhì)量、價格，以及使用單位和供應(yīng)商之間等存在問題的部門和個人，財務(wù)審計部門和專業(yè)主管部門介入調(diào)查。對反映屬實的，將調(diào)查處理情況進行通報，并獎勵相關(guān)反映人員，從而不斷促進采購工作的公開、公平、公正。物資采購管理工作是一項系統(tǒng)工程，單靠某一個部門很難提高采購工作效果，需要使用、計劃、采購和財務(wù)審計部門間相互配合、相互協(xié)調(diào)，計劃準確及時、采購程序規(guī)范、操作過程透明、監(jiān)督機制完善、反饋網(wǎng)絡(luò)暢通，才能不斷提高采購質(zhì)量、降低采購