大型冶金企業(yè)的材料備件采購與內(nèi)控管理

1、大型冶金企業(yè)的材料備件采購與內(nèi)控管理◆王洪濤(山西太鋼不銹鋼股份有限公司)【摘要l針對(duì)大型冶金企業(yè)的材料設(shè)備采購中存在的特點(diǎn)進(jìn)行了簡(jiǎn)備件采購中，這些方法也同樣適用。但在企業(yè)的設(shè)備材料采購中，要的分析，就其特點(diǎn)，對(duì)與之相應(yīng)的材料備件采購采購流程及其內(nèi)由于備件材料品種多、數(shù)茸差異大、所需時(shí)間不同，因此，不可能等控管理制度進(jìn)行了探討，并從實(shí)施采購細(xì)分、控制采購方式、監(jiān)督采到把所有同類材料設(shè)備集中起來一起采購，因此，需要針對(duì)不同的購質(zhì)量、加強(qiáng)采

2、購預(yù)算管理和控制采購付款五個(gè)方面提出了具體的需求，采用靈活的方式來滿足生產(chǎn)要求。一般來講，公開比質(zhì)比價(jià)建議。與公開談判是當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境下的較好選擇?！娟P(guān)鍵詞】大型冶金企業(yè)物質(zhì)采購管理公開比質(zhì)比價(jià)是指將采購貨物的明細(xì)、技術(shù)質(zhì)量要求等以書一、大型冶金企業(yè)材料備件需求的特點(diǎn)大型冶金企業(yè)具有大型成套設(shè)備多、生產(chǎn)工藝復(fù)雜、自動(dòng)化程度高、技術(shù)要求多樣、管理層次復(fù)雜等特點(diǎn)，一般來講，從原料供應(yīng)到軋制成材所需的設(shè)備約有上萬臺(tái)，所需的材料品種也約有五萬余種

3、。這些設(shè)備和材料中，既有高精密備件和高等級(jí)材料，也有大量普通的標(biāo)準(zhǔn)備件和材料。即使是同一種備件和材料，其質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、等級(jí)、所需數(shù)量等也有很多種類，因此，面對(duì)眾多的備件和材料，如何才能最大程度地保證生產(chǎn)所需且在此過程中還能以最適宜的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等級(jí)和價(jià)格供給實(shí)現(xiàn)大型冶金企業(yè)材料備件需求就成為大型冶金企業(yè)材料備件采購與管理工作必須考慮且解決的主要問題。二、材料備件采購采購流程及其內(nèi)控管理制度大型冶金企業(yè)材料備件的采購一般從企業(yè)生產(chǎn)與管理需求開始，

4、企業(yè)生產(chǎn)與管理部門按照生產(chǎn)與管理需求，按照預(yù)定的程序，提交材料備件的所需明細(xì)，這個(gè)明細(xì)中包括所需材料備件的種類、數(shù)量、質(zhì)量等級(jí)以及其它相應(yīng)的特殊要求。然后，材料備件管理部門按匯總之后的清單向采購部門發(fā)出采購命令單，采購部門按程序進(jìn)行招議標(biāo)采購，通過對(duì)至少三家以上供應(yīng)商比價(jià)和議價(jià)來確定材料供貨渠道，簽定采購合同，并在合同中對(duì)所需材料和設(shè)備的材質(zhì)、數(shù)量、單價(jià)以及付款方式、運(yùn)輸方式等條款加以約定。當(dāng)采購的材料或設(shè)備運(yùn)到合同指定地點(diǎn)并質(zhì)龜檢驗(yàn)合

5、格后，即可辦理入庫登記手續(xù)，并可到財(cái)務(wù)辦理付款結(jié)算手續(xù)。由此材料設(shè)備采購業(yè)務(wù)的整個(gè)流程可以看出，作為企業(yè)一種特殊的內(nèi)部管理制度，若要確保材料和設(shè)備的質(zhì)量，就必須建立一套科學(xué)完整的內(nèi)控管理制度，這一內(nèi)控管理制度不僅是為了保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，而且也是確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度及單位經(jīng)營(yíng)管理方針政策的貫徹執(zhí)行，同時(shí)還可避免或降低各種風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營(yíng)管理效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)。因此，這一內(nèi)控管理制度就必須具有一定的約束力，并且必然是企業(yè)加強(qiáng)設(shè)

6、備材料管理、提高管理水平的且具有可操作性的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。三、材料備件內(nèi)控管理方法不同的企業(yè)有不同的特點(diǎn)，很顯然，要制定科學(xué)有效的材料備件內(nèi)控管理方法，就需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況來制定。對(duì)于大型冶金企業(yè)來講，結(jié)合其具體的上述特點(diǎn)，一般在制定材料備件內(nèi)控管理方法是須解決和管理好以下幾個(gè)方面的問題。1實(shí)施采購細(xì)分。采購細(xì)分運(yùn)用ABC分類法將所需材料備件按使用要求、質(zhì)董要求、市場(chǎng)供應(yīng)狀況、價(jià)格情況以及對(duì)生產(chǎn)、質(zhì)量、安全的影響程度等因素進(jìn)行的分類管理

7、。但采購和管理這些所需設(shè)備與材料時(shí)，對(duì)不同需求確定的不同質(zhì)量檔次的材料設(shè)備，應(yīng)采取不同的采購方法、供應(yīng)方法和管理控制力度。它也是做好材料設(shè)備采購、供應(yīng)與管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。2控制采購方式。采購方式的合理與否，直接影響到采購結(jié)果是否公正合理。招標(biāo)采購作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下競(jìng)爭(zhēng)采購的一種科學(xué)方式，具有采購過程公開透明、程度規(guī)范的特點(diǎn)。在企業(yè)材料◆》138面形式通知數(shù)家供應(yīng)商，請(qǐng)他們?cè)谝?guī)定的時(shí)間內(nèi)提出書面報(bào)價(jià)。評(píng)審組對(duì)這些報(bào)價(jià)進(jìn)行綜合分析后，選擇

8、質(zhì)量?jī)r(jià)格合適的供應(yīng)商進(jìn)行商榷，并通過具體條款的協(xié)商來完成材料設(shè)備的采購。由于公開比質(zhì)比價(jià)具有顯著地公平特征，并且可與報(bào)價(jià)人進(jìn)行反復(fù)協(xié)商談判，允許報(bào)價(jià)人隨時(shí)修改自己的報(bào)價(jià)，且還具有靈活性和高效快捷的特點(diǎn)，因此，這種方式既有利于企業(yè)降低采購成本，又有利于提高采購效率，滿足企業(yè)生產(chǎn)需求。但是，在材料設(shè)備采購中，對(duì)于企業(yè)的的一些特殊材料與設(shè)備。特別是事關(guān)生產(chǎn)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重大關(guān)鍵設(shè)備，就可以拋開一般程序性的采購方式而直接與專業(yè)生產(chǎn)廠家聯(lián)系，這種

9、方式對(duì)于確保材料設(shè)備的采購質(zhì)龜有著重要的作用。3監(jiān)督采購質(zhì)量。面對(duì)數(shù)以萬計(jì)、質(zhì)量性能要求各異、質(zhì)量指標(biāo)參差不齊的材料與設(shè)備，如何控制好采購質(zhì)最是一項(xiàng)既具技術(shù)性又具有科學(xué)性的系統(tǒng)性工作。特別是當(dāng)采購的材料設(shè)備出現(xiàn)問題時(shí)，不僅會(huì)給生產(chǎn)帶來極大的隱患，而且還可能帶來不可估量的損失，因此，在材料設(shè)備采購時(shí)，質(zhì)量是采購績(jī)效評(píng)估的基礎(chǔ)與前提，是采購工作的否決性指標(biāo)。特別是面對(duì)大量的假冒偽劣產(chǎn)品，采購人員既要準(zhǔn)確了解采購物質(zhì)的技術(shù)質(zhì)量要求，又要掌握一

10、定的鑒別判定方法，更要有高度的工作責(zé)任心。此外，在合同條款中還要專門施加必要的質(zhì)量約定，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量異議的供應(yīng)商實(shí)施嚴(yán)格的處罰制度，以約束供應(yīng)商不規(guī)范行為發(fā)生。在材料設(shè)備采購的質(zhì)量管理中，將質(zhì)量控制作為衡量采購績(jī)效的否定性指標(biāo)，建立嚴(yán)格的質(zhì)量責(zé)任制，實(shí)施嚴(yán)格的質(zhì)量責(zé)任追蹤考核制度，定期分析采購質(zhì)量等是落實(shí)材料設(shè)備采購質(zhì)量的關(guān)鍵。4加強(qiáng)采購預(yù)算管理。加強(qiáng)采購預(yù)算管理、實(shí)行限量采購管理是降低采購成本的關(guān)鍵措施之一。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，要求物資管

11、理部門必須作好存貨管理，確保庫存材料實(shí)物與賬目相符，使采購部門編制采購計(jì)劃有據(jù)可依。同時(shí)根據(jù)原材料的市場(chǎng)行情、宏觀經(jīng)濟(jì)趨勢(shì)、供求關(guān)系等因素洞察材料市場(chǎng)價(jià)格選擇供應(yīng)單位，確定最佳的經(jīng)濟(jì)訂貨周期、經(jīng)濟(jì)訂貨批量，將為企業(yè)節(jié)約大量采購成本。5控制采購付款。在材料采購與管理方面，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)與管理部門往來賬目的核對(duì)工作。對(duì)預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)等賬目有專人進(jìn)行管理，劃分已到期與未到期應(yīng)付款項(xiàng)。最后，應(yīng)建立退貨管理制度，對(duì)采購?fù)素浖皶r(shí)收回退

12、貨款。并對(duì)退貨出庫進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，相關(guān)部門作好存貨對(duì)賬工作。同時(shí)，付款審批與付款執(zhí)行等必須相互分離。對(duì)采購人員與辦理付款的人員進(jìn)行定期或不定期的輪換，并盡量防止由同一部門或同一人辦理采購環(huán)節(jié)中任兩個(gè)不相容職務(wù)的工作。參考文獻(xiàn)：【1]劉錦峰，趙立成大型冶金企業(yè)備件材料采購供應(yīng)管理的特點(diǎn)與方式天津冶金，2007，(6)4547[2]薛敏加強(qiáng)材料采購的控制與管理探討商業(yè)管理，2009，(10)：22—24萬方數(shù)據(jù)大型冶金企業(yè)的材料備件采購與內(nèi)控

13、管理◆王洪濤(山西太鋼不銹鋼股份有限公司)【摘要l針對(duì)大型冶金企業(yè)的材料設(shè)備采購中存在的特點(diǎn)進(jìn)行了簡(jiǎn)備件采購中，這些方法也同樣適用。但在企業(yè)的設(shè)備材料采購中，要的分析，就其特點(diǎn)，對(duì)與之相應(yīng)的材料備件采購采購流程及其內(nèi)由于備件材料品種多、數(shù)茸差異大、所需時(shí)間不同，因此，不可能等控管理制度進(jìn)行了探討，并從實(shí)施采購細(xì)分、控制采購方式、監(jiān)督采到把所有同類材料設(shè)備集中起來一起采購，因此，需要針對(duì)不同的購質(zhì)量、加強(qiáng)采購預(yù)算管理和控制采購付款五個(gè)方面

14、提出了具體的需求，采用靈活的方式來滿足生產(chǎn)要求。一般來講，公開比質(zhì)比價(jià)建議。與公開談判是當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境下的較好選擇。【關(guān)鍵詞】大型冶金企業(yè)物質(zhì)采購管理公開比質(zhì)比價(jià)是指將采購貨物的明細(xì)、技術(shù)質(zhì)量要求等以書一、大型冶金企業(yè)材料備件需求的特點(diǎn)大型冶金企業(yè)具有大型成套設(shè)備多、生產(chǎn)工藝復(fù)雜、自動(dòng)化程度高、技術(shù)要求多樣、管理層次復(fù)雜等特點(diǎn)，一般來講，從原料供應(yīng)到軋制成材所需的設(shè)備約有上萬臺(tái)，所需的材料品種也約有五萬余種。這些設(shè)備和材料中，既有高精密備

15、件和高等級(jí)材料，也有大量普通的標(biāo)準(zhǔn)備件和材料。即使是同一種備件和材料，其質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、等級(jí)、所需數(shù)量等也有很多種類，因此，面對(duì)眾多的備件和材料，如何才能最大程度地保證生產(chǎn)所需且在此過程中還能以最適宜的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等級(jí)和價(jià)格供給實(shí)現(xiàn)大型冶金企業(yè)材料備件需求就成為大型冶金企業(yè)材料備件采購與管理工作必須考慮且解決的主要問題。二、材料備件采購采購流程及其內(nèi)控管理制度大型冶金企業(yè)材料備件的采購一般從企業(yè)生產(chǎn)與管理需求開始，企業(yè)生產(chǎn)與管理部門按照生產(chǎn)與管理

16、需求，按照預(yù)定的程序，提交材料備件的所需明細(xì)，這個(gè)明細(xì)中包括所需材料備件的種類、數(shù)量、質(zhì)量等級(jí)以及其它相應(yīng)的特殊要求。然后，材料備件管理部門按匯總之后的清單向采購部門發(fā)出采購命令單，采購部門按程序進(jìn)行招議標(biāo)采購，通過對(duì)至少三家以上供應(yīng)商比價(jià)和議價(jià)來確定材料供貨渠道，簽定采購合同，并在合同中對(duì)所需材料和設(shè)備的材質(zhì)、數(shù)量、單價(jià)以及付款方式、運(yùn)輸方式等條款加以約定。當(dāng)采購的材料或設(shè)備運(yùn)到合同指定地點(diǎn)并質(zhì)龜檢驗(yàn)合格后，即可辦理入庫登記手續(xù)，并可

17、到財(cái)務(wù)辦理付款結(jié)算手續(xù)。由此材料設(shè)備采購業(yè)務(wù)的整個(gè)流程可以看出，作為企業(yè)一種特殊的內(nèi)部管理制度，若要確保材料和設(shè)備的質(zhì)量，就必須建立一套科學(xué)完整的內(nèi)控管理制度，這一內(nèi)控管理制度不僅是為了保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，而且也是確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度及單位經(jīng)營(yíng)管理方針政策的貫徹執(zhí)行，同時(shí)還可避免或降低各種風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營(yíng)管理效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)。因此，這一內(nèi)控管理制度就必須具有一定的約束力，并且必然是企業(yè)加強(qiáng)設(shè)備材料管理、提高管理水平的且具有

18、可操作性的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。三、材料備件內(nèi)控管理方法不同的企業(yè)有不同的特點(diǎn)，很顯然，要制定科學(xué)有效的材料備件內(nèi)控管理方法，就需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況來制定。對(duì)于大型冶金企業(yè)來講，結(jié)合其具體的上述特點(diǎn)，一般在制定材料備件內(nèi)控管理方法是須解決和管理好以下幾個(gè)方面的問題。1實(shí)施采購細(xì)分。采購細(xì)分運(yùn)用ABC分類法將所需材料備件按使用要求、質(zhì)董要求、市場(chǎng)供應(yīng)狀況、價(jià)格情況以及對(duì)生產(chǎn)、質(zhì)量、安全的影響程度等因素進(jìn)行的分類管理。但采購和管理這些所需設(shè)備與材料

19、時(shí)，對(duì)不同需求確定的不同質(zhì)量檔次的材料設(shè)備，應(yīng)采取不同的采購方法、供應(yīng)方法和管理控制力度。它也是做好材料設(shè)備采購、供應(yīng)與管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。2控制采購方式。采購方式的合理與否，直接影響到采購結(jié)果是否公正合理。招標(biāo)采購作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下競(jìng)爭(zhēng)采購的一種科學(xué)方式，具有采購過程公開透明、程度規(guī)范的特點(diǎn)。在企業(yè)材料◆》138面形式通知數(shù)家供應(yīng)商，請(qǐng)他們?cè)谝?guī)定的時(shí)間內(nèi)提出書面報(bào)價(jià)。評(píng)審組對(duì)這些報(bào)價(jià)進(jìn)行綜合分析后，選擇質(zhì)量?jī)r(jià)格合適的供應(yīng)商進(jìn)行商榷，并

20、通過具體條款的協(xié)商來完成材料設(shè)備的采購。由于公開比質(zhì)比價(jià)具有顯著地公平特征，并且可與報(bào)價(jià)人進(jìn)行反復(fù)協(xié)商談判，允許報(bào)價(jià)人隨時(shí)修改自己的報(bào)價(jià)，且還具有靈活性和高效快捷的特點(diǎn)，因此，這種方式既有利于企業(yè)降低采購成本，又有利于提高采購效率，滿足企業(yè)生產(chǎn)需求。但是，在材料設(shè)備采購中，對(duì)于企業(yè)的的一些特殊材料與設(shè)備。特別是事關(guān)生產(chǎn)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重大關(guān)鍵設(shè)備，就可以拋開一般程序性的采購方式而直接與專業(yè)生產(chǎn)廠家聯(lián)系，這種方式對(duì)于確保材料設(shè)備的采購質(zhì)龜有

21、著重要的作用。3監(jiān)督采購質(zhì)量。面對(duì)數(shù)以萬計(jì)、質(zhì)量性能要求各異、質(zhì)量指標(biāo)參差不齊的材料與設(shè)備，如何控制好采購質(zhì)最是一項(xiàng)既具技術(shù)性又具有科學(xué)性的系統(tǒng)性工作。特別是當(dāng)采購的材料設(shè)備出現(xiàn)問題時(shí)，不僅會(huì)給生產(chǎn)帶來極大的隱患，而且還可能帶來不可估量的損失，因此，在材料設(shè)備采購時(shí)，質(zhì)量是采購績(jī)效評(píng)估的基礎(chǔ)與前提，是采購工作的否決性指標(biāo)。特別是面對(duì)大量的假冒偽劣產(chǎn)品，采購人員既要準(zhǔn)確了解采購物質(zhì)的技術(shù)質(zhì)量要求，又要掌握一定的鑒別判定方法，更要有高度的工

22、作責(zé)任心。此外，在合同條款中還要專門施加必要的質(zhì)量約定，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量異議的供應(yīng)商實(shí)施嚴(yán)格的處罰制度，以約束供應(yīng)商不規(guī)范行為發(fā)生。在材料設(shè)備采購的質(zhì)量管理中，將質(zhì)量控制作為衡量采購績(jī)效的否定性指標(biāo)，建立嚴(yán)格的質(zhì)量責(zé)任制，實(shí)施嚴(yán)格的質(zhì)量責(zé)任追蹤考核制度，定期分析采購質(zhì)量等是落實(shí)材料設(shè)備采購質(zhì)量的關(guān)鍵。4加強(qiáng)采購預(yù)算管理。加強(qiáng)采購預(yù)算管理、實(shí)行限量采購管理是降低采購成本的關(guān)鍵措施之一。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，要求物資管理部門必須作好存貨管理，確保庫存

23、材料實(shí)物與賬目相符，使采購部門編制采購計(jì)劃有據(jù)可依。同時(shí)根據(jù)原材料的市場(chǎng)行情、宏觀經(jīng)濟(jì)趨勢(shì)、供求關(guān)系等因素洞察材料市場(chǎng)價(jià)格選擇供應(yīng)單位，確定最佳的經(jīng)濟(jì)訂貨周期、經(jīng)濟(jì)訂貨批量，將為企業(yè)節(jié)約大量采購成本。5控制采購付款。在材料采購與管理方面，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)與管理部門往來賬目的核對(duì)工作。對(duì)預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)等賬目有專人進(jìn)行管理，劃分已到期與未到期應(yīng)付款項(xiàng)。最后，應(yīng)建立退貨管理制度，對(duì)采購?fù)素浖皶r(shí)收回退貨款。并對(duì)退貨出庫進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，