淺議采購與付款的內(nèi)部會計控制 (1)

1、學習貫徹新制度淺議采購與付款的內(nèi)部會計控制—≠產(chǎn)市場經(jīng)濟條件下，一個單位要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，一個完整7IL而且運行有效的內(nèi)部會計控制是不可或缺的。一個完整的內(nèi)部會計制度包括但不僅限于以下幾個部分：銷售與收款、采購與付款、存貨與倉儲、籌資與投資、貨幣資金等。本文從采購與付款的角度探討單位的內(nèi)部會計控制制度。一、采購與付款的內(nèi)部會計控制的含義內(nèi)部控制是單位為合理保證財務報告的可靠性、經(jīng)營的效率與效果及對法律法規(guī)的遵守。由治理層、管理層和其他人

2、員設計與執(zhí)行的政策和程序。單位的采購與付款的內(nèi)部會計控制是指單位活動中與會計相關的采購與付款的內(nèi)部會計控制。二、采購與付款內(nèi)部會計控制的基本原則不相容職務之間的分離是建立和實施內(nèi)部會計控制的基本原則，也是內(nèi)部會計控制的核心要素。其實質(zhì)是根據(jù)不相容職務設置的要求，明確相關人員的職責權限，使其在各自的職權范圍內(nèi)相互交叉、制約，進而在各自授權范圍內(nèi)行使職權和承擔責任，借以防止和發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟業(yè)務與會計處理過程中可能出現(xiàn)的差錯和舞弊行為。因此，單位應

3、當建立與采購與付款相關的內(nèi)部會計控制，明確相關部門的崗位職責、權限，確保辦理采購與付款業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購與付款交易不相容崗位至少包括：請購與審批；詢價與確定供應商；采購合同的訂立與審批；采購與驗收；采購、驗收與相關會計記錄；付款審批與付款執(zhí)行。這些都是對單位提文／陳茹云出的有關采購與付款交易相關職責適當分離的基本要求。三、采購與付款涉及的相關憑證采購與付款交易通常要經(jīng)過請購——訂貨——驗收——付款四個程序，同時涉

4、及相關的憑證，而這些憑證是單位進行會計處理的原始憑證。涉及憑證通常有請購單、訂購單、驗收單、買方發(fā)票、轉(zhuǎn)賬憑證、付款憑證、應付賬款明細賬、付款憑證、賣方對賬單等。四、采購與付款的內(nèi)部控制采購與付款業(yè)務是各單位經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務，其關鍵控制點包括：①建立采購與付款的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購與付款業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。②建立嚴格的采購與付款業(yè)務的授權批準制度，規(guī)定經(jīng)辦人的職責范圍和工作要求，同時保

5、證審批人在授權范圍內(nèi)審批。③對于重要的采購付款業(yè)務應當組織專業(yè)人員進行可行性分析論證，并實行單位領導集體決策和審批。④建立采購與付款業(yè)務的預算管理制度，實行限量采購管理，節(jié)約資金使用。對于公用設施的采購，應合理確定采購量。⑤嚴格按請購、審批、采購、驗收、付款的程序辦理采購付款業(yè)務，并及時準確入賬。⑥建立健全驗收制度，根據(jù)制度驗收所購物資或勞務。出具驗收單據(jù)或驗收報告，實行驗收與入庫責任追究制度。⑦應加強對貨款支付的控制，嚴格核對采購發(fā)票

6、、驗收單、入庫單、合同等有關憑證，檢查其真實性、合法性，對符合付款條件，’’’’●mm●’■mm，●m’●’’■’●，●’，●’●●’■m●，m●●■’■●●，’●，’’●’●●m，，●m’●’’●●輯上的一致性，從而導致其反映的會計信息失真。筆者認為，根據(jù)公允價值理論，反映資產(chǎn)、負債、所有者權益價值屬性的是交換價值。因此，采用公允價值計量模式應該是單一的市價計量，而不是混合計量模式。在沒有市場價格的情況下，應采取技術方法估價，而不能采

7、用其他計量方法進行替代，否則，價值屬性就不具有同一性。所有者權益代表了股東的權益。由于其不同的價值屬性，采用的計量方法就不同，從而產(chǎn)生了很大的價值差異。因此，根據(jù)價值屬性選擇恰當?shù)姆椒ㄓ嬃克姓邫嘁鎯r值尤為關鍵?，F(xiàn)行的公允價值計量模式下，由于所有者權益的屬性與計量模式之間存在邏輯上的不一致，建議采用單一市價計量模式計量資產(chǎn)、負債、所有者權益，以客觀、準確地反映所有者權益的市場價值。作者單位：江西華泰會計師事務所九江分所(責任編輯：小軒)

8、團史墾壅些壘進墊!堅!壘萬方數(shù)據(jù)嗲卻貫IfgJ葉4時t提供采購島付款偽均郭公針栓喇在市場經(jīng)濟條件下，一個單位要明持續(xù)發(fā)腿，…個完整而且運行在效的內(nèi)部會計控制是不可或缺的。一個先踵的內(nèi)部會計制度包括但不僅限于以下幾個部分:銷售與收款、來購與付款、存貨與倉儲、籌資與投資、貨幣資金等。本文從采購與付款的角度探討單位的內(nèi)部會計控制制度。一、采購與付敏的內(nèi)部會計控制的含義內(nèi)部控制是單位為合現(xiàn)保證財務報告的可靠性、經(jīng)臂的效率與敷果反對法律除規(guī)的遭守

9、，自治理展、管理犀利其他人員設計與執(zhí)行的政策和程序。單位的采購與付款的內(nèi)部會計控制是指單位活動中與會計相關的采購與付款的內(nèi)部會計控制o二、采購與付款內(nèi)部會計控制的基本服則不相容職務之間的分離是建立和提施內(nèi)部會計控制的基本原則，也是內(nèi)部會計控制的核心要素。其實質(zhì)是根據(jù)不相容職務設置的要求，明確相關人員的職責權限，使其在各自的職權范圍內(nèi)相互交叉、制約，進而在各自授權范圍內(nèi)行使職權和承擔責任，借以防止和發(fā)現(xiàn)經(jīng)擠業(yè)務與會計處理過程中可能出現(xiàn)的差

10、錯和舞弊行為。因此，單位應當建在與果購與付款栩關的內(nèi)部會計控制，明確相關部門的崗位職責、權限，確保辦理采購與付款業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購與付款交易不相容崗位至少包括:請購與審批詢價與確定供應商:采購合間的訂立與審批采購與驗收采購、驗收與相關會計記錄:付款審批與付款執(zhí)行。這些都是對單位提文陳茹云出的有關采購與付款交揭相關職責適當分離的基本要求。三、來購與付款涉及的相關憑證采購與付款交易通常要經(jīng)過請購一訂貨一一驗收一一付款

11、四個程序，同時涉及相關的憑證，而這些憑證是單位進行會計處珊的原始憑證。涉及憑證通常有請購單、訂購單、驗收單、買方發(fā)票、轉(zhuǎn)賬憑證、付款憑證、應付賬款明細脹、付款憑證、賣方對賬單等。四、采購與付款的內(nèi)部耀制采購與付款業(yè)務是各單位經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務，其關鍵控制點包括:①建立采購與付款的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、極限，確保辦理采購與付款業(yè)務的不相容崗位相互分離、制的和監(jiān)督。⑧建立嚴格的采購與付款業(yè)務的授權批準制度，規(guī)定經(jīng)辦人的職責拖罔和

12、工作要求，同時保證審批人在授權被圍內(nèi)審批。③對于熏耍的采購付敬業(yè)務服當細飄專業(yè)人員進行可行性分析論證，并實行單位領導集體決策和審批。@建立采購與付款業(yè)務的預算管理制度，實行限量采購管理，節(jié)約資金使用。對于公陽設施的采購，應合理確定采購量。⑥嚴格拉請購、審批、采購、驗收、付款的程序辦理采購付款業(yè)務，并及時準確人賬。⑥建立健全驗收制度，根據(jù)制度驗收所購物資或勞務，出具驗收單據(jù)或驗收報告，實行驗收與入庫責任追究制度。⑦應加強對貨款支付的控制，

13、嚴格核對采購發(fā)康、驗收單、人庫單、合同等有關憑證，檢查其真實性、合法性，對符合付款條件....._.....:11…...........:11…......................瓢...........:11…….....組…....................穢..........J…......輯上的一致性，從而導致其反映的會計信息失真。筆者認為，根據(jù)公允價值理論，反映資產(chǎn)、負債、所有者權益價值屬性的是交換價值。闊此

14、，果用公允價值計最模式應該是單一的市價計量，而不是棍合計最模式。在f竟有市場價格的情況下，應采取技術方法估價，而不能采用其他計量方法進行瞥代，否則，價值屬性就不具有間…性。所有者權益代表了股東的權益。由于其不闊的價值騰性，采用的計量方法就不同，從而產(chǎn)生了很大的價值差異。闊此，根據(jù)價值屬性選擇恰當?shù)姆椒ㄓ嬃克姓邫嗍邇r值尤為關鍵?，F(xiàn)行的公允價值計量模式下，由于所有者權益的屬性與計量模式之間存在迦精上的不一致，建議果用單一市價計量模式計量資

15、產(chǎn)、負債、所有者權益，以客觀、準確地反映所有者權益的市場價值。作者單位:江西華..會計師事務所九江分所(責任編輯:小軒)的采購業(yè)務及時辦理付款手續(xù)。五、單位具體的內(nèi)部會計控制活動在一個單位，如有可能的話，應將各項職能活動指派給不同的部門或職員完成。這樣每個部門或職員都可以獨立檢查其他部門和職員工作的正確性。下面具體闡述單位的具體的采購與付款業(yè)務活動及相關的內(nèi)部會計控制。(一)請購商品和勞務。倉庫負責對需要購買的已列入存貨清單的項目填寫請

16、購單，其他部門也可以對所需購買的未列入存貨清單的項目編制請購單。請購單可由手工或計算機編制。由于企業(yè)內(nèi)不少部門都可以填列請購單，不便事先編號，為加強控制，每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預算負責的主管人員簽批。請購單是證明有關采購交易的“發(fā)生”認定的憑據(jù)之一，也是采購交易軌跡的起點。(二)編制訂購單。采購部門在收到請購單后，只能對經(jīng)過批準的請購單發(fā)出訂購單。訂購單應正確填寫所需要的商品品名、數(shù)量、價格、廠商名稱和地址等，預先按順序編號并經(jīng)被

17、授權的采購人員簽名。其正聯(lián)應送交供應商，副聯(lián)則送至企業(yè)內(nèi)部的驗收部門、應付憑單部門和編制請購單的部門。隨后，應獨立檢查訂購單的處理，以確定是否確實收到商品并正確入賬。(三)驗收商品。驗收后，驗收部門應對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預先按順序編號的驗收單，作為驗收和檢驗商品的依據(jù)。驗收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收，以確立他們所采購的資產(chǎn)應負的保管責任。驗收人員還應將其中的一聯(lián)驗

18、收單送交應付憑單部門。(四)儲存已驗收的商品存貨。將已驗收商品的保管與采購的其他職責相分離，可減少未經(jīng)授權的采購和盜用商品的風險。存放商品的倉儲區(qū)應相對獨立，限制無關人員接近。(五)編制付款憑單。記錄采購交易之前，應付憑單部門應編制付款憑單。這項功能的控制包括：1確定供應商發(fā)票的內(nèi)容與相關的驗收單、訂購單的一致性。2確定供應商發(fā)票計算的正確性。3編制有預先順序編號的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購單、驗收單和供應商發(fā)票等1。4獨立檢查

19、付款憑單計算的正確性。5在付款憑單上填入應借記的資產(chǎn)或費用賬戶名稱。6由被授權人員在憑單上簽字，以示批準照此憑單要求付款。所有未付憑單的副聯(lián)應保存在未付憑單檔案中。以待日后付款。經(jīng)適當批準和有預先編號的憑單為記錄采購交易提供了依據(jù)。(六)確認與記錄負債。正確確認已驗收貨物和已接受勞務的債務，要求準確、及時地記錄負債。該記錄對單位財務報表和學習貫徹新制度實際現(xiàn)金支出有重大影響。因此，必須特別注意按正確的數(shù)額記載企業(yè)確實已發(fā)生的購貨和接受勞

20、務事項。應付賬款確認與記錄的一項重要控制是，要求記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)。恰當?shù)膽{證、記錄與恰當?shù)挠涃~手續(xù)，對業(yè)績的獨立考核和應付賬款職能而言是必不可少的控制。在手工系統(tǒng)下，應將已批準的未付款憑單送達會計部門，據(jù)以編制有關記賬憑證和登記有關賬簿。會計主管應監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當性；通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督人賬的及時性。而獨立檢查人員則應核對所記錄的憑單總數(shù)與應

21、付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致，并定期獨立檢查應付賬款總賬余額與應付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致。(七)付款。通常是由應付憑單部門負責確定未付憑單在到期日付款。企業(yè)有多種款項結(jié)算方式，以支票結(jié)算方式為例，編制和簽署支票的有關控制包括：1獨立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單總額的一致性。2應由被授權的財務部門的人員負責簽署支票。3被授權簽署支票的人員應確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當批準的未付款憑單，并確定支票收款

22、人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致。4支票一經(jīng)簽署就應在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復付款。5支票簽署人不應簽發(fā)無記名甚至空白的支票。6支票應預先連續(xù)編號，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當性。7應確保只有被授權的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票。(八)記錄現(xiàn)金、銀行存款支出。以記錄銀行存款支出為例，有關控制包括：1會計主管應獨立檢查記入銀行存款日記賬和應付賬款明細賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一

23、致性。2通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨立檢查入賬的及時性。3獨立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。上述闡述的內(nèi)部會計控制只是一個理論設計，要使其真正發(fā)揮作用的關鍵在于有效實施。要根據(jù)實際設計適合本單位的內(nèi)部會計控制，提高管理者的管理水平，有效地實施內(nèi)部會計控制，提高單位的生存能力，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。作者單位：新疆農(nóng)墾科學院(責任編輯：小軒)生旦壅些金鹽墊!堅!Q固萬方數(shù)據(jù)的采購業(yè)務及時辦理付款手續(xù)。五、單位具體的內(nèi)部

24、會計控制活動在一個單位，如有可能的話，應將各項職能活動指報給不同的部門就職員究成。這樣每個部門戒職員都可以獨黨檢資其他部門和職員工作的正確性。下面具體闡述單位的具體的采購與付款業(yè)務活動及相關的內(nèi)部會計控制o(一)請購商品和勞務。倉庫負責對需要購買的巳列入存貨清單的項目填寫請購單，其他部門也可以對所需購買的未列入存貨清單的項目編制消購單。請購單可白手工或計算機編制。由于企業(yè)內(nèi)不少部門都可以填列請購單，不便毒草先編號，為加強控制，每張請購糧

25、必須組過對這類支出預算負責的主管人員簽批。請購單是證明有關采購交易的“發(fā)生“認定的憑據(jù)之一，也是采購交易軌跡的起點。(二)編制訂購單。采購部門在收到請購單后，只能對經(jīng)過批準的請購單發(fā)出訂購單。訂購單應iE確填吁所需要的商品品名、數(shù)量、價格、廠商名稱和地址等，預先按順序編號并經(jīng)被授權的采購人員簇名。其iE聯(lián)應送交供服商.副聯(lián)則選烹企業(yè)內(nèi)部的驗收部門、應付憑島生部門和編制請購單的部門。隨后，應拙立檢查訂購單的處理，以確定是否確實收到商品并正

26、確入賬。(三)驗收商品。驗收后，驗收部門應對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預先按順序編號的驗收單，作為驗收和檢膛商品的依據(jù)。驗收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應取得經(jīng)過簽字的收掘，或要求其在驗收單的劇聯(lián)上簽收，以確立他們所采購的資產(chǎn)應負的保管責任。驗收人員還應將其中的一聯(lián)驗收單送交應付憑t輯部門。(四)儲存巳驗收的商品存貨。將日驗收商品的保管與采購的其他職責相分離，可減少未經(jīng)授權的采購和黯用商品的風險。存放商品的倉儲區(qū)w.相對獨

27、立，限制無關人員接近。(五)編制付款憑羊。記錄采購交易之前，應付憑單部門w.編制付款憑單。這項功能的榨制鈕括:1.確定供應商發(fā)票的內(nèi)容與相關的驗收單、訂購單的一致性。2.確定供應商發(fā)祟計算的正確性。3.編制有預先順序編號的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購單、驗收單和供應商發(fā)要在等)。4獨立檢查付款憑單計算的正確性。5.在付款憑單上填入應借i己的資產(chǎn)戒費用賬戶名稱。6.由被授權人員在憑單上肇字，以7R批準照此憑單要求付款。所有未付憑直在

28、的副聯(lián)w.保存在米付憑單檔案中。以待日后付款。經(jīng)適當批準和有預先編號的憑單為記錄采購交易提供了依據(jù)。(六)確認與記錄負債。正確確認巴驗收貨物和巳接受勞務的債務，要求準確、及時地記錄負債。該記錄對單位財務報表和嗲邊貫徹斯喇t實際現(xiàn)金支出有重大影響。因此，必須特別注意按正確的數(shù)額記載企業(yè)確實已發(fā)生的購貨和接受勞務事項。應付賬款確認與i己放的一項囊要控制是，要求記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)乎現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)。恰當?shù)膽{證、i己放與恰當?shù)?賬

29、手輯，對ili:燎的獨立考核和應付賬款職能而育是必不可少的控制。在手工系統(tǒng)下，w.將日批準的未付款憑單送達會計部門，據(jù)以編制有關記賬憑證和登記有關賬簿。會計克管w.監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的活當性通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督人賬的及時性。而獨立檢查人員則應核對所記錄的憑單總數(shù)與應付憑單部門送來的部日憑單匯總表是杏一致，并定期獨立檢查應付賬款總賬余額與應付憑t輯部門米付款憑單梢案中的總金額是否一致。

30、(七)付款。通常是由應付憑單部門負責確定米付憑單在到期日付款。企業(yè)有多種款項結(jié)算方式，以支票結(jié)算方或為例，編制和幫署支票的有關指制制括:l礎立檢查已接發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單總額的一鼓傲。2.應由被授權的財務部門的人員負責簽署支票。3‘被授權簽署支票的人員應確定每張支票都附有…張已經(jīng)道當批準的米付敖憑單，并確定支聯(lián)收款人姓名和金額與憑單內(nèi)榕的一致。4.支票一經(jīng)簽署就應在真憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復付

31、款。5.支票簽署人不應第發(fā)覺記名甚至空白的支票。6.支票脂麗先連續(xù)編號，保證支出支票存根的完黯性和作廢支票處現(xiàn)的恰當性。7.w.確保只有被授權的人員才能接近來經(jīng)使用的空白支票。(八)記錄現(xiàn)金、銀行存款支出。以記錄銀行存款支出為例，有關控制包括:1.會計主管應她立檢查記入銀行存款日記賬和應付賬款明細賬的金額的一致性，以及與支蟆匯總記錄的一致性。2.通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票劇本的日期，獨立檢查人賬的及時性。3.獨立編制銀行