芻議高校采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

1、內(nèi)部控制InternalControl“#$%“有些合同條款簡(jiǎn)單職責(zé)不明內(nèi)容不全面、不科學(xué)有些合同審批不嚴(yán)未經(jīng)學(xué)校審計(jì)監(jiān)察部門的審核批準(zhǔn)合同檔案管理混亂沒有實(shí)行歸口及集中管理。(三)驗(yàn)收制度執(zhí)行不力部分驗(yàn)收人員玩忽職守或缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)對(duì)采購(gòu)商品未能嚴(yán)格驗(yàn)收存在以少報(bào)多、以次充好、人情過關(guān)等現(xiàn)象。(四)存在違規(guī)結(jié)算現(xiàn)象高校未建立完善的貨款結(jié)算制度貨款支付審核不嚴(yán)或在單據(jù)不齊的情況下付款應(yīng)付款項(xiàng)、預(yù)付款項(xiàng)管理混亂導(dǎo)致重復(fù)付款、未有商品購(gòu)

2、進(jìn)而有資金流出甚至有受騙事件發(fā)生。(五)利用應(yīng)付賬款騙取回扣即待已支付貨款符合現(xiàn)金折扣條件后將折扣私分或留存“小金庫(kù)”或者不及時(shí)將現(xiàn)金折扣入賬而挪作他用。三、高校采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的要點(diǎn)(一)不相容職務(wù)相互分離控制高校應(yīng)建立商品采購(gòu)業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制明確相關(guān)崗位的職責(zé)和權(quán)限保證商品采購(gòu)業(yè)務(wù)不相容職務(wù)適當(dāng)分離應(yīng)建立采購(gòu)決策環(huán)節(jié)的制約和監(jiān)督機(jī)制不得由同一部門或個(gè)人辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)的全過程任何人都不能獨(dú)立決定采購(gòu)品種、商品供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格。同時(shí)應(yīng)

3、合理規(guī)劃商品采購(gòu)業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)和崗位建立與完善采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制程序。商品采購(gòu)業(yè)務(wù)不相容崗位包括:商品請(qǐng)購(gòu)與審批、商品采購(gòu)詢價(jià)與確定采購(gòu)供應(yīng)商、采購(gòu)合同訂立與審核、商品采購(gòu)與商品驗(yàn)收、商品采購(gòu)、商品驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄、付款審批與付款具體執(zhí)行等以上崗位應(yīng)由具體使用單位(二級(jí)院系或部門)、設(shè)備管理部門、招標(biāo)辦公室、紀(jì)委監(jiān)察或?qū)徲?jì)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員分別擔(dān)任并協(xié)同完成采購(gòu)業(yè)務(wù)。(二)授權(quán)審批控制高校應(yīng)對(duì)商品采購(gòu)業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度明確各環(huán)節(jié)

4、審批人對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施規(guī)定各崗位具體經(jīng)辦人辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。各環(huán)節(jié)審批人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定在授權(quán)范圍內(nèi)審批不得超越審批權(quán)限。各崗位具體經(jīng)辦人應(yīng)在職責(zé)范圍內(nèi)按照規(guī)定辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)。對(duì)于重要的采51InternalControl內(nèi)部控制“#$%“對(duì)于專用設(shè)備和一般設(shè)備的采購(gòu)應(yīng)由設(shè)備管理部門依據(jù)預(yù)算管理的要求在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批對(duì)于大型精密貴重儀器設(shè)備的采購(gòu)應(yīng)由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)集體

5、決策并審批。(二)購(gòu)買環(huán)節(jié)控制對(duì)于零星即買即用的辦公用品或低值易耗品的采購(gòu)可采用直接采購(gòu)方式即學(xué)校二級(jí)單位或部門的采購(gòu)人員直接向供應(yīng)商詢價(jià)并向最低報(bào)價(jià)商購(gòu)買雙方不需簽訂書面采購(gòu)合同往往是即時(shí)清結(jié)。對(duì)于專用設(shè)備或一般設(shè)備的采購(gòu)應(yīng)關(guān)注以下幾點(diǎn):第一選擇采購(gòu)方式。由于專用設(shè)備或一般設(shè)備單位價(jià)值較高資金支付較大因此應(yīng)選擇政府采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、訂單或合同采購(gòu)、比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)等方式不得選擇直接采購(gòu)或緊急采購(gòu)方式。第二熟悉供貨對(duì)象。高校招標(biāo)辦公室在正式進(jìn)

6、行商品采購(gòu)前必須向不同的供應(yīng)商索取采購(gòu)商品的價(jià)格、質(zhì)量、折扣和付款條件以及交貨時(shí)間等資料并據(jù)以選擇對(duì)學(xué)校最有利的供應(yīng)商。因此對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)工作較重要。評(píng)價(jià)供應(yīng)商要做好如下工作:一要成立供應(yīng)商評(píng)選小組由設(shè)備管理部門、招標(biāo)辦公室、具體使用部門、紀(jì)委或監(jiān)察或?qū)徲?jì)部門、財(cái)務(wù)部門、有關(guān)專家等人員組成二要決定評(píng)審項(xiàng)目包括供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、資信品性、道德規(guī)范等內(nèi)容三要制定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分考核。第三評(píng)估采購(gòu)價(jià)格。采購(gòu)價(jià)格的確

7、定是高校商品采購(gòu)業(yè)務(wù)控制的核心問題。一個(gè)合適的價(jià)格可以通過以下幾個(gè)步驟實(shí)現(xiàn):多渠道詢價(jià)比價(jià)自行估價(jià)議價(jià)。第四協(xié)商供貨時(shí)間。高校應(yīng)結(jié)合教學(xué)規(guī)律和財(cái)政年度決算情況合理安排供貨時(shí)間。一般而言購(gòu)置不需安裝的設(shè)備應(yīng)在每年的10月前完成需要安裝的設(shè)備供貨時(shí)間最好安排在暑假期間以方便安裝和調(diào)試如無(wú)特殊情況采購(gòu)業(yè)務(wù)不要跨年度以防影響預(yù)算執(zhí)行和年終財(cái)政決算。第五簽訂采購(gòu)合同。高校在確定供應(yīng)商后應(yīng)根據(jù)《合同法》以及相關(guān)法規(guī)與供應(yīng)商簽訂正式的采購(gòu)合同。采購(gòu)合

8、同必須合法完整特別是合同簽訂人必須經(jīng)法定代表人的有效授權(quán)同時(shí)應(yīng)設(shè)專人保管合同文本將合同副本提交使用部門和財(cái)務(wù)部門。(三)驗(yàn)收環(huán)節(jié)控制高校應(yīng)配備獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)和會(huì)計(jì)部門的人員負(fù)責(zé)采購(gòu)商品的驗(yàn)收這樣既控制了購(gòu)買環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)活動(dòng)又控制了采購(gòu)商品的管理工作起到了雙重控制的作用。驗(yàn)收的主要依據(jù)是采購(gòu)合同驗(yàn)收的主要內(nèi)容包括:其一供應(yīng)商的發(fā)貨票和發(fā)票。根據(jù)采購(gòu)合同驗(yàn)收人員應(yīng)對(duì)所購(gòu)商品附有的裝箱單、交貨通知單或貨運(yùn)單逐一核對(duì)檢查商品品種、規(guī)格、數(shù)量等是

9、否與采購(gòu)合同一致并將發(fā)票與采購(gòu)合同進(jìn)行核對(duì)從書面形式上確認(rèn)商品是否滿足要求。其二商品實(shí)物。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同上的數(shù)量和質(zhì)量要求對(duì)所購(gòu)商品進(jìn)行驗(yàn)收。首先清點(diǎn)采購(gòu)商品的數(shù)量其次按照采購(gòu)合同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)主要考察商品的外形是否有損壞、新舊程度和規(guī)格等對(duì)于需要測(cè)試的商品應(yīng)由專門的技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)上報(bào)由采購(gòu)部門和供應(yīng)商取得聯(lián)系協(xié)商處理。其三填制驗(yàn)收入庫(kù)單。驗(yàn)收后驗(yàn)收人員應(yīng)對(duì)已驗(yàn)收商品的每張采購(gòu)合同編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的

10、驗(yàn)收單作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)商品的依據(jù)。驗(yàn)收單必須由驗(yàn)收人員和保管人員共同簽字以明確驗(yàn)收和管理的責(zé)任。(四)付款環(huán)節(jié)控制付款是將高校的貨幣資金支付給供應(yīng)商的行為。付款環(huán)節(jié)控制側(cè)重于現(xiàn)金流控制。高校應(yīng)加強(qiáng)付款的控制嚴(yán)格按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部?jī)?nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范———貨幣資金(試行)》等規(guī)定辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)。高校財(cái)務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收單據(jù)等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性、合規(guī)性及正確性進(jìn)行審

11、核并實(shí)行嚴(yán)格的付款授權(quán)批準(zhǔn)制度。付款業(yè)務(wù)的控制主要包括:首先程序控制。高校對(duì)付款程序應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格控制保證付款業(yè)務(wù)按照規(guī)定的程序進(jìn)行。具體而言高校付款程序包括供應(yīng)商請(qǐng)求獲得貨款、采購(gòu)部門經(jīng)辦人員提出申請(qǐng)、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批、財(cái)務(wù)部門主管審核、核對(duì)會(huì)計(jì)記錄、與供應(yīng)商對(duì)賬、出納付款等環(huán)節(jié)。其次財(cái)務(wù)制度控制。高校應(yīng)建立相應(yīng)的付款管理控制制度或管理控制條款從制度上分離不相容職責(zé)或部門規(guī)定相應(yīng)的處理流程制定相應(yīng)的責(zé)任條款保證付款業(yè)務(wù)的安全和有效。高校