淺談疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理

1、<p>　　淺談疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理</p><p>　　我國(guó)各級(jí)疾病預(yù)防控制中心承擔(dān)著群體預(yù)防任務(wù)，在開展疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、科研、教學(xué)及健康教育等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，形成了大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。各地各級(jí)疾病預(yù)防控制中心對(duì)這部分本應(yīng)構(gòu)成疾控中心檔案主體的衛(wèi)生防病業(yè)務(wù)檔案采取的管理模式不盡相同，有的疾控中心是采用科存檔案中心存目錄，有的則分散在科室，或固定人員管理，或干脆分散在個(gè)人手中。本人認(rèn)為，對(duì)疾病預(yù)

2、防控制業(yè)務(wù)檔案采取分級(jí)管理的方法，這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿足疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)開展的需要。 </p><p>　　1 疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理的原則 </p><p>　　疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理是指在疾控中心檔案工作管理委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實(shí)行分為中心級(jí)、科級(jí)兩級(jí)管理。其內(nèi)容有以下四個(gè)方面： </p><p>　

3、　1.1 將疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案納入中心檔案工作管理體系 </p><p>　　同其他門類的檔案一樣，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)在接受中心檔案工作管理委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由中心檔案室負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施。 </p><p>　　1.2 將業(yè)務(wù)檔案分為中心、科兩級(jí) </p><p>　　對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檔案分別為中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案和科級(jí)業(yè)務(wù)檔案兩個(gè)層次。 <

4、;/p><p>　　1.3 中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理 </p><p>　　凡劃歸的中心級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案，由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)收納、整理、立卷，定期向中心檔案室歸檔，交由中心檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。 </p><p>　　1.4 科級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理 </p><p>　　凡劃歸為科級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案，交科保存，由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)收納、整理、立卷，并負(fù)責(zé)

5、保管和提供利用。 </p><p>　　2 中心、科兩級(jí)檔案范圍的確定 </p><p>　　2.1 中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍 </p><p>　　在確定中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍時(shí)，應(yīng)本著總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則對(duì)檔案進(jìn)行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料以及在基礎(chǔ)監(jiān)測(cè)上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值且保管期限長(zhǎng)的材料確定為中心級(jí)檔

6、案，以確保中心存業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映和概括本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)及工作水平?？傮w來(lái)看，中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個(gè)方面： </p><p>　　2.1.1 業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的研究檔案。包括有關(guān)證書、研究報(bào)告、編制說(shuō)明及驗(yàn)證報(bào)告等。 </p><p>　　2.1.2 年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)生常見病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學(xué)分析、疫情流行趨勢(shì)預(yù)測(cè)等。 </

7、p><p>　　2.1.3 重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調(diào)查處理等有關(guān)材料包括調(diào)查報(bào)告及現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄及有關(guān)的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)。 </p><p>　　2.1.4 各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計(jì)月報(bào)、年報(bào)。 </p><p>　　2.1.5 省市級(jí)以上刊物上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文。 </p><p>　　2.2 科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍　 </p

8、><p>　　我國(guó)各級(jí)疾病預(yù)防控制中心在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中更大量地、且直接地是形成服務(wù)對(duì)象檔案，即在對(duì)其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楸局行墓芾淼膯挝凰峁┑慕?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)服務(wù)中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務(wù)的企業(yè)的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補(bǔ)充，因此存科保管更為便利。此外，疾病預(yù)防控制工作成果的取得周期長(zhǎng)，其疾病流行及防治規(guī)律得自于長(zhǎng)期的大量的日常性監(jiān)測(cè)材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)測(cè)

9、材料不僅對(duì)當(dāng)年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的材料不能因?yàn)橛辛司C合性或總結(jié)性報(bào)告就可以隨意處置，而應(yīng)做為科級(jí)業(yè)務(wù)檔案存科保管。 </p><p>　　3 實(shí)行兩級(jí)管理的意義 </p><p>　　3.1 中心級(jí)管理有利于疾控業(yè)務(wù)工作整體水平的提高 </p><p>　　首先，中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案管

10、理可使中心檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平，對(duì)于中心領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握全局，做出正確決策提供了有力依據(jù)。其次，由于中心級(jí)業(yè)務(wù)歸檔范圍明確將具有總結(jié)分析性、學(xué)術(shù)性的材料交中心歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料上做進(jìn)一步的加工，形成分析性報(bào)告，從而促進(jìn)了業(yè)務(wù)工作的提高。第三，中心檔案室人員針對(duì)業(yè)務(wù)檔案開展信息加工，通過(guò)各種編研材料為全中心科研防病工作服務(wù)，有利于疾控機(jī)構(gòu)科研工作的開展。第四，中心

11、級(jí)檔案管理便于開展中心疾病防控信息的交流，為全市甚至全國(guó)的疾控工作提供利用。 </p><p>　　3.2 科級(jí)管理是有利于滿足疾控業(yè)務(wù)工作日常的需要 </p><p>　　疾控業(yè)務(wù)有延續(xù)性，在對(duì)監(jiān)測(cè)點(diǎn)、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測(cè)中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)督監(jiān)測(cè)檔案；特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的變化，有些檔案還要不斷進(jìn)行補(bǔ)充或注銷。因此科級(jí)管理就可以及時(shí)滿足疾病預(yù)防控制的日常需要。 <

12、;/p><p>　　4 兩級(jí)管理的實(shí)施 </p><p>　　4.1 建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度 </p><p>　　對(duì)種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。首先，在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時(shí)，中心檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，再結(jié)合衛(wèi)生部“全國(guó)疾病預(yù)防控制工作規(guī)范”關(guān)于業(yè)務(wù)活動(dòng)形成材料范圍

13、的規(guī)定，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實(shí)際的各科中心級(jí)和科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對(duì)于各科的科級(jí)業(yè)務(wù)檔案也要同中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確保科級(jí)檔案立卷的規(guī)范，但可使用不同的卷皮，以示區(qū)分；第三，嚴(yán)格科級(jí)檔案的保管及利用制度，任何個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。 </p><p>　　4.2 加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo) </p><p>　　各科兼職檔案員大多熟悉本科室的

14、業(yè)務(wù)，檔案知識(shí)相對(duì)貧乏。因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并將檔案業(yè)務(wù) 學(xué)習(xí)列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容，進(jìn)行學(xué)分評(píng)定，以提高他們學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的積極性。同時(shí)，檔案室人員也要主動(dòng)指導(dǎo)科室立卷和編目。 </p><p>　　4.3 推行責(zé)任制，加強(qiáng)考核 </p><p>　　各級(jí)疾控中心在推行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制時(shí)，應(yīng)將業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔也

15、明確列入科管理中，制定相應(yīng)的考核指標(biāo)，定期對(duì)各科進(jìn)行考核，與獎(jiǎng)金掛鉤，這是確保兩級(jí)管理實(shí)施的十分重要的措施。此外，應(yīng)將業(yè)務(wù)材料的歸檔列入全中心業(yè)務(wù)人員年終考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)中，從而真正確保業(yè)務(wù)檔案的收集歸檔。綜上所述，將業(yè)務(wù)檔案實(shí)行兩級(jí)管理，是疾病預(yù)防控制中心貫徹我國(guó)檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要，隨著業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)踐的發(fā)展，它將會(huì)更加完善，一定會(huì)為疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)工作的開展發(fā)揮重