2007級新生檔案整理工作培訓

1、2009級新生檔案整理培訓,學生工作部（處） 2009年9月18日,一、檔案整理的重要性二、檔案整理的時間安排三、檔案整理要求四、幾個解釋,一、檔案整理的重要性,1.便于學校了解學生情況；2.便于學生工作的順利開展；3.學生檔案與學生就業(yè)掛鉤（機關、企事業(yè)單位根據檔案達到的時間發(fā)放工資）,二、檔案整理的時間安排,三、檔案整理要求（一）前期工作,1.做好學生檔案編號 編號標準：年級+院

2、系代碼（A、B……）+ 三位數(shù)字（001、002……） 如： 文學院代碼為A，一年級新生人數(shù)為363人，則檔案編號為08A001至08A363； 備注：院系代碼見附表一,,,,,三、檔案整理要求（一）前期工作,2.領取材料 材料：《華南師范大學學生登記表》 《華南師范大學學生檔案目錄表》 《學生檔案袋》

3、 時間：9.28－9.30（周一——周三） 地點：石牌——行政樓327 大學城——行政樓A416,三、檔案整理要求（一）前期工作,3.指導新生填寫《華南師范大學學生登記表》及《華南師范大學學生檔案目錄表》的基本信息。,三、檔案整理要求（二）整理工作,1.材料核實、增減與登記（1）核實新生中學階段的檔案材料，并登記 對照檔案袋里的資料，在檔案目

4、錄相應項目的“入學時”空格欄中打勾，若無相應內容，在“其他材料”一欄中補充。（2）檔案材料增加 入檔《華南師范大學學生登記表》，并登記。（3）檔案材料減少 抽取新生團員材料及黨員材料，登記整理完后分別上交各校區(qū)校團委和校黨委組織部。,三、檔案整理要求（二）整理工作,2.補充、登記《華南師范大學學生檔案目錄》上的相關信息（1）登記檔案編號 位置：《華南師范大學學生

5、檔案目錄》右上角“檔案編號”處（2）登記新生檔案整理時間 位置：《華南師范大學學生檔案目錄表》左下角“入學整理時間”處（3）輔導員簽名確認 位置：《華南師范大學學生檔案目錄表》右下角“整理人簽名”處,三、檔案整理要求（二）整理工作,3.粘貼《華南師范大學學生檔案目錄》 位置：學生檔案袋背面 4.制作電子版《新生檔案編號表》、《新生檔案缺檔情況表》、《新生檔案多檔情況表》、《新生檔案接收表》

6、（1）下載表格模板 位置：《關于做好2009級新生檔案整理工作的通知 》附表（4個）（2）按照模板，登記、錄入學生檔案編號、多檔、缺檔、檔案接收登記表等信息。,三、檔案整理要求（三）移交工作,1.檢查學生檔案與《新生檔案編號表》是否一致；2.上交《新生檔案編號表》、《新生檔案缺檔情況表》、《新生檔案多檔情況表》、《新生檔案接收表》電子版信息； 時間：本院系檔案上交前一天 郵箱地址：

7、 石牌 ——xsswglk@126.com 大學城——xsswglk2@126.com3.捆扎新生檔案； 方式：30份一捆,三、檔案整理要求（三）移交工作,4.移交前與接收人預約； 接收人：石牌校區(qū):姚老師（85211033） 大學城校區(qū):方老師（39310037）5.移交新生檔案及紙質版《新生檔案編號表》、《新生檔案缺檔情

8、況表》、《新生檔案多檔情況表》、《新生檔案接收表》，并簽字確認。 地址：石牌——行政樓327 大學城­——行政樓A416,三、檔案整理要求（四）注意事項,1.各院系副書記或09級輔導員在整理過程中必須在場；2. 09級新生不宜參加檔案整理，院系可安排非09學生黨員若干名協(xié)助整理；3.確保檔案材料不能錯裝；4.確保《大學生登記表》不漏歸檔；5.認真填寫好缺檔和多檔情況，以便