職位說明書制作方法如何確定一個(gè)崗位的責(zé)任

1、職位說明書制作方法,前言,許多企業(yè)在由創(chuàng)業(yè)階段向管理階段轉(zhuǎn)型的時(shí)候，進(jìn)行企業(yè)文化建設(shè)、績效管理、流程再造、管理模式創(chuàng)新，但往往半途而廢，總以失敗告終。其根本原因在于企業(yè)的基礎(chǔ)管理跟不上，而職位說明書沒有或不規(guī)范是最重要的原因。編制職位說明書是一項(xiàng)耗時(shí)耗力、工作量大需要反復(fù)斟酌的苦差事職位說明書一旦成功創(chuàng)建，企業(yè)將受用無窮創(chuàng)建職位說明書需要總經(jīng)理重視、經(jīng)理出力、員工參與。需指派專人負(fù)責(zé)、反復(fù)審閱修改定稿,一、為什么要做職位說明書,

2、是一項(xiàng)管理技能：職位說明的實(shí)質(zhì)是工作分工是人力資源管理規(guī)范的需要一、職位的要求二、招聘的依據(jù)三、培訓(xùn)的尺度四、考核的標(biāo)準(zhǔn)五、薪酬的衡量六、管理的基礎(chǔ),人力資源管理的研究對(duì)象,人：人性崗位：人和崗位相結(jié)合，提高效益司機(jī)要求安全 財(cái)務(wù)要求原則對(duì)人性的了解 人的個(gè)性特點(diǎn),人力資源管理的主要功能之一就是把合適的人安排到合適的位置,古希臘蘇格拉底說過三句話,世界上任何兩個(gè)人的能力是不一樣的世界上任何一件事情不是每

3、個(gè)人都能做、都會(huì)做的只有把某件事情與某種特定性格特質(zhì)和素養(yǎng)的人結(jié)合起來才能取得良好效果,企業(yè)管理的難點(diǎn)在人，具體的說，是在于人與崗位的相結(jié)合。要解決這一難題，就要對(duì)人進(jìn)行研究、對(duì)崗位進(jìn)行研究，就要做職位說明書。,規(guī)范的職位說明書可以帶來的效果,每個(gè)人都有事情做每件事情都有人做管理無空白、職位無重疊能為管理者節(jié)省更多的時(shí)間處理更重要的事情,二、職位說明書的制作方法,相關(guān)概念職位說明書的構(gòu)成職位說明書形成過程崗位分析—收集崗

4、位信息職位說明書的語言特點(diǎn),相關(guān)的概念,職位說明書：崗位/工作分析：工作任務(wù)：工作要素：職務(wù)/職位：,職位說明書的概念,對(duì)職務(wù)和崗位的簡稱 職位是一種具有特定格式的文本形式崗位：是有一系列工作任務(wù)組成的職務(wù)：職務(wù)是對(duì)具體崗位任職人員稱呼職位說明書必然是對(duì)任職人員的說明和對(duì)崗位工作內(nèi)容的說明而形成的一種文件,崗位分析,崗位分析是一種行為，也是一個(gè)過程崗位分析需要一定的方法崗位分析的最終目的是形成職務(wù)說明書崗位分析是

5、崗位任職人員對(duì)本崗位職責(zé)進(jìn)行分析，從而讓其他人也知曉本崗位職責(zé)的過程崗位分析的結(jié)果用規(guī)范的語言表達(dá)既為職位說明書,職務(wù) 職位,有多少個(gè)人就有多少個(gè)職位，與人一一對(duì)應(yīng)職務(wù)是同類職位的集合，職位則是由組織目標(biāo)，部門職能而進(jìn)行的工作設(shè)計(jì)通常情況下職位和職務(wù)不相區(qū)別,工作要素 工作任務(wù),不能再分的最小工作動(dòng)作單位，如從工具箱中取出扳手工作任務(wù)：一系列工作要素具有相同的目的組成一項(xiàng)工作任務(wù)：如：車間工人加工某個(gè)零部件,職位說明書構(gòu)

6、成,職位標(biāo)識(shí) 職位目的或概要 主要應(yīng)負(fù)責(zé)任 關(guān)鍵業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn) 工作范圍 任職資格 工作聯(lián)系 工作環(huán)境和工作條件 其他有關(guān)信息：,職位標(biāo)識(shí),職位名稱任職者上級(jí)職位名稱下級(jí)職位名稱職位編號(hào)職位等級(jí)/類別發(fā)展/晉升方向,職位目的或概要,用一句話說明為什么要設(shè)置這個(gè)職位，設(shè)置

7、這一職位的目的和意義何在總經(jīng)理秘書職位概要： 協(xié)助總經(jīng)理安排每天的日程，人員接待、公文轉(zhuǎn)接等文秘服務(wù)，嚴(yán)守工作紀(jì)律和保密原則，以保證總經(jīng)理工作的順利開展,應(yīng)負(fù)主要責(zé)任（工作內(nèi)容）,本職位應(yīng)承擔(dān)的每一項(xiàng)工作責(zé)任的內(nèi)容每一項(xiàng)工作責(zé)任包括三方面的基本信息或更多：做什么、如何做、做到什么程度全面（不重復(fù)、不漏項(xiàng)）語言精確、表達(dá)明晰,如何確定一個(gè)崗位的責(zé)任,責(zé)任在職位說明書

8、里表現(xiàn)為工作任務(wù)。責(zé)任：這里理解為任職人員在這個(gè)崗位上把要求做的工作任務(wù)做好，也叫職責(zé)。如：讓你打文件，不但要打出來，還要盡可能減少錯(cuò)別字，并且格式正確，速度快。,如何理解責(zé)任,責(zé)任范圍,責(zé)任范圍：就是工作范圍，確定在某個(gè)工作流程中，哪些事情/環(huán)節(jié)應(yīng)該由該崗位任職人員負(fù)責(zé)，哪些不該負(fù)責(zé)。責(zé)任范圍搞不清，就會(huì)出現(xiàn)管理的空白地帶或互相推諉（有些事情沒人做）在進(jìn)行工作或流程設(shè)計(jì)的時(shí)候考慮的細(xì)一點(diǎn) 事務(wù)性工作要進(jìn)行工作細(xì)節(jié)盤點(diǎn)

9、 （先在部門范圍內(nèi)盤點(diǎn)，再分給不同的崗位）,工作構(gòu)成,輔助型工作：所有的崗位都有輔助型工作（經(jīng)常被忽視：如：清潔整理工作、辦公設(shè)備管理維護(hù)工作）流程型工作：所有的崗位也都會(huì)有流程型工作（就是有些崗位的工作本身就是一個(gè)完整的流程，那么崗位職責(zé)就是流程中的每一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如采購員；還包括本崗位與其它相關(guān)崗位的聯(lián)結(jié)工作）事務(wù)型工作：有些崗位的工作任務(wù)之間互不相干，這些崗位就要盤點(diǎn)并給予分類，進(jìn)行高度概括，如秘書類崗位，辦公室的崗位）

10、 注意：還有些崗位是介于事務(wù)型崗位和流程型崗位之間的，就要綜合考慮，如銷售內(nèi)勤技術(shù)類工作：屬于流程型工作管理類工作：做計(jì)劃、指導(dǎo)、督促、溝通協(xié)調(diào)、反饋、制度,關(guān)鍵業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)該用哪些指標(biāo)以及標(biāo)準(zhǔn)來衡量每一項(xiàng)工作責(zé)任的完成情況用哪些標(biāo)準(zhǔn)來考核本項(xiàng)工作或本職位工作,如何確定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),分析每一項(xiàng)工作任務(wù)找出崗位關(guān)鍵職責(zé)分析本崗位設(shè)置目的一般思路： 做了沒有 效果如何,任職資格,具備哪些方面的知識(shí)具

11、備哪些技能、能力具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)具備什么樣的素質(zhì)（職業(yè)素質(zhì)、身體素質(zhì)）具備什么樣的資格（上崗證）,工作聯(lián)系,報(bào)告對(duì)象 監(jiān)督對(duì)象 合作對(duì)象 外部交往,工作環(huán)境和條件,應(yīng)該提供的辦公或工作設(shè)備工作的時(shí)間地點(diǎn)噪音危險(xiǎn)等崗位信息,其他有關(guān)信息,該職位所面臨的主要挑戰(zhàn)，所要做出的重要決策或規(guī)劃等等職權(quán) 責(zé)權(quán)利相統(tǒng)一,職位說明書的形成過程,部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門人員進(jìn)行分

12、工（工作/流程設(shè)計(jì)）運(yùn)用崗位分析的方法收集該崗位的工作內(nèi)容和相關(guān)責(zé)任對(duì)收集到的信息進(jìn)行篩選整理歸納總結(jié)概括形成崗位職責(zé)根據(jù)崗位職責(zé)和要進(jìn)行的工作確定任職資格運(yùn)用規(guī)范語言形成職位說明書文件,崗位分析—收集崗位信息,崗位信息的來源,崗位任職者崗位上級(jí)崗位下級(jí)組織目標(biāo)、發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃對(duì)崗位的要求檔案資料運(yùn)用各種崗位分析方法得到,崗位分析的常用方法,工作日志/日記法訪談法觀察法,工作日志/日記法,真實(shí)地紀(jì)錄每天的工作內(nèi)容，

13、至少要一個(gè)月對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行分析，裁除無效勞動(dòng)對(duì)與本崗位工作相關(guān)的工作內(nèi)容進(jìn)行分類整理根據(jù)工作內(nèi)容，找出完成本崗位工作所需要的技能和工具環(huán)境，確定任職資格運(yùn)用規(guī)范的語言進(jìn)行描述，,訪談法,就某一崗位與一個(gè)或多個(gè)任職者或任職者的上級(jí)進(jìn)行交流和溝通，確定某一格崗位的職責(zé)。要有較高的溝通技巧，如何引導(dǎo)受訪者多說關(guān)于崗位的知識(shí),觀察法（適用于生產(chǎn)操作工）,觀察員工的每個(gè)行為和動(dòng)作，并用文字或圖形進(jìn)行記錄無效的勞動(dòng)剔除（篩選）分析歸納