職位說明書制作方法如何確定一個崗位的責任

1、職位說明書制作方法,前言,許多企業(yè)在由創(chuàng)業(yè)階段向管理階段轉(zhuǎn)型的時候，進行企業(yè)文化建設、績效管理、流程再造、管理模式創(chuàng)新，但往往半途而廢，總以失敗告終。其根本原因在于企業(yè)的基礎管理跟不上，而職位說明書沒有或不規(guī)范是最重要的原因。編制職位說明書是一項耗時耗力、工作量大需要反復斟酌的苦差事職位說明書一旦成功創(chuàng)建，企業(yè)將受用無窮創(chuàng)建職位說明書需要總經(jīng)理重視、經(jīng)理出力、員工參與。需指派專人負責、反復審閱修改定稿,一、為什么要做職位說明書,

2、是一項管理技能：職位說明的實質(zhì)是工作分工是人力資源管理規(guī)范的需要一、職位的要求二、招聘的依據(jù)三、培訓的尺度四、考核的標準五、薪酬的衡量六、管理的基礎,人力資源管理的研究對象,人：人性崗位：人和崗位相結(jié)合，提高效益司機要求安全 財務要求原則對人性的了解 人的個性特點,人力資源管理的主要功能之一就是把合適的人安排到合適的位置,古希臘蘇格拉底說過三句話,世界上任何兩個人的能力是不一樣的世界上任何一件事情不是每

3、個人都能做、都會做的只有把某件事情與某種特定性格特質(zhì)和素養(yǎng)的人結(jié)合起來才能取得良好效果,企業(yè)管理的難點在人，具體的說，是在于人與崗位的相結(jié)合。要解決這一難題，就要對人進行研究、對崗位進行研究，就要做職位說明書。,規(guī)范的職位說明書可以帶來的效果,每個人都有事情做每件事情都有人做管理無空白、職位無重疊能為管理者節(jié)省更多的時間處理更重要的事情,二、職位說明書的制作方法,相關(guān)概念職位說明書的構(gòu)成職位說明書形成過程崗位分析—收集崗

4、位信息職位說明書的語言特點,相關(guān)的概念,職位說明書：崗位/工作分析：工作任務：工作要素：職務/職位：,職位說明書的概念,對職務和崗位的簡稱 職位是一種具有特定格式的文本形式崗位：是有一系列工作任務組成的職務：職務是對具體崗位任職人員稱呼職位說明書必然是對任職人員的說明和對崗位工作內(nèi)容的說明而形成的一種文件,崗位分析,崗位分析是一種行為，也是一個過程崗位分析需要一定的方法崗位分析的最終目的是形成職務說明書崗位分析是

5、崗位任職人員對本崗位職責進行分析，從而讓其他人也知曉本崗位職責的過程崗位分析的結(jié)果用規(guī)范的語言表達既為職位說明書,職務 職位,有多少個人就有多少個職位，與人一一對應職務是同類職位的集合，職位則是由組織目標，部門職能而進行的工作設計通常情況下職位和職務不相區(qū)別,工作要素 工作任務,不能再分的最小工作動作單位，如從工具箱中取出扳手工作任務：一系列工作要素具有相同的目的組成一項工作任務：如：車間工人加工某個零部件,職位說明書構(gòu)

6、成,職位標識 職位目的或概要 主要應負責任 關(guān)鍵業(yè)績評價標準 工作范圍 任職資格 工作聯(lián)系 工作環(huán)境和工作條件 其他有關(guān)信息：,職位標識,職位名稱任職者上級職位名稱下級職位名稱職位編號職位等級/類別發(fā)展/晉升方向,職位目的或概要,用一句話說明為什么要設置這個職位，設置

7、這一職位的目的和意義何在總經(jīng)理秘書職位概要： 協(xié)助總經(jīng)理安排每天的日程，人員接待、公文轉(zhuǎn)接等文秘服務，嚴守工作紀律和保密原則，以保證總經(jīng)理工作的順利開展,應負主要責任（工作內(nèi)容）,本職位應承擔的每一項工作責任的內(nèi)容每一項工作責任包括三方面的基本信息或更多：做什么、如何做、做到什么程度全面（不重復、不漏項）語言精確、表達明晰,如何確定一個崗位的責任,責任在職位說明書

8、里表現(xiàn)為工作任務。責任：這里理解為任職人員在這個崗位上把要求做的工作任務做好，也叫職責。如：讓你打文件，不但要打出來，還要盡可能減少錯別字，并且格式正確，速度快。,如何理解責任,責任范圍,責任范圍：就是工作范圍，確定在某個工作流程中，哪些事情/環(huán)節(jié)應該由該崗位任職人員負責，哪些不該負責。責任范圍搞不清，就會出現(xiàn)管理的空白地帶或互相推諉（有些事情沒人做）在進行工作或流程設計的時候考慮的細一點 事務性工作要進行工作細節(jié)盤點

9、 （先在部門范圍內(nèi)盤點，再分給不同的崗位）,工作構(gòu)成,輔助型工作：所有的崗位都有輔助型工作（經(jīng)常被忽視：如：清潔整理工作、辦公設備管理維護工作）流程型工作：所有的崗位也都會有流程型工作（就是有些崗位的工作本身就是一個完整的流程，那么崗位職責就是流程中的每一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如采購員；還包括本崗位與其它相關(guān)崗位的聯(lián)結(jié)工作）事務型工作：有些崗位的工作任務之間互不相干，這些崗位就要盤點并給予分類，進行高度概括，如秘書類崗位，辦公室的崗位）

10、 注意：還有些崗位是介于事務型崗位和流程型崗位之間的，就要綜合考慮，如銷售內(nèi)勤技術(shù)類工作：屬于流程型工作管理類工作：做計劃、指導、督促、溝通協(xié)調(diào)、反饋、制度,關(guān)鍵業(yè)績評價標準,應該用哪些指標以及標準來衡量每一項工作責任的完成情況用哪些標準來考核本項工作或本職位工作,如何確定評價標準,分析每一項工作任務找出崗位關(guān)鍵職責分析本崗位設置目的一般思路： 做了沒有 效果如何,任職資格,具備哪些方面的知識具

11、備哪些技能、能力具備什么樣的經(jīng)驗具備什么樣的素質(zhì)（職業(yè)素質(zhì)、身體素質(zhì)）具備什么樣的資格（上崗證）,工作聯(lián)系,報告對象 監(jiān)督對象 合作對象 外部交往,工作環(huán)境和條件,應該提供的辦公或工作設備工作的時間地點噪音危險等崗位信息,其他有關(guān)信息,該職位所面臨的主要挑戰(zhàn)，所要做出的重要決策或規(guī)劃等等職權(quán) 責權(quán)利相統(tǒng)一,職位說明書的形成過程,部門領(lǐng)導對本部門人員進行分

12、工（工作/流程設計）運用崗位分析的方法收集該崗位的工作內(nèi)容和相關(guān)責任對收集到的信息進行篩選整理歸納總結(jié)概括形成崗位職責根據(jù)崗位職責和要進行的工作確定任職資格運用規(guī)范語言形成職位說明書文件,崗位分析—收集崗位信息,崗位信息的來源,崗位任職者崗位上級崗位下級組織目標、發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃對崗位的要求檔案資料運用各種崗位分析方法得到,崗位分析的常用方法,工作日志/日記法訪談法觀察法,工作日志/日記法,真實地紀錄每天的工作內(nèi)容，

13、至少要一個月對工作內(nèi)容進行分析，裁除無效勞動對與本崗位工作相關(guān)的工作內(nèi)容進行分類整理根據(jù)工作內(nèi)容，找出完成本崗位工作所需要的技能和工具環(huán)境，確定任職資格運用規(guī)范的語言進行描述，,訪談法,就某一崗位與一個或多個任職者或任職者的上級進行交流和溝通，確定某一格崗位的職責。要有較高的溝通技巧，如何引導受訪者多說關(guān)于崗位的知識,觀察法（適用于生產(chǎn)操作工）,觀察員工的每個行為和動作，并用文字或圖形進行記錄無效的勞動剔除（篩選）分析歸納