2017年照片檔案整理規(guī)范

1、照片檔案整理規(guī)范,王一宇 2017年3月,前 言,照片檔案的重要性： 照片檔案是人類社會的一種原始記錄，是隨著科學(xué)技術(shù)的進步而誕生的一種的檔案載體類型，它以其特殊的載體形式，反映出悠久的歷史、重大的變革以及重要人物的歷史面貌，彌補了紙質(zhì)文字檔案的不足。由于辦公自動化的普及，新型信息介質(zhì)的出現(xiàn)，照片檔案日益增多，內(nèi)容日漸豐富。因此，作為機關(guān)檔案室要特別重視照片檔案的收集、保管與利用工作，以更好地發(fā)揮照片檔案的

2、作用。,一、照片檔案有關(guān)概念,聲像檔案是指立檔單位在公務(wù)活動中形成的，具有保存和利用價值的照片、錄音帶、錄像帶、唱片等具有聲音、圖像的文件材料。照片是聲像檔案的一個類別。照片檔案是國家機關(guān)、社會組織以及個人從事各種活動中形成的對國家和社會具有保存價值，并按一定的原則和方法經(jīng)過加工整理，進行集中保管利用的各種照片。主要由底片、照片和文字說明組成。,二、照片檔案的收集,（一）收集范圍1、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片;2、

3、上級領(lǐng)導(dǎo)和著名人物視察、指導(dǎo)本單位、本地區(qū)工作的照片；3、本單位組織或參加重要外事活動的照片；4、記錄本單位、本地區(qū)重大活動、重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其重要情況和現(xiàn)象的照片5、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、名勝古跡、自然風(fēng)光、風(fēng)俗民情和著名人物的照片；6、其他具有歸檔保存價值的照片。,,,,,,,,,,,,,,主要職能,領(lǐng)導(dǎo)視察,外事活動,本地特色,歸檔范圍,重大事件,會議活動,,照片的收集范圍

4、,收集要求,1.對屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為己有。對存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進行鑒定。2.對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。3.底片、照片、說明應(yīng)齊全。4.底片與照片影像應(yīng)一致。5.對無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對無照片的底片應(yīng)制作照片。6. 照片檔案的移交

5、和征集應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。,（二）歸檔要求 代表性：具有保存價值（照片、底片、數(shù)碼照片），要進行鑒定刪選，并篩選部分沖印。 如會議照片：會場全景、主席臺、領(lǐng)導(dǎo)講話、頒獎、典型發(fā)言、小組討論等； 視察檢查：聽取匯報、查看現(xiàn)場、與干部職工合影等。 機關(guān)活動：活動全景、領(lǐng)導(dǎo)參與、大眾參與、活動成果。 時限性：活動結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔；科研、基建照片隨項目檔案一并歸檔。完整性：畫面清晰，品相良好，說明完整。責(zé)任性：照片由形

6、成部門或攝影人員負責(zé)撰寫說明文字，積存照片由檔案部門組織相關(guān)人員考證并撰寫說明文字。,(三)挑選照片,對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。,例一,主題不鮮明，可不歸檔。,例二,構(gòu)圖重復(fù)，可選其一。,例三,影像不清晰，不要歸檔。,三、照片檔案的整理,1、分類 聲像檔案是檔案的7大門類之一，其種（門）類號用“S”表示。而照片檔案是聲像檔案的一個類

7、別，其分類號對應(yīng)為：Sz 注：Sz要區(qū)分大小寫；照片檔案分類方案、收集歸檔范圍和保管期限要納入本單位檔案管理的“三合一”制度。,一般單位照片應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限-問題進行分類。照片形成較多的單位可分為：業(yè)務(wù)活動類、機關(guān)活動類、會議類、領(lǐng)導(dǎo)視察類等。分類方案應(yīng)保持前后一致，不得隨意變動。照片形成較少的單位可不分類。 注：從2009年開始，按省檔案局最新規(guī)定，照片形成較多的市直單位照片檔案最少分為二類：機關(guān)活動類、業(yè)

8、務(wù)活動類；照片的保管期限按照國家檔案局第8號令規(guī)定，分為永久、30年、10年。目前，市（縣）直單位一般分為永久,,2、照片的排列 照片應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按問題結(jié)合時間、重要程度等進行排列，即同一類別的照片先按照不同問題（活動）形成的先后順序，再按同一組（同一問題、活動）照片重要程度排列，歸入照片冊，裝滿為止。 （注：組的排列和組內(nèi)每張照片的排列；不能將同組照片割裂開）,3、編號檔號編制方法：

9、 全宗號-分類號及保管期限代碼—冊號—張?zhí)?001—Sz01y—3—5 張 號（第5張） 第 三 冊

10、 照片檔案機關(guān)活動類永久保管期限 全 宗 號 如：001-Sz01y-3-5，表示001號全宗-照片檔案機關(guān)活動類永久保

11、管期限-第3冊-第5張注意：照片背面填寫照片檔號。,,,,,,,,,4、裝具 常規(guī)尺寸的照片檔案裝具應(yīng)使用國家規(guī)范的照片檔案冊（采用無酸材料制作），大幅照片可卷放或平放在檔案盒中。 注意：不能用塑料盒、芯頁、。,5、填寫說明 單張照片應(yīng)填寫題名、照片號、底片號（數(shù)碼照片號）、參見號、拍攝時間、攝影者、文字說明等。題名:概括說明照片的主題及人物（方位）、時間、地點、事由等內(nèi)容。照片號：照片的檔號；參見號：本張照片

12、與其他相關(guān)檔案的互見檔號；拍攝時間：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫公元紀(jì)年時間；攝影者：個人姓名，可寫單位文字說明：補充說明的事項。,單張：綜合運用時間、人物（含人物的單位、職務(wù)、姓名、方位）、事由、地點、背景等要素，概括揭示照片信息和其他需要說明的事項（如照片版權(quán)、來源等）。大幅：大幅照片說明除在冊內(nèi)簡要說明外，詳細說明可另紙書寫，與照片一同保存。組合：組合照片的第一張照片詳細說明，其他單張照片說明可以從簡，不填寫重復(fù)項。同組照片應(yīng)在

13、每張照片說明的左上角或右上角，用“①”、“②”、“③”……符號標(biāo)出組聯(lián)符號。,單張照片說明示例,題名：2017年3月7日，湖北省檔案局局長黃國雄（前排左5）與咸寧市檔案局全體干部職工合影照片號：13-Sz01y-3-1底片（數(shù)碼）號：13-Dy-2017-03 參見號：13-2017-W01-Y-35攝影時間：20170307攝影者：咸寧市檔案局（館） 杜義力文字說明： 前排其他領(lǐng)導(dǎo)：省檔案局副局長吳緒成（左4）、咸寧市檔

14、案局局長陳冬民（右4）等。本照片卷放。,大幅照片，單獨存放,大幅照片說明示例,⑤---(組聯(lián)符號，代表第幾組),題名:2017年3月24日，咸寧市檔案局開展干部大講堂活動（共2張)照片號: 13-Sz01Y-1-08 底片（數(shù)碼）號： 參見號：時間:20170324 攝影者:王一宇文字說明:咸寧市檔案局局長陳冬民（右二）、副調(diào)研員錢立新（右三）參加并作點評。,組合照片說明示例,⑤,題名:2017年3月24日，咸寧市檔案局開

15、展干部大講堂活動（共2張)照片號: 13-Sz01Y-1-09 底片（數(shù)碼）號： 參見號：時間:20170324 攝影者:王一宇文字說明:,6、編目 紙質(zhì)照片應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄 案卷目錄：編到每卷（冊），存放在檢索柜中供利用查詢。 卷內(nèi)目錄：一般編到每張照片，一套存放照片冊內(nèi)，一套存放在檢索柜中供利用查詢。 注意：紙質(zhì)照片與底片、數(shù)碼照片之間，照片與其他門類、載體檔案之間有相互聯(lián)系的，要在“備注

16、”欄中注明互見號。 運用專用檔案管理軟件的，可將相關(guān)電子目錄數(shù)據(jù)錄入軟件，由軟件自動生成打印。,照片檔案案卷目錄,照片檔案卷內(nèi)目錄,由于新老規(guī)格不同，填寫項目有：全宗號、分類號、案卷號、題名、年度等 分類號：Sz01 題名：從右向左，豎式填寫 年度：2009,7、照片冊背脊的填寫,照片冊背脊編制示例圖片：,四、照片檔案的上架,將規(guī)范整理的照片檔案按類別-保管期限-案卷號順序上架排列。 注：要對