科技檔案整理

1、科技檔案整理,一、科技檔案概述二、科技材料收集、積累、歸檔三、科技檔案整理（一）收集范圍（二）材料鑒定（三）分類（四）組卷（五）檔號與編目,一、科技檔案概述,科技檔案概念1、科技檔案是在科技活動的真實記錄，是科技活動中形成的有保存價值的各類文件材料?？萍蓟顒邮侨祟惖幕净顒?，因此科技檔案也是極其豐富的。如科學研究、工業(yè)產品、基本建設、設備儀器、農業(yè)、氣象、水文、天文、地質、測繪、地震、環(huán)保醫(yī)學……

2、這里講的主要是前四類，也是最常見的和最基本的。,2、科技檔案的特點。最大特點就是成套性具體體現(xiàn)在以下幾個方面：程序的規(guī)定性材料的成套性格式的規(guī)范性內容的準確性組成的動態(tài)性深刻理解這些特點，對我們做好科技檔案工作是重要的。,3、科技檔案工作◆科技檔案工作是一專業(yè)技術工作，有一系列的規(guī)范要求○企業(yè)檔案工作規(guī)范比DA/T　42-2009○科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T11822-2008○國

3、家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)A/T28○檔號編制規(guī)則　DA/T13-94◆科技檔案還是一項管理性工作。有一系列管理制度、工作程序、工作方法。,二、科技材料收集、積累、歸檔,1、收集工作產意義是保證科技檔案齊全、完整、系統(tǒng)、準確的保證是做好檔案整理的前提和基礎。2、歸檔制度。有一套完整科學的歸檔制度并嚴格執(zhí)行是做好科技檔案工作的關鍵。值得指出的是歸檔制度不單是檔案部門和檔案員的制度，而是全單位、全體科技、管理

4、人員共同遵守的制度，因此要以單位名義頒布?！魵w檔范圍◆歸檔時間◆歸檔要求3、科技材料收集、積累的方法,科技檔案的整理（一）收集范圍,◆產品生產類（見規(guī)范附表A.5）◆科研開發(fā)類（見規(guī)范附表A.6） ◆項目建設類（見規(guī)范附表A.7）◆設備儀器類（見規(guī)范附表A.8）,科技檔案的整理（二）鑒定,◆一般是原件◆齊全、完整◆最終定稿◆簽字◆文件狀況,科技檔案的整理（三）分類,1、檔案分類的含義兩種含義有聯(lián)系，有不同

5、。一種是對檔案“案卷”而言，著眼于檔案管理；一種是對科技文件而言，著眼于檔案的整理、組卷。（這里是第一種）2、分類方法　一般設兩級類目，按類別設大項，以項目單元作為基本項。項目少的，也可以只設項目一個層次?！舢a品生產類◆科研開發(fā)類◆項目建設類◆設備儀器類,科技檔案的整理（四）組卷,1、組卷的意義2、組卷所遵循的原則：　遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，適當區(qū)分文件材料價值，便于保管利用。3、

6、項目單元內文件材料分類當文件材料較多時，可以適當分類：◆按工作階段◆按專業(yè)或子項◆按文件材料載體或格式,4、組卷的方法①按階段和工序②按結構或部件③按專業(yè)組卷④按子項組卷⑤按文件名稱、格式或載體⑥按問題⑦按時間或地域,5、交叉或難于歸類問題處理◆科研類與產品類◆項目建設類與設備儀器◆綜合類文件和管理性文件總之，組卷既要遵循一定的原則，保持一定的穩(wěn)定性，減少隨意性；又要結合實際，

7、靈活掌握。,6、卷內文件材料排列總的要求層次清楚，有章可循，保持習慣?！粽脑谇?，底稿或附件在后；◆重要的總體性的在前，次要的，附屬性在后；◆按文件形成者◆按時間順序◆按問題或專題◆按工作程序或習慣,7、案卷編目和裝訂可以裝訂成冊，也可以不裝訂，放在卷盒內。裝具要統(tǒng)一并符合國家標準要求?！粞b訂的檔案要統(tǒng)一編寫頁號；◆不裝訂的要對單份文件裝訂，編件號，蓋檔號章；◆裝訂要整齊、牢固◆·

8、;按規(guī)范要求填寫卷內目錄和備考表,卷內目錄填寫：○序號○文件編號○責任者○題名○日期○頁數/頁號○備注,8、案卷封面/脊背填寫：○檔號：○案卷題名：○立當單位：○起止日期：○保管期限：○密級總的要求文字簡潔、準確，書寫工整、美觀統(tǒng)一,9、編寫案卷目錄和上架：按大類建立案卷級目錄○序號：○檔號：○案卷題名：○總頁數：○保管