公文寫作基礎(chǔ)知識培訓(xùn)

1、公文寫作基礎(chǔ)知識培訓(xùn),四川光域電力設(shè)計有限公司　　 2014年8月27日,公司公文寫作與管理存在的問題？,公司發(fā)布的“《文件管理制度》（光域電力〔2013〕5號）”　?。?、規(guī)定了些什么內(nèi)容？有那些附件？　?。?、實際使用時是否得到控制？　?。场⒃趯嶋H使用中存在些什么問題？,培訓(xùn)大綱,一、公文是什么　二、報告怎么寫　三、請示怎么寫,執(zhí)行標準,1、國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（2001-1-1施行）； 2、國標G

2、B/T9704-1999《國家行政機關(guān)公文格式》。,公文的概念,公文，全稱公務(wù)文書，是指行政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在行政管理活動或處理公務(wù)活動中產(chǎn)生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄事務(wù)作用的載體。,廣義公文的范圍包括機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的各種文件、電報、報表、會議文件、調(diào)查資料、記錄、登記表冊等。 狹義公文的范圍包括通用公文和專用公文。,公文的作用,第一、指導(dǎo)作用。公文是上級機關(guān)對下級機

3、關(guān)的工作進行領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的一種工具，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)通過制發(fā)公文來部署工作，對下級的工作進行具體的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)。,第二、管理作用。公文具有管理公務(wù)的基本職能，各機關(guān)通過制發(fā)公文來表達意圖，傳達、組織、協(xié)調(diào)、指揮、控制等各方面的意向，實現(xiàn)起管理職能。,第三 規(guī)范作用。首先，公文是法律規(guī)范的體現(xiàn)形式，而法律規(guī)范是人們的行為準則。其次，法律文件是我們進行各項工作、開展各項活動的基本依據(jù)。,第四 溝通作用。上下級或平行單位利用公文開展工作、交流信息。,

4、第五 憑證作用。公文具有法律效力，可以作為辦事的依據(jù)、工作的指針。俗話說：“按紅頭文件辦事”就是這個意思。同時，公文也是作為工作的記錄和保存。,公文種類（13種）：,命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要?！　‘斍?，我們公司規(guī)定了多少種？,公文種類,,命令（令）、決定、公告、通告、通知 1、行政公文 通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見

5、 函、會議紀要等 決議、決定、指示、意見、通知 2、黨的機關(guān)公文 通報、公報、報告、請示、批復(fù) 條例、規(guī)定、函、會議紀要等 通知、通報、規(guī)定、請示、 3、企業(yè)常用應(yīng)用文 報告、批復(fù)、函、會議紀要

6、 講話稿、簡報、計劃、總結(jié)等,請示、報告性公文是我們工作中常用的文體，屬于上行文，即上報領(lǐng)導(dǎo)審閱的文件。小到物資采購申請，大到年度工作報告，都要用到這類文體。那么，如何寫出一篇標準的報告性公文呢？,“報告”目 錄,一、“報告”公文的分布詳解與寫 作要點二、“報告”公文格式學(xué)習(xí)三、“報告”常見問題的友情提示,一、“報告”公文的分步詳解與寫作要點,,報告是向上級報告工作、反映情況、提出建議和答復(fù)詢問的

7、公文。一般事后、事中行文，不要求上級批復(fù)。報告和總結(jié)、調(diào)查報告的寫法大同小異。,1、【標題】：“事由+報告”2、【主送機關(guān)】 接受報告的直接上級，在標題下面一行頂格寫起，加冒號。只寫一個，如需同時送其他部門，應(yīng)用抄報（在文末左下角寫明）形式。,3、【正文】 A、總結(jié)性報告的正文寫法：,（1）、情況簡述：工作時間、地點、背景、條件或各項工作的開展情況。開頭主要交待報告的緣由，概況說明報告的目的、意義或根據(jù)，然后用“現(xiàn)將XX

8、情況報告如下”一語轉(zhuǎn)入正文。,（2）、成績做法：這是主體。可以簡要講述工作過程。成績常常通過數(shù)字、比較、事實來表現(xiàn)。安排形式有條陳式、小標題式、階段式和貫通式。（3）、經(jīng)驗教訓(xùn)：要有觀點、看法和規(guī)律，又要有具體的典型事例已經(jīng)理論分析。常常占五分之一篇幅。（4）、今后計劃。往往寫今后的工作計劃。常常占三分之一篇幅。,B、專題性報告正文寫法：,（ 1）、概述情況。講述工作開展情況，或問題發(fā)生的原委，事項的起因和經(jīng)過。（2）、說明理由、

9、做法和反映,或取得的成績和經(jīng)驗，或分析存在的問題和原因，或說明工作做法，或?qū)懗鰡T工反映。（3）、提出意見。寫基本看法，解決問題的建議和辦法。,4、【結(jié)尾】 一般用“特此報告”、“以上報告，請指示”等習(xí)慣用語，有的不寫。5、【印章、發(fā)文時間】,6、 【寫作要點】（1）、部門及個人工作總結(jié)報告應(yīng)符合總結(jié)性報告的寫法；（2）、著重匯報某項工作或某個問題因符合專題性報告的寫法；（3）、報告要用事實說話，以敘述為主，敘議結(jié)合；

10、（4）、重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。,二、“報告”公文格式學(xué)習(xí),公司內(nèi)部報告，在公司文件管理中，只規(guī)定了標題的距離等，內(nèi)容方面沒有作規(guī)定。,三、“報告”常見問題的友情提示,1、字號：標題為小二宋體居中，如有副標題則為三號宋體居中；正文字體為宋體，字號為小四號，標題為正文之間空一行。2、正文內(nèi)小標題的編號： 正文內(nèi)一級 標題：一、二、三…….；二級標題：1、2、3、….如有需要，可在一、二級標題之間增加使用標題(

11、一)、(二)、(三)正文內(nèi)小標題的字號與正文一致，字體可根據(jù)需要加粗。,3、版式：頁邊距：上下左右均為2cm; 行間距：1.5倍行距；字間距：標準； 頁碼：頁腳正中。4、凡正式公文，裝訂是應(yīng)距紙張左邊線0.5cm距離處，垂直釘入兩個書釘，且兩書釘之間的距離恰在紙張三分點上。不可簡單地在左上角傾斜裝訂一個書釘。,本人歸納公文中的一些容易忽視問題，與大家共享：,1、標題：習(xí)慣性的用“報告”，這是不符合公文寫作基本格式的。常

12、用規(guī)范報告的標題一般是“關(guān)于XXXX的報告”，標題要求可以一目了然的知道報告的基本內(nèi)容，就是簡明扼要的概況此項工作的目的。,2、主送機關(guān)：一是只寫受文機關(guān)的名稱，不寫領(lǐng)導(dǎo)個人名字（領(lǐng)導(dǎo)特別要求的除外）；二是只能寫一個主送機關(guān)（調(diào)查報告因為是知閱性公文，受文單位不特別明確，除了要求有主送機關(guān)的，可以不寫主送機關(guān)）（講通俗些：一心不能二表）；三是行文關(guān)系，只能逐級行文，不能越級行文（如要上報省政府文件，一般只能由市政府轉(zhuǎn)報；比如站里上報了“

13、管理處”，一般由管理處上報“梨溫公司”）。,3、正文：對一項工作性的匯報情況，常犯口語話錯誤，這也是不可取。 情況報告敘事簡單歸納：時間、地點、人物、事情。 例如：“我到工程現(xiàn)場看了看”，這是口語化的描述，改為“安全員/質(zhì)量到工程現(xiàn)場檢查后發(fā)現(xiàn)…….”更妥當些。 再舉個常見的例子：個人檔案一欄中的家庭成員，習(xí)慣口語中的“爸爸”、“老婆”、“奶奶”的稱呼，正確的填寫是：“父親”

14、、“妻子”、“祖父” （以《婚姻法》中規(guī)定的法律關(guān)系為準。）,公文的用語用字要求簡明、準確、樸實、得體、通俗、易懂，體現(xiàn)字面意義而非聯(lián)想意義，講求陳述性、寫實性，而非描繪性、虛擬性。一般以概述為主，據(jù)事說理，言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學(xué)作品，需要大肆渲染、大量的想象，細致的描寫，這些都是公文忌諱。 同時正文要做到邏輯層次清楚有序，說理簡潔準確并力求深刻。,4、稱謂：⑴文件中稱謂過于簡單：⑵文件稱謂過繁：⑶文件稱謂

15、不明確：⑷文件稱謂不統(tǒng)一：⑸文件稱謂因循守舊：⑹文件稱謂不妥當：,5、標點符號使用規(guī)范： 該用逗號用逗號，該用句號用句號。需要慢慢積累琢磨。 6、數(shù)字和計量單位使用規(guī)范。 一般用阿拉伯數(shù)字。前后要統(tǒng)一，不能一時大寫，一時用小寫。 7、成文時間及蓋章要求： 成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“0”成文時間右空4字。,公文印章使用注意事項：　 加蓋印章應(yīng)上距

16、正文一行之內(nèi)，也就是不到一行的空白端正、居中下壓成文時間；當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右空7字，印章之間互不相交或相切，相距不超過三毫米。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，防止出現(xiàn)空白印章，兩方不得超過版心；當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌聲r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。,,請示怎么寫？,,請示是下級向上級請求對某項工作、問題作出指示，對某項政策界限給

17、予明確，對某事予以審核批準時使用的一種請求性公文，是應(yīng)用寫作實踐中的一種常用文體。請示可分為解決某種問題的請示，請求批準某種事項的請示。請示必須具備以下三個條件： 1.必須是下級向上級機關(guān)的行文。 2.請示的問題必須是自己無權(quán)作出決定和處理的。 3.必須是為了向上級請求批準。,,請示一般由標題、主送、正文、發(fā)文部門、日期五部分組成。請示的正文，主要由請示的原因、內(nèi)容、要求三部分組成，請示時應(yīng)將理由陳述充分，提出的解決方案應(yīng)具

18、體，切實可行。　請示的注意事項除其特點中所述之外，還應(yīng)注意請示與報告的區(qū)別，切忌用報告代請示行文；請求的內(nèi)容若涉及其他部門時，在正常情況下應(yīng)事先進行協(xié)商，必要時還可聯(lián)合會簽，如有關(guān)方面意見不一致，應(yīng)如實在請示中反映出來；另外請求撥款的應(yīng)附預(yù)算表；請求批準規(guī)章制度的，應(yīng)附規(guī)章制度的內(nèi)容；請示處理問題的，本部門應(yīng)先明確表態(tài)；正式印發(fā)請示送上級時，應(yīng)在文頭注明簽發(fā)人姓名。,,請示注意事項： 1.請示用于向上級請求指導(dǎo)、批準，上級接文

19、后一定要給予批復(fù)。 2.請示內(nèi)容具體單一，要求一文一事，必須提出明確的請求事項。 3.請示涉及事項是沒有進行的，等上級批復(fù)后才能處理，必須事前行文，不能先斬后奏。 4.批準性請示，上級未作出答復(fù)前，成文單位無權(quán)安排和辦理。,,請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下： 1.首部。主要包括標題和主送兩個項目內(nèi)容。 （1）標題。請示的標題一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文名稱、事由

20、和文種構(gòu)成。如《關(guān)于××工程費用預(yù)算的請示》；另一種是由事由和文種構(gòu)成，如《關(guān)于開展中秋家企聯(lián)歡活動的請示》。 （2）主送。請示的主送是指負責(zé)受理和答復(fù)該文件的。每件請示只能寫一個主送，不能多頭請示。,,2.正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語等部分組成。?。?）開頭。主要交代請示的緣由。它是請示事項能否成立的前提條件，也是上級批復(fù)的根據(jù)。原因講的客觀、具體，理由講的合理、充分、上級才好及時決斷，予以有針對性的批復(fù)

21、。?。?）主體。主要說明請求事項。它是向上級提出的具體請求，也是陳述緣由的目的所在。這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。另外請示事項要寫的具體、明確、條項清楚，以便上級給予明確批復(fù)。,,（3）結(jié)語。應(yīng)另起段，習(xí)慣用語一般有“當否，請批示”，“妥否，請批復(fù)”，“以上請示，請予審批”或“妥否，請批示”等。 3.落款。一般包括署名和成文時間兩個項目內(nèi)容。標題寫明發(fā)文的，這里可不再署名，但需加蓋單位公章，成文時間××

22、××年××月××日。,,有關(guān)資料,,朋友們，同事們：因時間關(guān)系，今天的交流準備不充分，主題不明確，內(nèi)容不詳實，互動不多。今天交流的內(nèi)容是我個人見解，有不對不妥之處，請大家批評指出?！〗裉焓俏易鞯闹黝}發(fā)言，權(quán)作拋磚引玉之用，希望大家思考以下幾個問題，周六交流：　１、公文寫作的技巧有哪些？?。?、如何提升公司公文管理水平？　３、如何做到做事與做文結(jié)合，做到口頭匯報與書面交流結(jié)