公文發(fā)行程序

1、,高等院校文秘類專業(yè)課程教學課件--《秘書學》,,公文辦理程序,1、什么是公文,行政機關(guān)的公文，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。 ——國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第二條 2000年8月24日發(fā)布,,公文版

2、式,,A4紙,,,-1-,2、公文的種類（適用范圍）,命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函 會議紀要。,2、公文的種類（行文方向）,3、公文的格式,公文格式是指公文的數(shù)據(jù)項目在公文文面上所處的位置和書寫的形式。 組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。,,商 務(wù) 部國家發(fā)展和改革委員會公 安 部監(jiān) 察 部財 政 部

3、文 件交 通 部國 家 稅 務(wù) 總 局國家工商行政管理總局國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局  商建發(fā)[2 0 0 3] 488 號 簽發(fā)人：xxx,,000068,機密,,20年,緊 急,,,眉首,,紅頭文件,,,商建發(fā)[2003]488號商務(wù)部、發(fā)展改革委、公安部、監(jiān)察部、財政部、交通部、稅務(wù)總局、工商總局、質(zhì)檢總局關(guān)于開展汽車市場專項整治工作

4、的通知 各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市、新疆建設(shè)兵團經(jīng)貿(mào)委（經(jīng)委、商委、內(nèi)貿(mào)辦）、商務(wù)廳（局）、發(fā)展改革委、公安、監(jiān)察、財政、交通、稅務(wù)、工商、質(zhì)檢（廳、局）： 隨著汽車工業(yè)發(fā)展和汽車消費需求的快速增長，汽車市場日趨活躍和豐富。但在汽車市場發(fā)展中也暴露出一些突出的問題，各種形式… (以下略),,主體,,,影響了汽車市場的正常秩序，制約了汽車工業(yè)的健康發(fā)展，更為嚴重的是對人民生命財產(chǎn)安全造成了危害。…… ……(略

5、)中華人民共和國商務(wù)部（章）中華人民共和國國家發(fā)展和改革委員會（章）中華人民共和國公安部（章）中華人民共和國監(jiān)察部（章）中華人民共和國財政部（章）中華人民共和國交通部（章）國家稅務(wù)總局（章）中華人民共和國國家工商行政管理總局（章）,二○○三年十二月十一日,中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局（章）,,,主體,,,,（此件發(fā)至各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府）,附注,版記,一、公文辦理的內(nèi)容,,,1、轉(zhuǎn)發(fā)來的公文（文件）2、送發(fā)的公文

6、（文件）3、制作的公文（文件）4、公文的整理保存,1、收文辦理程序2、發(fā)文辦理程序3、善后辦理程序,二、公文辦理程序,（一）登記,1、登記的重要性。,2、登記的方式： （1）簿冊式,,,,2、登記的方式： （2）卡片式,（3）聯(lián)單式,,,（3）聯(lián)單式：,,,（3）聯(lián)單式：,1、什么是催辦？2、催辦的方法。,（二）催辦,收文辦理程序,

7、,,1、收文,,,,收文處理：包含了對內(nèi)部實體和外部實體送來的所有收文的處理功能，支持遠程收文處理。流程圖,,發(fā)文辦理程序,,,1、擬稿,,發(fā)文處理：指內(nèi)部實體進行發(fā)文擬稿，經(jīng)過辦理后形成正式文件分發(fā)到內(nèi)部相關(guān)實體和外部實體，同時支持遠程發(fā)文處理。流程圖,,善后辦理程序,1、公文立卷 （1） 立卷概念與意義,立卷是指文秘部門將處理完畢的，具有保存價值的公文，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律進行系統(tǒng)的整理編目，組成案卷的工作，是整理

8、與保管檔案文件的一種重要手段和方法。 做好立卷工作，對于保持文件之間的歷史聯(lián)系，保證檔案的完整與安全，便于日后社會各方面的查考利用，具有重要作用。,（2） 公文立卷的范圍,凡是反映本機關(guān)主要職能活動和具有查考保存價值的:收發(fā)公文、電報、會議公文、機關(guān)內(nèi)部使用的公文、電話記錄、會議記錄、本機關(guān)編印的出版物的底稿和樣本、圖表和登記簿冊，以及反映本機關(guān)工作的照片、錄音、錄像、影片等，均須整理立卷，歸檔保存。,（3） 公文立卷的要

9、求,①保持公文之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整性； 各機關(guān)工作活動中形成的公文材料，都是根據(jù)機關(guān)工作的實際需要產(chǎn)生的。機關(guān)工作活動的規(guī)律，直接決定了公文的形成規(guī)律。,②正確反映機關(guān)工作的歷史面貌； 公文立卷旨在保留機關(guān)工作活動形成的歷史資料，以便查考。這不僅是現(xiàn)行工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業(yè)。 文秘人員必須實事求是，把能反映機關(guān)歷史面貌和具有保存價值的公文材料，齊全、完整地收集整理

10、起來，把每項重要工作中產(chǎn)生的能說明問題本質(zhì)的所有公文材料，都歸入卷內(nèi)。,③要區(qū)分文件材料的保存價值； 由于公文的內(nèi)容不同，其保存價值有大有小。 立卷工作不僅是將有價值的文件通過立卷保存起來，而且必須便于保管和利用。為此，應(yīng)當區(qū)分文件的不同保存價值，將保存價值相同或相近的文件組合在一起立卷。這樣立卷的結(jié)果，重點明確，便于實行科學管理，特別是遇到突發(fā)性事故時，便于搶救重點檔案，減少損失。,④要便于保管、查找和利用。

11、 立卷的結(jié)果是將單份零散文件，組成有聯(lián)系的文件材料集合體——案卷。案卷作為檔案管理的基本單位，必須便于保管和提供利用。 案卷厚度要適中，一般以200頁左右為宜；卷內(nèi)文件數(shù)量要適中；一次大的會議，一項大的工程，形成的公文過多，可酌情成若干相互聯(lián)系的案卷；比較簡單的工作形成的公文較少，如一問一復(fù)，不過幾頁，若單獨組卷顯得零散，則可與相近問題的文件合并組卷。,（4） 公文立卷的方法,,（5）公文立卷的步驟,平時歸卷,預(yù)先編目,年

12、終調(diào)整定卷,裝訂,預(yù)先編目,①編制立卷類目 立卷類目：是文書部門的立卷計劃。通常編制立卷類目，是由機關(guān)文書部門、秘書部門和機關(guān)檔案室共同負責，并經(jīng)秘書部門負責人最后審閱定稿。 歸卷類目：包括歸卷類別和歸卷條目。類別，指公文材料的類屬，條目，指類別之下具體概括一組公文材料的題目。類別與條目都編代號，主要是方便歸卷和隨時查找。 如：“3—6”這個類目代號，“3”代表第3類別，“6”代表第6個條目。,,②案

13、卷的編目 對卷內(nèi)公文的排列和編目： 每個案卷里的公文，需進行系統(tǒng)化排列，體現(xiàn)出一定的條理性，以便于閱讀。排列的方法主要是按時間順序排列或按重要程度排列。,填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“卷內(nèi)備考表”：“卷內(nèi)文件目錄”：置于案卷首頁，用于檢索卷內(nèi)公文，既方便查閱，也利于保護卷內(nèi)公文的完整。 卷內(nèi)文件目錄，除一份放在卷內(nèi)，還可以復(fù)制一兩份，填寫卷號，按案卷排列的順序匯集裝訂成冊，作為一種查找公文的工具?！熬韮?nèi)備

14、考表”：用來注明立卷狀況，便于管理人員和利用者查考，并有利于保護公文。 卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表，均須以工整的鋼筆字跡填寫，不能潦草或涂改。,填寫案卷封皮與裝訂案卷： 案卷封皮的作用：主要是保護卷內(nèi)公文的清潔并不受磨損，分為硬卷皮、軟卷皮兩種。 硬卷皮用堅固的厚紙制作，以便于案卷立式存放； 案卷外再加卷盒封套的，可用軟卷皮裝訂，以便于翻閱。 填寫案卷封皮上的各個項目，最好用毛筆正楷書寫，

15、既醒目又能耐久保存。,指將辦理完畢的公文，按照編定的歸卷類目所列的條款，隨時歸入卷內(nèi)。 這一方法運用得當，可以有效地加強公文管理，防止散失或堆積，方便公文處理工作，充分發(fā)揮文書處理部門立卷的優(yōu)越性。,平時歸卷,年終調(diào)整立卷,指在平時歸卷的基礎(chǔ)上，年終時再按立卷的原則和方法，經(jīng)過必要的調(diào)整，把有關(guān)的公文組合在一起，形成一個符合要求的案卷。 之所以要進行年終調(diào)整立卷，是因為平時陸續(xù)歸卷的公文畢竟不完全，存放的條理

16、性和系統(tǒng)化不足，需到年終時才能收齊整理立卷。,2、歸檔 文秘部門立好的案卷，按照歸檔制度逐年移交給機關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。 歸檔工作是作為一項制度來執(zhí)行的。歸檔制度的內(nèi)容包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求三項內(nèi)容。,歸檔范圍： 凡是反映機關(guān)工作活動，具有一定參考利用價值的，均屬于歸檔范圍。不屬于立卷范圍的，在立卷前剔除，剔除的文書材料經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后可銷毀。

17、,歸檔時間： 即指案卷交付機關(guān)檔案室的時限。 按照有關(guān)規(guī)定：“機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案。”,歸檔要求： 即指歸檔的質(zhì)量要求。 一是應(yīng)歸檔的公文材料齊全完整； 二是公文和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理立卷； 三是歸檔的公文材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值。,,,立卷歸檔