審計(jì)人員用好word的十三個(gè)妙招56988

1、審計(jì)人員在運(yùn)用Wd時(shí)常遇到一些小問題不得解決，筆者在實(shí)踐基礎(chǔ)上掌握了一些技法，現(xiàn)提供給審計(jì)人員，只望共同提高業(yè)務(wù)工作水平。一、解決WINDOWSXP2000環(huán)境下Wd中仿宋、楷體_GB2312等三號字體顯示模糊的辦法目前審計(jì)人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏?xí)r的操作系統(tǒng)多為WINDOWSXP2000，在此環(huán)境下，打開Wd使用國家規(guī)范文書字體中仿宋、楷體_GB2312三號字時(shí)，電腦顯示屏可能會出現(xiàn)文字有毛邊模糊的現(xiàn)像，很令人心煩。有時(shí)審計(jì)人

2、員會認(rèn)為是計(jì)算機(jī)固有的或者想調(diào)整也不知道從何入手，以致輸入時(shí)間一長會頭昏眼花。其實(shí)解決辦法很簡單，不管是在WINDOWSXP還是在WINDOWS2000中，你打開桌面，右擊鼠標(biāo)，出現(xiàn)菜單，選擇“屬性”——“效果”——將“平滑字體邊源”前的勾去掉，再點(diǎn)擊“應(yīng)用”——“確定”，問題就解決了，再看看效果是不是不一樣？二、不切換輸方式快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)審計(jì)人員在結(jié)束現(xiàn)場審計(jì)工作，編制審計(jì)報(bào)告時(shí)，需要輸入大量的審計(jì)數(shù)據(jù)，你如果是用安裝offi

3、ce時(shí)攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱（使用陳橋五筆不會出現(xiàn)這些問題，它會輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時(shí)自動將數(shù)據(jù)間的句號修改為小數(shù)點(diǎn)）。不過利用Wd工具中的“自動更正”可解決此問題，讓你一勞永逸。方法：打開“工具”——“自動更正”——“自動更正”，在“替換”“替換為”中分別填上“。?！薄ⅰ?”（小數(shù)點(diǎn)），點(diǎn)擊“確定”，回到Wd輸入界面，在輸入數(shù)據(jù)后輸入兩個(gè)“?！保佥斎霐?shù)據(jù)，看看“.”是不是

4、變成了小數(shù)點(diǎn)“.”。這一方法會讓你在輸入小數(shù)點(diǎn)是多輸入一個(gè)“。”，不過比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)需要在輸入方法間調(diào)整要方便多了。按此辦法進(jìn)行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)。此法可用于文字材料中的序號更正、如將“1、”改“⒈”，年份中“零”的更正、如將“二00”改為“二○○”；公文年份中“括號”的更正、如將“（”“[”改為“〔”。三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目我們在編寫審計(jì)報(bào)告等文

5、字材料時(shí)，需要經(jīng)過主審、組長等多次修改，Wd中雖然為“修訂”提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄，但為了保證電子文檔修改前后的真實(shí)性，審計(jì)人員有時(shí)需要在每修改后都保存一個(gè)文件并且還說明是什么時(shí)間誰修改的，其實(shí)這是一個(gè)很麻煩的事情。在Wd中“版本”功能，對上述問題迎刃而解，用一個(gè)Wd文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個(gè)Wd文件后，首先選擇一下“文件”——“版本”——“現(xiàn)在保存”，輸入文檔撰稿人、建檔時(shí)間以及其他

6、需要說明的事項(xiàng)，當(dāng)審稿人修改時(shí)打開文檔后先打開“文件”——“版本”——“現(xiàn)在保存”，再輸入文檔修改審稿人、修改時(shí)間以及其他需要說明的事項(xiàng)，然后進(jìn)行文件處理，最后保存文件，至此一個(gè)完整全面反映一個(gè)審計(jì)報(bào)告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個(gè)電子文檔中，你可打開查看所有修改稿的前后情況。四、妙用“CtrlZ”，取消自動項(xiàng)目編號在沒有改變Wd缺省設(shè)置的情況下，輸入：“一、基本情況”后再換行時(shí)，系統(tǒng)會自動將其行為變成項(xiàng)目自動編號形式，

7、并在下一行添加了“二、”字樣。這時(shí)如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號，并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號形式，也就是說第一行中的“一、”已經(jīng)變成項(xiàng)目編號了，不可選，在我們繼續(xù)輸入文字后，Wd的“自動項(xiàng)目編號”就會直接影響著文檔的排版效果。如何去除？用“CtrlZ”就可發(fā)揮作用了。我們在輸入“一、基本情況”敲回車后，順手按一下“CtrlZ”，一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點(diǎn)也沒變。其原因是Wd系統(tǒng)中有“自動更正”的功

8、能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動更正。比如我們輸入“1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”并敲回車后，系統(tǒng)自動做了兩個(gè)動作，一是換到下一行，二是自動將這兩行變?yōu)樽詣泳幪柕男问??！癈trlZ”的作用是撤消上一個(gè)操作，這樣就無法精確計(jì)算兩個(gè)字是多少。如何處理？先選擇區(qū)域，再選擇一下字體“宋體”，再選擇“段落”——縮進(jìn)與間距——特殊格式——首行縮進(jìn)”，再選擇“度量值”便會出現(xiàn)縮進(jìn)兩個(gè)字符了，點(diǎn)擊一下，以后你就不用再考慮應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了。十、利用圖片處理工

9、具，巧妙處理數(shù)碼相機(jī)的取證材料我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題未最后確定時(shí)，往往不為被審計(jì)單位察覺（過去發(fā)現(xiàn)問題時(shí)對原始資料折疊復(fù)印容易被發(fā)現(xiàn)），但其后續(xù)圖片處理不太方便，用Acdsee還是用Photoshp是需要花一定時(shí)間學(xué)習(xí)的。其實(shí)Office2000中就有很實(shí)用的圖片處理軟件MicrosoftPhotoEdit，結(jié)合Wd，你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了。方法：第一步安裝圖片軟件，對

10、Office2000進(jìn)行安全安裝，即在進(jìn)入按裝程序——“添加或刪除功能”——在“MicrosoftOffice”下拉菜單中選擇“從本機(jī)運(yùn)行全部程序”——“開始更新”，這以后你機(jī)器上就安裝了MicrosoftPhotoEdit；第二步打開全部圖片，然后一張一張的“裁切”——“復(fù)制”——打開Wd文檔——“粘貼”，第三步在Wd中從“工具”中打開“圖片”格式，對每張圖片的大小、對比度、黑白等調(diào)整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁或幾頁上，

11、然后對需作為審計(jì)證據(jù)的圖片一次性打印出來，這一方面節(jié)約了紙張，另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子文檔。十一、給Wd文件配備Excel文件，便于審計(jì)文件資料查找與匯集我們在用Wd編輯文件時(shí)，需要用Excel文件編一些表格資料，如果將編寫審計(jì)報(bào)告或其他報(bào)告所需要的審計(jì)調(diào)整調(diào)查表等Excel表格文件整合到一個(gè)Wd中，這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理，不必在打印好Wd后再到Excel中去查找所打印文件對應(yīng)的Excel文件了。方法：光標(biāo)移至己

12、打開的Wd文件的最后，打開“插入”——“對象”——“由文件創(chuàng)建”，在“文件名”右側(cè)“瀏覽”選擇你需要插入的文件，然后在“顯示為圖標(biāo)”上打勾就行了。這時(shí)文檔中出現(xiàn)了一個(gè)圖標(biāo)，雙擊即打開了該Excel文件，注意此文件己成為Wd文件的附件，保存了Wd文件即保存了Excel文件。同理在Excel中也可加載上一些Wd文件。考慮打印Wd文件時(shí)會將Excel文件圖標(biāo)打印出來，此時(shí)可先刪除這個(gè)圖標(biāo)，進(jìn)行Wd文件的打印，然后用“CtrlZ”，撤銷剛才動作

13、，即可恢復(fù)Excel文件圖標(biāo)。十二、利用郵件合并功能，實(shí)現(xiàn)批量處理含有數(shù)據(jù)的文本資料我們在處理信函、通知、詢證函、審計(jì)日記、審計(jì)工作底稿等，其格式基本一致，但具體內(nèi)容及對象都不同，如果每次都一個(gè)一個(gè)的錄入打印，使得基本相似的文本格式都在重復(fù)輸入，如何利用己有的數(shù)據(jù)資源，使這類重復(fù)勞動變成一件輕松的事情，用“郵件合并”來解決，主要是利用Excel的數(shù)據(jù)資料，在Wd中設(shè)置需要輸入的位置后，可自動生成，具體方法可在Wd的幫助文件學(xué)習(xí)。十三、用

14、好“兩端對齊”與“左對齊”，讓文檔界面清楚漂亮我們在安裝Wd2000時(shí)，格式欄中文字對齊方式只有“兩端對齊”、“居中”、“右對齊”一般不顯示出“左對齊”格式，而我們在編制文章時(shí)有時(shí)需要用“左對齊”，從那里找出來？在“工具”——“自定義”——“格式”，找到“左對齊”后左擊不放，拖至格式欄中你確定的位置、放手，這時(shí)“左對齊”的格式就留在了格式欄中了。而“兩端對齊”的作用是以“左對齊”為前題，對在自動換行中因標(biāo)點(diǎn)符號、數(shù)字等造成換行后右端出現(xiàn)