審核組長(zhǎng)的能力和要求 - 檢驗(yàn)認(rèn)證集團(tuán)江蘇有限

1、審核風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與防范審核風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與防范江蘇評(píng)審中心江蘇評(píng)審中心白詠梅白詠梅關(guān)于認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)，是近年來(lái)認(rèn)證領(lǐng)域經(jīng)常討論的話題，近幾年這方面的教訓(xùn)亦不少。2003年武漢晨鳴漢陽(yáng)紙業(yè)股份有限公司污水超標(biāo)排放問(wèn)題被央視《焦點(diǎn)訪談》欄目曝光，為之提供認(rèn)證服務(wù)的華夏認(rèn)證中心被停止環(huán)境認(rèn)證3個(gè)月。2005年吳江某酒精廠污水超標(biāo)排放央及鄰省浙江，被舉報(bào)至國(guó)家環(huán)?？偩?，當(dāng)?shù)丨h(huán)保部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人被查處，為之提供環(huán)評(píng)的南大環(huán)評(píng)科研所被停止環(huán)評(píng)一年。在我們身

2、邊，由江蘇評(píng)審中心認(rèn)證的“宜興天音化工”2005年爆炸事件等。日常審核中，也出現(xiàn)了遇到高風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)，審核員怕參加審核的現(xiàn)象。以上種種事實(shí)無(wú)不時(shí)刻在警示我們、提醒我們認(rèn)證的風(fēng)險(xiǎn)與責(zé)任。一、認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)存在的必然性審核風(fēng)險(xiǎn)一、認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)存在的必然性審核風(fēng)險(xiǎn)1、認(rèn)證市場(chǎng)的風(fēng)險(xiǎn)：一是認(rèn)證市場(chǎng)的商業(yè)運(yùn)作，與認(rèn)證機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性與公正性之間的沖突，是認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)存在的根本原因。突出表現(xiàn)為，利益驅(qū)使下的認(rèn)證機(jī)構(gòu)、咨詢機(jī)構(gòu)、申請(qǐng)認(rèn)證方三者之間剪不斷理還亂的連環(huán)關(guān)系。另

3、外，由于公眾對(duì)認(rèn)證的期望值過(guò)高。一方面，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中越來(lái)越多的將是否通過(guò)管理體系認(rèn)證作為市場(chǎng)準(zhǔn)入的門票，導(dǎo)致一些組織急功近利，甚至出現(xiàn)虛假認(rèn)證，買證賣證的違法現(xiàn)象。另一方面，獲證組織不切實(shí)際甚至是錯(cuò)誤的宣傳，任意夸大認(rèn)證的作用，給公眾以誤導(dǎo)，對(duì)擾亂起到了推波助瀾的作用。2、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的通用性帶來(lái)的不確定性：管理體系標(biāo)準(zhǔn)的通用性，要求不具體，不能針對(duì)具體的行業(yè)、產(chǎn)品特點(diǎn)，給認(rèn)證、審核帶來(lái)不確定性。3、審核的風(fēng)險(xiǎn)：一是審核的不對(duì)稱性，審核方與被

4、審核方分別處于支配和被支配的地位，可能導(dǎo)致受審核方接受不公正的審核結(jié)論，或?qū)徍朔揭蚶娴尿?qū)使而滿足受審核方的不當(dāng)要求。二是審核的充分性與有效性不夠等，審核員識(shí)別、控制現(xiàn)場(chǎng)審核風(fēng)險(xiǎn)的能力不足等，造成審核的不確定性。認(rèn)證的風(fēng)險(xiǎn)有它存在的必然性，如何規(guī)避認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)是認(rèn)證機(jī)構(gòu)需要探討的一個(gè)課題。近年來(lái)，CNCA在逐步加大認(rèn)證監(jiān)管力度，涉及認(rèn)證機(jī)構(gòu)、認(rèn)證從業(yè)人員，并采取了一系列的措施如檔案抽查、食品行業(yè)專項(xiàng)檢查等，其目的一方面是規(guī)范認(rèn)證市場(chǎng)，提高認(rèn)

5、證質(zhì)量；另一方面在很大程度上也是在規(guī)避認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)。中國(guó)質(zhì)量認(rèn)證中心也相應(yīng)出臺(tái)了一系列的政策、文件，旨在嚴(yán)格認(rèn)證、規(guī)范審核。認(rèn)證的風(fēng)險(xiǎn)有很多，核心問(wèn)題是審核風(fēng)險(xiǎn)。而規(guī)避審核風(fēng)險(xiǎn)的根本途徑，應(yīng)是提高審核的有效性。二、審核風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與防范二、審核風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與防范首先，審核員應(yīng)樹立高度的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，了解認(rèn)證所承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任。本文開頭所引事例說(shuō)明，認(rèn)證證書不僅僅是對(duì)組織管理體系的認(rèn)可，對(duì)認(rèn)證機(jī)構(gòu)而言，認(rèn)證更是一種社會(huì)責(zé)任，也是一種風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)公眾而言，認(rèn)

6、證則意味著一種保證、一種承諾。其次，審核員應(yīng)樹立科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，嚴(yán)格執(zhí)行認(rèn)證認(rèn)可準(zhǔn)則、審核員行為規(guī)范、審核作業(yè)規(guī)范，防止由于審核工作的不嚴(yán)謹(jǐn)而造成的審核風(fēng)險(xiǎn)。第三，審核員應(yīng)注重專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)能力，具備一定的識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)與控制風(fēng)險(xiǎn)的能力。以下將重點(diǎn)探討如何規(guī)避審核風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，審核員在實(shí)施審核時(shí)，應(yīng)關(guān)注以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的工作。（一）重視審核準(zhǔn)備，防止策劃的不充分造成的審核風(fēng)險(xiǎn)（一）重視審核準(zhǔn)備，防止策劃的不充分造成的審

7、核風(fēng)險(xiǎn)1、獲取充分的認(rèn)證信息，重視文件審核由于申請(qǐng)資料的通用性等原因，受審核方提供的申請(qǐng)資料有時(shí)不能完整、準(zhǔn)確的反映一些重要的、關(guān)鍵的組織信息，不能給審核組特別是審核組長(zhǎng)的審核準(zhǔn)備提供全面的幫助。同時(shí)隨著認(rèn)證市場(chǎng)日趨商業(yè)化，反映在咨詢領(lǐng)域內(nèi)其急功近利行為越來(lái)越明顯，再加上管理體現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，時(shí)常也會(huì)發(fā)現(xiàn)一階段審核的較大疏漏，造成二階段審核的被動(dòng)與風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，一階段審核時(shí)，除上述幾個(gè)方面的要求外，應(yīng)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

8、⑴組織申請(qǐng)認(rèn)證范圍的合理性：與QMS不同的是，EMS、OSAMS的審核范圍除考慮組織的主要生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、服務(wù)活動(dòng)外，還要考慮到相關(guān)要素、環(huán)境影響的可分性，法律法規(guī)要求應(yīng)承擔(dān)的界限，特別是涉及多個(gè)產(chǎn)品、多個(gè)子公司、多個(gè)場(chǎng)所時(shí)，對(duì)審核范圍的界定應(yīng)特別慎重，要充分考慮受審核方的管理權(quán)限、活動(dòng)與場(chǎng)所。描述應(yīng)準(zhǔn)確、全面，必要時(shí)可在“某某產(chǎn)品生產(chǎn)及相關(guān)管理活動(dòng)”前冠以地域等限制，如“蘇州國(guó)家旅游度假區(qū)”的審核范圍為：位于蘇州市太湖景區(qū)內(nèi)東起胥口鎮(zhèn)西西

9、至…南至長(zhǎng)沙島，規(guī)劃面積為11.2平方公里的：蘇州太湖國(guó)家旅游度假區(qū)的保護(hù)、開發(fā)…的行政管理。⑵必須提供完整的法規(guī)符合性證明資料，如環(huán)評(píng)（安評(píng)）批復(fù)、三同時(shí)驗(yàn)收、合格的監(jiān)測(cè)報(bào)告及守法證明等，并詳細(xì)了解其內(nèi)容，對(duì)有不滿足要求的結(jié)論，應(yīng)跟蹤其糾正情況，否則不能輕率地實(shí)施（二階段）現(xiàn)場(chǎng)審核。另外，在特殊情況下，法規(guī)符合性證明范圍可予以延伸。如某集團(tuán)公司，下設(shè)若干個(gè)子公司（在同一地址處），其中二個(gè)子公司申請(qǐng)14001認(rèn)證，而其廢水排放、廢棄物處

10、理或委托其它子公司或委托集團(tuán)統(tǒng)一處理。筆者認(rèn)為，法規(guī)符合性證明除包括申請(qǐng)認(rèn)證的兩個(gè)子公司外，應(yīng)延伸至整個(gè)集團(tuán)及其它子公司（同一地址處的）。⑶在對(duì)獲證組織進(jìn)行復(fù)評(píng)換證審核前，應(yīng)特別了解法律法規(guī)的持續(xù)遵守情況，在過(guò)去的三年中有無(wú)新、改、擴(kuò)建項(xiàng)目，如有，應(yīng)要求其提供有關(guān)的環(huán)評(píng)批復(fù)、三同時(shí)驗(yàn)收等法規(guī)符合性證明資料，否則不能實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核。只有在一階段的所有不符合項(xiàng)的糾正措施經(jīng)驗(yàn)證有效或評(píng)估糾正措施可接受后方可進(jìn)行二階段審核。3、對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)、專業(yè)性強(qiáng)

11、的行業(yè)，應(yīng)充分考慮審核組的能力要求，特別是審核組長(zhǎng)和專業(yè)審核員的安排，防止由于審核組能力不足而造成的審核風(fēng)險(xiǎn)。4、審核組長(zhǎng)制定審核計(jì)劃時(shí)，應(yīng)特別注意對(duì)以下事項(xiàng)作出合理安排：①在資源（人員、時(shí)間等）配置上保證對(duì)關(guān)鍵過(guò)程、重點(diǎn)區(qū)域?qū)徍说某浞中?；②抽樣的合理性；③必要的?nèi)外部溝通(時(shí)機(jī))。5、在審核組實(shí)施正式的現(xiàn)場(chǎng)審核前，審核組長(zhǎng)應(yīng)安排審核組的內(nèi)部溝通，一方面審核組長(zhǎng)應(yīng)將前期（或一階段）審核的重要信息予以傳達(dá)，使每一位審核員明確審核的重點(diǎn)及注

12、意事項(xiàng)，另一方面專業(yè)審核員應(yīng)進(jìn)行專業(yè)引導(dǎo)，指出審核的重點(diǎn)、法律法規(guī)的要求及審核風(fēng)險(xiǎn)所在。避免一種認(rèn)識(shí)傾向，認(rèn)為專業(yè)是專業(yè)審核員的事，與非專業(yè)審核員無(wú)關(guān)。特別是當(dāng)審核組長(zhǎng)為非專業(yè)審核員時(shí)，更應(yīng)了解相關(guān)法律法規(guī)要求，把握審核的重點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)。（二）提高現(xiàn)場(chǎng)審核的有效性，防范審核風(fēng)險(xiǎn)（二）提高現(xiàn)場(chǎng)審核的有效性，防范審核風(fēng)險(xiǎn)⑴QMS審核，多數(shù)在審核前不進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)預(yù)訪問(wèn)。筆者認(rèn)為，可行時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)審核前，審核組長(zhǎng)有必要安排審核組成員實(shí)施以生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)為主的現(xiàn)場(chǎng)

13、觀察，使審核組成員對(duì)受審核方的產(chǎn)品、設(shè)備水平、產(chǎn)品先進(jìn)性、生產(chǎn)環(huán)境等有一定的了解，有助于對(duì)審核風(fēng)險(xiǎn)、審核重點(diǎn)的判定，確保不會(huì)有大的疏漏，特別是當(dāng)審核組長(zhǎng)為非專業(yè)審核員時(shí)，更有利于對(duì)全局的掌控，即時(shí)發(fā)現(xiàn)審核計(jì)劃的偏差和疏漏并予以調(diào)整。防止一種現(xiàn)象，特別是非專業(yè)審核員，在現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后，對(duì)受審核的產(chǎn)品、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)等知之甚少。⑵審核組長(zhǎng)應(yīng)依據(jù)計(jì)劃的安排實(shí)施內(nèi)部溝通(必要時(shí)即時(shí)進(jìn)行)，在交流中對(duì)涉及重大風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題應(yīng)明確提出并預(yù)以討論。特別是審核組長(zhǎng)