公文寫作基本知識-辦公類

1、公文寫作 基本知識,提 綱,一、公文的概論二、怎樣寫公文三、公文的常見文種國家行政公文有13類14種, 即命令（令）；議案；決定；意見；公告；通告；通報；批復(fù)；通知；請示；報告；函；會議紀(jì)要計劃；總結(jié)；述職報告。（國務(wù)院國發(fā)[2000]23號《國家行政機關(guān)公文處理辦法》） 四、公文文本結(jié)構(gòu)五、怎樣寫好公文,一、公文,一、定義：公文是指行政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單

2、位乃至個人使用的公務(wù)文書，它包括行政公文和事務(wù)公文。二、分類：行政公文：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要事務(wù)公文：制度、守則、計劃、聲明、調(diào)查報告、協(xié)議書、合同、公司介紹、產(chǎn)品說明書、工作總結(jié)、述職報告、審計報告從公文的來源：對外文件、收來文件和內(nèi)部文件；從公文的行文方向：上行文、下行文、平行文；從公文時限：特急、急辦、常規(guī)從公文的閱讀范圍和秘密程度：秘密（秘密、機密

3、、絕密）文件、普通文件、公布文件；從公文制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)和公文作用：法規(guī)（法律、法令、行政法規(guī)和規(guī)章）文件、行政文件、黨的文件；從公文的內(nèi)容特征來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。,二、怎樣寫公文？,明確發(fā)文主旨—文件的中心內(nèi)容 —確定所采用的文種—明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象 —明確發(fā)文的具體要求收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究—收集和

4、閱讀相關(guān)的文字資料 —收集實際當(dāng)中的活素材擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)落筆起草，擬寫正文—觀點鮮明，用材得當(dāng) —語句簡練，交代清楚反復(fù)檢查，認(rèn)真修改—關(guān)于主題的修改 —關(guān)于觀點的修改—關(guān)于材料的修改 —關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改—關(guān)于語言的修改,四、公文常用文種之一通知,一、定義：知照性公文，

5、是上級機關(guān)用來批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，發(fā)布規(guī)章，向下級機關(guān)和有關(guān)單位傳達(dá)需要周知或者共同執(zhí)行的事項，以及用來任免和聘用干部的。 二、特點：1、知照性。通知的主要功能在于知照。2、廣泛性。通知的廣泛性表現(xiàn)在多方面。3、時效性。通知有一定的時效要求。 三、分類（按內(nèi)容劃分）： 1、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)性通知。 2、指示性通知。 3、事務(wù)性通知。 4、會議通知。 5

6、、任免通知,四、公文常用文種之一通知,四、結(jié)構(gòu)【標(biāo)題】靈活，甚至只有“通知”這一部分（內(nèi)容不大重要又是周知的），或發(fā)文 單位+事由+文種。 但批轉(zhuǎn)性通知的標(biāo)題按照《辦法》“準(zhǔn)確簡要”的規(guī)定，省略文種，即： “批轉(zhuǎn)（或轉(zhuǎn)發(fā)）＋（始發(fā)機關(guān)）原文標(biāo)題”。 【主送機關(guān)】直接下級。 【正文】 發(fā)布性通知和批轉(zhuǎn)性通知的正文：“主體（發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)的文件）＋批語”。 如：“現(xiàn)

7、將《＊＊＊辦法》發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行?！?事項性通知：原由＋事項＋結(jié)語（特此通知） 會議通知：名稱、時間、地點、內(nèi)容、人員、報到時間和地點、需帶材料。 任免通知：格式固定 【附件】可有可無 【發(fā)文機關(guān)】標(biāo)題中有發(fā)文機關(guān)并且標(biāo)題下有發(fā)文時間的不署。 【發(fā)文時間】用漢字小寫數(shù)字。,四、公文常用文種之二請示,一、定義    是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求決斷、指示、批示或批準(zhǔn)事項所使用的呈批性公文。請

8、示屬于上行公文，應(yīng)用范圍比較廣泛。二、特點   1、針對性。 2、呈批性。    3、單一性。  三、分類 （ 根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同劃分） 1、請求指示性請示 2、請求批準(zhǔn)性請示 3、請示批轉(zhuǎn)性請示,四、公文常用文種之二請示,四、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 請示由標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、結(jié)尾、落款、附件組成?！緲?biāo)題】一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、

9、事由和文種構(gòu)成。如《*縣人民政府關(guān)于***的請示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于開展春節(jié)擁軍優(yōu)屬工作的請示》。【主送機關(guān)】 請示的主送機關(guān)是指負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該文件的機關(guān)接受請求的直接上級機關(guān)，在標(biāo)題下面一行頂格寫起。只寫一個，如需同時送其它機關(guān)， 應(yīng)用抄報（在文末左下角寫明）形式。每件請示只能寫一個主送機關(guān)，不能多頭請示。 【正文】1.請求緣由。是請示事項能否成立的前提條件，也是上級機關(guān)批復(fù)的根據(jù)。原因講的客觀、具體，理由講的

10、合理、充分、上級機關(guān)才好及時決斷，予以有針對性的批復(fù)。一寫情況依據(jù)（往往用“目前”開頭），二寫目的說明（用“為...”開頭）。2.請求事項。分層分項寫清具體要求，并說透理由， 提出充足的事實和理論根據(jù)。同時，依據(jù)實際情況， 提出切實可行的處理意見，作為上級機關(guān)進(jìn)行判斷和指示的參考。[結(jié)尾] 應(yīng)另起段，習(xí)慣用語一般有“當(dāng)否，請批示”，“妥否，請批復(fù)”，“以上請示，請予審批”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門研究執(zhí)行”等。 [

11、落款]發(fā)文單位（可省）+日期請示模式 [附件】可有可無。是隨同請示的有關(guān)材料、圖表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名稱和順序。,四、公文常用文種之二請示,五、撰寫請示應(yīng)注意的問題 ——標(biāo)題：錯誤：《關(guān)于開展五一促銷活動的的請示報告》、《關(guān)于開展五一促銷活動的申請》、 《關(guān)于申請開展五一促銷活動的報告》、《關(guān)于申請開展五一促銷活動的請示》正確： 《關(guān)于開展五一促銷活動的請示》——內(nèi)容：1、遵守“一文一事”

12、的原則，主旨鮮明集中2、做到材料真實，不要為了讓上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況，也不要因為沒能認(rèn)真調(diào)查而片面地擺情況，提問題；3、理由要充分，請示事項要明確、具體；4、語氣要平實，懇切，以期引起上級的重視，既不能出言生硬，也不要低聲下氣，客客套套。,四、公文常用文種之三報告,一、定義報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出建議等使用的上行文文體。二、分類一是從內(nèi)容所涉及的廣度劃分，有綜合報告和專題報告；二是從行文的直接目的劃分，有

13、呈報性報告和呈轉(zhuǎn)性報告。綜合報告是指全面反映本單位情況的報告；專題報告則是專門反映某項或某一方面工作情況的報告，兩者在寫法上區(qū)別不大。呈轉(zhuǎn)性報告是一種針對某些涉及其他平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)的情況或問題，提出處理意見或建議，請上級機關(guān)審閱并批轉(zhuǎn)有關(guān)機關(guān)的報告。這類報告一般都是專題報告，既要反映情況，又要寫出具體意見，有時還要拿出切實可行的措施或辦法來。呈轉(zhuǎn)性報告一經(jīng)批轉(zhuǎn)，便具有同批轉(zhuǎn)機關(guān)的公文相同的效力，可以作為有關(guān)單位處理某項工作的

14、依據(jù)，甚至有的能起到行政法規(guī)的作用，要求有關(guān)單位必須遵照執(zhí)行。呈報性報告是單純反映情況，匯報工作而不要求轉(zhuǎn)發(fā)的報告。撰寫此類報告的目的是使上級機關(guān)了解實際情況，從而據(jù)此制定工作方針，作出工作部署，給下級機關(guān)的工作以正確、切實的指導(dǎo)。,四、公文常用文種之三報告,三、報告的基本格式與寫法　　[標(biāo)題]一般由發(fā)文機關(guān)、文件內(nèi)容(事由)、文種三部分組成。如《中共XX市委關(guān)于2000年全市黨建 工作的總結(jié)報告》。[主送

15、機關(guān)]在標(biāo)題左下方，頂格書寫主送機關(guān)名稱，以明確由誰來處理這份報告。[正文] 開頭+主體+結(jié)尾(1)開頭，要提綱摯領(lǐng)。先寫一段提示報告內(nèi)容的導(dǎo)語，或說明報告的原因和目的，或針對什么問題進(jìn)行答復(fù)。(2)主體，要層次分明。即寫清工作的主要情況、效果，存在的問題及其解決辦法；或詳細(xì)回答有關(guān)問題。(3)結(jié)尾，要完整規(guī)范。通?？蓪憽疤卮藞蟾妗?、“以上報告請審閱”等。[附件]如果報告帶有附件，要在正文左下方空兩格，書寫“附件”二字，后

16、面寫明附件的名稱。[發(fā)文機關(guān)名稱]在正文右下方(附件后)空行寫發(fā)文機關(guān)全稱或通用的簡稱。[成文日期]緊接發(fā)文機關(guān)下方寫明發(fā)文的年、月、日，有些需要蓋公章。,請示、報告的區(qū)別,報告、請示均為人們在工作中常用的上行公文，但在內(nèi)容、應(yīng)用、結(jié)果上卻屬性質(zhì)不同的兩種文體。首先，報告具有陳述性，請示具有請求性；寫報告是為了使上級機關(guān)了解情況，寫請示則是為了請求上級機關(guān)對某一問題作出指示和答復(fù)。其次，報告既可以寫在工作開展之前，也可以寫

17、在工作進(jìn)行當(dāng)中或完成之后；請示則必須寫在事前，而不能先斬后奏。最后，報告一般不需要直接答復(fù)，而請示則要求必須批復(fù)。兩種文體界限分明，不能混用。將其合為“關(guān)于……的請示報告”，顯然是錯誤的。,四、公文常用文種之四函,一、定義：適用于不相隸屬機關(guān)相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，以及向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項時使用。特點：溝通性、靈活性、單一性。二、結(jié)構(gòu)[標(biāo)題]發(fā)文單位（可省）+事由+文種[主送單位]

18、[正文]   [結(jié)尾]專此函達(dá)，請即復(fù)。[落款]發(fā)文單位（可?。?日期+公章 三、分類   ——按性質(zhì)分公函和便函。 ——按發(fā)文目的分發(fā)函和復(fù)函   ——按內(nèi)容和用途上分為洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報送材料函等。,四、公文常用文種之五工作計劃,一、定義：是對一定時期（年度、季度、月度）內(nèi)的工作做出部署和安排的預(yù)

19、見性文種。二、分類：三、結(jié)構(gòu)：[標(biāo)題]單位名稱+時間+事由+文種[正文]情況概述、措施與步驟、執(zhí)行要求[落款]單位全稱+公章+制訂日期,四、公文常用文種之六工作總結(jié),一、定義是對某一時期或某項工作任務(wù)完成情況的匯總和結(jié)論。二、分類按綜合總結(jié)和專題總結(jié)三、結(jié)構(gòu)[標(biāo)題]單位+適用時間+內(nèi)容+文種[正文]情況概述、成績、問題、經(jīng)驗和教訓(xùn)、今后的打算[落款]寫作日期+公章,四、公文常用文種之七述職報告,一、定義：

20、述職報告是管理者個人對一個時期內(nèi)執(zhí)行崗位職責(zé)的實踐活動進(jìn)自我評述的總結(jié)報告。其主要作用是使上級或人事部門和群眾細(xì)致地了解和評定個人和集體的政績、預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?，促使其忠于職守、更好地完成工作任?wù)。 二、分類三、結(jié)構(gòu)[標(biāo)題]任職起止時間+職務(wù)+文種[主送單位][正文]引言、主體、結(jié)尾—基本情況：何時何月負(fù)責(zé)此項工作，受過何種獎，取得什么成績?！男新殑?wù)情況：管理范圍，做了什么具體工作。—廉潔自律情況—存在的主要問題—

21、今后的設(shè)想　　　　　　　　[落款]述職者單位+姓名（標(biāo)題下）+日期,四、公文常用文種之八會議紀(jì)要,一、定義：適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項時使用。二、結(jié)構(gòu)[標(biāo)題]會議召集單位+會議內(nèi)容+文種[正文]總述：以“現(xiàn)紀(jì)要如下：“開啟下文”分述：歸納、發(fā)言摘要、綜合（”會議認(rèn)為“，”會議強調(diào)指出“）結(jié)尾：提出希望或號召（可省略）[落款]作者（單位/個人）+日期,公文寫作常用語,一、公文結(jié)構(gòu)用語一是開頭用語。 用來表示行文

22、目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為(了)、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。三是過渡用語。如為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦用語。如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實執(zhí)行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該等。,公文主文結(jié)構(gòu)——標(biāo)題和結(jié)尾,二

23、、公文主文結(jié)構(gòu)：是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項設(shè)置）之外的公文核心部分。 （一） 標(biāo)題 1． 規(guī)范式：發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種 ――用于重要、莊重的公務(wù) 2． 靈活式 ： A 二部分：一是發(fā)文機關(guān)＋文種 （以上標(biāo)題下可加時間） 二是事由＋文種 三是“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機關(guān)及原通知標(biāo)題” Ｂ 一部分：只有文種 ――常是不大重要的公務(wù)，帶周知性 ★帶發(fā)文機關(guān)的標(biāo)題下面如寫發(fā)文時間，則須用括號，公務(wù)

24、須是重大的、莊重的。文后不寫落款及時間。 （三）結(jié)尾（可以不要）常見有：       一是各文種專用語如：“請予批準(zhǔn)”、“特此通知”、“特此函達(dá)”等。       二是希望、號召類。,公文主文結(jié)構(gòu)—正文,（二） 正文     1．主送機關(guān)2． 正文   A． 原由：一

25、是依據(jù)： # 情況：敘述時間、單位、地點、人物和事件等； 常用“目前…”類時間狀語 ；簡介人物及事跡 #文件： 常用“根據(jù)…”；往往是一句話 # 意義：議論：常用“是…”       # 作用 ：常用“將使…”   二是目的：常用“為…” 原由部分可省略，或只省略依據(jù)、目的之一。 B 事項：（內(nèi)容多而重要的分條列項即列出

26、層義，或用小標(biāo)題 或用句子表達(dá)） 1.并列式。常見。一般寫的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，獨立性強，但共同為說明主旨服務(wù)。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強。 并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號（；），也可用句子并列式。 要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。 2.遞進(jìn)式。一般寫的是公務(wù)的縱向的動態(tài)的過程或者事理。各部分層層遞進(jìn)，每一部分也不可缺

27、少，前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴(yán)密，能說明問題。 在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。 注意：自此以下常運用序碼。順序是一、（一） 1. （1）共四層。 不重要內(nèi)容分項可用分段甚至加分號（；）的形式,五、怎樣寫好公文 —提高公文寫作能力,提高文字表達(dá)能力掌握、積累專業(yè)知識熟悉各類公文的格式和要求