發(fā)揮辦公室參謀助手作用淺談

1、1發(fā)揮辦公室參謀助手作用淺談詹珍麗[內容摘要]本文聯(lián)系自身工作實際，著重探討了發(fā)揮辦公室參謀助手作用的相關問題。文章先從“辦公室的職能”——參與政務、管理事務、搞好服務談起，接著談了“充分認識辦公室的性質、地位和作用”，最后談了如何發(fā)揮辦公室參謀助手作用應著重強化的八種意識，指出做好辦公室工作，對提高行政管理效率尤為重要。[關鍵詞]辦公室參謀助手3發(fā)揮辦公室參謀助手作用“辦公室”，按字面上理解，是辦公的地點和場所，但從地位作用上理解，它

2、是黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位內部設立的為本機關、本級領導服務，辦理行政性事務的辦事機構。我們單位辦公室，承擔著黨務、政務、人事、財務、綜合事務管理等工作。無論機構大小，辦公室在機關內始終處于行政協(xié)調、運轉的中心位置。由于它的地位特殊，工作重要，在新時期，做好辦公室工作，對提高行政管理效率尤為重要。在此，筆者聯(lián)系自己工作的實際及相關工作情況，就如何發(fā)揮辦公室的作用作一番探討。一、辦公室的職能“參與政務”、“管理事務”、“搞好服務”是辦

3、公室的三大職能。具體地說，辦公室要負責會議組織、文電處理、秘書事務、檔案管理、政策研究、信息統(tǒng)計、資金和財務管理以及后勤保障等工作，還要參與制定政策和實施決策，為領導充當政務參謀和事務助手。她是上傳下達、下情上達、連接左右、協(xié)調各方的中樞，是保證機關運轉的樞紐。她的職能作用可以從如下三個方面去理解：（一）在參與政務方面：第一，辦公室起到參謀助手作用。每一組織或機構，其領導者的任務在于進行決策，制定方針政策。然而領導班子里的成員往往一人分

4、管多項工作，難以對每個方面作詳盡細致的了解。在對本單位有關重大問題需做出正確、科學的決策時，就需要有一批政策水平高、熟悉情況、頭腦清醒、思想敏銳、精于謀劃的人當好“參謀助手”，這個“參謀助手”就是辦公室。是從屬于領導層之下的輔助層，既要在日常工作中輔助領導指揮、控制整個機構，又要在某些特定場合代替領導作出決定。所以辦公室在橫向關系的協(xié)調中，時常帶有領導意圖，在參與政務中起到參謀助手作用。第二，辦公室起到了樞紐的作用。在機關中辦公室雖然與

5、其他職能部門同屬一個序列，但其他職能部門是管理層、執(zhí)行層，辦公室則是中介層。有許多工作不可能由業(yè)務部門來承擔，比如上級指示的接納、承辦、處理，本級領導機關的報告、指示、請示的辦理，與眾多上下內外機關單位的聯(lián)系等，都需要辦公室綜合承辦。因此，辦公室是一個溝通上下、協(xié)調左右、聯(lián)系各方，保證機關工作正常運轉的樞紐。第三，辦公室起到“窗口”的作用。辦公室要負責接受處理上級和兄弟單位的參觀訪問，處理各種公務往來，接待來信來訪等，辦公室處于前沿位置

6、，她的精神面貌、思想作風、管理水平與工作效率如何，直接影響到單位的形象和聲譽。（二）在管理事務方面：第一，辦公室工作是諸多基礎工作的結合。辦公室的業(yè)務范圍很廣，調查研究、公文撰寫、文電收發(fā)及辦理、會務、公務接待、信訪、與上下級單位聯(lián)系等等，大量的政務性和事務性的工作，都在辦公室綜合承辦。第二，辦公室工作是諸多信息的組合。黨和國家的政策、上級機關的指示，本單位總體規(guī)劃、目標管理、領導決策和其他活動過程中所形成的文件資料，各個部門貫徹實施領

7、導決策等方面的情況以及其他各個方面的情報資料和群眾意見等，方方面面的信息，都在辦公室匯集與處理。如筆者所在的桃江縣交通局辦公室，2007年9月共接待群眾來信來訪23起，承辦大型會務1次，撰寫相關公文5個，接待上級領導3次，其工作之繁重就可想而知了。（三）辦公室通過參與政務和管理事務，從而實現(xiàn)它的第三大職能，即搞好服務，發(fā)揮它的職能作用。服務是辦公室的重要職能，它既要為群眾服務，又要為領導服務。一個單位取得好的業(yè)績，辦公室功不可沒。二、充