采購訂單

1、采購訂單采購訂單什么是采購訂單？采購訂單表示了對與供應商進行采購業(yè)務(wù)的正式的和最終的確認。它標明了a.供應商b.要訂購的物料或服務(wù)c.數(shù)量d.價格e.供貨日期和供貨條款f.支付條款此外，采購訂單確定訂購的物料是存入庫存還是在收貨時就直接被消耗。采購訂單須經(jīng)核準。采購訂單是存貨在采購業(yè)務(wù)中流動的起點，是詳細記錄企業(yè)物流的循環(huán)流動軌跡、累積企業(yè)管理決策所需要的經(jīng)營運作信息的關(guān)鍵。通過它可以直接向供應商訂貨并可查詢采購訂單的收貨情況和訂單執(zhí)行

2、狀況，通過采購訂單的關(guān)聯(lián)跟蹤，采購業(yè)務(wù)的處理過程可以一目了然。如何解決采購訂單分單難題采購業(yè)務(wù)的目標，一是滿足對物料的需求，二是降低成本，第三還包括質(zhì)量，質(zhì)量是采購業(yè)務(wù)能夠發(fā)生的前提條件，肯定要滿足。在采購管理中還有一個重要管理內(nèi)容，那就是如何做內(nèi)控，因為采購往往是企業(yè)花錢最多的部門，內(nèi)控做得不好，最終影響產(chǎn)品成本和質(zhì)量。訂單分配是采購管理的一個核心問題，也是一個難題，因為分單需要綜合平衡內(nèi)外各種關(guān)系以實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)目標，同時還要加強內(nèi)控

3、。假設(shè)采購一種物料N噸，有三個供應商ABC，如何給三個供應商分采購量？我最近了解到企業(yè)的一些做法，很有意思，值得參考借鑒。策略方式一：8020方法絕大部分給A企業(yè)（例如80％），另外小部分給另外B企業(yè)，或者B、C企業(yè)；這樣做的好處是絕大部分訂單量給A，可以獲得批量經(jīng)濟折扣，獲得更低成本。B、C做為培養(yǎng)關(guān)系的供應商，在A出問題時候可以快速補充，相當于備份的大供應商，可以避免供應中斷。這種操作方式存在一種內(nèi)控上的難題，最大的采購量到底給哪一

4、家？面向各個供應商采購不同的量，采購價格如何確定？供應商可以通過向采購決策人公關(guān)以獲取最大的采購量，而供應量小的供應商也可以公關(guān)獲得好的采購價格，因為量不一樣，價格和采購量大的不能完全比較。實際上大小供應商都有發(fā)揮空間。解決的方法：通過供應商評估確定優(yōu)先供應商，備份供應商，明確主供應商和備份供應商的量的分配比例原則，減少了第一層次的內(nèi)控（不過，這需要定期評估，以評估采購訂單中有很多內(nèi)容都是從產(chǎn)品基本信息表中取得。如產(chǎn)品的規(guī)格描述、產(chǎn)品的

5、計量單位、產(chǎn)品的包裝要求等等。有時候企業(yè)根據(jù)實際需要，可能需要在采購訂單上更新這些信息。如以前供應商送原材料過來的時候是4個一包的?，F(xiàn)在企業(yè)為了某種原因，如生產(chǎn)線的要求，需要把這個包裝數(shù)量蓋為3個一包或者5個一包。此時，在采購訂單的包裝說明中可以進行更改。更改保存后，就完事了嗎？其實，這背后還暗藏著一個業(yè)務(wù)邏輯。即這個包裝信息、產(chǎn)品規(guī)格等等屬于產(chǎn)品的基本信息范疇。那么在采購訂單上進行更改后，是否要求采購訂單在保存更新的同時去更新產(chǎn)品基本

6、信息表中的內(nèi)容嗎？還是只是采購訂單上更新即可？到底采用什么方式，主要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)來判斷的。如果這個更新只是一個臨時的調(diào)整，那么就不需要更新產(chǎn)品基本信息中的內(nèi)容。但是，如果這個更新是永久的，以后都要采用這個包裝方式的話，則就需要在更新采購訂單的同時更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。不過產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容畢竟比較敏感，如果想通過訂單關(guān)聯(lián)更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容，則要符合一些業(yè)務(wù)邏輯的控制規(guī)則。具體來說，主要有三個方面。一是在產(chǎn)品信息表中

7、，必須指明某個字段可以被其他單據(jù)所更改。這主要是為了保證數(shù)據(jù)的一致性。因為在企業(yè)中，原材料等基本信息往往不是采購人員建立，而是研發(fā)部門等建立。為此，研發(fā)部門有這個權(quán)利那些內(nèi)容可以被其他人員更改。如此的話，當其他部門通過其他單據(jù)更改了某部分內(nèi)容之后，作為產(chǎn)品信息的主人，就比較容易追蹤。在實際工作中，筆者建議企業(yè)用戶，把一些關(guān)系不是很大的內(nèi)容，如包裝方式等等可以讓其他員工進行更改，以減少信息建立人員的工作量。但是，對于一些關(guān)鍵的參數(shù)，如原材

8、料檢驗標準、原材料規(guī)格等字段的話，最好還是誰建立誰更改。二是用戶需要有這張表對應的權(quán)限。如在ERP系統(tǒng)權(quán)限設(shè)計中有一個排它權(quán)限。如果某個用戶做了這個限制之后，則他建立的信息可能就只有他自己能夠進行更改。其他用戶無權(quán)進行修改。如果有這個限制的話，則其他用戶就無法通過采購訂單等相關(guān)單據(jù)更新這個產(chǎn)品基本信息表。三是采購訂單中的控制。在實際工作中，可能需要更新與不需要更新兩種情況同時存在。是否需要更新產(chǎn)品基本信息表的內(nèi)容需要采購員根據(jù)實際情況來

9、進行判斷。為此，在采購訂單更新用戶按保存后，系統(tǒng)就會進行判斷。更改的內(nèi)容是否涉及到產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。如果涉及到而且產(chǎn)品基本信息表中又指定這個字段可以被更改的話，則系統(tǒng)就會提示用戶是否需要把這個更新同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果用戶選擇是的話，則這個更新會被同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果選擇否的話，則只是在采購訂單上進行更新，而不會涉及到產(chǎn)品基本信息表。也就是說，要同時滿足以上三個條件，產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容才能夠被采購訂單所更新。筆者