時(shí)間管理培訓(xùn)演示（一）

1、時(shí)間管理劉憲景83757508-15、13322982185Liu.xj@163.net,ACCP學(xué)員專用課程,(CPD) （communion-profession-Development)S1:時(shí)間管理S2:溝通與團(tuán)隊(duì)Y2:演講與報(bào)告\職業(yè)生涯策劃,,,,,,,,,,,引子：你了解時(shí)間嗎？,一項(xiàng)調(diào)查表明：工作繁忙的人同其配偶或其他“主要共同生活者”有意義的交流時(shí)間平均每天<2分鐘；人們一般平均8分鐘受一次

2、干擾，每小時(shí)約7次，每次大約5分鐘，每天大約4小時(shí)；一天自學(xué)1小時(shí)，3至5年后成為專家。,第一章 時(shí)間和時(shí)間管理,——時(shí)間的概念和特征 ——時(shí)間管理,時(shí)間是什么？,時(shí)間是過去、現(xiàn)在、未來組成的一連串事件。 －《韋氏字典》時(shí)間>金錢，時(shí)間=生命的價(jià)值。時(shí)間的特征：－公

3、平性：時(shí)間對(duì)每個(gè)人都同樣公平，每人 每天都是24小時(shí)，每小時(shí)都是60分，每分都是60秒。－單程性：時(shí)間一去不返，人生是一次單程旅行。,？既然時(shí)間是公平的，那么為什么有人在有限的時(shí)間里既取得了學(xué)業(yè)的成就、事業(yè)的成功，又沒耽誤享受親情和友情，還能使自己的生活豐富多彩，秘密何在呢？,何謂時(shí)間管理？,秘密在于是否掌握時(shí)間管理－其本質(zhì)是主動(dòng)有效地控制時(shí)間，而非被動(dòng)的受制于時(shí)間。時(shí)間管理實(shí)際包含三個(gè)層次的問題： 意愿和決心：由人生觀價(jià)值

4、觀等決定，由個(gè)人自行解決；原則和方法：本培訓(xùn)要解決的核心問題，將圍繞此展開；形成行為習(xí)慣：關(guān)鍵是觀念和毅力。,第二章 時(shí)間那去了？－對(duì)時(shí)間的分析,請(qǐng)你分析：軟件開發(fā)部項(xiàng)目經(jīng)理王鵬的一天。 請(qǐng)問：王鵬的時(shí)間管理是否存在問題，如有，應(yīng)如何改進(jìn)？,自我測(cè)試,你能支配自己的時(shí)間嗎？,時(shí)間分析方法,工作清單分析；工作重要性分析；工作緊急性分析；工作效益性分析；,工作清單分析：,分析你在一個(gè)工作日內(nèi)都做了那些工作事項(xiàng)并填入

5、下表，連續(xù)記錄四周后匯總。說明：累計(jì)超過10分鐘的工作填入“工作事項(xiàng)”。,工作重要性分析：,分析一段時(shí)間內(nèi)各工作事項(xiàng)的重要程度并填表。說明：“重要性”的標(biāo)準(zhǔn)如下：非常重要 A —絕對(duì)重要（其他事情都可以不做也要做）重要 B —需要做（你不做就要出問題）不太重要 C —應(yīng)該做（可做可不做但做比不做好一點(diǎn)）不重要 D —可不做（做也不見得好）,工作緊急性分析：,分析一段時(shí)間內(nèi)各工作事項(xiàng)的緊急程度

6、并填入下表。說明：“緊急性”的標(biāo)準(zhǔn)如下：非常緊急 A —現(xiàn)在就做（馬上放下其他事情開始做）緊急 B —短時(shí)間內(nèi)需要做（一般為當(dāng)天要做）不太緊急 C —可放一放再做（可納入計(jì)劃中去安排）不緊急 D —什么時(shí)候干都行（無需計(jì)劃）,工作效益性分析：,這里的效益指投入單位的人力資源（時(shí)間、精力、努力）而產(chǎn)出的成果。分析一段時(shí)間內(nèi)各工作事項(xiàng)的效益并填入下表。 說明：“工作效益” 可以從以下三個(gè)的指標(biāo)

7、衡量：A —目標(biāo)/職務(wù)貢獻(xiàn)度：某事項(xiàng)對(duì)實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)或履行崗位職責(zé)的貢獻(xiàn)大小，貢獻(xiàn)越大，效益越高。B —必要性：某事項(xiàng)由你來做的必要程度（可否由其他同事或下屬完成），必要性越強(qiáng)，效益越高。C —所需人力資源（時(shí)間、精力、努力），顯然，所需資源越少，效益越高。,自我分析,盡可能全面地列出你具有代表性的一周/一個(gè)月的所有工作事項(xiàng)，并按照上面介紹的方法進(jìn)行分析。,第三章 時(shí)間管理的原則,——制訂計(jì)劃 ——排序分時(shí)

8、 ——80/20原則 ——符合生理周期 ——養(yǎng)成習(xí)慣,原則1：制訂計(jì)劃,計(jì)劃：為完成一定的目標(biāo)而事前對(duì)措施和步驟 作出的部署。 計(jì)劃的作用：事先計(jì)劃是時(shí)間管理的根本途徑， 要想控制時(shí)間，必須首先制訂計(jì)劃。,計(jì)劃的前提是確立目標(biāo),哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的關(guān)于目標(biāo)對(duì)人生影響的跟蹤調(diào)查。對(duì)象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境等條件都差不多的

9、年輕人，調(diào)查結(jié)果如下：,,3%,10%,60%,27%,,有清晰且長(zhǎng)期 的目標(biāo),有清晰但短期 的目標(biāo),有較模糊目標(biāo),無目標(biāo),3%,10%,60%,27%,,,二十五年后：,25年來幾乎都不曾更改過自己的人生目標(biāo)。他們都朝著同一個(gè)方向不懈地努力，現(xiàn)在，他們幾乎都成了社會(huì)備界的頂尖成功人士，他們中不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領(lǐng)袖、社會(huì)精英,大都生活在社會(huì)的中上層。他們的共同特點(diǎn)是，那些短期目標(biāo)不斷被達(dá)成，生活狀態(tài)穩(wěn)步上升，成為各行各業(yè)的不可或缺的專

10、業(yè)人士。如醫(yī)生、律師、工程師、高級(jí)主管等等,幾乎都生活在社會(huì)的中下層面，他們能安穩(wěn)地生活與工作，但都沒有什么特別的成績(jī),幾乎都生活在社會(huì)的最底層，他們的生活都過得很不如意，常常失業(yè)?？可鐣?huì)救濟(jì)，并且常常都在抱怨他人，抱怨社會(huì)，抱怨世界,制訂計(jì)劃的SMART原則,S 明確的(Specific) M 可衡量的(Measurable) A 可達(dá)成又具挑戰(zhàn)性的（Achievable）

11、 R 相適的或稱合理的（Relevance） T 時(shí)間性（Timeliness）,我的目標(biāo)是想在一年內(nèi)賺 100萬(wàn)！請(qǐng)問我應(yīng)該如何計(jì)劃我的目標(biāo)呢？,一個(gè)符合SMART原則的計(jì)劃是目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)的度量?jī)x。,計(jì)劃的形成：采用樹杈法（魚骨法）將目標(biāo)分解成任務(wù)形成計(jì)劃,寫下一個(gè)大目標(biāo)；寫出實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)所有的必要條件及充分條件，作為小目標(biāo)，即第一層樹杈 ；寫出實(shí)現(xiàn)每個(gè)小目標(biāo)所需的必要條件及充分條件，變成第二層

12、樹杈 ；如此類推，直到畫出所有的樹葉-即時(shí)目標(biāo)為止，才算完成該目標(biāo)多杈樹的分解 ；檢查多杈樹分解是否充分、即反之從葉子到樹枝再到樹干，不斷檢查如果小目標(biāo)均達(dá)成，大目標(biāo)是否一定會(huì)達(dá)成，如是則表示分解已完成；如不是則表明所列的條件還不夠充分，繼續(xù)補(bǔ)充被忽略的樹枝 。,目標(biāo)尋找如意配偶,相遇條件,你的條件,對(duì)象條件,能力,品格,生理?xiàng)l件,工作,他可能期望你達(dá)到的條件,如何吸引他,如何找到他,如何創(chuàng)造緣份,收入,未來,感情長(zhǎng)期維系條件

13、,個(gè)人條件,個(gè)人觀念,家庭條件,基本條件,應(yīng)自我塑造的條件,他會(huì)在哪里,如何處理競(jìng)爭(zhēng)者,如何接觸到他,事業(yè)條件,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,一位人事主管的周工作計(jì)劃,原則2：排序分時(shí),即排出順序、分配時(shí)間資源,時(shí)間管理矩陣圖,,,,重要 不重要,緊急

14、 不緊急,?危機(jī)?急迫的問題?有限期的任務(wù)，會(huì)議?籌備事項(xiàng),?準(zhǔn)備及預(yù)防工作?計(jì)劃?關(guān)系的建立?培訓(xùn)，授權(quán)，創(chuàng)新,?干擾，一些電話?一些會(huì)議?一些緊急事件?符合別人期望的事,?細(xì)瑣的工作?浪費(fèi)時(shí)間的閑聊?無關(guān)緊要的信件?無關(guān)緊要的私人電話,錯(cuò)誤傾向：偏重第一類事務(wù),,,,,Ⅰ 結(jié)果： ?壓力 ?筋疲力竭 ?危機(jī)處理

15、 ?忙于收拾殘局,Ⅱ,Ⅳ,Ⅲ,錯(cuò)誤傾向：偏重第三類事務(wù),,,,,Ⅰ 結(jié)果： ?輕重不分，未有效完成本職 ?缺乏自制力，怪罪他人 ?面臨危機(jī)壓力 ?失去目標(biāo)與計(jì)劃,Ⅱ,Ⅳ,Ⅲ,第二象限工作法,合理的按照緊急和重要兩個(gè)緯度劃分自己的工作事項(xiàng)；將大部分時(shí)間和精力放在第二象限的工作上，主要根據(jù)第二象限的工作制訂計(jì)劃，80%的時(shí)間資源放在第二象限，20%放

16、在其他象限。,原則3：80/20原則,80/20原則（也叫帕雷托原則）： 80%的工作價(jià)值來自于20%的工作事項(xiàng)，而剩下的20%的價(jià)值來自于80%的工作事項(xiàng)。,80/20原則的啟示,啟示：20%的工作事項(xiàng)創(chuàng)造80%的工作價(jià)值；抓住工作的關(guān)鍵，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保證80%的工作結(jié)果；改進(jìn)這20%的工作處理方法，可以獲得80%的新效果。誤區(qū)：面面俱到——都想做好；完全主義——都想做完；平均分配時(shí)間和精

17、力。,原則4：符合生理周期,了解你的“興奮”和“低潮”時(shí)間段并以此為依據(jù)制定你每天的工作計(jì)劃。 請(qǐng)做以下測(cè)試，了解自己的生活節(jié)奏，以便有效的工作：,原則5：養(yǎng)成習(xí)慣,送給參訓(xùn)者三句話：好習(xí)慣是在有意識(shí)的控制中形成的，壞習(xí)慣是在無意識(shí)的放任中形成的。我們先要塑造自己良好的習(xí)慣，然后好習(xí)慣會(huì)塑造我們自己。形成好習(xí)慣的過程同時(shí)也是克服壞習(xí)慣的過程，形成過程中會(huì)比較困難，但好習(xí)慣一旦養(yǎng)成也會(huì)具有自然的慣性，保持起來相對(duì)比較容易；堅(jiān)持下去

18、，21天可基本形成習(xí)慣。,生理周期測(cè)試：,1、只考慮自己“感覺最好”的節(jié)奏，如果每天的作息時(shí)間完全由你自己決定，你愿意什么時(shí)間起床？ A. 5:00—6:30 B. 6:30—7:45 C. 7:45—9:45 D. 9:45—11:00 E. 11:00—12:002、只考慮自己“感覺最好”的節(jié)奏，如果每天的作息時(shí)間完全由你自己決定，你愿意什么時(shí)間睡覺？ A. 20:00

19、—21:00 B. 21:00—22:15 C. 22:15—0:30 D. 0:30—1:45 E. 1:45—3:00,生理周期測(cè)試：,3、假定正常情況下，你能容易的醒來時(shí)是在早上嗎？ A. 很不容易 B。不太容易 C。比較容易 E。非常容易4、早上醒來后的頭半個(gè)小時(shí)里，你覺得腦子靈活嗎？ A. 很不容易 B。不太容易 C。比較容易 E。非常容易

20、5、早上醒來后的頭半個(gè)小時(shí)里，你覺得疲倦嗎？ A. 非常疲倦 B。比較疲倦 C。比較振作 E。非常振作,生理周期測(cè)試：,6、決定鍛煉身體，你的朋友建議你每周兩次，每次一個(gè)小時(shí)，在早上7：00—8：00進(jìn)行，你對(duì)朋友的建議是否會(huì)遵照?qǐng)?zhí)行？ A. 照辦 B。略作調(diào)整 C。發(fā)現(xiàn)照辦有困難 E。發(fā)現(xiàn)照辦非常困難 7、晚上什么時(shí)候才感到疲倦，想睡覺？ A. 20:00—21:00 B.

21、21:00—22:15 C. 22:15—0:30 D. 0:30—1:45 E. 1:45—3:00,生理周期測(cè)試：,8、你將參加一項(xiàng)非常重要的考試，如果時(shí)間能夠由你來選擇，你希望安排在哪個(gè)時(shí)間段？ A. 8:00—10:00 B. 11:00—13:00 C. 15:00—17：00 D. 19：00—21:009、你聽說過“早晨”和“晚上”類型的人嗎？你認(rèn)為自己屬于哪種類

22、型？ A. 肯定屬于早晨型 B。偏于早晨型 C。偏于晚上型 E?？隙▽儆谕砩闲?0、如果你總要在6：00起床，你感覺如何？ A. 非常困難和不愉快 B。相對(duì)困難和不愉快 C。有點(diǎn)不愉快但問題不大 E。輕松愉快,生理周期測(cè)試：,11、早晨一覺醒來，你要過多久才能回復(fù)神智清醒？ A. 1—10分鐘 B. 11—20分鐘 C. 21—40分鐘 D. 超過4

23、0分鐘12、選擇你屬于早晨活躍或晚上活躍的程度？ A. 肯定屬于早晨型 B。一定程度屬于早晨型 C。一定程度屬于晚上型 E?？隙▽儆谕砩闲?測(cè)試打分,1、A=5 B=4 C=3 D=2 E=1 2、 A=5 B=4 C=3 D=2 E=1 3、A=1 B=2 C=3 D=4 4、 A=1 B=2 C=3 D=4

24、5、A=1 B=2 C=3 D=4 6、 A=4 B=3 C=2 D=17、 A=5 B=4 C=3 D=2 E=1 8、 A=4 B=3 C=2 D=1 9、 A=4 B=3 C=2 D=1 10、 A=1 B=2 C=3 D=4 11、A=4 B=3 C=2 D=1