10、時間管理培訓ppt

1、時 間 管 理,在開始之前……,如果您的余生只剩下三天,您會做哪三件事情?,請閉目一分鐘思考這個問題,時間管理是什么?,,時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一樣的多所以時間管理的問題本身不在于時間, 而是在于自己如何善用及分配你自己的時間,時間管理是什么?,時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣, 以令自己更富效率, 更富效能把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對地做完, 叫做效能時間管理就是事前的規(guī)

2、劃或長期的計劃,課程目標,這個課程給大家最重要的訊息是。。。。,不是教給你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎樣可以不眠不休。,我的問題有哪些？我要如何處理這些問題?我要什么時候開始?,,,,目 錄,,認識時間障礙,,如何運用時間,,,,總結,,,,,,時間管理的錯誤觀念,什么是時間殺手,人最容易掉進的時間陷阱,認識時間障礙,時間管理只是常識只要我把工作做好， 我的時間管理應該還不錯我在壓力下表現較好， 時間管理會令我失去我

3、的優(yōu)勢我有使用計事本和行事歷，這還不夠嗎？,時間管理的錯誤觀念,什么是時間殺手,,,,,,無形的（不自覺）,有形（自覺的）,,接聽電話打電話會議打擾官僚作風溝通不足辦公室政治資源不足閱讀文件及郵件交通堵塞,欠缺周詳計劃不懂分辨輕重緩急過分注重細節(jié)猶豫不決不懂得說不拖延善忘不懂授權欠缺組織健康欠佳,工作欠目標， 優(yōu)先次序不明確危機管理能力薄弱多項工作須同時進行自我組織問題外界騷擾無力拒絕要

4、求拖延工作會議,人最容易掉進的時間陷阱,,,,目 錄,,認識時間障礙,,如何運用時間,,,,總結,,如何運用時間,要管理好自己嗎?,要懂得管理自己，首先要認識自己。拋棄惡習, 引進新的工作方式和生活習慣,為什么需要目標？,目標是行動的導航燈!,成功就等于目標，其他的一切都是這句話的注解。 －－美國潛能大師伯恩·崔西語,為什么需要目標？,哈佛大學有一個非常著名的25年跟蹤調查：對象是一群智

5、力、學歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調查發(fā)現 ：27%的人沒有目標60％目標模糊10％有清晰但較短期的目標3％有清晰且長期的目標,,,,,,,,,,成為社會各界的頂尖人士,成為各行業(yè)的專業(yè)人士,社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作,社會的最底層，抱怨整個世界,25年后調查發(fā)現 ：,,,,,,短期目標,分解目標,,魚骨圖法,長期目標,,個人目標：健康、休閑和營養(yǎng)方面的目標事業(yè)目標：自我職業(yè)規(guī)劃,項目計劃（例如推行——新系統）日常運作計劃

6、（編寫每月生產報告）每周的行事安排每日需要完成的工作,,,,,,命中是偶然的，打不中是必然的！,如 果 沒 有 目 標,訂立計劃以掌握時間,,,以目標, 優(yōu)先次序, 理想工作時間表表示這三塊積木為基礎, 想好一天的計劃,搞清楚個人活力周期表, 再根據最有效的工作時間,勾勒出“ 理想工作時間表”,根據目標的輕重, 安排優(yōu)先次序,訂好長期目標,以及短期目標,運用企劃的概念- 擬定計劃,分解目標,長期目標,TO DO LIST - 執(zhí)

7、行事項清單,每天做每天同一時間做將優(yōu)先次序寫下由最重要的事情開始,分解目標,長期目標,TO DO LIST - 執(zhí)行事項清單,分解目標,長期目標,看看你的工作日志, 然后問自己:,幾點開始目標? 能不能早點開始? 有沒有任何讓你分心,以致無法完成目標的事情?你完全不受干擾的最長時段有多久? ( 不要把午飯也放進去)你最有效率和最沒有效率是什么時候? 你將當天的主要目標完成到什么程度? 你會照著優(yōu)先次序的書面計劃做事嗎?

8、你在適當的時間做適當的事嗎?你在怎么處理不應該做的事? 手邊的工作要如何做得更有成效, 更為簡化, 并減少細節(jié)? 你花的時間與你的優(yōu)先次序是否相稱?,請記著 : 巴雷德“80/20”定理,分解目標,長期目標,以行動配合計劃,將目標寫下來- 是什么目標? 要達致什么的成果? 行動 – 要做些什么? 次序 - 哪些應該先做/ 哪些為后? 訂下完成

9、 日期及排列優(yōu)先次序時間估計 – 每項的行動需要多長時間? 靈活性 – 有沒有預留時間給不可估計的突發(fā)事情時間表 – 甚么時候處理甚么事項？,你是怎樣編排時間計劃？,一、年度計劃－甘特圖二、月計劃－執(zhí)行事項清單史蒂芬 ·柯維博士－“與時間有約”,權衡輕重,最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要The main thing is to keep the main thing t

10、he main thing at all times,長期目標,區(qū)分優(yōu)先工作,某些事件,某些電話,浪費時間之事,不重要又不緊急,改進產能,建立人際關系,發(fā)新機會,重要但不緊急,某些電話,某些信件與報告,某些會議,不重要但緊急,危機,急迫的問題,有期限壓力的計劃,重要又緊急,有趣的活動,防患未然,規(guī)劃、休閑,不速之客,必要而不重要的問題,受歡迎的活動,自我約束,－ 行為科學研究表明：一個人一天的行為只有5％是屬于非習慣性的，而95％的行為

11、都是習慣性的。,江山易改，本性難移 !,羅曼·羅蘭名言：性情即命運 !,－ 時光對有些人像張滿的風帆，而對另一些人卻像爬行的蝸牛。,1、改變你的習慣,2、修正你的態(tài)度,3、提高你的生產力,1. 你的辦公桌,你的工作環(huán)境是怎么樣? 有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率?,改善工作環(huán)境,將所有可以吸引你視線的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話, 時間表, 筆記本, 日歷, 筆座…..)將你要用的器

12、材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方將一些你知道不會作出反應的信件拋棄 利用文件夾來將不同的文件歸檔,2. 歸檔,一些你需要今天馬上完成的事情 - DO NOW 一些你需要這個星期完成的工作 - FILE 一些你需要歸檔的文件 - FILE 有空才閱讀的書本 - READ 需要傳閱的文件 - PASS ON 一些文件需要等待資料完成 - PROGRESS,3. 如何處理電話/ 電郵,如

13、果找不到要通話的對方 - 切記要留言, 并說明事情的嚴重性, 以確保對方回電打電話之前, 要把事情重點寫下來 要談比較復雜的事情, 可以先將文件傳真給對方先看, 減少詳細解釋的時間備有有關文件 自設時限,4. 處理會議,每次召開任何會議前, 必須要緊記以下幾點: 我是否一定要出席這個會議 會議之前應派發(fā)議程 說明開會的目的 如果你是主席,你應鼓勵發(fā)言和要求言之有物,要避免發(fā)言同事偏離主題 最好設定一個時限, 以方便各

14、人安排工作,5. 要懂得說不,說” 不”應該是有禮貌 要給對方清晰的解釋 給對方另外的選擇和建議,6. 處理拖延心態(tài),為什么我們會拖延？不知道如何或從何入手不知道為什么要做？不喜歡去處理個人情緒及健康問題缺乏獎勵沒有迫切性找借口過分憂慮忙碌過后,7.改善拖延方法,,,行動：每次只處理一項工作及時去做委托別人去做/尋求幫助,把工作分成若干部分訂出工作時間,問題、文件洗牌,著手工作時間,,改善拖延方法,建立自信

15、 - 跟自己說 “ 我一定可以做到”設立目標找出與自己相關的方法- 對自己的好處儲蓄時間全力再戰(zhàn)自我獎勵設立完工期限時刻提醒自己事情的重要性有充分的準備，才會把事情做好時間就是金錢,我們可以怎樣贏得每一分秒?,利用交通時間與運動同行避開繁忙時間車上觀察構思車上看書,出差外游收集情報計劃構想寓工作于娛樂,,,,目 錄,,認識時間障礙,,如何運用時間,,,,總結,,希望你能夠: 看到自己的問題在那里

16、要改變生活的習慣和工作方式 在自己所能控制的情況下, 把握每分鐘 訂立目標, 策略, 行動去應付每一個挑戰(zhàn)在不能完全自己控制的情況下, 把負面的影響減到最低,總結,有清晰的目標, 知道自己在做什么和要做什么分辨事情的先后次序 知道自己是否朝著目標前進 選擇做對的事, 而不是說只念著把事情做對 講求效率, 以最少的資源追求最大的成效 計劃每天,每周, 每年要做的事情 估計需要完成時間, 并編排時間表行事懂得在適當時候說