中小企業(yè)檔案管理制度

1、檔案管理制度檔案管理制度第一章總則一、為對(duì)本公司各類檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、有序的管理，使公司檔案在最大程度上為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，特制定本制度。二、本制度規(guī)定了檔案的形成、歸檔、整理、利用、更改、復(fù)制、保密等工作，適用于本公司的檔案管理。三、本制度所稱的檔案，是指本公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成和收集的具有保存價(jià)值的各類文件、與公司有關(guān)的各種文字記錄、圖紙、電子文檔、軟盤、光碟、圖片、膠片、錄相帶、書籍、磁帶及其它有關(guān)實(shí)物。第二章檔案分類及

2、編號(hào)一、公司檔案依據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，以公司全部檔案為對(duì)象，結(jié)合公司管理職能和檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)進(jìn)行分類。二、檔案的類別共分為七個(gè)大類即：公司運(yùn)營(yíng)類、經(jīng)營(yíng)管理類、人事行政類、會(huì)計(jì)檔案類、研究開發(fā)類、儀器設(shè)備類、工程建設(shè)。三、檔案分類應(yīng)用于對(duì)本公司檔案的進(jìn)行整理、組卷、編號(hào)、裝訂、填寫分類目錄，方便查閱、檢索等。四、檔案分類（見附表）第三章管理責(zé)權(quán)一、公司辦公室（總經(jīng)辦）為公司檔案的管理部門，負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的管理，并指導(dǎo)公司

3、各部門檔案管理工作的開展；各部門指定專人為部門兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)部門檔案的歸檔工作。二、公司所有檔案統(tǒng)一放置公司檔案室，由專人管理。三、辦公室指定專門或兼職人員（檔案管理員）負(fù)責(zé)公司檔案管理。四、檔案管理職責(zé)：1、做好檔案的保密、保衛(wèi)工作，注意防止出現(xiàn)失密、失盜和失火事故。2、加強(qiáng)對(duì)檔案柜的管理，杜絕潮濕、霉變和蟲蛀等，以確保檔案資料的完好無(wú)損。3、檔案管理員應(yīng)即時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行電子歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案的電子信息化管理。4、檔案管理員工作變動(dòng)或

4、因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料、電腦密碼等向繼任人員交接清楚，嚴(yán)禁擅自帶走或私自銷毀。第四章檔案建檔及保管一、文件歸檔1、各部門在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，已辦理完畢，具有保存價(jià)值的文件材料（包括照片、錄音、錄像、廣告帶、電腦軟件等）。2、文件材料歸檔的基本要求：文件材料齊全、完整、清晰。3、歸檔方式1)可區(qū)分年度的，按年度為單位，依據(jù)屬類，把文件資料進(jìn)行裝訂歸檔；2)跨年度的或不能明確區(qū)分年度的文件材料，用卷宗裝存建檔，各卷宗按序號(hào)標(biāo)

5、識(shí)；4、歸檔時(shí)間：1)產(chǎn)品開發(fā)、基建工程、有關(guān)技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成之后要將歸檔文件材料及時(shí)交辦公室歸檔。屬重要的批文、合同、圖紙應(yīng)及時(shí)將原件歸檔。2)每年第一第季度未為上一年公司文件資料歸檔時(shí)間。各部門均應(yīng)指定本部門的兼職檔案員做好歸檔收策、移交工作，送公司辦公室統(tǒng)一歸檔。3)本公司的基建完工驗(yàn)收；產(chǎn)品研制、定型、鑒定；新購(gòu)置的設(shè)備、儀器驗(yàn)收等的資料及時(shí)跟蹤歸檔。3)全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)

6、追究責(zé)任。4)凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。5)查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。6)檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。7)定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處。第五章檔案利用一、檔案借閱1、公司管理人員〔含技術(shù)人員〕因工作需要，可查閱與工作有關(guān)的檔案。因工作需要查閱其他部門檔案的，必須經(jīng)辦公室主任同意，方可查閱。2、

7、屬工藝處方等絕密檔案的查閱，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可查閱。3、查閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，一般隨查隨還。如需借出的，應(yīng)經(jīng)檔案員同意方可借出，借出時(shí)間為3—5天。4、借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。5、外單位需閱本公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并給公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。6、凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外

8、借。第六章檔案鑒定、銷毀一、檔案鑒定1、根據(jù)《檔案法》，結(jié)合公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際情況，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見會(huì)計(jì)檔案保存期限表。2、保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(zhǎng)。3、從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。4、檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。二、檔案銷毀1、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重

9、從事。銷毀前要造具清冊(cè)、提出銷毀報(bào)告、會(huì)同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。2、檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。第七章檔案分類標(biāo)識(shí)一、企業(yè)檔案實(shí)體分類的標(biāo)識(shí)符號(hào)采用英文字母順序（字母I、Z、O易于1、2、0數(shù)字混淆不予使用）標(biāo)識(shí)目錄大類名稱(一級(jí))；采用1位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)項(xiàng)目分類（二級(jí)）；采用1位阿拉伯?dāng)?shù)字和英文字母標(biāo)（標(biāo)識(shí)順序?yàn)椋?、2…9、A、B

10、…Z）識(shí)內(nèi)容分類（三級(jí)）二、檔案實(shí)體排架和編號(hào)要反映八個(gè)個(gè)基本大類從實(shí)際出發(fā)做到科學(xué)合理經(jīng)濟(jì)實(shí)用保證利用檔案的系統(tǒng)性、有效性。三、檔案的具體排架、分類及編號(hào)按附表執(zhí)行。四、檔案案卷要有封面、目錄頁(yè)。封面樣式見右圖第八章本管理制度如有未盡事宜，可由辦公室另行修改、補(bǔ)充規(guī)定。第九章本管理制度經(jīng)總經(jīng)理核定后施行，修改時(shí)亦同。第十章本管理制度的最終解釋權(quán)由辦公室。名稱：出庫(kù)單年份：2010卷號(hào)：B63201001封面樣式圖年份：2010卷號(hào)：B