公司企業(yè)常用公文的寫作要領

1、企業(yè)常用公文的主體結(jié)構(gòu),綜合辦公室,內(nèi) 容 提 要,一、公文的作用及重要性 1、公文的概念 2、公文的特點 3、公文的作用 4、公文寫作的重要性 二、公文格式及主體內(nèi)容 1、公文的種類 2、公文的格式 3、公文的主體內(nèi)容及寫作要領 三、常用公文種類及主體結(jié)構(gòu),1、企業(yè)常用公文種類 2、常用公文主體結(jié)構(gòu)內(nèi)容及模式 3、部分

2、公文行文規(guī)則及要求 四、公文常見的問題與分析 1、文種的誤用 2、隨意請報 3、公文組成要素不全 4、公文標題病誤 五、結(jié)束語,一、公文的作用及重要性,1、什么是公文：公文，即公務文書。一般指行政機關、社會團體和企事業(yè)單位在行政管理活動或處理公務活動中產(chǎn)生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。公文一般格式較為正式，

3、內(nèi)容比較規(guī)范，并且有行政機關賦予的特定的效能和影響力。,2、公文的特點： （1）、法定的作者 （2）、法定的權(quán)威性 （3）、體式的規(guī)范性 （4）、辦文的程序性 　　 公文區(qū)別于其它文章的主要特點是公文是具有法定效力與規(guī)范格式的文件。,3、公文的作用： （1）、領導和指導作用。 　　 （2）、行為和規(guī)范作用。 　　 （3）、宣傳和教育作用。 　　

4、 （4）、聯(lián)系和知照作用。 　　 （5）、依據(jù)和憑證作用。,4、公文寫作的重要性： 公文寫作在我們?nèi)粘Ｉ钪邪l(fā)揮著日益重要的作用，其應用領域也來越廣泛，特別是隨著企事業(yè)單位各層級領導的公務活動日益頻繁，實用文體寫作的功能也被提到一個新的高度。,公文寫作，已經(jīng)成為各層級領導在公務活動中必備的文書載體，并承載傳達行政措施、增進溝通與交流等效用或功能；成為衡量各層級領導和工作人員個人能力與工作水平的重要標準與尺

5、度。 如何寫好公文，掌握嫻熟的公文寫作技巧與方法，更好地發(fā)揮公文寫作的職能與功效，也是提高行政能力的一項基本功和要求。,二、公文格式及主體內(nèi)容,1、公文的種類。國務院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》確定的行政公文種類共有十三種： （1）命令（令） （2）決定 （3）公告 （4）通告 （5）通知,（6）通報 （7）議案

6、 （8）報告 （9）請示 （10）批復 （11）意見 （12）函 （13）會議紀要,2、公文的格式： 即公文規(guī)格樣式，主要是指公文構(gòu)成要素的書面表現(xiàn)形式，即文面格式。 格式內(nèi)容主要包括眉首、主體、版記三個部分。在三個部分中，共含有公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注、

7、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等項目。,,,,,眉首1、發(fā)文機關標識；2、發(fā)文字號；3、秘密等級★保密期限；4、緊急程度(急度)；5、公文份數(shù)序號(份號)；6發(fā)文編號；7簽發(fā)人等。,正文1. 標題2. 主送機關3. 正文4. 附件說明5. 成文日期6. 印章7. 附注,,,,,,,,,,,,,,,版記,1. 主題詞2. 抄送機關3. 印發(fā)機關和 印發(fā)日期,,,,,3

8、、公文的主體內(nèi)容及寫作要領： 公文的主體部分又稱行文部分。主要標識公文標題、主送機關、正文、附件、成文日期、發(fā)文機關印章、附注等要素。 （1）、公文的標題。完整的公文標題一般由制發(fā)公文機關名稱+事由+文種組成。它們又稱為公文標題的三要素。,另外，通過介詞結(jié)構(gòu)“關于……的”將制發(fā)公文機關名稱、事由和公文種類這三要素連接起來成為一個句子。例如：《國務院辦公廳關于成立xxx領導小組的通知 》。 公文標題一

9、般有以下四種形式： 第一、制發(fā)公文機關名稱+事由+文種三個要素全部具備的公文標題。（如上例）,第二、事由+文種兩個要素構(gòu)成的公文標題。版頭本身就有發(fā)文機關標識，可以省略發(fā)文機關。例如:《20xx年全國xxxx工作會議紀要 》。 第三、由制發(fā)公文機關名稱+文種兩個要素構(gòu)成的公文標題。公告性、權(quán)威性公文，可以省略事由。例如:《中華人民共和國xxx部公告 》。,第四、只標明文種的公文標題。主要是公告性公文。例如:《

10、 公告》。 公文標題中除了法規(guī)、規(guī)章或轉(zhuǎn)發(fā)的規(guī)范化文件標題名稱加書名號之外，一般不使用標點符號。例如:國家xxx局關于印發(fā)《xx交易xx稅征收管理辦法》的通知。,（2）、主送機關。主送機關指公文主要受理機關，是負有公文處理責任的受文機關。公文一般應當標明主送機關。書寫時在標題下面空一行，左側(cè)頂格，使用主送機關全稱或規(guī)范化簡稱、同類型機關的統(tǒng)稱。 某些不具特指性，而具有廣泛的公告性、知照性公文，如“公告”、“

11、通告”，也可不寫主送機關。,（3）、正文。公文正文標識在主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。 在一份比較復雜的公文中，正文一般包括開頭、主體、結(jié)尾三個部分。 ?、開頭。 公文正文的開頭方式有許多種，常見的開頭方式有： 目的式。用表示目的的介詞“為……”、“為了……”等領起下文。,根據(jù)式。用介詞“根據(jù)……”、“遵照……”、“按照……”、“依照……”等領起下文。

12、 緣由式。緣由式也叫原因式，即通過情況的介紹、問題的提出或意義的明確，使受文者了解行文的緣由，從而引起受文者對公文內(nèi)容的重視。,?、主體。公文正文的主體部分是公文的核心，公文的主要事項或基本內(nèi)容都在這一部分表述。如果需要引用公文，一般應先引標題，后引發(fā)文字號。例如:你局《關于······的請示》(xxx發(fā)〔20xx〕xx號)收悉。經(jīng)研究，批復如下：·

13、83;···· 公文的主體部分寫作要求是：內(nèi)容充實，中心突出，表意明確，條理清楚。,?、結(jié)尾。公文正文結(jié)尾的寫法不盡相同，一般都要用該文種的習慣性結(jié)束語作結(jié)尾。例如：國家xxx局關于xxxxx通知 …… 國x發(fā)〔20xx〕xx號文件中的有關規(guī)定與本通知不符的，以本通知為準。 特此通知。 二

14、○xx年x月xxx日,幾種常用的結(jié)尾方式： 說明式 ······ 上述以清包工形式提供的裝飾勞務是指，工程所需的主要原材料和設備由客戶自行采購，納稅人只向客戶收取人工費、管理費及輔助材料費等費用的裝飾勞務。,申明式 資源綜合利用······對提高資源利用效率，

15、發(fā)展循環(huán)經(jīng)濟，建設節(jié)約型社會具有十分重要的意義。各地要加強對資源綜合利用認定工作的管理，落實好國家對資源綜合利用的鼓勵和扶持政策，促進資源綜合利用事業(yè)健康發(fā)展。在執(zhí)行中有何意見和建議，請及時報告我們。,祈請式 經(jīng)研究決定，自2006年9月1日起，將你省煤炭資源稅適用稅額標準統(tǒng)一提高至每噸x.x元。    請遵照執(zhí)行。 期望式 本次升級過程中，如有問題，請及

16、時向總局（信息中心）反映。等等。,（4）、附件。附件是附在主件之后，對公文內(nèi)容起說明和補充作用的文字材料，主要包括隨文轉(zhuǎn)發(fā)、報送的文件，隨文頒發(fā)的規(guī)章、制度，以及文件中的報表、統(tǒng)計數(shù)字、人員名單等等。,公文如有附件，標識在正文下一行左空兩字，后用冒號，再標附件名稱。例如： 附件：xxxxxx申報表 公文附件如有序號，用阿拉伯數(shù)碼，名稱后不用標點符號。例如： 附件：1、xxx備案受理回執(zhí)

17、 2、xxx備案審核結(jié)果回執(zhí) 3、xxx備案申報審核系統(tǒng)升級設計方案,（5）、成文日期。公文的成文日期以機關負責人簽發(fā)的日期為準。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。經(jīng)會議批準的公文以會議通過日期為準。法規(guī)性公文以通過或者批準日期為準。電報以發(fā)出日期為準。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫，其中“零”寫作“〇”。,三、常用公文種類及主體結(jié)構(gòu),1、企業(yè)常用的公文種類：

18、 （1）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當?shù)臎Q定事項。 （2）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬的機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。,（3）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 （4）報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。 （5）請示：適用于向上級機關請求指示、

19、批準。 （6）批復：適用于答復下級機關的請示事項。 （7）會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。,2、常用公文主體的結(jié)構(gòu)內(nèi)容及模式： （1）、決定。主要有六部分組成：?標題；?主送機關；?作出決定的日期或會議通過日期；?正文，一是作出決定的緣由；二是決定的內(nèi)容或事項；?落款即作出決定機關名稱；?成文日期等。,（2）、通知?！裰甘拘酝ㄖ晌宀糠纸M成：?標題；?主送機關；?正文有通知緣由，通知內(nèi)容，通知執(zhí)行要求；

20、?落款即發(fā)文機關名稱；?成文日期等?！駮h通知：小型會議通知由五部分組成：?標題；?主送機關；?正文有召開會議時間、地點、參加人員及與會要求；,?落款即發(fā)文機關；?成文日期等。大型或隆重會議通知由五部分組成：?標題；?主送機關；?正文一是召開會議的原因、依據(jù)、目的、任務；二是會議安排、時間、地點、會期、內(nèi)容、與會范圍或與會人員；三是與會要求，包括會前準備等；,?落款即發(fā)文機關；?成文日期等。●任免通知由五部分組成：?標題；?主送機關；?

21、正文一是導語，寫任免時間、任免機關（作出決定范圍或形式）；二是任免內(nèi)容或任免事項等；?落款即發(fā)文機關；?成文日期等。,（3）、通報。一般由五部分組成：?標題；?主送機關；?正文 一是通報原由；二是通報事項，該事項發(fā)生的時間、地點、涉及單位與人員，大體經(jīng)過，主要情節(jié)、結(jié)果及影響等；三是處理意見，指對有關人員進行具體表彰或處分；四是經(jīng)驗或教訓是什么；五是要求、希望與號召等；?落款即發(fā)文機關；?成文日期等。,,（4）、報告。一般由五部分組成：

22、?標題；?主送機關；?正文一般由兩大部分，一是導語，講報告的起因，根據(jù)；二是報告的內(nèi)容，按照需要可分成若干部分敘述，收尾一般用“特此報告”等；?落款即發(fā)文機關；?成文日期等。 （5）、請示。與報告格式基本相同。,請示與報告內(nèi)容的區(qū)別,,（6）、批復。一般由五部分組成：?標題；?主送即回復的下級機關；?正文由三部分，一是批復引語，就是開頭要引述下級來文的日期、文號、標題或要點；二是批復內(nèi)容，即對來文的答復；三是結(jié)尾，一般用公文用語，

23、如“此復”，“特此批復”等；?落款即發(fā)文機關；?成文日期等。,（7）、會議紀要。主要由四部分組成：?標題，一般是會議名稱+紀要；二是召開會議的機關+內(nèi)容+紀要；?正文，有三部分：一是開頭，寫會議概況，包括召開會議的指導思想，目的和要求，會議時間和地點，參加單位，主持人，對會議的總評價等；,二是紀要主體，寫會議研究的問題，討論的意見，作出的決定，對今后提出的任務、要求等；三是結(jié)尾有兩種，a、正文完就收尾；b、是提出希望、號召；?落款即發(fā)文

24、機關；?成文日期等。,3、部分公文行文規(guī)則及要求： （1）“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。 　　 （2）“報告”不得夾帶請示事項。 　　 （3）一般不得越級請示和報告。,（4）除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。 （5）受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄

25、送機關。 （6）屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理。,四、公文中常見的問題與分析,1、文種的誤用 主要表現(xiàn)在報告和請示的錯用 報告和請示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。 a.行文目的不同：報告以陳述情況為主，不要求上級批復；請示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復。 b.公文內(nèi)容不同：請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定

26、,的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。 c.規(guī)范性用語不同：報告用“ 以上報告如有不妥，請指示”，“特此報告”等；請示用“當否，請批復”，“特此請示，請批復” 。 目前，這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個方面。 a.請示、報告混用 如：《關于請示xx領導出席xxx的報告》 b.請示、報告并用 如：《關于召開xxxxx的請示報告》,2.隨意請報 “請報”指以單位名義向上級報送“請示”、“意

27、見”“報告”。隨意請報主要有三種情況： a.主送個人，如“x書記”、“x市長”。 b.多頭主送 ，如“教務處、科技處并實驗室管理處” c.越級上報 3.公文組成要素不全 a.上行文缺簽發(fā)人，“請示”缺聯(lián)系人姓名、電話。 b.缺附件說明。 c.成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。 d.缺主題詞或主題詞不全，如缺類別詞、文種等。,4.公文標題病誤 a.標題缺少行文單

28、位 公文標題通用式為：行文單位+事由+文種 b.標題無文種 將一般公文誤作為法定公文，致使標題無文種。如《……關于……的規(guī)劃》、 《……關于……的總結(jié)》。 轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知文種被放棄，致使標題無文種。如《……關于轉(zhuǎn)發(fā)……的方案》。,c.不倫不類的標題 兩個文種并用，如：請示報告、任免決定的通知等。 混用文種，將“請示”錯用成“申請”。 d.標題中事由表達不全 如：《xxxx關于申

29、請劃撥“十五” 配套經(jīng)費的報告》 e.標題中亂用標點符號,公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 公文中亂用標點符號主要表現(xiàn)在： a.轉(zhuǎn)發(fā)和頒發(fā)法規(guī)、規(guī)章，不用書名號而用引號。 b.不必用其他標點符號而隨意使用。 如《關于對xxxx年“全民文明禮貌月活動”安排的通知》等等。,總之，通過前面所講的內(nèi)容，便發(fā)現(xiàn)一個規(guī)律 ：即公文的結(jié)構(gòu)已形成“五個要素、三個部分”的結(jié)構(gòu)模式或特點。

30、 五個要素：?依據(jù)：公文制作的原由、背景、政策、理論、法規(guī)等；?目的：公文達到什么意圖；?文種承啟語：以文種為動詞的過渡性語言；?事項：公文的具體內(nèi)容，是公文的重點；? 要求：提出希望、要求。 三個部分：?前言； ? 主體；?結(jié)尾。,關于公文寫作問題，同仁們總結(jié)有兩句話：第一句：“萬變不離其宗”；第二句：“把握時代語言”。 如何寫好公文也概括有兩句話，“一個中心”；“三個基本點”?！耙粋€中心”即確

31、定公文中心，明確基本思路；“三個基本點”或“三部曲”即對下布置工作的公文，一要寫明“為什么要做”，二是“怎么做”，三是“做成什么樣”；對上匯報工作的公文，一要寫明“我們做了什么”或“我們?yōu)槭裁匆觥?，二要寫明“怎樣做的”，三要寫明“做得怎么樣”及體會、效果和經(jīng)驗。等等。（結(jié)束）,結(jié) 束 語,以上所講的內(nèi)容，只是歸納、整理出我們常用的公文寫作格式及常見的問題，謹作為一種信息、資料與同志們進行交流或探討，談不上講課。