002高效會(huì)議秘訣

1、,高效會(huì)議秘訣,中層經(jīng)理人培訓(xùn)之——,,LOGO,,LOGO,,目錄頁,第 * 頁,目錄頁,,,,會(huì)議概述,會(huì)議為什么低效,如何提高會(huì)議效能,,LOGO,,過渡頁,第 * 頁,過渡頁,第一章,會(huì)議概述,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會(huì)議概述,01,,第一節(jié),什么是會(huì)議,,,討論、商議,,聚會(huì)、見面、集會(huì),,會(huì)議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)。,會(huì)議是一種群體溝通的方式。,,,,LOGO,

2、,正文 . 第一章,第 * 頁,會(huì)議概述,01,,第一節(jié),什么是會(huì)議,人類開會(huì)的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會(huì)稽山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財(cái)政問題。據(jù)說，會(huì)稽山原名茅山，因召開此會(huì)而更名。,公元前 681 年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會(huì)盟，首開國際會(huì)議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會(huì)議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓公也被譽(yù)為是“文山會(huì)?！钡淖鎺煚?。,

3、,會(huì)議起源,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會(huì)議概述,01,,第一節(jié),什么是會(huì)議,,中國的會(huì)有多少,整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。中國的會(huì)有多少？從中央到地方一年要開多少會(huì)？這是一個(gè)無法統(tǒng)計(jì)的數(shù)字。,《現(xiàn)代快報(bào)》2005年7月9日?qǐng)?bào)道了來自會(huì)議市場上的信息：1999年， 北京只有一二百家服務(wù)于會(huì)展的專業(yè)公司，而2005年竟達(dá)到4000家以上。會(huì)議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，形成了滋生腐敗的溫床。201

4、1年，中國首個(gè)《中國會(huì)議藍(lán)皮書》在京發(fā)布，藍(lán)皮書指出，目前我國每年舉辦的各種會(huì)議多達(dá)幾千萬個(gè)，年均增長20%。,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會(huì)議概述,01,,第一節(jié),什么是會(huì)議,在白領(lǐng)中，會(huì)議恐懼癥已經(jīng)不是個(gè)新詞兒了。對(duì)于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會(huì)議室里度過一天已經(jīng)是一件司空見慣的事，似乎每天都有開不完的會(huì)。2011年，中國青年報(bào)社會(huì)調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對(duì)2223人進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，53.6％的人

5、表示自己在日常工作中參加的會(huì)議過多。,具體而言，57.4％的人每星期平均開會(huì)2次以上。受訪者中，40.8％的人是企業(yè)職員，300％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機(jī)關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會(huì)議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開會(huì)，甚至有人為此變成職場“恐會(huì)族”。,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會(huì)議概述,01,,第二節(jié),會(huì)議有什么作用,先請(qǐng)各位管理者思考一下？,您答對(duì)了嗎？,,,LO

6、GO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會(huì)議概述,01,,第三節(jié),會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇,啥時(shí)該開會(huì)？啥時(shí)不需要開會(huì)？,,,,,,,,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會(huì)議概述,01,,第三節(jié),會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇,,,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會(huì)議概述,01,,第四節(jié),會(huì)議的成本分析,先請(qǐng)各位管理者思考一下？,會(huì)議有哪些成本？,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會(huì)議概述,01,,第四節(jié),會(huì)議的成本分

7、析,一家公司會(huì)不會(huì)開會(huì)，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會(huì)的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會(huì)議是公司管理的必備工具。而會(huì)議的成本則常常被忽略。請(qǐng)看，“文山會(huì)海”的成本是：,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會(huì)議概述,01,,第四節(jié),會(huì)議的成本分析,時(shí)間成本＝參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的旅行時(shí)間＋正式會(huì)議時(shí)間＋會(huì)議休息及耽擱時(shí)間）。,而實(shí)際上我們用到會(huì)議上的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際計(jì)算的比

8、例。大多數(shù)的會(huì)議并沒有按照承諾的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。而且，會(huì)議將我們整塊的工作時(shí)間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會(huì)時(shí)間的工作效率。,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會(huì)議概述,01,,第四節(jié),會(huì)議的成本分析,金錢成本＝開會(huì)的時(shí)間成本×與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資＋場地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會(huì)議概述,01,,第四節(jié),會(huì)議的成本分析,效益

9、成本＝參會(huì)人員若不用參加會(huì)議，那么在這段時(shí)間可以為公司帶來的效益。,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會(huì)議概述,01,,第四節(jié),會(huì)議的成本分析,機(jī)會(huì)成本＝開會(huì)過程中，因未及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會(huì)議概述,01,,第四節(jié),會(huì)議的成本分析,警惕會(huì)議成本,,日本太陽工

10、業(yè)公司每次開會(huì)時(shí)總是把一個(gè)醒目的會(huì)議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的3倍×2×開會(huì)人數(shù)×會(huì)議時(shí)間（小時(shí)）。公式中平均工資所以乘3，是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計(jì)算。因此，參加會(huì)議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會(huì)態(tài)度就會(huì)慎重，會(huì)議效果也十分明顯。,日本的會(huì)議管理,,LOGO,,過渡頁,第 * 頁,過渡頁,第二章,會(huì)議為

11、什么低效,,,LOGO,,正文 . 第二章,第 * 頁,會(huì)議為什么低效,02,,,會(huì)議為什么低效？,,,LOGO,,正文 . 第二章,第 * 頁,會(huì)議為什么低效,02,,第一節(jié),從會(huì)議要素的角度來分析,,,,,,,,,,,,,,LOGO,,正文 . 第二章,第 * 頁,會(huì)議為什么低效,02,,第二節(jié),從會(huì)議過程的角度來分析,,,LOGO,,正文 . 第二章,第 * 頁,會(huì)議為什么低效,02,,第二節(jié),從會(huì)議過程的角度來分析,,,

12、LOGO,,正文 . 第二章,第 * 頁,會(huì)議為什么低效,02,,第二節(jié),從會(huì)議過程的角度來分析,,會(huì)議結(jié)束后，未對(duì)形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時(shí)限并進(jìn)行追蹤，這樣的會(huì)議也幾乎是無任何意義的！,,LOGO,,過渡頁,第 * 頁,過渡頁,第三章,如何提高會(huì)議效能,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會(huì)議效能,03,,,,日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會(huì)議革命”，強(qiáng)化自身競爭力，以期由此帶來利潤。在豐田汽車的

13、辦公室里，處處可看到這樣的標(biāo)題：“只開有實(shí)際效果的會(huì)議!”、“準(zhǔn)時(shí)開始，最好一小時(shí)內(nèi)結(jié)束”、“重點(diǎn)在實(shí)際行動(dòng)”。 在日產(chǎn)被稱為“價(jià)值優(yōu)先”的跨部門會(huì)議，不請(qǐng)部長出席。因?yàn)椴块L是做最后決定的人，如果與會(huì)，可能影響討論方向的內(nèi)容。,日本的會(huì)議革命,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會(huì)議效能,03,,,該如何提高會(huì)議效能呢,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會(huì)議效能,03,,第一節(jié),從會(huì)議要素的角度

14、來提升,1,一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題?？梢约袝r(shí)間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會(huì)議，最多也不要超過三個(gè)議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。,議題明確,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會(huì)議效能,03,,第一節(jié),從會(huì)議要素的角度來提升,2,議程清晰,要有明確的議程及時(shí)間分配規(guī)則，方好有效控制會(huì)議的進(jìn)程和時(shí)間使用，確保會(huì)議高效。 注意：議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先

15、講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會(huì)議效能,03,,第一節(jié),從會(huì)議要素的角度來提升,3,精選參與人,會(huì)議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會(huì)增加會(huì)議成本，延長會(huì)議時(shí)間，也會(huì)增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會(huì)議結(jié)論，也不利于會(huì)議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會(huì)議的人員，不要讓不相關(guān)的人

16、參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會(huì)議效能,03,,第一節(jié),從會(huì)議要素的角度來提升,4,指定主持人,無論是何種形式的會(huì)議，必須要明確指定會(huì)議主持人。會(huì)議主持人要嚴(yán)格按照會(huì)議的議程、時(shí)間安排等做好會(huì)議的主持和控制。,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會(huì)議效能,03,,第一節(jié),從會(huì)議要素的角度來提升,5,做好會(huì)議記錄,參加會(huì)議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而

17、不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)?huì)者的發(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項(xiàng)能夠清晰地保留下來，必須要做好會(huì)議記錄。,會(huì)議記錄的主要內(nèi)容包括會(huì)議的全部要素（議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、會(huì)議附件）等。同時(shí)，為了及時(shí)貫徹會(huì)議的精神，增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，趁熱打鐵追蹤會(huì)后的待完成事項(xiàng)，會(huì)議記錄要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成并發(fā)送到與會(huì)人員手中。,,,LOGO,,正文 . 第

18、三章,第 * 頁,如何提高會(huì)議效能,03,,第一節(jié),從會(huì)議要素的角度來提升,6,合適的時(shí)間,上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開會(huì)的時(shí)段。時(shí)代光華的研究如下：,,,,,上午8-9點(diǎn)之間,上午9-10點(diǎn)之間,上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間,下午3-5點(diǎn)之間,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會(huì)議效能,03,,第一節(jié),從會(huì)議要素的角度來提升,7,合適的地點(diǎn),1,2,3,,,LOGO,,正文 . 第三章,第

19、* 頁,如何提高會(huì)議效能,03,,第二節(jié),從會(huì)議過程的角度來提升,會(huì)議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會(huì)前的準(zhǔn)備。不要開沒有準(zhǔn)備的會(huì)議，即便是細(xì)小的事情也要毫無遺漏地做好準(zhǔn)備。,注意，會(huì)議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對(duì)會(huì)議的重視并確保參會(huì)人員及時(shí)收到會(huì)議通知，必須要輔以電話的方式或當(dāng)面再次通知，并提醒與會(huì)人員應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備。,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會(huì)議效能,03,,第二節(jié),從會(huì)議過程

20、的角度來提升,會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議過程進(jìn)行良好的引導(dǎo)和控制，如主持人工作未到位，那么會(huì)議中的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時(shí)提醒，以防會(huì)議脫離控制。,1）確保會(huì)議按時(shí)開始，并嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行；2）嚴(yán)格把控會(huì)議時(shí)間和進(jìn)度，避免會(huì)議的拖沓和冗長，并要按時(shí)結(jié)束；3）營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會(huì)議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會(huì)并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。4）保障與會(huì)者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護(hù)與會(huì)人員不受人身攻擊。5）控制會(huì)議秩序，避免過

21、度爭吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。6）對(duì)討論的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行匯總，并形成會(huì)議結(jié)論。,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會(huì)議效能,03,,第二節(jié),從會(huì)議過程的角度來提升,衡量一個(gè)會(huì)議是否有成效，一是要看會(huì)議是否能夠形成有效的決策，二是要會(huì)后的決策是否能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。因此，會(huì)后的追蹤非常重要，會(huì)后有追蹤，才能把會(huì)議的決議形成生產(chǎn)力。,1）會(huì)議記錄要明確記錄待追蹤事項(xiàng)。以下為待《××會(huì)

22、議追蹤事項(xiàng)表》，可參考：,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會(huì)議效能,03,,第二節(jié),從會(huì)議過程的角度來提升,衡量一個(gè)會(huì)議是否有成效，一是要看會(huì)議是否能夠形成有效的決策，二是要會(huì)后的決策是否能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。因此，會(huì)后的追蹤非常重要，會(huì)后有追蹤，才能把會(huì)議的決議形成生產(chǎn)力。,2）會(huì)議發(fā)起人要指定專人（會(huì)議主持人、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作的進(jìn)度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報(bào)的頻率（多久匯報(bào)

23、一次），直至所有事項(xiàng)徹底完成。,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會(huì)議效能,03,,第二節(jié),從會(huì)議過程的角度來提升,衡量一個(gè)會(huì)議是否有成效，一是要看會(huì)議是否能夠形成有效的決策，二是要會(huì)后的決策是否能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。因此，會(huì)后的追蹤非常重要，會(huì)后有追蹤，才能把會(huì)議的決議形成生產(chǎn)力。,3）如是例行會(huì)議，可以在下一次會(huì)議前，整理出待完成事項(xiàng)表的追蹤情況（可在上述表格中，再增加一列“至×月×日實(shí)際完