高效會(huì)議管理

1、高效會(huì)議管理,先請(qǐng)大家估算一下我們這次會(huì)議的成本？,2,2024/3/27,,3,2024/3/27,,會(huì)議成本包括： 直接成本 時(shí)間成本 損失成本,會(huì)議成本,業(yè)界通用的會(huì)議成本計(jì)算公式：,4,2024/3/27,5,2024/3/27,“得會(huì)議者得天下”、“開(kāi)好會(huì)者事竟成”。會(huì)議開(kāi)不好，后果很?chē)?yán)重。一部電影說(shuō)出這樣的道理不難，難就難在要說(shuō)得有道理。韓三平做到了，他說(shuō)的甚至不是道理，而是哲理。為什么藍(lán)營(yíng)（國(guó)民黨）實(shí)力強(qiáng)大，最

2、后卻慘敗在紅營(yíng)（共產(chǎn)黨）手上？影片通過(guò)一系列細(xì)節(jié)對(duì)比，非常雄辯地告訴我們，這是歷史的必然。對(duì)會(huì)議的態(tài)度不同，決定了成敗。藍(lán)營(yíng)不是不開(kāi)會(huì)，他們也開(kāi)會(huì)，但他們會(huì)開(kāi)不好，大家發(fā)言不踴躍，場(chǎng)面冷冷清清。紅營(yíng)就不同了，他們會(huì)上熱熱鬧鬧，爭(zhēng)先發(fā)言，形式也很活潑，場(chǎng)面十分感人。和張國(guó)立相比，唐國(guó)強(qiáng)的性格真是太適合主持會(huì)議了，談笑風(fēng)聲，張弛有度。毫不夸張地說(shuō)，從來(lái)沒(méi)有一部電影能把“會(huì)議”這個(gè)主題拍得如此深入。每一次戰(zhàn)爭(zhēng)都是為了開(kāi)好一次會(huì)，每一次會(huì)開(kāi)不好

3、都將引發(fā)戰(zhàn)爭(zhēng)。,——摘自豆瓣影評(píng),,6,2024/3/27,如果你想以最快的速度了解一個(gè)團(tuán)隊(duì)，最有效的辦法就是參加幾次這個(gè)團(tuán)隊(duì)的會(huì)議。因?yàn)樵诮M織會(huì)議的方式和水平中，融入了該團(tuán)隊(duì)一切外顯和內(nèi)涵的東西。,7,2024/3/27,高效會(huì)議能帶來(lái)。。。。。。,8,2024/3/27,會(huì)議沒(méi)有意義，沒(méi)有必要召開(kāi)；會(huì)議與我無(wú)關(guān)，不了解為什么要我參加；會(huì)上漫談，不能聚焦議題，總是拖堂；容易扯皮，沒(méi)有形成結(jié)論，不能達(dá)成決策；會(huì)議決策沒(méi)有執(zhí)行，不

4、了了之；會(huì)議一言堂，其他人都不發(fā)言，氣氛沉悶；會(huì)議紀(jì)律散漫，遲到、早退、玩手機(jī)現(xiàn)象較嚴(yán)重等。,會(huì)議常見(jiàn)的問(wèn)題,9,2024/3/27,會(huì)議成功的要素,,,高效會(huì)議,一個(gè)中心,兩個(gè)基本點(diǎn),三個(gè)會(huì)議主持法則,四種干擾行為管理,五個(gè)會(huì)議步驟,10,2024/3/27,會(huì)議成功的要素,一個(gè)中心：會(huì)議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤三個(gè)會(huì)議主持法則四種干擾行為管理五個(gè)會(huì)議步驟,11,2024/3/27,會(huì)議目的,會(huì)議目

5、的就是召開(kāi)會(huì)議的理由，也就是WHY。,召開(kāi)會(huì)議前，請(qǐng)先考慮以下幾個(gè)問(wèn)題：為什么要召集這個(gè)會(huì)議？一定要通過(guò)開(kāi)會(huì)才能達(dá)到這個(gè)目的嗎？是否有其它的替代辦法？,12,2024/3/27,會(huì)議有哪些目的？,13,2024/3/27,會(huì)議成功的要素,一個(gè)中心：會(huì)議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤三個(gè)會(huì)議主持法則四種干擾行為管理五個(gè)會(huì)議步驟,14,2024/3/27,一、會(huì)前準(zhǔn)備,,Click,Click to add Tit

6、le,會(huì)議目的WHY,WHO: 誰(shuí)開(kāi)會(huì)？WHEN: 什么時(shí)候開(kāi)會(huì)？WHERE: 在哪開(kāi)會(huì)？WHAT: 開(kāi)什么會(huì)？HOW: 怎樣開(kāi)會(huì)？,,,會(huì)議計(jì)劃表,會(huì)前準(zhǔn)備,,輸入,,輸出,,15,2024/3/27,有權(quán)做決定的人執(zhí)行會(huì)議決議的人能幫助解決問(wèn)題的人關(guān)心會(huì)議結(jié)果的人,WHO：誰(shuí)開(kāi)會(huì)？,如何確定與會(huì)人員：,建議：,將與會(huì)人員區(qū)分為 ：必須參會(huì)人員、邀請(qǐng)參會(huì)人員、分段參會(huì)人員。,16,2024/3/27,會(huì)議角色分配,分配

7、原則：讓合適的人做合適的事,17,2024/3/27,預(yù)計(jì)會(huì)議所需時(shí)長(zhǎng)；協(xié)調(diào)“必須參會(huì)人員”都能參加的時(shí)間段；盡量提前規(guī)劃，避免臨時(shí)會(huì)議；如果議題時(shí)間較短，可考慮與其它會(huì)議合并。,WHEN ：什么時(shí)候開(kāi)會(huì)？,如何選擇會(huì)議時(shí)間：,18,2024/3/27,場(chǎng)地能夠容納所有與會(huì)者；令大多數(shù)與會(huì)者方便；考慮議題展開(kāi)的形式；考慮成本因素。,WHERE：在哪開(kāi)會(huì)？,如何選擇會(huì)議地點(diǎn)：,19,2024/3/27,WHAT：開(kāi)什么會(huì)？,2

8、0,2024/3/27,讓與會(huì)人員了解會(huì)議目的；了解關(guān)鍵人物對(duì)會(huì)議材料的看法；了解關(guān)鍵人物對(duì)問(wèn)題的看法；提醒與會(huì)者應(yīng)做的準(zhǔn)備。,HOW：怎樣開(kāi)會(huì)？,針對(duì)會(huì)議目的及形式，設(shè)計(jì)合理的步驟及流程；結(jié)合會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)備會(huì)議材料；進(jìn)行會(huì)前溝通：,21,2024/3/27,會(huì)前準(zhǔn)備輸出：會(huì)議計(jì)劃表,22,2024/3/27,二、會(huì)后跟蹤,,1,1,Text,Text,會(huì)議紀(jì)要,執(zhí)行跟蹤,有效反饋,,,2,3,23,2024/3/27,會(huì)后跟

9、蹤1：會(huì)議紀(jì)要,24,2024/3/27,責(zé)任到人：任務(wù)責(zé)任到人，監(jiān)控責(zé)任到人時(shí)間限制：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)跟蹤任務(wù)的完成情況選擇合適的跟蹤方式閉環(huán)管理,會(huì)后跟蹤2：執(zhí)行跟蹤,25,2024/3/27,監(jiān)控責(zé)任人定期將跟蹤到的遺留問(wèn)題進(jìn)展情況按照合適的方式反饋給會(huì)議召集人、與會(huì)人員及其他相關(guān)人員。反饋方式：,會(huì)后跟蹤3：有效反饋,如果是例行會(huì)議，強(qiáng)烈建議在每次例會(huì)開(kāi)場(chǎng)時(shí)回溯上次會(huì)議遺留問(wèn)題進(jìn)展情況；長(zhǎng)期任務(wù)，可通過(guò)月報(bào)反饋；短期任

10、務(wù)，可通過(guò)周報(bào)反饋。,,任務(wù)2責(zé)任人,,任務(wù)1責(zé)任人,,26,2024/3/27,會(huì)議成功的要素,一個(gè)中心：會(huì)議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤三個(gè)會(huì)議主持法則四種干擾行為管理五個(gè)會(huì)議步驟,27,2024/3/27,五個(gè)會(huì)議步驟,,,,,,有效開(kāi)場(chǎng)OPEN,澄清觀(guān)點(diǎn)CLARIFY,展開(kāi)討論DEVELOP,形成決策FACILITATE,總結(jié)跟進(jìn)CLOSE,28,2024/3/27,營(yíng)造會(huì)議氣氛明確會(huì)議規(guī)則

11、分配會(huì)議角色陳述會(huì)議目的講述會(huì)議議程,會(huì)議步驟1：有效開(kāi)場(chǎng),29,2024/3/27,闡述議題背景展示相關(guān)資料和信息對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行澄清,會(huì)議步驟2：澄清觀(guān)點(diǎn),30,2024/3/27,征詢(xún)意見(jiàn)收集點(diǎn)子發(fā)掘可行方案,會(huì)議步驟3：展開(kāi)討論,31,2024/3/27,權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識(shí)決策(雙贏思維，全局觀(guān)),會(huì)議步驟4：形成決策,32,2024/3/27,歸納共識(shí)總結(jié)遺留問(wèn)題明確分工計(jì)劃感謝參與,會(huì)議步驟5：總結(jié)

12、跟進(jìn),,33,2024/3/27,,,,,,有效開(kāi)場(chǎng),澄清觀(guān)點(diǎn),展開(kāi)討論,形成決策,總結(jié)跟進(jìn),,營(yíng)造會(huì)議氣氛,,陳述會(huì)議目的,,明確會(huì)議規(guī)則,,講述會(huì)議議程,,分配會(huì)議角色,征詢(xún)意見(jiàn),收集點(diǎn)子,權(quán)威決策,少數(shù)服從多數(shù),歸納共識(shí),總結(jié)遺留問(wèn)題,明確分工計(jì)劃,感謝參與,,,,,,,,,,發(fā)掘可行方案,共識(shí)決策,闡述議題背景,,展示相關(guān)資料和信息,對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行澄清,,五個(gè)會(huì)議步驟,34,2024/3/27,案例：,打造高績(jī)效OPPO秘書(shū)團(tuán)隊(duì)會(huì)

13、議紀(jì)要,35,2024/3/27,會(huì)議成功的要素,一個(gè)中心：會(huì)議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤三個(gè)會(huì)議主持法則四種干擾行為管理五個(gè)會(huì)議步驟,36,2024/3/27,37,2024/3/27,三個(gè)會(huì)議主持法則,38,2024/3/27,會(huì)議成功的要素,一個(gè)中心：會(huì)議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤三個(gè)會(huì)議主持法則四種干擾行為的管理五個(gè)會(huì)議步驟,,39,2024/3/27,關(guān)鍵點(diǎn)：不傷害他人的自尊,滔

14、滔不絕者,,沉默者,交頭接耳者,跑題者,,,四種干擾行為的管理,40,2024/3/27,高效會(huì)議,兩個(gè)基本點(diǎn),三個(gè)會(huì)議主持法則,四種干擾行為管理,五個(gè)會(huì)議步驟,一個(gè)中心,會(huì)議目的,會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)后跟蹤,團(tuán)結(jié)與會(huì)人員集中大家注意力鼓勵(lì)發(fā)言,滔滔不絕者交頭接耳者沉默者跑題者,澄清觀(guān)點(diǎn)展開(kāi)討論形成決策總結(jié)跟進(jìn),,有效開(kāi)場(chǎng),,總結(jié)：,41,2024/3/27,高效會(huì)議管理要訣,42,2024/3/27,以終為始。凡事預(yù)則