會(huì)議籌備管理

1、第六章 會(huì)議籌備管理,第一節(jié) 會(huì)議初期籌備一 會(huì)議組織機(jī)構(gòu)的建立(一) 秘書(shū)處下的工作小組1 學(xué)術(shù)組起草確定征文通知書(shū)中的全部學(xué)術(shù)部分的內(nèi)容接收會(huì)議論文,(3) 組織論文的審稿會(huì)(4) 編輯,校對(duì)和出版論文集(5) 起草注冊(cè)通知書(shū)中的全部學(xué)術(shù)部分的內(nèi)容(6) 制定會(huì)議期間的詳細(xì)學(xué)術(shù)日程(7) 提出會(huì)場(chǎng), 設(shè)備使用計(jì)劃(8) 安排學(xué)術(shù)參觀活動(dòng)(9) 組織會(huì)后編輯會(huì)中的學(xué)術(shù)內(nèi)容,2 會(huì)務(wù)組各輪公告的編輯和印刷論文

2、集的印刷各輪公告的郵寄各輪公告反饋表的搜集和制作數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)場(chǎng)和設(shè)備的保障所有社會(huì)活動(dòng)的安排代表注冊(cè)用品的準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)工作人員的管理,3 公關(guān)宣傳組4 接待組會(huì)前預(yù)定賓館,預(yù)測(cè)賓館房間數(shù)量,協(xié)商價(jià)格會(huì)前將代表住店信息提供給賓館,協(xié)助賓館安排代表用房安排國(guó)內(nèi)代表的返程機(jī)票和車票安排會(huì)議代表的就餐,5 財(cái)務(wù)組編制會(huì)議預(yù)算收取代表的各項(xiàng)費(fèi)用支付會(huì)議的各項(xiàng)開(kāi)支情況發(fā)生變化時(shí)調(diào)整預(yù)算并及時(shí)向會(huì)議各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議結(jié)束

3、后,完成財(cái)務(wù)報(bào)告,6 籌資組編制籌資文件搜集可能給會(huì)議提供贊助的個(gè)人和企業(yè)的名單與可能的贊助個(gè)人和單位聯(lián)系,協(xié)商簽到籌資合同催要贊助款7 附設(shè)展覽組,8 交通組9 旅游組提供通知書(shū)中的有關(guān)旅游部分的內(nèi)容聯(lián)系國(guó)外旅游機(jī)構(gòu)安排代表的國(guó)際旅游安排會(huì)議期間的旅游參觀活動(dòng)組織會(huì)前, 會(huì)后的旅游活動(dòng)安排會(huì)議期間的會(huì)伴轟動(dòng)10 安保組,(二) 確定會(huì)議對(duì)外公布的聯(lián)絡(luò)人1 通信地址和聯(lián)系人2 電子郵件3 會(huì)議網(wǎng)頁(yè)

4、4 電話5 傳真,1 Who（參加會(huì)議的人是誰(shuí)？）2 What （是什么類型的會(huì)議？）3 When （什么時(shí)候開(kāi)會(huì)？）4 Where （在什么地方開(kāi)會(huì)？）5 Why （為什么開(kāi)會(huì)？）6 How （怎樣處理會(huì)務(wù)工作？）,二 初期籌備階段的主要工作 1 建立會(huì)議機(jī)構(gòu) 2 制訂計(jì)劃書(shū)，要有重要日期的確定 （1）征集論文的開(kāi)始時(shí)間 （2）征集論文的截止時(shí)間 （3）論文錄取通知書(shū)和注冊(cè)通知書(shū)的發(fā)放時(shí)間

5、 （4）預(yù)先注冊(cè)的截止日期 （5）賓館和旅游預(yù)定的截止日期,3 發(fā)布會(huì)議第一輪通知 4 選擇 PCO5 編制會(huì)議預(yù)算和落實(shí)會(huì)議籌備經(jīng)費(fèi)6 挑選住宿,餐飲和會(huì)議場(chǎng)所等,第二節(jié) 會(huì)議論文征集一 確定會(huì)議的專業(yè)內(nèi)容1 確定會(huì)議的主題和議題2 確定會(huì)議的初步日程3 確定征文的形式,二 編輯印刷征文通知書(shū) 1 封面 2 主頁(yè) （1）大會(huì)主席的邀請(qǐng)信 （2） 組織機(jī)構(gòu) （3） 學(xué)術(shù)題目

6、 （4） 征文要求,論文的字?jǐn)?shù)限制,格式要求,提供論文的截止日期,論文的郵寄地址和收件人5 會(huì)議初步日程6 會(huì)議的旅游路線7 聯(lián)系方法8 重要日期,(三) 表格1 論文摘要表2 反饋表 代表的姓名,單位,通訊地址,傳真和電子郵件, 是否可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的方式獲取會(huì)議信息,是否參加會(huì)議旅游和是否攜帶會(huì)伴參加會(huì)議等(四) 征文通知書(shū)的印刷,三 征文通知書(shū)的發(fā)放(一) 搜集名單的方式1 向會(huì)議主辦機(jī)構(gòu)索取2 搜集相類似

7、會(huì)議的代表名錄3 在國(guó)外購(gòu)買有關(guān)的名錄4 在互聯(lián)網(wǎng)上摘錄5 有關(guān)人員的提供(二) 名單的整理,(三) 征文通知書(shū)的發(fā)放1 郵寄2 可以在國(guó)內(nèi)外的同類會(huì)議上發(fā)放3 可將征文通知書(shū)的重要內(nèi)容在國(guó)內(nèi)外刊物上登廣告4 可將會(huì)議的網(wǎng)頁(yè)與國(guó)內(nèi)外的相關(guān)網(wǎng)頁(yè)鏈接5 電子郵件,四 論文和表格的接收（一）論文接收 1 網(wǎng)上接收 2 電子信箱 3 郵寄 （二）分類整理 （三） 論文摘要表的接收 （四） 回執(zhí)的接收,五

8、 論文的評(píng)審和錄?。ㄒ唬?論文的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn) 1 內(nèi)容要切題 2 篇幅按規(guī)定 3 格式符合標(biāo)準(zhǔn) 4 語(yǔ)言,（二）論文評(píng)審的方式（三） 確定各類論文的接收比例（四）發(fā)放論文錄取通知書(shū)六 編輯出版論文集（一） 論文的形式 （二）論文集的主要內(nèi)容,（三） 論文集的出版 1 國(guó)內(nèi)出版 2 國(guó)外出版（四）論文集的其他形式 1 光盤 2 網(wǎng)上公布,第三節(jié) 會(huì)議預(yù)先注冊(cè),一 起草會(huì)議通知書(shū)前的準(zhǔn)備工作

9、 （一）落實(shí)專業(yè)內(nèi)容 （二）與服務(wù)機(jī)構(gòu)簽定合同二 起草會(huì)議通知書(shū) 1 邀請(qǐng)信 2 組織機(jī)構(gòu)，會(huì)議主題和專業(yè)主題,3 特邀大會(huì)報(bào)告人的身份和報(bào)告題目4 會(huì)議的詳細(xì)日程5 會(huì)議信息6 會(huì)議注冊(cè)7 賓館預(yù)定8 會(huì)伴活動(dòng)9 會(huì)前和會(huì)后的旅游10 付費(fèi)方式,11 取消參會(huì)時(shí)的退款方式一般信息（1） 舉辦城市的介紹（2） 護(hù)照和簽證（3）保險(xiǎn)（4）貨幣（5）交通13 聯(lián)系方法,三 預(yù)先注冊(cè)1 秘書(shū)處的