xx通信有限責任公司最終未來流程匯報ppt

1、最終未來流程匯報KPMG 顧問有限公司1999年10月25日,XX通信有限責任公司,KPMG顧問：XXX 項目協調人XXX ZMCC小組組長XXX ZMCC小組顧問XXX ZMCC小組顧問,,,,議程,項目范圍及進度,,未來流程設計方法及方針,采購管理應付管理庫存管理預算管理財務報表擬制,未來流程設計摘要建議流程優(yōu)化 - 主要變更

2、事項關鍵績效指標,,配合性變動及待決事項,,,,,,項目背景,,項目背景,項目目標,希望籍實施Oracle財務系統進行業(yè)務流程重整。提高財務運作的效率,減低成本,同時為管理層提供快速及重要的財務和管理信息,除符合上市公司在財務上的要求外并有效地協助管理層作出重要商業(yè)決策. 把現時的帳務體系與世界級的「最佳實踐」(Best,,Practice)作出比較，引進在高科技及快速增長行業(yè)里增值的方法，作為優(yōu)化過程的參考，從而趕上先進的帳務體系

3、。通過中國移動與畢馬威的項目小組人員積極參與及技術轉移，以協助中國移動提高內部對帳務管理的了解，培訓中國移動帳務管理人員隊伍。,,業(yè)務應用系統,,,,,,,,,,集成軟件包方案,,未來流程,,,系統設計,,,叢務遠景,,系統配置,,系統實現,,策略性地挑選軟件包,軟件包,,現況之流程,畢馬威業(yè)務重整方法論與軟件包并行的業(yè)務流程重整方法論 (“Channelled” BPR),KPMG已為中國電信制定商業(yè)戰(zhàn)略,現時畢馬 威的業(yè)

4、務流程重整方法論已結合了軟件包的功能、業(yè)界的最佳流程模型，并配合客戶的業(yè)務遠景，為客戶在“員工責任分工(People)-流程(Process)-信息系統(Technology)”三方面進行改善。具體如下圖示：,從過去的審計過程中對中國電信現時流程已理解,KPMG具備Oracle系統實施經驗,,KPMG擁有業(yè)界的最佳實踐模型(Best Practices),,業(yè)界模型,為什麼要于系統實施前進行業(yè)務流程重整,一般的集成系統都會提供一系列

5、的系統功能去滿足不同客戶的業(yè)務須求。而同一的功能，有時候可以透過不同的流程去完成。某些流程可能是系統強制要求必須遵從的，而部份則可有可無，可以按有關客戶的規(guī)模、業(yè)務須求和內控要求等而決定是否須要。如果系統提供的標準流程，和客戶現時的日常操作流程出現很大差異的時候，便須要作出取舍，考慮是否要進行系統二次開發(fā)或者更改現時的業(yè)務流程。,在一系列的流程中，選擇最適合自己的流程。,選擇最佳流程，配合公司業(yè)務需要：,,項目范圍及進度,,,,,其

6、他業(yè)務功能：,話費記錄,項目管理,日常業(yè)務處理,期末業(yè)務處理,應收,項目會計,現金管理,集成交易,,集成交易,,,給日常業(yè)務處理I的財務信息如：發(fā)票、付款、收款等。,,文檔輸出如：付款憑證,,,,,,財務報表,,來自供應商、銀行等外部機構,給供應商、銀行等外部機構,：KPMG工作范圍,：第一階段工作范圍,項目范圍,,項目進度簡報,,,,25/10,15/10,,15/9,現狀分析,初步設計方案,差距分析,確認設計方案,,30/8,,,,

7、,,,,,,：計劃,：實際,設計方案定稿,30/8,15/9,30/8,30/8,15/9,15/10,,,,1/11,25/10,4/10,25/10,1/11,方案研討,,,,現狀調研與分析,未來模型,差距分析,建議方案,業(yè)界的最佳實踐模型(Best Practices),業(yè)務負責人討論 / 反饋,業(yè)務可行性分析,技術可行性分析,,,,,,,,,總設計方針：平衡流程效率與監(jiān)控上下級公司同一業(yè)務統一流程市與市、縣與縣統

8、一流程,跨省統一流程關鍵績效指標中國電信(香港)與深圳代表處的角色,設計方法及方針,,未來流程設計摘要建議流程優(yōu)化主要變更事項關鍵績效指標,,采購管理,,采購管理未來流程設計,,,,采購業(yè)務,采購供應商的維護,庫存管理有關采購物料入庫的流程,,,,,,,采購管理未來流程設計,,,采購業(yè)務三大類型：1。工程主設備2。工程配套3。其他業(yè)務,,,,采購管理未來流程設計,,供應商的維護數據庫有認可供 應商回顧供應商

9、表現刪除/增加,采購管理主要變更事項,中央采購部門除網絡主設備外，其他類型采購均建議成立一中央采購部門作歸口管理。如采購物品需要專業(yè)知識，中央采購部門可向專業(yè)部門咨詢，由專業(yè)部門協助采購。集中采購便利實行企業(yè)統購和統一發(fā)出采購單。專門的采購知識減少商議合同或采購條約所需的時間。更有助于實施規(guī)劃和集中的企業(yè)資源調配和分析與回顧企業(yè)的采購趨向。供應商管理對於核心業(yè)務和經常性的采購，由省制定指定供應商名單，供市、縣進行分散采購時

10、使用。而指定供應商名單可以以采購委員會方式，召集各相關專業(yè)部門進行定期審批。供應商策略性聯盟管理，對於某些影響核心業(yè)務的設備，規(guī)范只會向三至四家指定供應商購買，而供應商要簽定服務承諾，公司則定期回顧各供應商的表現。,采購管理主要變更事項,設置審批權限制度按不同業(yè)務類型，制定各省、市、縣分層審批制度，例如：認可供應商名單審批；詢價/招標制度；申購和采購金額審批制度；供應商篩選審批制度。以系統電子工作流形式進行在線電子審批，

11、由系統按分層審批金額，將有關單據(申購單、采購單)以電子形式發(fā)送給指定業(yè)務人員進行審批。,設置審批權限制度 - 例子 - 采購詢價配合性變動及待決事項 - 制度變動,類型：網絡配套設施負責部門：中央采購部業(yè)務人員省公司1,000,000公開招標市公司(包括：XXX縣、YYY縣)1,000,000由直屬省公司代采購縣級公司 1,000由直屬市公司代采購,例子,,采購管理主要變更事項 (續(xù)),采購預算監(jiān)控在進

12、行申購時即由財務部財務管理組進行預算比較(透過系統實施應該將檢查動作自動化)，超支時即需要進行解釋，否則不可以繼續(xù)進行采購。,采購管理關鍵績效指標,,,庫存管理,庫存管理未來流程設計,,,,,采購物料入庫及驗收三大類型：1。工程物料2。SIM 卡3。辦公及宣傳用品,,,,庫存管理主要變更事項,利用安全補充點作庫存補充在未來流程中建議對下列庫存用品增加一個規(guī)范的庫存補足流程：SIM卡及儲值卡和工程維護物料辦公及宣傳物料

13、在庫存補足流程中，會在系統中對每類型物品按需要設置不同庫存補足方式；例設置最低安全存庫量及每次補充數量。如庫存量加已訂的補充貨降至或低過最低安全水平時，系統會在報表中警示，并按預設的每次補充數量自動生成申購單，確保庫存量能支持業(yè)務所需，保證對客戶的服務質量。呆壞料處理一個規(guī)范的呆壞料報廢流程，對這些庫存物料作帳齡分析。確立這些物料的呆壞定義及處理方式，對呆壞料作出監(jiān)控，減少呆壞料積壓。反映呆壞料狀況在財務報表上，以便領導層作出管

14、理。,庫存管理 主要變更事項 (續(xù)),庫存盤點在未來流程中，會設立一個庫存盤點流程，由財務部定立盤點計劃，按照庫存物料的價值及對業(yè)務重要性，設定不同的盤點周期及盤點政策。按材料的重要性劃分為ABC類，A類為非常重要和貴重要經常盤點(每月、周)，B類為重要和要定期盤點(每季、半年)，C類為不重要物料，可能在年結時才進行抽點。如價值高物品則需要較頻繁的盤點及除倉庫管理員外的第三者參與。流程實施后，將有效地監(jiān)管庫存物料，減少流失。

15、中央調配庫存物料在未來流程中，建立了緊急需求轉庫流程，利用系統倉庫資料共享特性，由上級公司擔任中央調配角色，在下級公司有物料急切需時(如網絡維護配件，用以維修網絡系統)，組織安排調配。,庫存管理 - 關鍵績效指標,,庫存管理 - 關鍵績效指標 (續(xù)),,,應付管理,應付管理未來流程設計,,,,應付管理主要變更事項,供應商發(fā)票直接交到財務部在未來的流程建議供應商的發(fā)票直接交到財務部，便可對采購結算增加監(jiān)控來避免由同一個部門、單位

16、或人員負責所有步驟，容易有出錯的情況出現。歸口部門或單位進行采購配對建議在未來流程供應商的發(fā)票都是交到財務部，由一個歸口部門(財務部)或同一個人進行采購配對。這建議的優(yōu)點是能增加監(jiān)控來避免同一個部門或單位負責所有步驟，同樣也可以增加配對的完整性。三維匹配(采購單(合同) – 發(fā)票 – 入庫單)在未來流程內設定一個強制性三維匹配機制(應用在適當的付款項上)才可以生成應付帳作付款。這樣便可有效地監(jiān)控每個付款(適當的都有經過相關的

17、程序)。,應付管理主要變更事項 (續(xù)),設置審批權限制度按不同業(yè)務類型，制定各省、市、縣分層審批制度，例如：付款金額審批制度；預付款審批。以系統電子工作流形式進行在線電子審批，由系統按分層審批金額，將有關單據以電子形式發(fā)送給指定業(yè)務人員進行審批。周付款計劃建議財務部對企業(yè)的付款需求作出周期性的計劃及回顧和適當的集中付款處理如采取每星期一次的付款。周付款計劃便利了財務部對企業(yè)在資金的需求作出準確的預測和適當的調動。集中付款

18、業(yè)務處理為一星期一次減短了財務部以往需作被動性的款申請和批核所需的時間。周付款計劃配合應付帳齡分析有助準確預測資金需求。,應付管理主要變更事項 (續(xù)),應付帳齡分析建議財務部對應付帳款作帳齡分析。帳齡可分為未到期、到期、過期一個星期等分類作帳齡分析。應付帳齡分析配合周付款計劃使企業(yè)在作更準確的資金需求預測和調動。準時的付款有助于企業(yè)和供應商取得更優(yōu)惠的付款協議。,應付管理關鍵績效指標,,,預算管理,預算管理 未來流程設計及主要變

19、更事項,,先由集團公司訂立高層次的企業(yè)目標重點和策略性因素。由省、市、縣部門主管先確認年度目標後，才開始進行明細預算編制。 以預算小組形式進行預算編制。,制定部門預算，需與公司目標配合。制定收支預算與投資預算，并從而制作現金需求。,由省財務部進行年度資金預測，總體統籌省內資金的調撥，三省和香港總公司間的資金預算則由香港總公司負責。,按月編制預算和實際差異分析報表(包括合并報表)。最少半年回顧預算是否需要進行調整。長遠要實施滾動

20、預測。(每月進行一次)。,預算管理關鍵績效指標,,,財務報表擬制,財務報表擬制未來流程設計及主要變更事項,財務報表擬制未來流程設計及主要變更事項,總帳概念總帳與分類帳分離，總帳記錄整個財務帳的匯總，各分類帳記錄明細帳目。,財務報表擬制未來流程設計及主要變更事項,制定集團統一會計科目表。中央(省)負責審批和維護會計科目表。所有會計科目更改申請要以標準表格進行記錄。,財務報表擬制未來流程設計及主要變更事項,交易審批要在系

21、統上進行，不可以單看紙面憑證。憑證要每日審批和過帳。不要等到月結才做。有需要時允許省、市遙遠代市、縣進行審批和過帳。,采用分類帳的概念，大多數業(yè)務應在分類帳上完成，資料也是在月中定期傳送到總帳，所以總帳月結所需時間應可減少。分類帳提高系統的操作專業(yè)性,做到分層操作，加強分離控制。,可以每月自動計算所有應繳稅。,財務報表擬制未來流程設計及主要變更事項,每月編制市級、省級和公司級財務和管理合并報表。自動將各公司財務報表合并和沖轉公

22、司間往來交易。利用《快報》的概念制作月度財務報表。,財務報表擬制關鍵績效指標,,配合性變動及待決事項,財務部職能安排配合性變動及待決事項 - 組織變動,會計核算室分工應付帳；- 應收帳；庫存核算；- 工資核算；稅務行政；- 總帳。加強資金管理(資金管理)組功能由于ZMCC所需營運資金龐大，財務部應考慮增辟資金管理(資金管理)組從而更有效進行資金預測、調撥與國內資金籌集。轉移出納職能若能成立資金管理(資

23、金管理)組，出納職能可從會計核算劃到資金管理(資金管理)組其下，方便現金管理。增設投資管理組功能并含固定資產職能固定資產主要是由項目工程投資生成，而且涉及龐大資金，直接影響公司資金需求，所以須於投資項目初期(效益評估)便要有財務部參與，而所有項目投資預算也應經由財務部審核後才上交CTHK。為了理順會計核算室職能，建議固定資產職能從會計核算組轉移到投資管理組。往后需加強固定資產實物管理確保帳實相符。,財務部職能安排(續(xù))配合性變動及

24、待決事項 - 組織變動,強化會計信息組功能會計信息系統維護財務系統管理維護、備份(如會計科目、報表格式及其他主數據設置和更改)系統間接口設定和監(jiān)控系統資料上下載管傳送的保安會計信息系統改良優(yōu)化財務資信系統優(yōu)化和開發(fā)會計電算化推廣和人員培訓,采購業(yè)務職能安排配合性變動及待決事項 - 組織變動,考慮成立中央采購部門對非主網絡設備的采購均由一個中央采購部門負責，未來采購職能分功如下：,應付業(yè)務職能安排配合性變動及待決事項

25、 - 組織變動,收取發(fā)票建議所有供應商發(fā)票直接送到財務部(過去是送到負責采購的專業(yè)部門)。三維匹配在付款前由財務部，會計核算組的應付帳員工，進行三維匹配(即：采購單、入庫單和發(fā)票三者是否一致)(過去由負責采購的專業(yè)部門負責)。退貨跟進如果已經付款給供應商，而且確認退貨，由財務部向供應商追回款項。,庫存管理配合性變動及待決事項 - 制度變動,安全庫存水平對會影響主營業(yè)務運作的物料例工程維護物料，建立安全庫存水平，當實際庫

26、存低於指定某特別水平，會自動提出申請，再進調撥或采購需求。ABC庫存水平按材料的重要性劃分為ABC類，A類為非常重要和貴重要經常盤點(每月、周)，B類為重要和要定期盤點(每季、半年)，C類為不重要物料，可能在年結時才進行抽點。呆壞料撥備按不同類型的庫存物料制定呆壞料制度，規(guī)范在什么情況下(例如：超過五年不使用)，可以將有關物料報廢，以節(jié)省倉庫管理成本。,采購和應付管理配合性變動及待決事項 - 制度變動,認可供應商按不同的

27、采購類型(例如：交換機、鐵塔、電源設備)，由省(市協作)建立認可供應商數據庫，采購時只可以由該名單中挑選(除非是零星采購以費用報銷形式采購)。但要定期回顧各認可供應商的表現進行增刪。供應商發(fā)票處理建議由各省、市、縣財務部負責應付的員工作歸口部門，收取供應商發(fā)票和進行三維匹配(采購單、入庫單、發(fā)票)，出現問題的時候，聯絡有關部門要求協助和解釋差異。避免由采購或收貨部門自行配對，以加強監(jiān)控。付款計劃(交司庫審批和預備資金)省、市

28、、縣定期編制付款計劃(建議為每周，但中期可能先以每月編制)，以預測公司的資金需求和作出調動。,預算管理配合性變動及待決事項 - 制度變動,年度部門預算各部門制定自己的費用預算，經審批後，日後在進行零星采購時(例如：小於1,000元)只要不超支和向指定供應商購買，并由部門經理審批後，便可以付款。簡化審批過程。每月實際和預算差異分析各省財務部財務管理室和市、縣公司財務部，每月進行實際和預算差異分析(包括財務數據和關重點(現時是季度

29、或半年度)，呈交報告(包括差異解釋)供管理層回顧。滾動預測滾動預測為國外機構的最佳實踐，其優(yōu)點是除預算金額外，同時按每月實際發(fā)生的金額進行預測，令管理層可估計到本年的預算是否可以達到，現時建議ZMCC進行。但考慮到要實施此部份需要較長的時間，最少要在會計核算和預算監(jiān)控兩部份做好後才能實施，因此不會在本年度進行，會另外計劃。,財務管理報表擬制配合性變動及待決事項 - 制度變動,中央會計科目管理為方便系統管理報表的生成，建議設立最

30、少為直屬省、市、縣統一的會計科目表和會計科目使用說明書(目標為三省統一)。所有省內對會計科目表的系統修改，最後由統一的部門進行(建議為省財務部會計核算室)，而具體審批和編寫會計科目使用說明書由省會計核算室統籌。匯率調整為方便日後財務和管理報表的生成，集團內各公司，包括母公司和省、市、縣公司所采納的匯率表應該統一，建議由單一歸口部門訂立(最理想由香港總公司財務部或其委任的省財務部)中央發(fā)布，并訂立制度規(guī)范幾時進行輸入。另現時三省并

31、非每月對外幣交易進行月末匯率調整，建議確立每月月末進行外幣交易匯率調整的制度。,財務管理報表擬制(續(xù))配合性變動及待決事項 - 制度變動,審批電子化系統提供線上審批功能，很多交易的原始憑證可以掃描後上載系統，不一定需要紙面文檔傳遞。其優(yōu)點是可以減少因紙面文檔的傳遞而拖慢交易處理時間，但由於變更太大和需要辦公室自動化的配合，因此不一定可以於本年度實施。明細帳總帳過帳周期在系統實施後會出現系統明細帳和總帳觀念，除每月系統關帳外，明

32、細帳的交易可以定期送往總帳進行過帳，使總帳能反映更即時的數據。但由於現時系統沒有此概念，因此要訂立制度規(guī)范由明細帳送交易往總帳的頻率。除固定資產因要計算折舊，要在每月月底才進行明細帳過帳之外，其他明細帳(如：應收、應付、庫存)參考國外最佳實踐的做法，應為每星期一次，而過帳時只會以匯總方式進行，當日後要查找明細資料時應該在明細帳查尋。,財務管理報表擬制(續(xù))配合性變動及待決事項 - 制度變動,結帳周轉期現時各省、市、縣公司的月度結帳

33、日期不一致，提交財務和管理報表(公司級和的時間不一致，在將來系統實施時要進行統一。建議規(guī)范各省、市、縣每月提交財務和管理報表，同時確立結帳日期。例如：月末截數(Cut-off)；月末后第二天早上由省財務部會計信息室更新月末匯率；月末后第三工作天，完成期內所有交易和系統關帳；月末后第五工作天，完成公司級財務和管理報表；月末后第七工作天，完成市級合并報表；月末后第九工作天，完成省級合并報表。月末后第十一工作天，完成集團合并報

34、表生成。由於具體完成周期可以成為員工的續(xù)效指標，因此要由ZMCC內部制定具體日期。但可以以年歷表形式發(fā)給各財務員工。,財務管理報表擬制(續(xù))配合性變動及待決事項 - 制度變動,結帳周轉期制定公司年度時間表,設置審批權限制度配合性變動及待決事項 - 制度變動,制定各類業(yè)務在省、市、縣的分層審批制度。包括：采購管理供應商篩選，特別是網絡主設備和金額較大的配套設施。要特別留意不可以只由日後負責進行采購審批的部門進行評審，一般應以

35、委員會形式進行；申購、采購：按業(yè)務類型劃分；采購和合同審批：另外要設立供應商投訴制度，當供應商作出投訴時，委任獨立第三者(如：審計部或財務部)進行調查。應付管理按不同類型的采購和付款方法，制定各省、市、縣公司付款金額上限。(例如：網絡主設備采購付款必須經省財務部總經理審批才會付款。,設置審批權限制度 - 例子 -采購單和合同審批配合性變動及待決事項 - 制度變動,類型：網絡配套設施負責部門：中央采購部(聯同相關專業(yè)部門，如