行政總務管理實務

1、1,寧波威霖塑料有限公司,,行政總務管理 實務,基礎管理訓練之一,2,目　　錄,壹、總務行政管理 一、觀念之建立 二、本質學能及工作方法 三、組織及其功能 貳、一般行政 一、文書管理 二、事務用品采購與管理 三、固定資產(chǎn)管理 參、庶務工作 一、工作環(huán)境 二、車輛管理 三、宿舍管理 肆、涉外

2、作業(yè) 一、警衛(wèi)管理 二、服務臺之接待管理 三、公關管理 伍、環(huán)境安全 陸、總務行政人員如何協(xié)助企業(yè)降低成本,3,,壹、總務行政管理,一、觀念之建立1.企業(yè)之永續(xù)經(jīng)營－總務人員之角色定位,4,,(1) 不正確之觀念 a 管理雜務的單位 b. 不重要的單位 c. 只會花錢的單位 d. 沒有績效的單位 e. 冗員的單位 f. 任何人都會做,2.

3、觀念之革新,5,(2) 觀念革新 a. 重要的幕僚單位 b. 經(jīng)營管理之參與單位 c. 協(xié)助團隊整合之單位 d. 良好之效率、服務是提高員工士氣重要因素 e. 企業(yè)競爭力之提升 f. 成功的總務人員需具備良好之本質學能(3) 服務理念及敬業(yè)精神 a. 積極主動 b. 負責擔當 c. 良好之協(xié)調(diào)性 d. 誠懇踏實 e. 持續(xù)之學習 f. 熱愛

4、工作,,6,(1) 需具備之本質學能 a.企業(yè)整體活動及經(jīng)營目標之了解 b.企管知識之持續(xù)學習 c.法規(guī)、法令之熟悉(2) 工作方法 a. P－D－C－A工作循環(huán) b. 目標管理 c. 成本之觀念 d. 效率 e. 合作和協(xié),二、本質學能及工作方法,7,,1.企業(yè)內(nèi)總務部門之組織 小型企業(yè) 中型企業(yè) 大型企業(yè),三、組織及其功能,8,,2.總務部門之功能,9,一、文書管理

5、1.收發(fā)及歸檔 (1) 外來文件收發(fā),(2)內(nèi)部文件歸檔,貳、一般行政,10,2.信息管理 (1) 建立檔案管理制度 (2) 定期整理(過期文件之清除) (3) 文件制式化(A4為主最佳) (4) 制定保存期限 (5) 集中管理 (6) 分類編號管理 (7) 調(diào)閱管制 (8) 無紙化管理,11,3.保存期限原則上可區(qū)分為永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一

6、年等五大類，參照如下：,12,1.事務用品之種類(1) 非消耗性物品 a.辦公設備：桌、椅、柜、電話、傳真機、復印機、個人計算機等。 b.研發(fā)行銷用品：研發(fā)或品管部門的實驗器具、計測計及行銷部門搬運用品等。(2) 消耗性物品 a.消耗用品：制造部門及辦公室之器具、工具、消耗品等。 b.印刷品：空白窗體、公文紙張、傳票、卷宗夾、宣傳品、說明書等。,二、事務用品采購與管理,13,,2.事務用品采購(1) 事務用品采

7、購作業(yè)流程,14,,(2) 事務用品采購管理重點,15,1.固定資產(chǎn)之定義稅法規(guī)定2000元以上，使用年限2年以上者列入資本支出。一般企業(yè)以2000元為基礎較多。2.固定資產(chǎn)之種類有形資產(chǎn)：土地、建物、設備、機器、車輛、工具、器具、雜項購置。 無形資產(chǎn)：專利權、商標權、著作權、營業(yè) 權等,三、固定資產(chǎn)管理,16,3.財產(chǎn)管理作業(yè)重點,17,參、庶務環(huán)境,,一、工作環(huán)境1.辦公室管理 辦公室令人

8、困擾問題，依日本能率協(xié)會問卷調(diào)查，依序為 ?文書檔案管理 ?空調(diào) ?配線 ?辦公設備 ?照明 ?安全2.廠房環(huán)境管理 同辦公室管理方式，除注意空調(diào)、照明、安全三項，并注意噪音、振動問題,18,,3.工作環(huán)境管理重點,,19,1.車輛分類公用車輛：大客車、卡車、公務車、機車等(2) 專用車輛：高級主管用車(3) 私車公用：自購或公司貸款，油料補貼,二、車輛管理,20,,,

9、,2.車輛管理重點,21,1.宿舍管理之觀念 (1) 確保勞動力充足，減少人員流動率 (2) 女性員工夜班加班之安全2. 員工宿舍分類 (1) 主管宿舍：依職業(yè)或眷屬之需要提供單戶、單人房或雙人房。 (2) 員工宿舍：一般員工依需要情形申請分配 (3) 外勞宿舍：另行就外籍勞工提供宿舍集中管理,,三、宿舍管理,22,3. 宿舍管理重點,23,一、警衛(wèi)管理 1. 警衛(wèi)管理方式 (1) 公司員工

10、擔任：國內(nèi)企業(yè)早期警衛(wèi)均屬由公司 a. 優(yōu)點：屬公司之一份子，向心力強，便于直接管理，并可做其它職務支持及調(diào)遷 b. 缺點：專業(yè)性不足，并常因人情門禁松散或成為員工聊天休息場所 (2) 保全公司：現(xiàn)國內(nèi)企業(yè)已多采保全公司擔任 a. 優(yōu)點：有較充足專業(yè)訓練，門禁管理嚴格 b. 缺點：成本較高，且為間接透過保全公司管理保全人員,,,肆、涉外作業(yè),24,2. 警衛(wèi)管理重點,25,,1.訪客之類

11、型 (1) 預定來訪之訪客，與公司人員約定好之訪客 (2) 沒有約定，但對公司有益之訪客 (3) 沒有約定，且對公司無益之訪客2.接待人員應就不同類型訪客采不同應對方式 (1) 應請各單位人員事先連絡服務人員，告知來訪者姓名、人數(shù)、時間、招待地點等以利于接待作業(yè) (2) 應告知接待人員與公司友好廠商名稱，以做適當應對接待 (3) 不知名廠商或訪客意圖不明，應訓練接待人員應對方式及連絡總務人員處理,二

12、、服務臺之接待管理,26,,3.接待管理重點,27,1. 企業(yè)公關之對象(1) 政府機關、學校、慈善單位、福利團體、研究單位(2) 財團、公眾團體、交易往來廠商2. 企業(yè)公關之目的(1) 希望社會大眾對企業(yè)保持良好的印象與風評之活動(2) 向社會大眾提供企業(yè)信息之管道(3) 與各機關企業(yè)建立良好之互動關系及友誼,,三、公關管理,28,3.公關管理之作法及重點,29,一、員工上班的目的：生活安定。安全無憂、身心健康的工作是生

13、活安定的要件安全衛(wèi)生管理：為防止職業(yè)災害，保障勞工安全與衛(wèi)生二、職業(yè)意外傷害分類勞委會分類：職業(yè)意外傷害可分為墜落.滾落、跌倒、沖撞、物體飛落、物體飛落、物體倒塌.崩塌、被撞、被夾.被卷、被切割、擦傷、采踏(踏穿)、溺斃、與高溫低溫之接觸、與有害物之接觸、感電、爆炸、物體破裂、火災、不當動作、其它不能歸類、公路交通事故、鐵路交通事故、船舶.飛機交通事故、其它交通事故等23類。三、安全、衛(wèi)生設備規(guī)定：『工廠法』第四十一、四十二條

14、，工廠應具備a. 安全：工人身體上、工廠建筑上、機器裝置、防火防水災之設備b. 衛(wèi)生：空氣流通、飲料清潔、盥洗及廁所、光線、防衛(wèi)毒質之設備。,伍、環(huán)境安全,30,四、需遵照辦理之相關法規(guī) a. 勞動法 b. 勞動法施行細則 c. 公司法 d. 社會保險條例 e. 社會保險條例施行細則 f. 勞動安全衛(wèi)生法 g. 勞動安全衛(wèi)生法施行細則 h. 勞動安全衛(wèi)生組織管理及自動檢查辦法 i

15、. 消防法 j. 精密作業(yè)勞工視機能保護設施標準 k. 工業(yè)安全標示設置準則 l. 危險性工作場所審查暨檢查辦法 m. 鍋爐及壓力容器安全規(guī)則 n. 勞工健康保護規(guī)則 o. 童工女工禁止從事危險性或有害性工作認定標準 p. 爆竹煙火制造業(yè)安全設施標準 q. 危險性機械或設備代行檢查機構管理規(guī)則 r. 國務院或勞動部門相關行政解釋、命令,,31,五、勞工安全衛(wèi)生管理重點,32,陸、總務行政人員如何協(xié)助企