文控管理

1、文控管理文控管理辦法1、文件的接收文件的接收1）辦公室文控員負責文件的接收并負責登記，記錄應注明文件的來源、主題、編號、版本號、接收日期等信息。2）呈送項目經(jīng)理或其指派人批示，批示處理意見和文件的分發(fā)意見。3）根據(jù)批示建立文件分發(fā)矩陣，分發(fā)矩陣包含應分發(fā)的部門（單位）和份數(shù)。4）按照分發(fā)矩陣分發(fā)文件并做好記錄，記錄必須有接收人的簽字。2、文件的、文件的發(fā)送1）項目部所有向外呈送的文件全部交由文控員處理。2）文控員將文件呈送項目經(jīng)理或其指

2、派人審閱并簽發(fā)，如有不妥，則將文件返回制作部門，修改再送或作廢處理。3）對簽發(fā)的文件，及時發(fā)送到有關單位，并做好發(fā)送記錄。4）項目內部文件的發(fā)送可以不通過文控員，直接由各職能部門制發(fā)，基層的報告，資料也可以直接呈送各職能部門。3、文件的存檔、文件的存檔1)文件存檔以書面文字形式為主，輔以電子版本或其它形式。2)經(jīng)過文控員的所有接收、發(fā)送文件全部要留一份（或拷貝件）存檔。3)各部門的文件自行建立存檔。4、作、作廢文件的文件的處理各文件和資

3、料發(fā)放部門，對已作廢文件，應及時從發(fā)放單位收回，并填寫作廢文件回收記錄。5、文件的更改、文件的更改1）內部文件的更改由原文件的審批人更改。2）對于外部文件，無權進行任何更改。任何變更只能是來自原發(fā)文單位。6、文控管理措施、文控管理措施1）由文控員統(tǒng)一管理收發(fā)各種文檔并分類歸檔，建立收發(fā)制度。按要求對文件資料進行分類，建立信息查詢系統(tǒng)，保證文件可方便查閱。2）定期向業(yè)主報送各種報表，并接收業(yè)主下達的各種計劃、指令、文件。匯總工程進度日、周