實(shí)施采購與付款內(nèi)部控制的規(guī)范化

1、《經(jīng)濟(jì)師》2004年第7期一～——!竺塑墮笙堡———————一——一——一——————————一一一摘要：采購與付款是企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對其實(shí)施規(guī)范化的內(nèi)部控制是企業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容之一。由于采購與付款過程涉及到企業(yè)內(nèi)部的眾多部門和人員，容易導(dǎo)致舞弊、低效和浪費(fèi)，所以，應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，并通過規(guī)范的措施加以防范。關(guān)鍵詞：采購付款內(nèi)控規(guī)范中圖分類號(hào)：F2532文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1004—4914(2004)07—265

2、一01實(shí)施采購與付款內(nèi)部控制的規(guī)范化采購與付款是指企業(yè)支付貨幣，取得物品——或勞務(wù)的過程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要業(yè)務(wù)有：尋求能滿足生產(chǎn)和銷售需要的供應(yīng)商和最低價(jià)格、向供應(yīng)商發(fā)出購貨訂單、檢驗(yàn)收到的貨物、確定是否接受貨物、儲(chǔ)存或退回貨物、核對付款、會(huì)計(jì)記錄等。企業(yè)實(shí)施采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，是對請購、審批、簽約、驗(yàn)收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序，從而健全以采購申請、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫單據(jù)為

3、載體的控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督。為了充分發(fā)揮采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用，實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，必須制定相應(yīng)的規(guī)范措施。一、實(shí)施控制的制度建設(shè)采購與付款業(yè)務(wù)的控制水平高低和控制效果的好壞很大程度上取決于企業(yè)是否制定了相關(guān)的控制制度。良好的控制制度可以從源頭上遏制采購與付款過程中可能形成的浪費(fèi)、損失和低效率。加強(qiáng)采購與付款業(yè)務(wù)控制的相關(guān)制度包括：一是不相容職務(wù)相分離制度；二是授權(quán)審批制度；三是訂貨報(bào)價(jià)制度；四是財(cái)務(wù)監(jiān)控制度；

4、五是稽核和監(jiān)督制度。二、實(shí)施控制的具體操作1請購控制。企業(yè)可以根據(jù)不同的需要選擇不同的請購制度。對原材料、零配件、商品和其他物資等所需物品，所需部門可根據(jù)預(yù)算內(nèi)的項(xiàng)目，辦理請購手續(xù)，由本部門授權(quán)人審批。對不符合預(yù)算內(nèi)容規(guī)定的采購申請，審批人應(yīng)當(dāng)要求采購人員調(diào)整內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。提出請購的部門應(yīng)由生產(chǎn)、資產(chǎn)使用等部門有關(guān)人員根據(jù)需要量提出。倉庫保管根據(jù)現(xiàn)有庫存量提出意見。請購單應(yīng)注明請購部門，請購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)

5、容。經(jīng)審批的請購單送交采購部門。2采購控制。采購部門在收到經(jīng)過審批的請購單后必須從三方面實(shí)施控制。(1)訂購數(shù)量控制。首先，由采購人員審查是否有重復(fù)提出的請購單；請購數(shù)量、品種是否合理，是否在控制的范圍之內(nèi)。其次，對大量采購的原材料、零配件、商品、物資等進(jìn)行各種采購數(shù)量對成本影響的分析，分析的內(nèi)容主要是將各種請購項(xiàng)目進(jìn)行歸類，然后利用經(jīng)濟(jì)批景法測算成本及采購的批次和批量。對請購數(shù)量不大或零星采購物品，采購批量的成本分析控制可對照資金預(yù)算

6、來執(zhí)行。(2)確定供應(yīng)商。采購部門在確定了采購數(shù)量之后，簽訂購銷合同之前，必須遵循企業(yè)訂貨詢價(jià)制度，通過充分比較貨物的質(zhì)量、價(jià)格、付款條件、交貨時(shí)間及供貨方信譽(yù)等條件，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和成本最低的供應(yīng)商。對于一些大額重要的采購項(xiàng)目應(yīng)采用公開招標(biāo)競價(jià)方式確定供貨單位。并對采購所需資金作出估算，由采購部門授權(quán)人簽署采購意見后，將簽批后的請購單送資金預(yù)算部門。由資金預(yù)算部門主管人員審核請購是否符合經(jīng)營目標(biāo)。審批后簽署意見，送交采購部門。(

7、3)發(fā)出訂貨單。為了生產(chǎn)經(jīng)營的正常進(jìn)行，避免存貨資產(chǎn)的閑置，存貨管理部門人員在接到請購單后，對存貨應(yīng)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法進(jìn)行分析，決定什么時(shí)間請購最為合適，并在請購單上簽注意見，由部門授權(quán)人審批。以上三方面決定作出之后，將請購單一聯(lián)退請購部門，以示簽復(fù)；一聯(lián)退倉庫準(zhǔn)備驗(yàn)貨；一聯(lián)退財(cái)務(wù)部門籌集資金；一聯(lián)采購部門作為簽訂購銷合同的依據(jù)。采購部門根據(jù)簽批后的請購單，應(yīng)及時(shí)與確定的供應(yīng)商簽訂符合國家法規(guī)的附有編號(hào)的購銷合同，在合同中要列出所購物品的品

8、名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、交貨方式、折扣條件、售后服務(wù)等內(nèi)容，作為供銷雙方共同遵守的契約。對采購合同必須按照采購權(quán)限規(guī)定，由各●伍春級(jí)授權(quán)人進(jìn)行審核，審核同意后，才能加蓋合同專用章。采購合同一般一式四份，一份交供貨商請求發(fā)貨，一份由采購部門專人保管，負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，一份交會(huì)計(jì)部門以監(jiān)督合同執(zhí)行，一份交倉庫保管部門作為驗(yàn)收物品時(shí)與發(fā)票核對。對與生產(chǎn)上緊急需要，延誤會(huì)影響生產(chǎn)的物品和某些小額零星的采購，可以不簽訂合同而直接購買，以簡化手

9、續(xù)，加快進(jìn)貨速度，但應(yīng)嚴(yán)格控制。3驗(yàn)收控制。為了達(dá)到控制的目的，驗(yàn)收入庫的職能必須由獨(dú)立于請購、采購和會(huì)計(jì)部門的人員來承擔(dān)。對收貨的控制是有雙重作用，即控制購買環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動(dòng)，也要控制存貨的管理工作。收貨部門的控制主要在收貸的數(shù)量與質(zhì)量方面，它應(yīng)根據(jù)購銷合同的數(shù)量和質(zhì)量的要求，獨(dú)立地檢驗(yàn)收到的物品。收貸部門的收貨人員在貨運(yùn)單上簽字之前，應(yīng)通過計(jì)量、過磅或測量等方法來證明貨運(yùn)單上所列的數(shù)量。收貨部門還應(yīng)在盡可能的范圈內(nèi)對物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)

10、，對有技術(shù)要求的物品應(yīng)將部分樣品送交專家和實(shí)驗(yàn)室對其質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收單和檢驗(yàn)報(bào)告革以作為入庫驗(yàn)收的一項(xiàng)內(nèi)容。若發(fā)現(xiàn)品名、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與合同規(guī)定不符時(shí)應(yīng)拒絕驗(yàn)收，及時(shí)報(bào)告并按批準(zhǔn)意見處理。4審核控制。對購貨業(yè)務(wù)的各種憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審查，是保證業(yè)務(wù)的合法、合理性、內(nèi)部控制嚴(yán)密性的重要手段。財(cái)務(wù)部門在正式記錄采購業(yè)務(wù)、支付貨款之前，應(yīng)對各有關(guān)部門送來的各種原始憑證進(jìn)行審核。主要包括：審核購進(jìn)業(yè)務(wù)手續(xù)的齊全性，即存貨購入是否經(jīng)過計(jì)量驗(yàn)

11、收、質(zhì)量檢驗(yàn)、辦理入庫手續(xù)等。審核購進(jìn)憑證處理完整性，是否經(jīng)過各責(zé)任人復(fù)核簽章，手續(xù)清楚齊全等。審核供貨單位發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)驗(yàn)收單、訂購單、購銷合同等有關(guān)資料的一致性。審核供貨單位發(fā)票計(jì)算的正確性。審核支付性憑證所附的原始單據(jù)有無偽造、涂改、重復(fù)使用等手法，多報(bào)重報(bào)購人存貨數(shù)量。如果發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，及時(shí)解決。5付款控制。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核確定后的發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單、代扣代收稅款憑據(jù)、質(zhì)檢部門出具的化驗(yàn)單、倉庫開具的驗(yàn)收入庫單以

12、及其他有關(guān)憑證，與合同規(guī)定的付款條件和發(fā)貨情況進(jìn)行核對，無誤后，經(jīng)企業(yè)授權(quán)人審批，向供應(yīng)商辦理結(jié)算，并作相應(yīng)的采購與付款的賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理?xiàng)l件》、《支付結(jié)算辦法》和公司的《現(xiàn)金與銀行內(nèi)控制度》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。6退貨控制。退貨控制的內(nèi)容包括：有關(guān)部門在接到實(shí)物入庫后，如發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量和質(zhì)量不符合訂貨單要求，應(yīng)及時(shí)與供貨單位聯(lián)系。對于數(shù)量的短缺，一般要求供貨單位補(bǔ)足；對于質(zhì)量問題，按規(guī)定選擇是退貨還是折讓。如果選

13、擇退貨，采購部門應(yīng)編制退貨通知單，通知供貨單位將貨物退回，同時(shí)將退貨憑單，經(jīng)主管人員審查后，通知會(huì)計(jì)部門，用以調(diào)整應(yīng)付賬款。如果要求供貨單位折讓，采購部門應(yīng)在折讓金額確定后(通過質(zhì)檢化驗(yàn))，或者驗(yàn)收時(shí)編制正確金額驗(yàn)收單進(jìn)行結(jié)算；或者驗(yàn)收后編制折讓憑單，通知會(huì)計(jì)部門調(diào)整應(yīng)付賬款。由于燃料供應(yīng)的折讓是常規(guī)性業(yè)務(wù)，可由專人定期審查該項(xiàng)業(yè)務(wù)記錄以及相關(guān)憑證，以確保該項(xiàng)業(yè)務(wù)的合理性、真實(shí)性。參考文獻(xiàn)：施偉忠關(guān)于建立和健全中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)撞黼的若干

14、思考13]上海會(huì)計(jì)，2003(4)(作者單位：河南省第二火電建設(shè)公司財(cái)務(wù)部河南鄭州450051)(責(zé)編：賈偉)一265—萬方數(shù)據(jù)《經(jīng)濟(jì)師2004年第7期.經(jīng)濟(jì)師論壇94日23哥在實(shí)施采購與付款采購與付款是指企業(yè)支付貨幣，取得物品或勞務(wù)的過程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要業(yè)務(wù)有:尋求能滿足生產(chǎn)和銷售需要的供應(yīng)商和最低價(jià)格、向供應(yīng)商發(fā)出購貨訂單、檢驗(yàn)收到的貨物、確定是否接受貨物、儲(chǔ)存或退回貨物、核對付款、會(huì)計(jì)記錄等。企業(yè)

15、實(shí)施采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，是對清購、審批、簽約、驗(yàn)收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序，從而健全以采購申請、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督。為了充分發(fā)揮采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用，實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，必須制定相應(yīng)的規(guī)范措施。一、實(shí)施控制的制度建設(shè)采購與付款業(yè)務(wù)的控制水平高低利控制效果的好壞很大程度上取決于企業(yè)是否制定了相關(guān)的控制制度。良好的控制制度可以從源頭上遏制采購與付款過

16、程中可能形成的浪費(fèi)、損失利低放率。加強(qiáng)采購與付款業(yè)務(wù)控制的相關(guān)制度包括:一是不相容職務(wù)相分離制度二是授權(quán)審批制度三是訂貨報(bào)價(jià)制度因是財(cái)務(wù)監(jiān)控制度五是稽核和監(jiān)督制度。二、實(shí)施控制的具體規(guī)作1.請購控制。企業(yè)可以根據(jù)不同的需要選擇不同的請購制度。對原材料、零配件、商品和其他物資等所需物品，所需部門可根據(jù)預(yù)算內(nèi)的項(xiàng)目，辦理清購手續(xù)，由本部門授權(quán)人審批。對不符合預(yù)算內(nèi)容規(guī)定的采購申請，審批人應(yīng)當(dāng)要求采購人員調(diào)整內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。提出請購的部門應(yīng)由

17、生產(chǎn)、資產(chǎn)使用等部門有關(guān)人員根據(jù)需要量提出。倉庫保管根據(jù)現(xiàn)有庫存量提出意見。請購單應(yīng)注明清購部門，請購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。經(jīng)審批的請購單送交采購部門。2采購控制。采購部門在收到經(jīng)過審批的請購單后必須從三方面實(shí)施控制。(1)訂購數(shù)量控制。首先，由采購人員審查是否有重復(fù)提出的請購單請購數(shù)量、品種是否合理，是否在控制的范圍之內(nèi)。其次，對大量采購的原材料、零配件、商品、物資等進(jìn)行各種采購數(shù)量對成本影響的分析，分析的內(nèi)

18、容主要是將各種清購項(xiàng)目進(jìn)行歸類，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法測算成本及采購的批次和批量。對請購數(shù)量不大或零星采購物品，采購批量的成本分析控制可對照資金預(yù)算來執(zhí)行。(2)確定供應(yīng)商。采購部門在確定了采購數(shù)量之后，簽訂購銷合同之前，必須遵循企業(yè)訂貨詢價(jià)制度，通過充分比較貨物的質(zhì)量、價(jià)格、付款條件、交貨時(shí)間及供貨方信譽(yù)等條件，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和成本最低的供應(yīng)商。對于一些大額重要的采購項(xiàng)目應(yīng)采用公開招標(biāo)競價(jià)方式確定供貨單位。并對采購所需資金作出估算，

19、由采購部門授權(quán)人簽署采購意見后，將簽批后的請購單送資金預(yù)算部門。由資金預(yù)算部門主管人員審核請購是否符合經(jīng)營目標(biāo)。審批后簽署意見，送交采購部門。(3)發(fā)出訂貨單。為了生產(chǎn)經(jīng)營的正常進(jìn)行，避免存貨資產(chǎn)的閑置，存貨管理部門人員在接到請購單后，對存貨應(yīng)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法進(jìn)行分析，決定什么時(shí)間請購最為合適，并在請購單上簽注意見，由部門授權(quán)人審批。以上三方面決定作出之后，將請購單一聯(lián)退請購部門，以示簽復(fù)一聯(lián)退倉庫準(zhǔn)備驗(yàn)貨→聯(lián)退財(cái)務(wù)部門籌集資金一聯(lián)采購部

20、門作為簽訂購銷合同的依據(jù)。采購部門根據(jù)簽批后的請購單，應(yīng)及時(shí)與確定的供應(yīng)商簽訂符合國家法規(guī)的附有編號(hào)的購銷合同，在合同中要列出所購物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、交貨方式、折扣條件、售后服務(wù)等內(nèi)容，作為供銷雙方共同遵守的契約。對采購合間必須按照采購權(quán)限規(guī)定，由各內(nèi)部控制的規(guī)范化伍蕃級(jí)授權(quán)人進(jìn)行審核，審核同意后，才能加蓋合同專用章。采購合同一般一式四份，一份交供貨商請求發(fā)貨，一份由采購部門專人保管，負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，一份交會(huì)計(jì)部門以監(jiān)

21、督合同執(zhí)行，→份交倉庫保管部門作為驗(yàn)收物品時(shí)與發(fā)稟核對。對與生產(chǎn)上緊急需要，延誤會(huì)影響生產(chǎn)的物品和某些小額零星的采購，可以不簽訂合同而直接購買，以簡化手續(xù)，加快迸貨速度，但應(yīng)嚴(yán)格控制。3.驗(yàn)收控制。為了達(dá)到控制的目的，驗(yàn)收入庫的職能必須由獨(dú)立于請購、采購和會(huì)計(jì)部門的人員來承擔(dān)。對收貨的控制是有雙重作用，即控制購買環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動(dòng)，也要控制存貨的管理工作。收貨部門的控制主要在收貨的數(shù)量與質(zhì)量方面，它應(yīng)根據(jù)購銷合同的數(shù)量和質(zhì)量的要求，獨(dú)立地被

22、驗(yàn)收到的物品。收貨部門的收貨人員在貨運(yùn)單上簽字之前，應(yīng)通過計(jì)量、過磅或測量等方法來證明貨運(yùn)單上所列的數(shù)量。收貨部門還應(yīng)在盡可能的范圍內(nèi)對物品的質(zhì)量進(jìn)行槍驗(yàn)，對有技術(shù)要求的物品應(yīng)將部分樣品送交專家和實(shí)驗(yàn)室對其質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收單和儉驗(yàn)報(bào)告單以作為人庫驗(yàn)收的一項(xiàng)內(nèi)容。若發(fā)現(xiàn)品名、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與合同規(guī)定不符時(shí)應(yīng)拒絕驗(yàn)收，及時(shí)報(bào)告并按批準(zhǔn)意覓處理。4.審核控制。對購貨業(yè)務(wù)的各種憑證進(jìn)行嚴(yán)格的竄查，是保證業(yè)務(wù)的合法、合理性、內(nèi)部控制嚴(yán)密性

23、的重要手段。財(cái)務(wù)部門在正式記錄采購業(yè)務(wù)、支付貨款之前，應(yīng)對各有關(guān)部門送來的各種原始憑證進(jìn)行審核。主要包括:審核購進(jìn)業(yè)務(wù)手續(xù)的齊全儉，即存貨購人是否經(jīng)過計(jì)量驗(yàn)收、質(zhì)量檢驗(yàn)、辦理人庫手續(xù)等。審核購進(jìn)憑證處理完整性，是否經(jīng)過各責(zé)任人復(fù)核簽章，手續(xù)清楚齊全等。審核供貨單位發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)驗(yàn)收單、訂購單、購銷合同等有關(guān)資料的一致性。審核供貨單位發(fā)累計(jì)算的正確性。審核支付性憑證所附的原始單據(jù)有無偽造、涂改、重復(fù)使用等手法，多報(bào)重報(bào)購入存貨數(shù)量。如果

24、發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，及時(shí)解決。5.付款控制。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核確定后的發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單、代扣代收稅款憑據(jù)、質(zhì)檢部門出具的化驗(yàn)單、倉庫開具的驗(yàn)收入庫單以及其他有關(guān)憑證，與合同規(guī)定的付款條件和發(fā)貨情況進(jìn)行核對，無誤后，經(jīng)企業(yè)授權(quán)人審批，向供應(yīng)商辦理結(jié)算，并作相應(yīng)的采購與付款的賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理?xiàng)l件》、《支付結(jié)算辦法》和公司的《現(xiàn)金與銀行內(nèi)控制度》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。6.退貨控制。退貨控制的內(nèi)容包括:有關(guān)部門在接

25、到實(shí)物入庫后，如發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量和質(zhì)量不符合訂貨單要求，應(yīng)及時(shí)與供貨單位聯(lián)系。對于數(shù)量的短缺，一般要求供貨單位補(bǔ)足對于質(zhì)量問題，按規(guī)定選擇是退貨還是折讓。如果選擇退貨，采購部門應(yīng)編制退貨通知單，通知供貨單位將貨物退回，同時(shí)將退貨憑單，經(jīng)主管人員審查后，通知會(huì)計(jì)部門，用以調(diào)整應(yīng)付賬款。如果要求供貨單位折讓，采購部門應(yīng)在折讓金額確定后(通過質(zhì)檢化驗(yàn))，或者驗(yàn)收時(shí)編制正確金額驗(yàn)收單進(jìn)行結(jié)算或者驗(yàn)收后編制折讓憑單，通知會(huì)計(jì)部門調(diào)整應(yīng)付賬款。由于燃

26、料供應(yīng)的折讓是常規(guī)性業(yè)務(wù)，可由專人定期審查該項(xiàng)業(yè)務(wù)記錄以及相關(guān)憑證，以確保該項(xiàng)業(yè)務(wù)的合理性、真實(shí)性。，考文獻(xiàn):施偉忠.關(guān)于建立和健全中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的勞干思考U]...:..海會(huì)計(jì)，2003(4)(作者羊位:河南省第二火電建設(shè)公司財(cái)務(wù)~河南鄭州450051)責(zé)編:賈偉)265一《經(jīng)濟(jì)師》2004年第7期一～——!竺塑墮笙堡———————一——一——一——————————一一一摘要：采購與付款是企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對其實(shí)施規(guī)范化的內(nèi)部

27、控制是企業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容之一。由于采購與付款過程涉及到企業(yè)內(nèi)部的眾多部門和人員，容易導(dǎo)致舞弊、低效和浪費(fèi)，所以，應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，并通過規(guī)范的措施加以防范。關(guān)鍵詞：采購付款內(nèi)控規(guī)范中圖分類號(hào)：F2532文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1004—4914(2004)07—265一01實(shí)施采購與付款內(nèi)部控制的規(guī)范化采購與付款是指企業(yè)支付貨幣，取得物品——或勞務(wù)的過程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要業(yè)務(wù)有：尋求能滿足生

28、產(chǎn)和銷售需要的供應(yīng)商和最低價(jià)格、向供應(yīng)商發(fā)出購貨訂單、檢驗(yàn)收到的貨物、確定是否接受貨物、儲(chǔ)存或退回貨物、核對付款、會(huì)計(jì)記錄等。企業(yè)實(shí)施采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，是對請購、審批、簽約、驗(yàn)收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序，從而健全以采購申請、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督。為了充分發(fā)揮采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用，實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，必須制定相應(yīng)的規(guī)范措施。一、實(shí)施控制的制度建設(shè)采

29、購與付款業(yè)務(wù)的控制水平高低和控制效果的好壞很大程度上取決于企業(yè)是否制定了相關(guān)的控制制度。良好的控制制度可以從源頭上遏制采購與付款過程中可能形成的浪費(fèi)、損失和低效率。加強(qiáng)采購與付款業(yè)務(wù)控制的相關(guān)制度包括：一是不相容職務(wù)相分離制度；二是授權(quán)審批制度；三是訂貨報(bào)價(jià)制度；四是財(cái)務(wù)監(jiān)控制度；五是稽核和監(jiān)督制度。二、實(shí)施控制的具體操作1請購控制。企業(yè)可以根據(jù)不同的需要選擇不同的請購制度。對原材料、零配件、商品和其他物資等所需物品，所需部門可根據(jù)預(yù)算

30、內(nèi)的項(xiàng)目，辦理請購手續(xù)，由本部門授權(quán)人審批。對不符合預(yù)算內(nèi)容規(guī)定的采購申請，審批人應(yīng)當(dāng)要求采購人員調(diào)整內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。提出請購的部門應(yīng)由生產(chǎn)、資產(chǎn)使用等部門有關(guān)人員根據(jù)需要量提出。倉庫保管根據(jù)現(xiàn)有庫存量提出意見。請購單應(yīng)注明請購部門，請購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。經(jīng)審批的請購單送交采購部門。2采購控制。采購部門在收到經(jīng)過審批的請購單后必須從三方面實(shí)施控制。(1)訂購數(shù)量控制。首先，由采購人員審查是否有重復(fù)提出的請購

31、單；請購數(shù)量、品種是否合理，是否在控制的范圍之內(nèi)。其次，對大量采購的原材料、零配件、商品、物資等進(jìn)行各種采購數(shù)量對成本影響的分析，分析的內(nèi)容主要是將各種請購項(xiàng)目進(jìn)行歸類，然后利用經(jīng)濟(jì)批景法測算成本及采購的批次和批量。對請購數(shù)量不大或零星采購物品，采購批量的成本分析控制可對照資金預(yù)算來執(zhí)行。(2)確定供應(yīng)商。采購部門在確定了采購數(shù)量之后，簽訂購銷合同之前，必須遵循企業(yè)訂貨詢價(jià)制度，通過充分比較貨物的質(zhì)量、價(jià)格、付款條件、交貨時(shí)間及供貨方信

32、譽(yù)等條件，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和成本最低的供應(yīng)商。對于一些大額重要的采購項(xiàng)目應(yīng)采用公開招標(biāo)競價(jià)方式確定供貨單位。并對采購所需資金作出估算，由采購部門授權(quán)人簽署采購意見后，將簽批后的請購單送資金預(yù)算部門。由資金預(yù)算部門主管人員審核請購是否符合經(jīng)營目標(biāo)。審批后簽署意見，送交采購部門。(3)發(fā)出訂貨單。為了生產(chǎn)經(jīng)營的正常進(jìn)行，避免存貨資產(chǎn)的閑置，存貨管理部門人員在接到請購單后，對存貨應(yīng)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法進(jìn)行分析，決定什么時(shí)間請購最為合適，并在請購

33、單上簽注意見，由部門授權(quán)人審批。以上三方面決定作出之后，將請購單一聯(lián)退請購部門，以示簽復(fù)；一聯(lián)退倉庫準(zhǔn)備驗(yàn)貨；一聯(lián)退財(cái)務(wù)部門籌集資金；一聯(lián)采購部門作為簽訂購銷合同的依據(jù)。采購部門根據(jù)簽批后的請購單，應(yīng)及時(shí)與確定的供應(yīng)商簽訂符合國家法規(guī)的附有編號(hào)的購銷合同，在合同中要列出所購物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、交貨方式、折扣條件、售后服務(wù)等內(nèi)容，作為供銷雙方共同遵守的契約。對采購合同必須按照采購權(quán)限規(guī)定，由各●伍春級(jí)授權(quán)人進(jìn)行審核，審

34、核同意后，才能加蓋合同專用章。采購合同一般一式四份，一份交供貨商請求發(fā)貨，一份由采購部門專人保管，負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，一份交會(huì)計(jì)部門以監(jiān)督合同執(zhí)行，一份交倉庫保管部門作為驗(yàn)收物品時(shí)與發(fā)票核對。對與生產(chǎn)上緊急需要，延誤會(huì)影響生產(chǎn)的物品和某些小額零星的采購，可以不簽訂合同而直接購買，以簡化手續(xù)，加快進(jìn)貨速度，但應(yīng)嚴(yán)格控制。3驗(yàn)收控制。為了達(dá)到控制的目的，驗(yàn)收入庫的職能必須由獨(dú)立于請購、采購和會(huì)計(jì)部門的人員來承擔(dān)。對收貨的控制是有雙重作用，即控制購

35、買環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動(dòng)，也要控制存貨的管理工作。收貨部門的控制主要在收貸的數(shù)量與質(zhì)量方面，它應(yīng)根據(jù)購銷合同的數(shù)量和質(zhì)量的要求，獨(dú)立地檢驗(yàn)收到的物品。收貸部門的收貨人員在貨運(yùn)單上簽字之前，應(yīng)通過計(jì)量、過磅或測量等方法來證明貨運(yùn)單上所列的數(shù)量。收貨部門還應(yīng)在盡可能的范圈內(nèi)對物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，對有技術(shù)要求的物品應(yīng)將部分樣品送交專家和實(shí)驗(yàn)室對其質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收單和檢驗(yàn)報(bào)告革以作為入庫驗(yàn)收的一項(xiàng)內(nèi)容。若發(fā)現(xiàn)品名、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與合同規(guī)定不符時(shí)

36、應(yīng)拒絕驗(yàn)收，及時(shí)報(bào)告并按批準(zhǔn)意見處理。4審核控制。對購貨業(yè)務(wù)的各種憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審查，是保證業(yè)務(wù)的合法、合理性、內(nèi)部控制嚴(yán)密性的重要手段。財(cái)務(wù)部門在正式記錄采購業(yè)務(wù)、支付貨款之前，應(yīng)對各有關(guān)部門送來的各種原始憑證進(jìn)行審核。主要包括：審核購進(jìn)業(yè)務(wù)手續(xù)的齊全性，即存貨購入是否經(jīng)過計(jì)量驗(yàn)收、質(zhì)量檢驗(yàn)、辦理入庫手續(xù)等。審核購進(jìn)憑證處理完整性，是否經(jīng)過各責(zé)任人復(fù)核簽章，手續(xù)清楚齊全等。審核供貨單位發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)驗(yàn)收單、訂購單、購銷合同等有關(guān)資料

37、的一致性。審核供貨單位發(fā)票計(jì)算的正確性。審核支付性憑證所附的原始單據(jù)有無偽造、涂改、重復(fù)使用等手法，多報(bào)重報(bào)購人存貨數(shù)量。如果發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，及時(shí)解決。5付款控制。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核確定后的發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單、代扣代收稅款憑據(jù)、質(zhì)檢部門出具的化驗(yàn)單、倉庫開具的驗(yàn)收入庫單以及其他有關(guān)憑證，與合同規(guī)定的付款條件和發(fā)貨情況進(jìn)行核對，無誤后，經(jīng)企業(yè)授權(quán)人審批，向供應(yīng)商辦理結(jié)算，并作相應(yīng)的采購與付款的賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理

38、條件》、《支付結(jié)算辦法》和公司的《現(xiàn)金與銀行內(nèi)控制度》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。6退貨控制。退貨控制的內(nèi)容包括：有關(guān)部門在接到實(shí)物入庫后，如發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量和質(zhì)量不符合訂貨單要求，應(yīng)及時(shí)與供貨單位聯(lián)系。對于數(shù)量的短缺，一般要求供貨單位補(bǔ)足；對于質(zhì)量問題，按規(guī)定選擇是退貨還是折讓。如果選擇退貨，采購部門應(yīng)編制退貨通知單，通知供貨單位將貨物退回，同時(shí)將退貨憑單，經(jīng)主管人員審查后，通知會(huì)計(jì)部門，用以調(diào)整應(yīng)付賬款。如果要求供貨單位折讓，采購部門應(yīng)在

39、折讓金額確定后(通過質(zhì)檢化驗(yàn))，或者驗(yàn)收時(shí)編制正確金額驗(yàn)收單進(jìn)行結(jié)算；或者驗(yàn)收后編制折讓憑單，通知會(huì)計(jì)部門調(diào)整應(yīng)付賬款。由于燃料供應(yīng)的折讓是常規(guī)性業(yè)務(wù)，可由專人定期審查該項(xiàng)業(yè)務(wù)記錄以及相關(guān)憑證，以確保該項(xiàng)業(yè)務(wù)的合理性、真實(shí)性。參考文獻(xiàn)：施偉忠關(guān)于建立和健全中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)撞黼的若干思考13]上海會(huì)計(jì)，2003(4)(作者單位：河南省第二火電建設(shè)公司財(cái)務(wù)部河南鄭州450051)(責(zé)編：賈偉)一265—萬方數(shù)據(jù)《經(jīng)濟(jì)師2004年第7期.經(jīng)濟(jì)

40、師論壇94日23哥在實(shí)施采購與付款采購與付款是指企業(yè)支付貨幣，取得物品或勞務(wù)的過程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要業(yè)務(wù)有:尋求能滿足生產(chǎn)和銷售需要的供應(yīng)商和最低價(jià)格、向供應(yīng)商發(fā)出購貨訂單、檢驗(yàn)收到的貨物、確定是否接受貨物、儲(chǔ)存或退回貨物、核對付款、會(huì)計(jì)記錄等。企業(yè)實(shí)施采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，是對清購、審批、簽約、驗(yàn)收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序，從而健全以采購申請、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫單據(jù)為載體的

41、控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督。為了充分發(fā)揮采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用，實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，必須制定相應(yīng)的規(guī)范措施。一、實(shí)施控制的制度建設(shè)采購與付款業(yè)務(wù)的控制水平高低利控制效果的好壞很大程度上取決于企業(yè)是否制定了相關(guān)的控制制度。良好的控制制度可以從源頭上遏制采購與付款過程中可能形成的浪費(fèi)、損失利低放率。加強(qiáng)采購與付款業(yè)務(wù)控制的相關(guān)制度包括:一是不相容職務(wù)相分離制度二是授權(quán)審批制度三是訂貨報(bào)價(jià)制度因是財(cái)務(wù)監(jiān)控制度五是稽核和監(jiān)督

42、制度。二、實(shí)施控制的具體規(guī)作1.請購控制。企業(yè)可以根據(jù)不同的需要選擇不同的請購制度。對原材料、零配件、商品和其他物資等所需物品，所需部門可根據(jù)預(yù)算內(nèi)的項(xiàng)目，辦理清購手續(xù)，由本部門授權(quán)人審批。對不符合預(yù)算內(nèi)容規(guī)定的采購申請，審批人應(yīng)當(dāng)要求采購人員調(diào)整內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。提出請購的部門應(yīng)由生產(chǎn)、資產(chǎn)使用等部門有關(guān)人員根據(jù)需要量提出。倉庫保管根據(jù)現(xiàn)有庫存量提出意見。請購單應(yīng)注明清購部門，請購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。經(jīng)審批的

43、請購單送交采購部門。2采購控制。采購部門在收到經(jīng)過審批的請購單后必須從三方面實(shí)施控制。(1)訂購數(shù)量控制。首先，由采購人員審查是否有重復(fù)提出的請購單請購數(shù)量、品種是否合理，是否在控制的范圍之內(nèi)。其次，對大量采購的原材料、零配件、商品、物資等進(jìn)行各種采購數(shù)量對成本影響的分析，分析的內(nèi)容主要是將各種清購項(xiàng)目進(jìn)行歸類，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法測算成本及采購的批次和批量。對請購數(shù)量不大或零星采購物品，采購批量的成本分析控制可對照資金預(yù)算來執(zhí)行。(2)

44、確定供應(yīng)商。采購部門在確定了采購數(shù)量之后，簽訂購銷合同之前，必須遵循企業(yè)訂貨詢價(jià)制度，通過充分比較貨物的質(zhì)量、價(jià)格、付款條件、交貨時(shí)間及供貨方信譽(yù)等條件，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和成本最低的供應(yīng)商。對于一些大額重要的采購項(xiàng)目應(yīng)采用公開招標(biāo)競價(jià)方式確定供貨單位。并對采購所需資金作出估算，由采購部門授權(quán)人簽署采購意見后，將簽批后的請購單送資金預(yù)算部門。由資金預(yù)算部門主管人員審核請購是否符合經(jīng)營目標(biāo)。審批后簽署意見，送交采購部門。(3)發(fā)出訂貨單

45、。為了生產(chǎn)經(jīng)營的正常進(jìn)行，避免存貨資產(chǎn)的閑置，存貨管理部門人員在接到請購單后，對存貨應(yīng)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法進(jìn)行分析，決定什么時(shí)間請購最為合適，并在請購單上簽注意見，由部門授權(quán)人審批。以上三方面決定作出之后，將請購單一聯(lián)退請購部門，以示簽復(fù)一聯(lián)退倉庫準(zhǔn)備驗(yàn)貨→聯(lián)退財(cái)務(wù)部門籌集資金一聯(lián)采購部門作為簽訂購銷合同的依據(jù)。采購部門根據(jù)簽批后的請購單，應(yīng)及時(shí)與確定的供應(yīng)商簽訂符合國家法規(guī)的附有編號(hào)的購銷合同，在合同中要列出所購物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)

46、、交貨日期、交貨方式、折扣條件、售后服務(wù)等內(nèi)容，作為供銷雙方共同遵守的契約。對采購合間必須按照采購權(quán)限規(guī)定，由各內(nèi)部控制的規(guī)范化伍蕃級(jí)授權(quán)人進(jìn)行審核，審核同意后，才能加蓋合同專用章。采購合同一般一式四份，一份交供貨商請求發(fā)貨，一份由采購部門專人保管，負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，一份交會(huì)計(jì)部門以監(jiān)督合同執(zhí)行，→份交倉庫保管部門作為驗(yàn)收物品時(shí)與發(fā)稟核對。對與生產(chǎn)上緊急需要，延誤會(huì)影響生產(chǎn)的物品和某些小額零星的采購，可以不簽訂合同而直接購買，以簡化手續(xù)，加

47、快迸貨速度，但應(yīng)嚴(yán)格控制。3.驗(yàn)收控制。為了達(dá)到控制的目的，驗(yàn)收入庫的職能必須由獨(dú)立于請購、采購和會(huì)計(jì)部門的人員來承擔(dān)。對收貨的控制是有雙重作用，即控制購買環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動(dòng)，也要控制存貨的管理工作。收貨部門的控制主要在收貨的數(shù)量與質(zhì)量方面，它應(yīng)根據(jù)購銷合同的數(shù)量和質(zhì)量的要求，獨(dú)立地被驗(yàn)收到的物品。收貨部門的收貨人員在貨運(yùn)單上簽字之前，應(yīng)通過計(jì)量、過磅或測量等方法來證明貨運(yùn)單上所列的數(shù)量。收貨部門還應(yīng)在盡可能的范圍內(nèi)對物品的質(zhì)量進(jìn)行槍驗(yàn)，對

48、有技術(shù)要求的物品應(yīng)將部分樣品送交專家和實(shí)驗(yàn)室對其質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收單和儉驗(yàn)報(bào)告單以作為人庫驗(yàn)收的一項(xiàng)內(nèi)容。若發(fā)現(xiàn)品名、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與合同規(guī)定不符時(shí)應(yīng)拒絕驗(yàn)收，及時(shí)報(bào)告并按批準(zhǔn)意覓處理。4.審核控制。對購貨業(yè)務(wù)的各種憑證進(jìn)行嚴(yán)格的竄查，是保證業(yè)務(wù)的合法、合理性、內(nèi)部控制嚴(yán)密性的重要手段。財(cái)務(wù)部門在正式記錄采購業(yè)務(wù)、支付貨款之前，應(yīng)對各有關(guān)部門送來的各種原始憑證進(jìn)行審核。主要包括:審核購進(jìn)業(yè)務(wù)手續(xù)的齊全儉，即存貨購人是否經(jīng)過計(jì)量驗(yàn)收

49、、質(zhì)量檢驗(yàn)、辦理人庫手續(xù)等。審核購進(jìn)憑證處理完整性，是否經(jīng)過各責(zé)任人復(fù)核簽章，手續(xù)清楚齊全等。審核供貨單位發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)驗(yàn)收單、訂購單、購銷合同等有關(guān)資料的一致性。審核供貨單位發(fā)累計(jì)算的正確性。審核支付性憑證所附的原始單據(jù)有無偽造、涂改、重復(fù)使用等手法，多報(bào)重報(bào)購入存貨數(shù)量。如果發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，及時(shí)解決。5.付款控制。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核確定后的發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單、代扣代收稅款憑據(jù)、質(zhì)檢部門出具的化驗(yàn)單、倉庫開具的驗(yàn)收入庫單以

50、及其他有關(guān)憑證，與合同規(guī)定的付款條件和發(fā)貨情況進(jìn)行核對，無誤后，經(jīng)企業(yè)授權(quán)人審批，向供應(yīng)商辦理結(jié)算，并作相應(yīng)的采購與付款的賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理?xiàng)l件》、《支付結(jié)算辦法》和公司的《現(xiàn)金與銀行內(nèi)控制度》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。6.退貨控制。退貨控制的內(nèi)容包括:有關(guān)部門在接到實(shí)物入庫后，如發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量和質(zhì)量不符合訂貨單要求，應(yīng)及時(shí)與供貨單位聯(lián)系。對于數(shù)量的短缺，一般要求供貨單位補(bǔ)足對于質(zhì)量問題，按規(guī)定選擇是退貨還是折讓。如果選

51、擇退貨，采購部門應(yīng)編制退貨通知單，通知供貨單位將貨物退回，同時(shí)將退貨憑單，經(jīng)主管人員審查后，通知會(huì)計(jì)部門，用以調(diào)整應(yīng)付賬款。如果要求供貨單位折讓，采購部門應(yīng)在折讓金額確定后(通過質(zhì)檢化驗(yàn))，或者驗(yàn)收時(shí)編制正確金額驗(yàn)收單進(jìn)行結(jié)算或者驗(yàn)收后編制折讓憑單，通知會(huì)計(jì)部門調(diào)整應(yīng)付賬款。由于燃料供應(yīng)的折讓是常規(guī)性業(yè)務(wù)，可由專人定期審查該項(xiàng)業(yè)務(wù)記錄以及相關(guān)憑證，以確保該項(xiàng)業(yè)務(wù)的合理性、真實(shí)性。，考文獻(xiàn):施偉忠.關(guān)于建立和健全中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的勞干