項目采購管理中常用控制方法的運(yùn)用

1、2006年第5期鋼鐵技術(shù)51項目采購管理中常用控制方法的運(yùn)用胡春暉(中冶賽迪公司建工分院設(shè)備采購部重慶400013)項目采購管理是指為實現(xiàn)建設(shè)項目采購目標(biāo)所進(jìn)行的一系列計劃、組織、控制和協(xié)調(diào)的工作，從而獲得合格的貨物、資料和服務(wù)。項目采購管理通常包括采購初始工作、采買、催交、檢驗、運(yùn)輸及交接、收尾服務(wù)等六個方面的任務(wù)。從不同的考核重點來看，采購管理同時又是質(zhì)量管理、物流管理、人力資源管理、進(jìn)度管理、資金管理、風(fēng)險管理、信息管理、溝通管理

2、，影響采購管理效果的主要因素是人、機(jī)、料、法、環(huán)。本文將從五個方面探討如何綜合地運(yùn)用控制方法來實現(xiàn)管理目標(biāo)。1樹立采購總成本的意識項目采購的目的是通過最合理的價格獲得最具優(yōu)勢的供應(yīng)商，按期實現(xiàn)采購的需求。意味著不僅僅追求降低直接成本，還需要從項目采購的全過程衡量成本收益。可靠的產(chǎn)品、及時快速的供貨、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、較少的現(xiàn)場修配改工作、順暢的管理環(huán)境、良好的口碑等無疑贏得了成本上的利益，更能獲得項目業(yè)主的認(rèn)可，增強(qiáng)了項目開拓的競爭力。采購總

3、成本主要包括產(chǎn)品直接成本(即供應(yīng)商成本)和采購管理成本，兩者相互促進(jìn)、相互制約。通過精細(xì)化的管理流程、建立良好的檢查監(jiān)督和糾偏控制措施，促使供應(yīng)商盡快適應(yīng)并習(xí)慣項目采購管理模式，積極主動地改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量，項目溝通渠道將更為順暢，從而降低后續(xù)過程的管理成本；供應(yīng)商提供的產(chǎn)品不僅僅反映出供應(yīng)商的水平，同時融合了采購方的管理特征，產(chǎn)品價值、形象效應(yīng)得到提升。1.1選用優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品可能會增加直接成本，但供應(yīng)商的質(zhì)量保證體系和措施完善，可減少

4、項目風(fēng)險、減少備件用量和修配改工作量、促進(jìn)項目順利實施，項目采購管理水平相應(yīng)提升，品牌效應(yīng)更為突出；若各類產(chǎn)品均按最低價原則選擇，勢必造成管理成本增加、現(xiàn)場服務(wù)頻繁、修配改工作量無法預(yù)測，直接影響項目的整體形象。1.2值得花費(fèi)的采購管理成本：為彌補(bǔ)采購人力的不足，借助專業(yè)的現(xiàn)場設(shè)備管理公司、設(shè)備監(jiān)理公司的人力優(yōu)勢，項目采購部門進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督和定期目標(biāo)考核，獲得完整的信息并適時任務(wù)更新，能把握住工程真實動態(tài)、及時預(yù)警，取得良好的實施效果。1

5、.3著眼于公司采購總成本：各項目采購成本構(gòu)成了公司采購總成本。采購部門形成團(tuán)隊意識、避免單兵作戰(zhàn)，在多個項目間進(jìn)行團(tuán)隊合作、融合溝通，共享人力資源和各類經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，選擇合適的采購時間、采購對象、采購標(biāo)的、采購方法，采用大批量集中采購、分期交貨、統(tǒng)一調(diào)度各區(qū)域監(jiān)制檢驗等方式，可加強(qiáng)對供應(yīng)商的控制力度，并降低產(chǎn)品直接成本和采購管理成本。2奠定可操作性強(qiáng)的采購計劃編制采購計劃屬于采購的初始工作，所耗時間雖短，卻是項目執(zhí)行的綱領(lǐng)性文件。編制可操作

6、性強(qiáng)的采購計劃，即搭建了項目執(zhí)行的整體構(gòu)架，各分解的任務(wù)和目標(biāo)更清晰明了。采購計劃一定要符合項目的特點，反映出后續(xù)工作的操作要領(lǐng)和管理方法，以細(xì)化的管理手段和信息溝通為執(zhí)行基礎(chǔ)，實現(xiàn)質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用三大控制目標(biāo)。主要表現(xiàn)在：熟悉合同和技術(shù)附件，按采購流程、采購批次、人力分配等口徑分解項目任務(wù)；業(yè)主習(xí)慣、現(xiàn)場條件調(diào)查及以往類似工程實2006年第5期鋼鐵技術(shù)53工作。5)穿插于各階段的合同管理、支付管理、文檔管理、信息溝通及回饋、計劃檢查及

7、調(diào)整、綜合服務(wù)等。由此看來，采購物流自始至終包含著實物轉(zhuǎn)化、人員流通、信息流通、資金流出，實物逐步從設(shè)計模型－原材料－粗加工產(chǎn)品－可用半成品－裝配成品－出廠產(chǎn)品－產(chǎn)品輔助服務(wù)方向轉(zhuǎn)化，產(chǎn)品特征和功能日漸突出。精細(xì)化要求產(chǎn)品精、管理細(xì)，管理有預(yù)見性，實時監(jiān)控，有快捷的應(yīng)對措施，避免重復(fù)工作，節(jié)省資金、人力和時間。采購物流管理中常用的控制措施包括：吃透設(shè)備特性，分析出影響質(zhì)量、工期、費(fèi)用的各類動態(tài)因素，找出應(yīng)對措施；分析市場行情，預(yù)測重要物

8、資、運(yùn)輸成本、匯率、退稅率、通關(guān)、海運(yùn)等價格趨勢；收集、建立重要供應(yīng)商、重要物資的信息數(shù)據(jù)庫和價格庫，為談判奠定基礎(chǔ)；理性規(guī)劃資金用度，資源調(diào)配合理，提高資金使用效率；開發(fā)潛在供應(yīng)商，形成多家競爭氣候，避免單一貨源；善于策劃并構(gòu)成集中采購包，在合適的階段，可多項目聯(lián)合發(fā)包；談判不是單純的殺家，談判技巧需要多樣化。數(shù)據(jù)充分、論證合理、施壓得當(dāng)、控盤主動，才能以理服人，獲得最佳成本。流程要簡單、程序化，管理要全面、精細(xì)化，接口要清晰，信息要

9、真實及時；要計劃周全，考慮到供應(yīng)商可能遺漏的事項；要善于幫助，配合協(xié)調(diào)供應(yīng)商不易受控的上下游資源；要勤于監(jiān)督，主動防范并糾偏；要誠實守信，嚴(yán)格按合同付款。充分發(fā)揮技術(shù)交底、廠商協(xié)調(diào)會、檢驗大綱、定期報告的重要功能；如實反映原材料到貨、制造工藝流程和工序方案、機(jī)床狀態(tài)、設(shè)備狀態(tài)、組裝場地、組裝及測試結(jié)果、包裝方案、解體方案、裝箱資料等真實信息，供管理決策。第三方機(jī)構(gòu)檢驗的設(shè)備，如吊車、壓容、耐材等，在安裝前必須取得合格證明；加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通，

10、順暢協(xié)調(diào)程序。項目采購計劃中均詳細(xì)規(guī)定了項目部內(nèi)部、與業(yè)主、與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)程序，這里就不再一一贅述。值得考慮的問題還包括：業(yè)主的需求是否發(fā)生變化？有無影響到已簽合同和后續(xù)設(shè)備？特種設(shè)備進(jìn)場前，業(yè)主是否辦理完用戶使用許可證手續(xù)？項目資金是否及時回收？是否需要調(diào)整以后的采購管理進(jìn)程？在貨物不能滿足現(xiàn)場進(jìn)程時，如何彌補(bǔ)？能否開展其它子項工程避免停工？施工單位能否完全接受供應(yīng)商必要的解體到貨狀態(tài)？雙方如何共同完成任務(wù)？施工單位是否已充分消化安裝

11、維護(hù)說明書，有無難點？是否需廠商到場？在緊急采購、修配改情況時，當(dāng)?shù)刭Y源能否快速發(fā)揮作用？還有什么資源？設(shè)備、材料劃分原則中未作規(guī)定的由何方組織供應(yīng)？廠商入場安裝的條件是否具備？能否滿足原安裝節(jié)點？動用機(jī)具、人力情況？業(yè)主方要求的資料歸檔周期、格式、內(nèi)容、深度、份數(shù)等，是否滿足？目前完成的工作是否得到各方認(rèn)同？有何欠缺？如何改進(jìn)？除中標(biāo)廠商外，潛在供應(yīng)商能提供哪些幫助？如何激勵供應(yīng)商？5合理調(diào)度人力資源參與項目采購管理的人員包括采購方本