政府采購和企業(yè)采購的新工具——采購卡

1、政府采購和企業(yè)采購的新工具——采購卡200562114:18:00《物流技術(shù)》１引言零星物資的采購問題長期以來一直困繞著企業(yè)和政府。零星物資的采購交易次數(shù)占到一般企業(yè)總交易次數(shù)的２０－５０％，但是交易資金往往不到企業(yè)總采購金額的１０％。企業(yè)往往花費(fèi)大量的人力和物力來處理這些日常的采購業(yè)務(wù)，但收效往往不理想。一方面，企業(yè)的零星物資使用部門抱怨申購手續(xù)煩瑣，采購部門的響應(yīng)速度太慢；一方面，采購部門抱怨每次采購的數(shù)量太少，供應(yīng)商往往不會(huì)積極合

2、作，采購次數(shù)又過于頻繁，占用了采購部門大量人力，而財(cái)務(wù)部門也因?yàn)檫@些頻繁的小額付款不勝其煩。美國政府的管理與預(yù)算辦公室（ｔｈｅＯｆｆｉｃｅｏｆＭａｎａｇｅｍｅｎｔａｎｄＢｕｄｇｅｔＯＭＢ）于１９８６年引入一種新的信用卡，稱之為采購卡１。制造企業(yè)完全可以借鑒這種方式。政府部門有關(guān)人員被授權(quán)擁有采購卡進(jìn)行小額的零星物資采購，單次采購金額一般低于２５００美元。ＯＭＢ首先在政府的商務(wù)部門推行這種采購卡，結(jié)果大獲成功。于是，ＯＭＢ于１９８９年成立

3、專門的綜合服務(wù)管理部門（ｔｈｅＧｅｎｅｒａｌＳｅｒｖｉｃｅｓＡｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎＧＳＡ在全美政府部門和企業(yè)推行該項(xiàng)目。ＧＳＡ將首批采購卡命名為國際商務(wù)授權(quán)卡，到１９９５年，采購卡已經(jīng)在全國成功推行。到１９９８年初，全美主要六家銀行能夠接受這些采購卡，到１９９８年末，美國政府授權(quán)城市銀行發(fā)行采購卡，并且通過城市銀行進(jìn)行交易。美國的一些大企業(yè)也于２０世紀(jì)９０年代開始與銀行合作，針對(duì)企業(yè)的零星物資應(yīng)用采購卡。信息技術(shù)的發(fā)展，特別是電子

4、商務(wù)的發(fā)展，使得采購業(yè)務(wù)流程簡單化成為可能，采購卡類似于信用卡，是電子采購的一種工具。持卡人不需要任何審批手續(xù)，可以直接向指定的供應(yīng)商采購，采購過程無紙化，即可以免去向供應(yīng)商下訂單，與供應(yīng)商簽訂采購協(xié)議以及產(chǎn)品的詳細(xì)運(yùn)輸合同等繁瑣的手續(xù)而直接采用柜面交易、網(wǎng)絡(luò)采購或電話采購等形式向供應(yīng)商采購。在美國企業(yè)中，采購卡是企業(yè)與銀行聯(lián)合開發(fā)，通過企業(yè)的上層采購部門，對(duì)基層或者其他部門的有關(guān)人員進(jìn)行授權(quán)，讓其能夠不通過采購部門，自主向企業(yè)的合格供

5、應(yīng)商采購本部門所需要的零星物資，一般單次金額也在２５００美元以下。有關(guān)部門的采購數(shù)量、獲得的采購折扣、采購金額、繳稅情況、供應(yīng)商的狀況等有關(guān)信息都能夠在采購卡的數(shù)據(jù)庫中采集，通過相應(yīng)的發(fā)卡銀行（ＶＩＳＡＭＡＳＴＥＲＣＡＲＤ）將這些信息傳達(dá)到企業(yè)的上層采購部門。這些信息還能夠?qū)崟r(shí)地直接導(dǎo)入企業(yè)的ＥＲＰ系統(tǒng)中運(yùn)行，大大簡化了企業(yè)的采購業(yè)務(wù)流程。２３授權(quán)非采購部門人員這涉及到企業(yè)內(nèi)部授權(quán)的問題，一般根據(jù)企業(yè)或者部門的規(guī)定對(duì)非采購部門的有關(guān)人員

6、授權(quán)。２４非采購部門人員進(jìn)行采購ＧＳＡ在授權(quán)非采購部門人員以后，通常需要對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。整個(gè)采購過程分為７步，即：（１）定義需求。持卡人要保證使用部門的需求是合理和明確的，通常要求使用人以書面的形式按照指定的格式提出請(qǐng)求，包括采購內(nèi)容描述、采購數(shù)量、采購的大致金額、需求具體時(shí)間、運(yùn)輸送貨指導(dǎo)性建議、采購理由以及使用人的個(gè)人簽名。（２）審定采購物資是否在授權(quán)范圍之內(nèi)。持卡人根據(jù)使用人的書面請(qǐng)求，政府或企業(yè)采購制度的規(guī)定，審核該物資采購

7、是否在授權(quán)范圍以內(nèi)。（３）保證采購額度合理。ＧＳＡ對(duì)單次采購金額和每個(gè)月的采購金額都有規(guī)定，一般嚴(yán)格禁止持卡人采購單臺(tái)設(shè)備時(shí)，將采購金額分割來保證金額在額定范圍之內(nèi)。（４）審核采購源。這一環(huán)節(jié)主要保證供應(yīng)商能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量地將產(chǎn)品送到所需要的地點(diǎn)。如果指定的供應(yīng)商不能滿足持卡人的采購需求，持卡人可以選擇其他能夠接受采購卡的供應(yīng)商。不過，這隸屬于例外采購的范疇，往往需要持卡人向政府的采購部門或者企業(yè)的采購中心做出書面的例外說明。（５）

8、進(jìn)行采購。持卡人可以采用柜面交易、電話或傳真交易、郵購、Ｅ－ｍａｉｌ或Ｉｎｔｅｒｎｅｔ等多種形式進(jìn)行產(chǎn)品訂購。ＧＳＡ對(duì)產(chǎn)品的運(yùn)送方式、海外采購的形式、繳稅的方式都有詳細(xì)的說明。（６）記入采購日志。持卡人要將每筆采購數(shù)量、到貨批量、采購付款情況等記入采購日志。（７）按月與銀行對(duì)采購賬戶進(jìn)行對(duì)帳。每月和銀行進(jìn)行對(duì)帳是一項(xiàng)很重要的工作，ＧＳＡ公布了對(duì)帳地址，持卡人用自己的ＩＤ號(hào)碼可以直接上網(wǎng)與銀行進(jìn)行對(duì)帳。３應(yīng)用采購卡的優(yōu)勢越來越多的企業(yè)和政