電子采購在設(shè)備管理中的應(yīng)用

1、管理世界———coNT品囂磊胃罱蕭贏怎電子采購在設(shè)備管理中的應(yīng)用。王慧劉立羅維東(北京科技大學(xué)北京100083)【摘要】隨著計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的進(jìn)步和企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，電子采購越來越多應(yīng)用于企業(yè)的物料采購。本文主要討論了在設(shè)備管理信息系統(tǒng)中如何應(yīng)用電子采購并對(duì)設(shè)備管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)進(jìn)行拓展。從而改善設(shè)備傳統(tǒng)采購的業(yè)務(wù)流程。以及在應(yīng)用電子采購過程中的系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)其目的是探討如何把設(shè)備采購管理的應(yīng)用擴(kuò)展到信息化上這對(duì)改變傳統(tǒng)的設(shè)備管理模式，提

2、高設(shè)備管理的信息化水平具有重要的意義。【關(guān)鍵詞】設(shè)備管理管理信息系統(tǒng)電子采購業(yè)務(wù)流程再造電子采購(EProcurement)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，電子商務(wù)使采購供應(yīng)鏈可以通過Intemet和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享全球化網(wǎng)絡(luò)，建立采購供應(yīng)鏈中多企業(yè)之間的連接，是企業(yè)以較低的成本加入到全球采購供應(yīng)鏈中，自由的進(jìn)行企業(yè)一企業(yè)I’口J的電子商務(wù)采購(B2B)。與傳統(tǒng)采購模式相比，電子采購有著非常明顯的優(yōu)勢(shì)。一、現(xiàn)行采購作業(yè)活動(dòng)1、目前PMIS

3、中涉及采購。設(shè)備管理信息系統(tǒng)是設(shè)備生命周期的信息化管理系統(tǒng)，包括設(shè)備前期管理、固定資產(chǎn)管理、設(shè)備檔案管理、設(shè)備維護(hù)管理、設(shè)備運(yùn)行管理、設(shè)備備件管理、設(shè)備維修管理等子系統(tǒng)，這吐構(gòu)成了PMIS的核心業(yè)務(wù)。按照現(xiàn)有的PMIS模塊劃分，設(shè)備的采購管理屬于設(shè)備前期管理的范疇；備件的采購管理屬于設(shè)備備件管理的范疇。如圖1所示。H制定設(shè)備規(guī)劃一制定選犁決策～(自制)設(shè)備設(shè)計(jì)制造l刊(外購)i／L備招投柄i采刪_一設(shè)備安裝、調(diào)試、驗(yàn)收I一設(shè)備使用初期管

4、理I1堡魚備件資料管理_J一設(shè)件圖樣資料管理l41備件采購計(jì)劃管理I刈設(shè)備備件采購管到，一設(shè)蓄備件庫存管理l圖1設(shè)備前期管理和設(shè)備備件管理2、企業(yè)設(shè)備采購環(huán)節(jié)的弊端。目前，在企業(yè)中都存在專門的采購部門，但是采購管理的對(duì)象一般是針對(duì)生產(chǎn)產(chǎn)品所需要的零部件、原材料等。根據(jù)波特的理論，設(shè)備管理中涉及到的采購是屬于為輔助活動(dòng)進(jìn)行的采購的“非生產(chǎn)采購”，而這類的采購具有晶種多、數(shù)量大、金額有限、訂單數(shù)量大而平均訂貨量低的特點(diǎn)，這種類型的采購相對(duì)于

5、生產(chǎn)采購管理的水平是不足的。3、電子采購優(yōu)勢(shì)。電子采購的優(yōu)點(diǎn)在于它能降低采購中的管理成本，縮短采購周期，加強(qiáng)對(duì)采購流程以及庫存等的控制。此外，一個(gè)成功的電子采購解決方案能為氽業(yè)制定一套規(guī)范的采購流程，有利于加強(qiáng)氽業(yè)的管理。調(diào)查顯示，采購原料總成本的40％來自與處理、管理訂單有關(guān)的交易成本。在線采購不但便宜快捷，而且也有望減少可列賬單及訂單的失誤(大約減少到2％)。對(duì)那嶼已經(jīng)采用了電子采購的公司，過程成本降低了90％，對(duì)于采購商品及服務(wù)的

6、直接成本來說，其價(jià)格(通過購買合同及電子交換)額外地減少了11％。80《當(dāng)代經(jīng)濟(jì)》2009年8而二、PMl8中采購模式分析1、采購設(shè)備及備件分類分析。采購部門對(duì)設(shè)備的分類應(yīng)該根據(jù)不同設(shè)備的采購策略來分，由于設(shè)備品種的多樣性和復(fù)雜性，所以不同的設(shè)備其采購策略應(yīng)該是不同的。一般來說，采購部門會(huì)把所采購物資分為4個(gè)大類：對(duì)生產(chǎn)影響大，供應(yīng)渠道少的物資；對(duì)生產(chǎn)影響小，供應(yīng)渠道少的物資；對(duì)生產(chǎn)影響大，供應(yīng)渠道多的物資；對(duì)生產(chǎn)影響小，供應(yīng)渠道多的物

7、資。針對(duì)設(shè)備對(duì)生產(chǎn)影響和供應(yīng)商選擇范圍的大小，采用實(shí)體聯(lián)合庫存和網(wǎng)上交易平臺(tái)相結(jié)合的策略，以滿足企業(yè)采購的要求和達(dá)到高效率采購的目的。2、關(guān)鍵設(shè)備采用實(shí)體聯(lián)合庫存。在大型食業(yè)，一些設(shè)備具有大型化、重載高速化、技術(shù)復(fù)雜化、長流程等特點(diǎn)，或者某一設(shè)備或備件，在生產(chǎn)過程中處于非常重要的地位，一旦損壞將對(duì)企業(yè)生產(chǎn)造成巨大的停產(chǎn)損失，而且這種備件往往制造技術(shù)難度很大，制造周期很長，因而其采購費(fèi)用也非常高。所以，在集團(tuán)性企業(yè)中，可以將該企業(yè)各個(gè)分廠

8、針對(duì)此類設(shè)備進(jìn)行用戶間實(shí)體聯(lián)合庫存。實(shí)體聯(lián)合庫存是在地理上相近的同行業(yè)企業(yè)根據(jù)地址優(yōu)化原則，在合適的位置選定聯(lián)合倉庫，用于存放共享備件，并共同制定庫存控制策略，備件的所有權(quán)歸全體會(huì)員。實(shí)體聯(lián)合庫存適用于地理位置上相近的備件用戶之間，除了適用于價(jià)值高、使用頻率低的小概率、超值事故的備件，在運(yùn)輸費(fèi)低于庫存費(fèi)和訂貨費(fèi)的情況下，還適用于其他特性的備件。3、通用設(shè)備及備件市場(chǎng)模式。對(duì)于通用件(如通用系列的軸承、小型電機(jī)、水泵、閥門等，通用性好的備

9、件)和標(biāo)準(zhǔn)件(如標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)的控制元件、計(jì)算機(jī)模塊、標(biāo)準(zhǔn)化零部件及國際通用標(biāo)準(zhǔn)的電工產(chǎn)品等)采用市場(chǎng)模式的電子采購方式。針對(duì)集團(tuán)性企業(yè)，各個(gè)分支食業(yè)雖然生產(chǎn)的產(chǎn)品各有側(cè)重，但是一些通用設(shè)備及備件和標(biāo)準(zhǔn)件多數(shù)情況下是相同的，所以可以建立一個(gè)該行業(yè)的電子交易平臺(tái)。如圖2所示。行業(yè)內(nèi)的企業(yè)與供應(yīng)商、物流機(jī)構(gòu)在不同程度上建立合作伙伴關(guān)系，并且這種合作伙伴關(guān)系建立在電子交易平臺(tái)的基礎(chǔ)上，形成電子協(xié)作。設(shè)備及備件在電子交易市場(chǎng)中直接采購。同時(shí)，企業(yè)可

10、以將自身的管理信息系統(tǒng)與電子商務(wù)網(wǎng)站進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸、訂單接收與供應(yīng)商評(píng)價(jià)系統(tǒng)以及后臺(tái)處理系統(tǒng)，通過端口與電子交易市場(chǎng)形成雙向連接。這樣企業(yè)經(jīng)營機(jī)制中的所有環(huán)節(jié)借電子交易市場(chǎng)連接成一個(gè)靈活、有競(jìng)爭(zhēng)力的有機(jī)整體。圖2行業(yè)電子交易平臺(tái)三、應(yīng)用實(shí)例萬方數(shù)據(jù)管理世界磊O需T。EM‘PO。RA。RV罱EO暑OI眥s_●—●CNCNI盱fcS●■■_應(yīng)用電子采購前的設(shè)備采購、Ik務(wù)流稃圖設(shè)備管理部門倉儲(chǔ)部門采購部門財(cái)務(wù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)睫交領(lǐng)取備件申博l上一

11、查詢數(shù)量ll是否暑貨區(qū)是JJ備件采購申請(qǐng)Ll宙坊亞肼T由浩慎寫出庫己錄●領(lǐng)導(dǎo)審批l更新信息I‘淦≥l堡魚塑I、睪7是I鱺耳宙卅I例定訂貨策略|_攢I選擇供應(yīng)商I●l領(lǐng)導(dǎo)審批Il商務(wù)談判I●是《蠡型|簽訂采購臺(tái)同Il幣m』1、—‘IH—lil驗(yàn)收入庫l●|更新信息lI財(cái)務(wù)結(jié)算ll采購評(píng)價(jià)l圖3應(yīng)用電子采購前的設(shè)備申購業(yè)務(wù)流程圖應(yīng)用電子采購后的設(shè)備采購業(yè)務(wù)流程圖設(shè)備管理部門倉儲(chǔ)部門采購部門財(cái)務(wù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)供應(yīng)商l圣莖丕絲IH系統(tǒng)自動(dòng)清點(diǎn)數(shù)量

12、l上睫交領(lǐng)取備件申請(qǐng)一|是否有貨HJ是I自動(dòng)提交給供應(yīng)蒯|自動(dòng)生成訂單I‘慎!；出庫記錄II修改／確認(rèn)訂剖|接收需求信息Il夏箍信懇I杳看供貨信息l‘‘I№Ir。。運(yùn)輸配送ll領(lǐng)取設(shè)備||驗(yàn)蝗厶廛一I些!苧i’t更新信息l≤1財(cái)務(wù)結(jié)算I圖4應(yīng)用電子采購后的設(shè)備申購業(yè)務(wù)流程圖1、引入電子采購后的業(yè)務(wù)流程改善。應(yīng)用電子采購前的設(shè)備采購業(yè)務(wù)流程如圖3所示，應(yīng)用電子采購后的設(shè)備申購業(yè)務(wù)流程如圖4所示。因?yàn)橐肓穗娮硬少彛箻I(yè)務(wù)流程得到明顯的簡(jiǎn)化

13、，審批程序大大減少，工作時(shí)效得到提高，同時(shí)也避免了由于審批的ft、，間過長引起的生產(chǎn)損失。此流程改造非常實(shí)用于小概率、超值事故類型的設(shè)備及備件，在和供貨商建立良好的聯(lián)盟關(guān)系后，由原本的買方模式轉(zhuǎn)變?yōu)橘u方模式，這樣供貨商客圖5兩層C／S和兩層B／S混合模式的體系結(jié)構(gòu)根據(jù)企業(yè)設(shè)備及備件的需求，及時(shí)送貨。采購部門根據(jù)供應(yīng)廠家的設(shè)備及備件質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)、信譽(yù)等方面的綜厶平階體系。2、電子采購實(shí)施后的體系結(jié)構(gòu)。針對(duì)PMlS的特征，對(duì)PM

14、IS中的各個(gè)模塊分別根據(jù)其特點(diǎn)選擇C／S或B／S結(jié)構(gòu)模式，支持企業(yè)內(nèi)部設(shè)備管理人員的運(yùn)用，采用C／S結(jié)構(gòu)；支持企業(yè)外部供應(yīng)商的運(yùn)用，適合采用B／S結(jié)構(gòu)。兩種結(jié)構(gòu)的應(yīng)用程序存取同一個(gè)數(shù)據(jù)庫，把多個(gè)應(yīng)用不同模式的子系統(tǒng)集成為一個(gè)混合式的系統(tǒng)。圖5所示的是基于兩層C／S和兩層B／S混合模式的體系結(jié)構(gòu)示意圖。3、使用電子采購的幾個(gè)子系統(tǒng)。系統(tǒng)支持各種業(yè)務(wù)流程的申請(qǐng)、審核操作在網(wǎng)上進(jìn)行，包括：各種入庫業(yè)務(wù)、出庫業(yè)務(wù)、供應(yīng)計(jì)劃審批業(yè)務(wù)、采購計(jì)劃審批

15、業(yè)務(wù)、采購合同審批業(yè)務(wù)等，基本涵蓋備品備件庫存、采購的全部業(yè)務(wù)。軟件較好地完成流程中所涉及到的各單據(jù)的查詢、瀏覽、添加、審批等業(yè)務(wù)操作，方便、快捷地將相關(guān)單據(jù)按流程順序流轉(zhuǎn)到各相應(yīng)的審批環(huán)節(jié)，加快審批業(yè)務(wù)的網(wǎng)上處理，極大地提高了工作效率，向網(wǎng)絡(luò)無紙化采購邁進(jìn)了堅(jiān)實(shí)的一步。四、結(jié)論在改良設(shè)備管理信息系統(tǒng)的采購方式的過程中，電子采購非常適合于設(shè)備及備件采購方面的應(yīng)用，使用電子采購的PMIS系統(tǒng)，將網(wǎng)路技術(shù)應(yīng)用到設(shè)備管理領(lǐng)域中，在傳統(tǒng)的PMI

16、S系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，采用Internet網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、兩層C／S和兩層B／S混合模式體系結(jié)構(gòu)和流程再造，加強(qiáng)設(shè)備的采購信息管理，有效解決現(xiàn)有的問題，為設(shè)備管理的采購業(yè)務(wù)提供了方便有力的管理工具，對(duì)于改變傳統(tǒng)的設(shè)備管理模式，提高設(shè)備管理的信息化水平具有重要的意義?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】f11王國文、趙海然：供應(yīng)鏈管理：采購流程與戰(zhàn)1各IMl企業(yè)管理出版社2006【21李葆文、鮑乃釗、譚信孚：簡(jiǎn)明現(xiàn)代設(shè)備管理手冊(cè)【MJ北京：機(jī)械工業(yè)出版社2004【3】尼夫：