大型會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程清單1

1、大型會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程清單環(huán)節(jié)工作模塊工作任務(wù)具體內(nèi)容責(zé)任人時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否完成會(huì)議確認(rèn)會(huì)議事由確定會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議室預(yù)訂根據(jù)會(huì)議形式及人數(shù)預(yù)訂會(huì)議室與會(huì)人員確定與會(huì)人員類別及郵件發(fā)送地址會(huì)議議程明確列明會(huì)議各項(xiàng)議題及時(shí)間、形式、主講人等確定酒店根據(jù)與會(huì)人員的類別確定房間預(yù)訂的類型，提前致電酒店人員做好準(zhǔn)備會(huì)議前期準(zhǔn)備準(zhǔn)備會(huì)議明確人員分工將具體人員分工填入此表資料準(zhǔn)備與收集電子版資料，包括會(huì)議議程、會(huì)議指引（外部）、回執(zhí)、會(huì)議使用

2、文檔初稿（WdExcelPPT等）會(huì)議通知撰寫通知附：資料（參見上一行）回執(zhí)收集確定參會(huì)人員信息確定與會(huì)人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)絡(luò)方式整理通訊錄（內(nèi)容同上）資料準(zhǔn)備與收集電子版資料，包括會(huì)議使用文檔正式版、會(huì)務(wù)指引（內(nèi)部）、通訊錄、簽到表儲(chǔ)存確定會(huì)議用電腦，將所有需要展示的資料儲(chǔ)存到一定的文件夾，并告知相關(guān)人員印刷聯(lián)系印刷廠，確定價(jià)格、印刷完成及送貨時(shí)間打印列出打印清單及打印份數(shù)裝訂將文件整理裝入資料袋發(fā)放發(fā)送郵件住宿酒店預(yù)訂聯(lián)系酒店

3、，確定房間類型及個(gè)數(shù)，詢問酒店是否包括早餐接機(jī)接機(jī)確定接機(jī)人員名單、聯(lián)絡(luò)方式及航班到達(dá)時(shí)間預(yù)訂車輛餐飲就餐形式、地點(diǎn)確定公司食堂：填寫客餐申請(qǐng)單并交食堂人員外面餐館：餐館預(yù)訂、提前到現(xiàn)場(chǎng)踩點(diǎn)、點(diǎn)菜、車輛預(yù)訂、酒水準(zhǔn)備茶點(diǎn)：填寫客餐申請(qǐng)單并交食堂人員，通知物業(yè)人員安排茶點(diǎn)擺放處文具文具準(zhǔn)備及領(lǐng)取準(zhǔn)備好筆、本、熒光筆、草稿紙、白板筆、白板紙、激光筆、錄音筆、代表證會(huì)場(chǎng)會(huì)議室預(yù)訂投影、白板、橫幅、背景墻、歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水會(huì)場(chǎng)布置桌

4、椅擺放；文具擺放；橫幅懸掛；歡迎牌、指引牌、座位牌是否到位攝影攝影聯(lián)系與總辦專業(yè)人員聯(lián)系攝影事宜自備數(shù)碼相機(jī)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)抓拍用回程安排回程機(jī)票預(yù)訂回程人員姓名、航班；聯(lián)系前臺(tái)確認(rèn)出票禮品會(huì)議禮品預(yù)訂若有需要，提前確定贈(zèng)送禮品樣式及數(shù)量，聯(lián)系總辦葉穗芬協(xié)助會(huì)后活動(dòng)安排活動(dòng)地點(diǎn)及人數(shù)聯(lián)系活動(dòng)場(chǎng)所，車輛預(yù)訂人員報(bào)到人員報(bào)到直接前往酒店報(bào)到資料發(fā)放包括會(huì)議材料、代表證等大型會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程清單環(huán)節(jié)工作模塊工作任務(wù)具體內(nèi)容責(zé)任人時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否完成會(huì)議第

5、一天工作【1111月1111日】設(shè)備設(shè)備就緒檢查會(huì)議使用電腦、投影設(shè)備、音響設(shè)備、網(wǎng)線等是否就緒36:308:00會(huì)場(chǎng)檢查會(huì)場(chǎng)情況桌椅擺放；文具及資料擺放；橫幅懸掛；歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水、禮品是否到位3專家會(huì)議指引會(huì)議地點(diǎn)指引指引與會(huì)人員到會(huì)議地點(diǎn)參加會(huì)議48:208:40電腦與網(wǎng)絡(luò)筆記本電腦使用協(xié)助查看會(huì)場(chǎng)中攜帶筆記本人數(shù)，是否需要充電器，網(wǎng)線等通知物業(yè)管理處接待人員協(xié)助19:0011:30茶水茶水供給到位接待人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)倒茶

6、或飲水機(jī)到位1攝影攝影把關(guān)與總辦專業(yè)攝影人員溝通場(chǎng)景拍攝，照片效果把關(guān)1現(xiàn)場(chǎng)抓拍用自備數(shù)碼相機(jī)抓拍會(huì)場(chǎng)情況2專家會(huì)議會(huì)議記錄錄音筆錄音，人員現(xiàn)場(chǎng)記錄2麥克風(fēng)麥克風(fēng)傳遞若臺(tái)下代表需發(fā)言，明確麥克風(fēng)傳遞負(fù)責(zé)人1會(huì)場(chǎng)收拾清潔整理會(huì)場(chǎng)恢復(fù)會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施維護(hù)、是否有物品遺漏311:4012:00午餐就餐地點(diǎn)指引帶領(lǐng)與會(huì)人員到紫荊花酒店就餐411:4012:00會(huì)場(chǎng)、設(shè)備準(zhǔn)備設(shè)備就緒、會(huì)場(chǎng)狀況設(shè)備復(fù)查，會(huì)場(chǎng)布置412:4013:10經(jīng)理會(huì)議指引

7、會(huì)議地點(diǎn)指引指引與會(huì)人員到逸夫樓516參加會(huì)議413:2013:40電腦與網(wǎng)絡(luò)、茶水、攝影、會(huì)議記錄、麥克風(fēng)會(huì)議過程開展同上午會(huì)議過程814:0017:00會(huì)場(chǎng)收拾清潔整理會(huì)場(chǎng)恢復(fù)會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施維護(hù)、是否有物品遺漏317:1017:40招待宴會(huì)就餐地點(diǎn)指引帶領(lǐng)與會(huì)人員到紫荊花酒店就餐417:1017:30觀看二人轉(zhuǎn)表演組織人員上車聯(lián)系車輛到位，負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)人員上車519:0019:20觀看表演組織入座、緊急情況處理、組織出場(chǎng)20:00

8、22:00組織人員返程車輛、人員到齊，安全送達(dá)酒店22:1022:30會(huì)議第二天工作【1111月1212日】參觀一汽組織人員上車聯(lián)系車輛到位，負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)人員上車7:508:10參觀一汽生產(chǎn)車間及園區(qū)與一汽本次活動(dòng)負(fù)責(zé)人合作組織參觀8:3011:00午餐就餐地點(diǎn)指引帶領(lǐng)與會(huì)人員到華天大酒店中餐廳就餐11:0011:20參觀偽滿皇宮組織人員上車聯(lián)系車輛到位，負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)人員上車12:3012:40參觀一汽生產(chǎn)車間及園區(qū)與一汽本次活動(dòng)負(fù)責(zé)人合作

9、組織參觀13:0014:30組織返程組織人員結(jié)束參觀、安全送達(dá)逸夫樓會(huì)場(chǎng)14:5015:20會(huì)議閉幕活動(dòng)布置閉幕會(huì)場(chǎng)設(shè)備、條幅、桌椅設(shè)施座位牌等14:0015:00攝影、照相、茶水、會(huì)議記錄人員仍按第一天安排16:0017:00會(huì)場(chǎng)收拾清潔整理會(huì)場(chǎng)恢復(fù)會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施維護(hù)、是否有物品遺漏17:1017:30閉幕晚宴就餐地點(diǎn)指引帶領(lǐng)與會(huì)人員到紫荊花酒店就餐17:1017:30會(huì)議后期工作宣傳報(bào)道宣傳資料準(zhǔn)備稿件撰寫及照片整理宣傳報(bào)道發(fā)布