以協(xié)商解除的方式進行大規(guī)模減員項目的準備工作要點

1、以協(xié)商解除的方式進行大規(guī)模減員項目的準備工作要點實務問題勞動合同解除(離職勞動合同解除)發(fā)文日期20140504作者李凡北京市金杜律師事務所作者來源金杜律師事務所法學分類勞動合同(勞動人事法勞動合同)行業(yè)分類通用文件正文內容:企業(yè)一旦決定要啟動一個大規(guī)模裁員項目，往往會把主要精力放在研究裁員方式、相關補償、具體執(zhí)行安排及相關法律文件上，而忽視了準備工作的重要性。事實上，周全、充分的準備能夠大大減少裁員的阻力，有利于盡早發(fā)現(xiàn)并提前解決潛在

2、問題，避免產生群體性事件或糾紛，幫助企業(yè)在裁員項目中實現(xiàn)平穩(wěn)過渡。由于實踐中大規(guī)模減員普遍采用協(xié)商解除勞動合同的方式，我們就這種情況總結出了準備工作的一些經驗，以供參考。一、內部調查與溝通對目標員工有清楚全面的了解，是實施減員計劃的基本前提。每個目標員工的情況都不一樣，對于減員計劃以及相關補償方案的接受程度也會有所差異，所以需要公司根據(jù)員工的情況準備相應的對策。建議公司先通過人力資源部門對目標員工進行全面摸底和調查，包括但不限于目標員工

3、的工作年限、任職部門和職責、主要個人信息目前是否處于“三期”或醫(yī)療期、是否在工會中擔任職務、勞動合同中有無特殊約定的條款(例如約定離職時公司要給予額外補償)、是否有未結算的加班費等。此外，還要了解目標員工直接主管的意見。他們對于員工的情況和需求最為了解，從而可以估算目標員工對于減員的心理預期。在調查的同時，也要重點關注目標員工是否有違紀的情況，是否有足夠的資料證明其不勝任工作，或者是否在工作中出現(xiàn)過錯并導致客戶投訴等情況。公司通過這些信

4、息可以在協(xié)商不順利的時候對員工適當施加心理壓力，或者在協(xié)商不成后采取如單方解除勞動合同等替代性的減員方式。在這樣的調查過程中，公司也將有機會與目標員工的主管或其他相關管理人員充分溝通初步擬定的減員計劃，征詢他們的意見，以在減員相關事宜上達成共識，并在減員計劃實施過程中向員工統(tǒng)一口徑，并確定由專人負責對外回答員工提問，避免因不必要的誤解、傳言擾亂人心，減少減員計劃實施的難度。當然，這種內部調查與溝通都要在較為平和的狀態(tài)下進行，不要造成公司

5、內部的緊張氣氛，同時要做好保密工作，以防目標員工對減員計劃有所知悉并采取應對措施而加大減員計劃的實施難度。二、確定啟動時間減員計劃的實施時間對于能否順利完成計劃有著不容小覷的影響，選準有利的時機將為公司有效降低風險?；谖覀兊慕涷?，如果目標員工工作所在地勞資關系緊張，罷工潮、勞諾。在收到員工提出的超出回答模板之外的問題時，應當?shù)谝粫r間與專人以及律師聯(lián)系。七、事先安排支持部門員工的工作為使減員計劃的通知以及協(xié)商過程順利進行，還要事先對相關

6、支持部門的工作做好安排。如果公司認為必要，在通知及開展協(xié)商時可以安排一定的保安在場，協(xié)助維護現(xiàn)場的秩序，并及時有效地處理員工過激的行為。一旦員工同意協(xié)商解除勞動合同，或者公司采取其他方式與員工解除了勞動關系，那么IT部門、人力資源部門及財務部門的員工要根據(jù)簽署的協(xié)商解除協(xié)議或其他相關文件的要求，及時為員工辦理離職手續(xù)，如收回電腦、文件、門卡，辦理退工，完成報銷等事宜。八、安排通知事宜向目標員工告知減員計劃通常安排在正常工作時間內，可由員

7、工的部門負責人口頭召集或事先通知其至指定地點；如果目標員工在召集時并不在公司，可以通過電話通知。對于拒絕參加會議的或未能通知到的目標員工，部門負責人應立即反饋給人力資源部門，由其匯總信息，向拒絕參會人員或未收到通知的員工通過快遞寄發(fā)書面信函以通知該會議的召開，書面信函中也要寫明減員計劃、補償標準以及協(xié)商時間安排，通知其屆時來參加協(xié)商?？爝f封面上要注明內含的文件內容為減員通知，公司保留快遞單據(jù)。九、開設咨詢熱線熱線電話的使用能在早期及時發(fā)

8、現(xiàn)并有效解決潛在矛盾。這不僅為目標員工提供了就切身利益提出問題的暢通渠道，也能讓未列入裁員計劃的員工了解情況并消除憂慮，還讓公司有機會向目標員工提供及時一致的答復。而且，從目標員工提問的內容中，公司可以獲知員工的關注和訴求，并從中及早發(fā)現(xiàn)任何與減員相關的風險，從而采取相應措施予以應對。我們建議從告知減員計劃當天起，在正常工作時間內面向所有員工開設一部熱線電話，持續(xù)一段時間。由于人力資源部門的員工對于這類問題的處理較有經驗，建議由人力資源