機(jī)關(guān)文件材料歸檔整理方法與步驟

1、機(jī)關(guān)文件材料 機(jī)關(guān)文件材料歸檔整理方法與步 檔整理方法與步驟 一、文件材料的收集：1、收集的要求：齊全完整2、收集的范圍：（1）自身發(fā)文的收集（2）外單位來文的收集（3）零散文件的收集。（分散在各部門、領(lǐng)導(dǎo)人、業(yè)務(wù)人員手中的文件、資料）（4）帳外文件的收集。（未經(jīng)文書部門登記，在收發(fā)文薄上無帳可查的文件。如各種會議材料、經(jīng)驗(yàn)材料，領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員外出開會帶回來的材料等）二、歸檔文件的鑒定（對照歸檔范圍，決定文件的取舍）1、判斷文件材料是否

2、歸檔，主要把握兩點(diǎn)：一是“以我為主”；二是“對我有用”，“我”即本機(jī)關(guān)本系統(tǒng)。2、歸檔范圍：（1）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料以及下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。（2）反映本單位基本職能、基本歷史面貌的文件材料，涉及到本單位人和事的文件材料。（3）對本單位有參考、憑證、利用價(jià)值的文件材料。為 30 年、10 年。確定檔案保管期限的主要環(huán)節(jié)在于歸檔文件的價(jià)值鑒定或價(jià)值分析。2、方法（1）分析歸檔文件的責(zé)任者。文件材料保管期

3、限的劃分應(yīng)“以我為主”，即“我”形成的歸檔文件的保管期限相對較長。這里的“我”，一是指本機(jī)關(guān)，包括本機(jī)關(guān)各部門、直屬機(jī)關(guān)等；二是指本系統(tǒng)，指本機(jī)關(guān)同一系統(tǒng)或同一系統(tǒng)的上級機(jī)關(guān)，尤其是直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)。三是指與本機(jī)關(guān)密切相關(guān)的機(jī)關(guān)。（2）分析歸檔文件的內(nèi)容。歸檔文件內(nèi)容為“重要的”其保管期限相對較長。“重要的”主要指四種情況：一是反映本機(jī)關(guān)的主要職能，其中以反映本機(jī)關(guān)職能的典型性問題尤為重要；二是反映本機(jī)關(guān)的基本情況，如年度以上工作計(jì)劃