ch02 access的基本操作及建立資料表

1、Ch02 Access的基本操作及建立資料表,資料庫管理,2,本章大綱,Access資料庫管理系統(tǒng)啟動(dòng)與關(guān)閉Access建立資料庫開啟存在的資料庫Access的使用介面規(guī)劃資料表的欄位使用設(shè)計(jì)檢視建立資料表資料表欄位屬性的編輯新增記錄顯示記錄,3,Access資料庫管理系統(tǒng)-說明,Access是Office軟體家族的資料庫系統(tǒng)，本書使用的版本是2003，這是一套提供給個(gè)人或中小企業(yè)使用的單機(jī)和桌上型資料庫系統(tǒng)，屬於一

2、種關(guān)聯(lián)式資料庫，在電腦只需安裝Office 2003專業(yè)版以上的版本，就擁有Access 2003資料庫系統(tǒng)。Access本身是一套資料庫管理系統(tǒng)，一套功能強(qiáng)大的應(yīng)用程式和資料庫系統(tǒng)的整合開發(fā)環(huán)境，使用者在不需要撰寫任何程式碼的情況下，就可以建立資料庫來儲(chǔ)存和管理資料，並且設(shè)計(jì)資料庫系統(tǒng)所需的使用介面、查詢和輸出報(bào)表等功能。,4,Access資料庫管理系統(tǒng)-物件,當(dāng)使用Access建立好資料庫檔案後，資料庫檔案擁有多種物件，分別可以執(zhí)

3、行下列工作，如下所示：使用【資料表】物件系統(tǒng)化分類儲(chǔ)存資料。使用【查詢】物件在資料表儲(chǔ)存的資料中搜尋和篩選出所需的資料，也就是記錄。使用【表單】物件建立資料庫的操作介面，可以輕鬆檢視、新增、更新資料表的記錄。使用【報(bào)表】物件建立漂亮的版面配置來列印記錄資料。,5,啟動(dòng)與關(guān)閉Access,啟動(dòng)Access在安裝好Access 2003後，就可以從Windows XP的「開始」功能表啟動(dòng)Access。離開AccessAcces

4、s提供各種功能指令，可以建立資料庫、資料表，新增、更新或編輯記錄，當(dāng)完成資料庫處理後，就可以執(zhí)行指令結(jié)束Access。,6,建立資料庫,Access記錄是儲(chǔ)存在資料表，一個(gè)資料庫可以擁有多個(gè)資料表，換句話說，我們需要先建立資料庫後，才能新增儲(chǔ)存記錄的資料表。Access提供2種方法建立資料庫：一是建立空白資料庫，然後新增資料表等物件，或者使用資料庫精靈來建立資料庫。,7,Access的使用介面-圖例,,8,Access的使用介面-說明

5、,功能表：Access的功能表選單，提供各種資料庫編輯和管理功能的相關(guān)指令。工具列：Access工具列按鈕可以快速執(zhí)行編輯或管理所需功能，預(yù)設(shè)顯示【資料庫】工具列，執(zhí)行「檢視」→「工具列」指令，就可以顯示其它工具列或自訂工具列按鈕。資料庫視窗：資料庫各物件顯示和編輯視窗。工作窗格：顯示各種Access工作窗格，只需在上方標(biāo)題列就可以切換顯示工作窗格的內(nèi)容，包含：快速入門、說明、搜尋結(jié)果、檔案搜尋、剪貼簿、開新檔案、範(fàn)本說明和物件相

6、依性。狀態(tài)列：Access狀態(tài)列，顯示目前的操作狀態(tài)和功能鍵。,9,建立空白的資料庫,在Access建立空白的資料庫是建立一個(gè)沒有任何物件的資料庫檔案，副檔名為.mdb，本書後各章節(jié)說明的就是從本節(jié)空白資料庫開始，如何一步一步打造出讀者專屬的資料庫系統(tǒng)。,10,使用精靈快速建立資料庫,在建立的資料庫並沒有包含任何物件，如果使用者希望快速建立資料庫（當(dāng)然需要現(xiàn)成資料庫範(fàn)本合用），就可以直接使用資料庫精靈建立資料庫內(nèi)容。資料庫精靈提供步

7、驟依序設(shè)定資料，就可以快速建立資料表、表單和報(bào)表等Access相關(guān)物件，輕鬆完成Access資料庫系統(tǒng)。,11,開啟存在的資料庫,,12,練習(xí)一,建立一資料庫[活動(dòng)管理],13,資料表的規(guī)劃-說明,Access資料表物件如同一個(gè)二維表格，所以筆者準(zhǔn)備將原來是使用Excel編輯的【學(xué)生資料.xsl】試算表檔案的現(xiàn)成表格轉(zhuǎn)換成Access資料表，內(nèi)含學(xué)生連結(jié)和學(xué)分資料。 在試算表的試算格記錄學(xué)號(hào)、姓名、地址、電話、生日等學(xué)生資料，在轉(zhuǎn)換成

8、Access資料表後，每一個(gè)試算表的欄（A~H）就是資料表的欄位，每一列（2~10）是一筆記錄。,14,資料表的規(guī)劃-圖例,15,資料表的規(guī)劃-步驟1,步驟一：定義資料表的欄位試算表的每一欄就是資料表的欄位，一共需要8個(gè)欄位儲(chǔ)存每一筆記錄。雖然Excel並不用考慮儲(chǔ)存的資料類型和欄位大小，但是在Access資料表的欄位就需要指定每一個(gè)欄位的大小和資料類型。相關(guān)注意事項(xiàng)，如下所示：資料表擁有多少個(gè)欄位才能儲(chǔ)存一個(gè)完整的二維表格。每

9、一個(gè)欄位使用哪一種資料類型儲(chǔ)存最適合。每一個(gè)欄位大小是否足以儲(chǔ)存所需資料，包含現(xiàn)在和未來的需求。,16,資料表的規(guī)劃-步驟2,步驟二：新增資料表的記錄在定義好資料表的欄位後，我們就可以將試算表中每一列試算格的資料輸入資料表，建立成一筆記錄，以上述試算表為例共有9筆記錄。,17,資料表欄位的資料類型,,18,資料表欄位的大小-文字資料類型,文字資料類型文字欄位的預(yù)設(shè)大小為50，其範(fàn)圍為0~255個(gè)字元，每一個(gè)中文字佔(zhàn)2個(gè)字元。,19

10、,資料表欄位的大小-數(shù)字資料類型,數(shù)字資料類型,20,資料表欄位的大小-自動(dòng)編號(hào),自動(dòng)編號(hào)自動(dòng)編號(hào)是一個(gè)4位元組的長(zhǎng)整數(shù)或16位元組的複製編號(hào)。,21,新增資料表,在建立空白資料庫Ch4-2-1.mdb後，我們就可以新增第4-1節(jié)Excel試算表資料建立的【學(xué)生資料表】。,22,新增資料表欄位,現(xiàn)在我們就可以繼續(xù)上一節(jié)的資料庫範(fàn)例新增資料表所需的欄位，資料表【學(xué)生資料表】的欄位說明，如下表所示：,23,刪除資料表欄位,資料表的欄位如果

11、需要?jiǎng)h除，我們可以開啟設(shè)計(jì)檢視刪除資料表中不再需要的欄位。,24,插入資料表欄位,Access資料表可以在設(shè)計(jì)檢視新增欄位，如果新增欄位不是位在資料表欄位清單的最後，我們也可以在欄位清單的指定位置插入新欄位。例如：在之前建立【學(xué)生資料表】時(shí)，不小心忘了輸入【地址】欄位，因?yàn)橐?guī)劃的欄位順序是位在【姓名】欄之後，我們可以在資料表插入此欄位。,25,使用資料表精靈建立資料表,如果覺得定義欄位名稱是件很傷腦筋的事，或是懶的一個(gè)一個(gè)輸入欄位名稱

12、，我們可以使用Access的資料表精靈，從現(xiàn)成的範(fàn)例資料表選擇可用欄位，然後再修改成規(guī)劃的資料表。,26,資料表欄位的屬性-說明,Access的資料表欄位可以指定成不同的資料類型，不同的資料類型欄位擁有不同的屬性設(shè)定，可以替欄位設(shè)定儲(chǔ)存資料的索引、相關(guān)格式和初始值。,27,資料表欄位的屬性-共通屬性1,文字、備忘與日期/時(shí)間資料類型文字類型、備忘和日期/時(shí)間類型的欄位屬性是相同的，其相關(guān)屬性如下圖所示：,28,資料表欄位的屬性-共通屬

13、性2,標(biāo)題：在表單物件上顯示的欄位名稱，詳見第7章。預(yù)設(shè)值：欄位是否有預(yù)設(shè)值，可以使用第16章的運(yùn)算式。必須有資料：欄位是否一定需要輸入資料。允許零長(zhǎng)度字串：欄位是否允許輸入零長(zhǎng)度字串。Unicode編碼：欄位是否允許使用Unicode編碼。輸入法模式：設(shè)定在欄位輸入資料時(shí)，是否開啟輸入法。輸入法語態(tài)：設(shè)定使用的輸入法語態(tài)。智慧標(biāo)籤：智慧標(biāo)籤可以簡(jiǎn)化一些常用的Office作業(yè)。例如：將名稱新增至Microsoft Outl

14、ook「連絡(luò)人」資料夾的智慧標(biāo)籤，只需一個(gè)動(dòng)作就可以完成此操作。,29,資料表欄位的屬性-數(shù)字與貨幣資料類型,欄位如果是數(shù)字或貨幣資料型態(tài)，其相關(guān)屬性的說明，如下所示：小數(shù)位數(shù)：設(shè)定數(shù)值擁有多少小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)。,,30,資料表欄位的屬性-自動(dòng)編號(hào)資料類型,欄位如果是自動(dòng)編號(hào)資料型態(tài)，其相關(guān)屬性的說明，如下所示：新值：設(shè)定自動(dòng)編號(hào)是遞增或隨機(jī)。,,31,格式屬性-數(shù)字與貨幣資料類型,數(shù)字與貨幣資料類型數(shù)字與貨幣資料類型提供7種預(yù)設(shè)格式

15、，如下表所示：,32,格式屬性-日期/時(shí)間資料類型,日期/時(shí)間資料類型日期/時(shí)間類型提供7種預(yù)設(shè)格式，如下表所示：,33,輸入遮罩屬性-說明,輸入遮罩屬性可以定義欄位資料的輸入格式，例如：【學(xué)號(hào)】欄位資料是英文字母開頭，之後為數(shù)字。配合輸入遮罩屬性，即可讓欄位輸入資料時(shí)，第1個(gè)字元一定是英文字母，其後為數(shù)字。,34,輸入遮罩屬性-字元,,35,輸入遮罩屬性-範(fàn)例,,36,以手動(dòng)方式輸入資料表的記錄-說明,Access提供資料表記錄的編

16、輯視窗，稱為【資料工作表】，接著我們可以開啟資料表的資料工作表，輸入資料表的記錄資料。,37,以手動(dòng)方式輸入資料表的記錄-操作,資料工作表關(guān)於記錄編輯的相關(guān)操作說明，如下所示：新增記錄：直接在”*”號(hào)的最後一列輸入欄位內(nèi)容，就可以新增資料表的記錄。更新記錄：更新記錄就是直接編輯欄位內(nèi)容。刪除記錄：在選好記錄後執(zhí)行「編輯」→「刪除」指令或按Delete鍵，就可以刪除記錄。回復(fù)資料：如果不想更改欄位資料，按Esc鍵或「編輯」→「復(fù)原

17、」指令，即可回復(fù)成之前的資料。,38,直接匯入外部資料到資料表,Access提供匯入功能，可以將其它Access資料庫或試算表的內(nèi)容匯入現(xiàn)有的資料表。,39,設(shè)定資料工作表的記錄顯示方式-說明,Access的資料工作表就是一個(gè)完整功能的記錄編輯工具，以二維表格方式顯示資料表的記錄，每一列顯示一筆記錄，如下圖所示：,40,設(shè)定資料工作表的記錄顯示方式-按鈕說明,工具列按鈕可以移動(dòng)記錄，如下圖所示：,41,調(diào)整欄位顯示的尺寸,資料工作表預(yù)設(shè)

18、每一個(gè)欄位都是相同尺寸，但是欄位大小不同，有些本來就比較小，有些比較大，此時(shí)，只需拖拉欄位的邊線就可以調(diào)整欄位顯示的尺寸。,42,調(diào)整欄位顯示的順序,資料工作表的欄位順序是依照資料表設(shè)計(jì)檢視中欄位定義的順序，如果覺得某些欄位的順序需要調(diào)整，我們一樣可以使用拖拉方式調(diào)整欄位順序。,43,凍結(jié)資料工作表的欄位,資料表的欄位如果很多，當(dāng)左右捲動(dòng)欄位時(shí)，常常錯(cuò)過重要欄位，所以，我們可以在資料工作表凍結(jié)欄位，讓某些欄位固定顯示在前面，而不會(huì)隨著捲

19、動(dòng)軸捲動(dòng)。,44,隱藏資料工作表顯示的欄位,資料表的欄位如果太多，為了方便檢視，我們也可以在資料工作表隱藏一些欄位來節(jié)省空間，在編輯資料表時(shí)也就不會(huì)顯的太擁擠。,45,取消資料工作表的隱藏欄位,如果資料工作表的欄位已經(jīng)隱藏，請(qǐng)執(zhí)行「格式」→「取消隱藏欄位」指令，可以看到「取消隱藏欄」對(duì)話方塊。,46,練習(xí)二,課本p. 4-43實(shí)作題13, 14,15:打開練習(xí)一所建立的資料庫[活動(dòng)管理]建立一資料表[個(gè)人通訊錄] 架構(gòu):