淺談大型電子工程設(shè)計項(xiàng)目中的文件控制

1、淺談大型電子工程設(shè)計項(xiàng)目中的文件控制中圖分類號：F416.63文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：文件控制的重要性現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論把文件控制作為項(xiàng)目管理的九大變量之一，它與費(fèi)用控制、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制等共同構(gòu)成項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容。據(jù)統(tǒng)計，工程建設(shè)項(xiàng)目10%~33%的費(fèi)用增加與文件有關(guān)，文件問題導(dǎo)致工程變更和工程實(shí)施的錯誤約占工程總成本的3%~5%，由此可見文件控制的重要性。在國外，大型工程公司一般都設(shè)有專業(yè)的文控部門，并形成了嚴(yán)格的文控規(guī)則、制度和

2、理念。而在國內(nèi)，隨著一些有實(shí)力的設(shè)計院和工程公司向國際性工程公司轉(zhuǎn)型，文件控制作為與國際工程公司接軌和承攬國際項(xiàng)目的一個重要工作項(xiàng)而日益受到重視。大型電子工程設(shè)計項(xiàng)目的特點(diǎn)從筆者在工作中接觸的大型電子工程設(shè)計項(xiàng)目來看，有比較明顯的特點(diǎn)：多方參與、多專業(yè)協(xié)同設(shè)計、新技術(shù)新工藝多、設(shè)計更改多、設(shè)計時間短、工作強(qiáng)度大等等，是一個極其復(fù)雜的系統(tǒng)工程。據(jù)統(tǒng)計，設(shè)計人員一般要花費(fèi)20%的時間查找有關(guān)的數(shù)據(jù)資料，如果查找者不是信息的產(chǎn)生者，那就必須了

3、解這些文件的相關(guān)信息如名稱和地址。這是一個很耗時的過程。如果人員發(fā)生變動，查找就更困難了。以某大型芯片廠的設(shè)計項(xiàng)目為例：該項(xiàng)目業(yè)主為全球知名的芯片企業(yè)，項(xiàng)目采用了當(dāng)時高效運(yùn)行。項(xiàng)目人員是否執(zhí)行文控要求，如何執(zhí)行文控要求，也是一個項(xiàng)目質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)。兵馬未動、糧草先行，通過周密完善的文控規(guī)劃可以避免工作的盲目性，為項(xiàng)目的順利實(shí)施打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。文控規(guī)則制定的要點(diǎn)統(tǒng)一文件收發(fā)窗口和文件模板必須明確在項(xiàng)目整個生命周期，文控中心將作為所有

4、對內(nèi)、對外的文件收發(fā)窗口，可以避免因存在多個收發(fā)窗口而引起的混亂。另外對各類文件，應(yīng)建立統(tǒng)一的文件模板，并將公司的logo、頁眉頁腳、段落格式、字體等一些基本要素固化到文件模板中。例如，在某工程設(shè)計項(xiàng)目中，僅圖紙就需要統(tǒng)一圖框、圖層設(shè)置、字體、文字樣式、標(biāo)注樣式、線型、筆表設(shè)置、符號庫等等，此外還需統(tǒng)一的有工作計劃表、專業(yè)之間互提資料登記表、設(shè)計技術(shù)條件（首頁）、設(shè)計輸出審批表、設(shè)計更改通知單、設(shè)計修改通知單、文件傳遞單、施工圖審查答復(fù)