時(shí)間管理培訓(xùn)演示（二）

1、時(shí)間管理Time Management2003年5月,第四章 時(shí)間管理的步驟,——分析當(dāng)前工作事項(xiàng)和時(shí)間支配 ——確定浪費(fèi)時(shí)間的因素 ——審核目標(biāo) ——將目標(biāo)分解成可管理的任務(wù) ——安排時(shí)間計(jì)劃 ——實(shí)施計(jì)劃并力爭(zhēng)形成習(xí)慣 ——評(píng)估計(jì)劃并進(jìn)行調(diào)整,一、分析當(dāng)前工作事項(xiàng)和時(shí)間支配情況,分析你在一個(gè)工作

2、日內(nèi)都做了那些工作事項(xiàng)和實(shí)際用時(shí)，連續(xù)記錄四周后匯總成星期和月度工作完成情況表；運(yùn)用“緊急性”、“重要性”、“效益性”指標(biāo)對(duì)工作事項(xiàng)作出分類，分別歸納到第一至第四象限中；,二、確定浪費(fèi)時(shí)間的因素并列出應(yīng)對(duì)策略,審查你的時(shí)間使用情況，并確定浪費(fèi)時(shí)間的因素。 針對(duì)每一種浪費(fèi)時(shí)間的因素，思考適合你的風(fēng)格的策略。一次對(duì)付一種浪費(fèi)時(shí)間的因素。 對(duì)你制定的策略進(jìn)行嘗試，保留切合實(shí)際的那些。,三、審核目標(biāo),審核你個(gè)人的工作目標(biāo)是否與組織的戰(zhàn)略、

3、目標(biāo)、部門的任務(wù)以及崗位職責(zé)相適應(yīng)。 考慮你為每一目標(biāo)安排的優(yōu)先順序、時(shí)間資源分配和完成期限。,四、將目標(biāo)分解成可管理的任務(wù),采用樹杈法（魚骨法）將工作目標(biāo)分解成需要完成的多層任務(wù)，在此基礎(chǔ)上才能制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作計(jì)劃。根據(jù)任務(wù)對(duì)首要目標(biāo)的支持程度，給每項(xiàng)任務(wù)設(shè)定優(yōu)先順序，將任務(wù)按先后順序進(jìn)行排列。,五、安排時(shí)間計(jì)劃,在任務(wù)分解的基礎(chǔ)上制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作計(jì)劃；同時(shí)從長期和短期的角度考慮，計(jì)

4、劃每天應(yīng)完成的任務(wù)，一次應(yīng)制定出數(shù)周甚或數(shù)月的時(shí)間安排。 根據(jù)計(jì)劃確定所有必要的工作事項(xiàng)，運(yùn)用“緊急性”、“重要性”、“效益性”指標(biāo)對(duì)工作事項(xiàng)作出分類，分別歸納到第一至第四象限中；運(yùn)用第二象限工作法排出完成事項(xiàng)的順序和分配時(shí)間資源。,目標(biāo)—任務(wù)—總體工作計(jì)劃—工作事項(xiàng)—短期具體工作計(jì)劃,整體思路：,六、實(shí)施計(jì)劃并力爭(zhēng)形成習(xí)慣,帶上你的待辦事項(xiàng)清單，需要時(shí)對(duì)照查詢，以保證你至少完成了當(dāng)天的首要任務(wù)。 在一天結(jié)束時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行復(fù)核。獎(jiǎng)賞

5、自己按計(jì)劃完成了某些任務(wù)，并在一周剩下的時(shí)間內(nèi)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行必要的調(diào)整。 謹(jǐn)記，像堅(jiān)持計(jì)劃這樣的新習(xí)慣一開始是很難保持的。習(xí)慣成自然，你實(shí)踐得越多，保持起來就會(huì)越容易。,七、評(píng)估計(jì)劃并進(jìn)行調(diào)整,在使用有關(guān)輔助工具安排時(shí)間一個(gè)月之后，監(jiān)督你的執(zhí)行情況及其所帶來的結(jié)果。向自己提出以下問題： 你能完成為一周設(shè)定的任務(wù)嗎？ 為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)你正在取得進(jìn)展嗎？不做某些事情會(huì)有什么后果？ 你在回避浪費(fèi)時(shí)間的情況嗎？ 這是你能堅(jiān)持的計(jì)劃嗎？ 如果

6、你在按時(shí)完成任務(wù)方面有困難，可以讓你的經(jīng)理、同事和下屬提供反饋意見。采納他們的意見不斷改進(jìn)自己的工作，并根據(jù)你的分析修訂自己的計(jì)劃。,第五章 時(shí)間管理的技巧,——安排時(shí)間計(jì)劃的技巧 ——遵循時(shí)間計(jì)劃的技巧 ——控制浪費(fèi)時(shí)間因素的技巧,一、安排時(shí)間的技巧,1．期望不要太多,我們都有太多的事情要做。承認(rèn)你不可能將所有的目標(biāo)都實(shí)現(xiàn)是很重要的，即使是你的最首要目標(biāo)。期望太多對(duì)生活的所有方面都有不好

7、的影響。“了解你的主要責(zé)任，專注于你最主要的目標(biāo)”這一原則有助于你避開這個(gè)陷阱。,2．利用工具,時(shí)間安排工具可以幫助你輕而易舉地對(duì)任務(wù)和活動(dòng)進(jìn)行整體規(guī)劃，使你能夠觀察自己能否應(yīng)對(duì)任何計(jì)劃外的請(qǐng)求，也可以使你了解自己為什么沒有時(shí)間。以下是一些時(shí)間計(jì)劃工具： 年度、季度、月度與每周的工作計(jì)劃表格"待辦事項(xiàng)"清單 約會(huì)日程表 管理軟件（如電腦日程表和個(gè)人助理） 臺(tái)歷、效率手冊(cè),下面重點(diǎn)介紹"待辦事項(xiàng)&

8、quot;清單：一份有效的"待辦事項(xiàng)"清單包括以下按優(yōu)先順序排列的工作事項(xiàng)：,你需要做出的決定；你需要起草的總結(jié)報(bào)告； 你正在等待的信息； 你需要撥打或你期待接聽的電話； 你需要發(fā)送的信函和電子郵件； 你應(yīng)該參加的會(huì)議和約會(huì)；,3．記住帕金森定律：,抓住工作的關(guān)鍵，集中80%的主要精力做20%的主要工作。,4．平衡你每日的活動(dòng),即計(jì)劃時(shí)間時(shí)要考慮放松的時(shí)間，用來活動(dòng)身體、娛樂和參加社會(huì)活動(dòng)。,5．每天留出至

9、少一個(gè)小時(shí)計(jì)劃外的時(shí)間,用以應(yīng)付危機(jī)和突發(fā)事件和處理一些耗費(fèi)時(shí)間而無效的事情。,6．給每月工作設(shè)定一個(gè)核心主題,爭(zhēng)取每月完成一項(xiàng)重要任務(wù)，每周完成組成該重要任務(wù)的重要一環(huán)。,二、遵循時(shí)間計(jì)劃的技巧,1．利用個(gè)人生理周期,了解你的“興奮”和“低潮”時(shí)間段，把需要?jiǎng)?chuàng)造力和智慧的重要工作或活動(dòng)安排在你精力旺盛的時(shí)間來做。日常的或單調(diào)的事務(wù)則應(yīng)放在精力不太旺盛時(shí)處理。,2．今天抽取一些時(shí)間為明天最重要的工作做些準(zhǔn)備,查看你的檔案，審查時(shí)間期限，

10、或突出關(guān)鍵事件，這樣當(dāng)你第二天開始工作時(shí)，你將節(jié)省不少時(shí)間。,3．獎(jiǎng)勵(lì)自己的有效使用工作時(shí)間。,4．不必太追求完美,如果你已完成當(dāng)天任務(wù)的90%，你就算成功了。,5．將你的計(jì)劃放在一個(gè)易于取放的地方,把你要完成的目標(biāo)粘貼到你隨時(shí)可以看見的地方。視線之內(nèi)應(yīng)該永遠(yuǎn)有一幅掛歷或臺(tái)歷打開著置于你的桌面之上。不時(shí)用它檢查你一天的工作是否達(dá)到了目標(biāo)。,三、控制浪費(fèi)時(shí)間因素的技巧,1．給約會(huì)限定時(shí)間以保證你自己能在既定的會(huì)面時(shí)間內(nèi)集中精力。,2．合并

11、同類項(xiàng)：,盡可能將相似的任務(wù)進(jìn)行綜合與合并。,3．把諸如回電話、收發(fā)EMAIL、約會(huì)、案頭工作等相似的活動(dòng)集中到一個(gè)時(shí)間段處理。,例如，將所有的電話安排在每天計(jì)劃好的某個(gè)時(shí)間一起打；在一上班、午休后、下班前各留15分鐘處理EMAIL，余時(shí)不看。,4．利用意料之外的空閑時(shí)間,下列多種因素會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)意料之外的空閑時(shí)間：旅行延遲、會(huì)議取消、約會(huì)延遲。這些時(shí)間經(jīng)常會(huì)被浪費(fèi)掉。要養(yǎng)成利用這些空余時(shí)間處理事務(wù)的習(xí)慣。,利用空閑時(shí)間的建議,5分鐘

12、 10分鐘 30分鐘 安排一個(gè)約會(huì) 打一個(gè)簡(jiǎn)短的電話 瀏覽刊物、雜志和 寫張便條 為某次會(huì)議準(zhǔn)備議題 安排你的每周計(jì)劃 更新代辦單 閱讀并回復(fù)電子郵件 撰寫一份報(bào)告提綱 安排即將來臨的旅行 填寫一份開支報(bào)告,5．利用授權(quán),授權(quán)能

13、夠讓你在你所擁有的時(shí)間內(nèi)擴(kuò)大你能夠完成的工作范圍。仔細(xì)檢查你希望授權(quán)出去的工作，并為此挑選適合的人員。如果你沒有直接下屬，你也許可以將此項(xiàng)工作與某位同事進(jìn)行交換。你在授權(quán)工作時(shí)務(wù)必要講清楚你的預(yù)期結(jié)果和參與程度。要給予授權(quán)對(duì)象完成任務(wù)所需要的權(quán)限。,6．文件處理原則,努力做到每次只處理一份文件，一份文件只處理一次，處理完的文件即時(shí)或歸檔、或傳遞，或扔掉。,7．消除無效會(huì)議,參加任何會(huì)議之前，確定你是否是最佳代表。如果你肯定會(huì)議值得參加，

14、要確保該會(huì)議有明確的目標(biāo)、議程、時(shí)限以及時(shí)間地點(diǎn)是否合適。,如果是你在主持會(huì)議，要在會(huì)議召開之前明確會(huì)議的目標(biāo)、議程、時(shí)限以及考慮時(shí)間地點(diǎn)是否合適，還要充分做好會(huì)議的組織工作，確保參會(huì)者準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。在會(huì)議進(jìn)行中要嚴(yán)格按照議程進(jìn)行控制，避免跑題，注意維持會(huì)議秩序嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律，避免外界干擾。會(huì)議結(jié)束后要留下會(huì)議記要，還要跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況。如此才能保證所有與會(huì)者的時(shí)間得到最充分的 利用。,8．拒絕職責(zé)外的額外無關(guān)事項(xiàng)，學(xué)習(xí)

15、會(huì)說"不"?,首先，應(yīng)該明確你為什么要說"不"，這有助于你堅(jiān)持說"不"并避免內(nèi)疚。盡量只介入那些有助于你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的事務(wù)。盡管為了體現(xiàn)作為團(tuán)隊(duì)一名成員的素質(zhì)，你可能很想介入既定目標(biāo)之外的事務(wù)，但只有在這一事務(wù)不會(huì)危及你的其它工作時(shí)，你才可以這么做。如果你沒有時(shí)間參與，你的介入就不會(huì)對(duì)任何人有所幫助。,說"不"時(shí)注意三點(diǎn)：,對(duì)事不對(duì)人；態(tài)度誠懇自信；幫助推薦